O que é criação de eventos?
A criação de eventos é o processo de desenvolver um site específico, página de destino ou portal para reunir inscrições para um evento futuro. As empresas costumam usar plataformas de gestão de eventos para planejar, organizar e criar eventos.
Na maioria dos casos, os detalhes são organizados usando diferentes tipos de formulários de inscrição com vários campos para suportar os dados que precisam ser coletados durante a inscrição para a participação e o planejamento adequado. Essas ferramentas tornam possível que nada passe despercebido.
Tipos de eventos
Os recursos de criação de eventos podem ser usados para muitos tipos diferentes de eventos virtuais e presenciais. Alguns dos tipos de eventos incluem:
- Profissional: Eventos patrocinados por organizações e realizados para funcionários ou clientes são geralmente considerados eventos profissionais e às vezes podem ser chamados de eventos corporativos. Podem ser para grandes ou pequenos públicos, dependendo de seu propósito. Podem incluir conferências, seminários, feiras, lançamentos de produtos e workshops.
- Entretenimento: Normalmente, eventos na categoria de entretenimento são realizados para fins de diversão ou lazer. Exemplos são shows, eventos beneficentes, festivais, aulas de ginástica, eventos esportivos e atividades ao ar livre.
- Pessoal ou privado: Frequentemente realizados para um público específico e podem não ser abertos ao público. Geralmente são apenas para convidados; no entanto, uma ferramenta de criação de eventos ainda pode ser usada. Eventos pessoais ou privados incluem casamentos, aniversários, bar/bat mitzvahs e quinceañeras.
Benefícios da criação de eventos
Empresas que criam eventos através de uma plataforma de software experimentarão muitos benefícios. Alguns incluem:
- Fácil rastreamento e gestão de inscrições. Muitas plataformas de gestão de eventos permitem que os anfitriões criem e rastreiem seus eventos através de processos de inscrição. Além disso, usar um sistema online é conveniente para reunir e visualizar listas completas de presença e ver quem confirmou presença.
- Economize tempo e dinheiro. Um evento pode ser criado online em minutos e é relativamente econômico em comparação com convidar participantes por meio de convites em papel. A criação e gestão centralizada de eventos simplifica a gestão de tarefas para as equipes de eventos, reduzindo custos e economizando tempo.
- Esforços de marketing são incorporados. Páginas de destino de eventos e portais oferecem a oportunidade de incorporar esforços de branding. Alguns serviços também incluem mensagens de marketing como parte de seu software completo de gestão de eventos, tornando o processo de publicidade de um evento pós-criação mais tranquilo.
Elementos básicos da criação de eventos
Embora cada plataforma de software de gestão de eventos difira em termos de funcionalidade, os passos básicos para criar um seguem um processo semelhante, independentemente da plataforma. Aqui estão os elementos:
- Tipo de evento: Uma organização deve primeiro determinar qual evento planeja realizar. Além do processo de inscrição, as circunstâncias podem exigir ingressos para entrada, pagamento por ingressos ou inscrição, e acesso VIP. Esses componentes impactarão como os detalhes são criados dentro de um sistema de software.
- Detalhes principais: Especificações sobre o evento incluem o título, categoria, localização, data e hora. Além disso, imagens e descrições do evento podem ser necessárias para construir uma página de destino ou portal.
- Formulário de inscrição: O processo de inscrição permite que os participantes se inscrevam para um evento. A quantidade de detalhes e o tipo de informação que um participante precisa fornecer para se inscrever podem variar com base no tipo de evento, mas geralmente incluem alguma forma de informação de contato geral, no mínimo. Software de inscrição e bilhetagem de eventos pode simplificar essa iniciativa e ajudar a gerenciar listas de convidados.
- Informações de pagamento: Opções de pagamento podem ser especificadas e adicionadas a um processo de inscrição se o pagamento for necessário para participar. As opções de pagamento online devem sempre ser seguras e usar criptografia para proteger os dados dos inscritos.
Melhores práticas para criação de eventos
O processo de criação de eventos é uma das partes mais cruciais para hospedar um evento bem-sucedido. Mantenha as seguintes melhores práticas em mente:
- Mantenha simples e fácil. Não complique os detalhes do evento ou torne o processo de inscrição difícil. Mantenha o processo simples para que os participantes possam se inscrever e participar facilmente.
- Forneça informações de contato para assistência. Inclua um ponto de contato para que os inscritos possam entrar em contato para assistência com a inscrição, perguntas sobre o evento e suporte. As informações de contato devem ser facilmente acessíveis e claras.
- Teste um evento antes de lançá-lo. Verifique novamente os detalhes do evento e o processo de inscrição para garantir a precisão antes de abrir um evento para os inscritos. Por exemplo, se um evento exigir pagamento como parte da inscrição, certifique-se de que as opções de pagamento funcionem e que o formulário do evento não permita que os inscritos prossigam sem pagamento.
- Aproveite as oportunidades para incluir branding. Personalize páginas de destino de eventos, sites e portais tanto quanto possível para incluir branding da empresa para reconhecimento e lealdade à marca.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
