O que é rastreamento de quilometragem?
O rastreamento de quilometragem é a prática de manter um registro de quilometragem para dedução de impostos ou reembolso. Isso inclui viagens de negócios, como reuniões com clientes, tarefas comerciais ou obtenção de suprimentos de trabalho. Todas essas atividades contam como quilometragem dedutível, ou quilometragem que se pode rastrear e contabilizar como despesa.
Muitos empregadores só fornecerão reembolso para funcionários que mantêm um registro de quilometragem. Esses registros podem ser mantidos usando software de rastreamento de quilometragem e depois submetidos a um empregador para reembolso ou para obter dedução em dinheiro dos impostos após a declaração. O software de rastreamento de quilometragem é altamente benéfico para empregadores, ajudando a rastrear com precisão as milhas dos funcionários e manter a contabilidade adequada para o negócio. Pessoas autônomas também podem receber reembolso de impostos pela quilometragem se ela for devidamente registrada.
Não manter registros precisos de quilometragem pode ter consequências graves para empresas e indivíduos. A seguir estão dois grandes riscos do rastreamento de quilometragem impreciso. Aqueles que não submetem registros precisos para os impostos de fim de ano correm o risco de serem auditados pelo IRS.
Tipos de quilometragem dedutível
O Internal Revenue Service (IRS) permite que indivíduos deduzam quilometragem para vários propósitos, incluindo negócios, caridade, saúde e até mesmo mudança.
O trajeto regular de trabalho de uma pessoa, no entanto, não é dedutível de impostos. De acordo com o IRS, o local de residência de uma pessoa é uma escolha pessoal; portanto, os indivíduos não podem deduzir seu trajeto normal de trabalho.
Isso significa que qualquer viagem de negócios a partir da casa de uma pessoa não conta, mesmo que esse indivíduo se envolva em negócios por telefone ou e-mail durante o trajeto. Isso muda, no entanto, se uma empresa fizer com que seus funcionários se desloquem temporariamente para um local diferente.
Abaixo estão alguns exemplos de viagens de quilometragem dedutível:
- Visitas a clientes ou clientes
- Deslocamento entre diferentes escritórios, incluindo locais de trabalho temporários
- Fazer tarefas ou pegar suprimentos de negócios
- Viagens de ida e volta a aeroportos para viagens de negócios
- Refeições ou entretenimento para clientes ou clientes
Benefícios do rastreamento de quilometragem
Manter registros precisos de quilometragem pode garantir economia de custos e eliminar a adivinhação ao declarar impostos. Abaixo estão três dos melhores benefícios do rastreamento de quilometragem:
- Receber mais deduções fiscais: Quaisquer milhas percorridas para negócios, fora do trajeto regular, são dedutíveis e podem ser reivindicadas. As deduções reduzem o valor da renda tributável de uma pessoa, reduzindo assim a responsabilidade fiscal. Como as milhas percorridas para negócios são dedutíveis de impostos, os indivíduos podem manter registros de rastreamento de quilometragem e submetê-los ao IRS para ajudar a reduzir sua renda tributável durante a temporada de impostos.
- Manter registros precisos: O rastreamento consistente de quilometragem é a melhor maneira de garantir que um registro de quilometragem permaneça preciso ao longo do ano. Embora o IRS aceite várias formas de rastreamento de quilometragem, é recomendado que os indivíduos também mantenham registros digitais.
- Coletar reembolso do empregador: Algumas empresas têm políticas que cobrem reembolso ou subsídios para viagens relacionadas ao trabalho. Os empregadores podem reembolsar a quilometragem a uma taxa inferior à taxa padrão de quilometragem do IRS. Nesse caso, os funcionários podem maximizar seu reembolso de quilometragem reivindicando a diferença entre a taxa do IRS e o reembolso da empresa ao declarar uma dedução. Embora alguns estados exijam que as empresas forneçam reembolso pela quilometragem, nem todos os empregadores são obrigados a fazê-lo.
Elementos básicos do rastreamento de quilometragem
A melhor maneira de garantir reembolso ou dedução é rastrear cada milha. Isso significa que os indivíduos devem rastrear a quilometragem toda vez que dirigirem para negócios. Manter o controle da quilometragem separadamente para fins comerciais tornará o processo mais fácil quando chegar a hora de declarar impostos ou solicitar reembolso.
Indivíduos que trabalham para um empregador devem fazer o rastreamento de quilometragem para:
- Viagens entre locais de escritório
- Viagens para reuniões ou eventos com clientes
- Deslocamento de casa para um local de trabalho temporário
- Viagens de aeroporto para viagens relacionadas a negócios
- Tarefas comerciais
Indivíduos autônomos devem fazer o rastreamento de quilometragem para:
- Escritórios em casa que se qualificam como o principal local de negócios, o que significa que indivíduos autônomos podem reivindicar deduções para viagens a outros escritórios ou a clientes
- Indivíduos desempregados podem deduzir milhas de viagem ao procurar um emprego em seu campo atual, mas não para milhas percorridas ao procurar um emprego em uma nova indústria
- Indivíduos que se mudaram pelo menos 50 milhas do trabalho e trabalharam em tempo integral por pelo menos 39 semanas nos últimos 12 meses após a mudança podem reivindicar uma pequena dedução
- Aqueles que dirigem por razões médicas ou de caridade também podem se qualificar para pequenas deduções
Quando não rastrear quilometragem
Nem todas as milhas percorridas durante o horário comercial são dedutíveis ou qualificam para reembolso. Atividades comuns, como deslocamento ou realização de tarefas pessoais, não contam como milhas dedutíveis.
Os indivíduos provavelmente não precisam fazer o rastreamento de quilometragem pelos seguintes motivos:
- A única viagem relacionada a negócios é o deslocamento para o trabalho
- Um indivíduo trabalha em casa e não viaja para fins comerciais
- Indivíduos desempregados que não estão viajando para encontrar trabalho em sua indústria atual
Como fazer o rastreamento de quilometragem para negócios
O IRS exige documentação precisa das milhas para receber uma dedução fiscal ou reembolso. Também é importante manter registros detalhados de quilometragem no caso de uma auditoria.
Isso significa que o rastreamento detalhado de quilometragem deve sempre ser mantido para garantir a precisão.
Os indivíduos podem submeter o formulário Schedule A do IRS (Formulário 1040 ou 1040-SR) para reivindicar deduções de quilometragem. Indivíduos autônomos podem reivindicar despesas no Schedule C.
Os registros de rastreamento de quilometragem devem sempre incluir as seguintes informações:
- Data e hora da viagem
- Ponto de partida e destino
- Motivo da viagem
- Quilometragem inicial e final
- Custos adicionais, como taxas de estacionamento e pedágios
Melhores práticas de rastreamento de quilometragem
Embora existam várias maneiras de manter registros de quilometragem, alguns métodos são mais precisos e eficientes. O rastreamento de quilometragem é mais fácil do que nunca com a ajuda da tecnologia moderna e das melhores práticas de rastreamento de quilometragem.
- Invista em software de rastreamento de quilometragem: Com a ajuda de software de rastreamento de quilometragem, as empresas podem rastrear e gerenciar viagens de negócios por funcionários para fins fiscais e de reembolso. Esses sistemas também podem ser utilizados por diferentes departamentos para revisar e aprovar despesas.
- Use um aplicativo de rastreamento de quilometragem: Semelhante aos sistemas de software, os aplicativos de rastreamento de quilometragem são uma maneira conveniente para os funcionários rastrearem e submeterem despesas de viagens de negócios. Os aplicativos de quilometragem podem determinar automaticamente os locais de início e fim com base na localização do telefone.
- Crie uma política da empresa: Criar um padrão da empresa para o rastreamento de quilometragem é a melhor maneira de garantir precisão em toda a organização. Os empregadores devem comunicar claramente o método exato de rastreamento de quilometragem, a taxa de reembolso da empresa e prazos específicos para submeter despesas.
Brittany K. King
Brittany K. King is a former Content Marketing Manager at G2. She received her BA in English Language & Literature with a concentration in Writing from Pace University. Brittany’s expertise is in supporting G2 products and sellers, focusing specifically on Buyer Intent data and Review Generation. After 5pm, you can find Brittany listening to her extensive record collection, hanging with her dog and cats, or booking her next vacation.
