O software de gestão de coleções ajuda museus, galerias de arte e outras empresas com grandes coleções de objetos de arte ou antiguidades a monitorar e manter essas coleções. Para um museu ou galeria de arte, é importante ter um registro de cada peça na coleção que contenha sua localização e outras informações pertinentes, como como foi obtida ou seu status de conservação ou restauração. O software de gestão de coleções permite que essas instituições digitalizem registros, tornando muito mais fácil buscar informações sobre objetos específicos rapidamente e atualizar essas informações quando necessário. O software de gestão de coleções pode ser usado por curadores, conservadores, arquivistas, pesquisadores e administradores para realizar suas tarefas diárias que ajudam a manter toda a coleção de uma instituição.
O software de gestão de coleções é frequentemente utilizado em conjunto com software de gestão de museus ou software de gestão de galerias, dependendo da instituição. Museus também podem usar software para organizações sem fins lucrativos baseadas em admissão ou software de gestão de doadores para apoiar as operações diárias. Galerias ou casas de leilão podem usar software de leilão para leilões de arte ou antiguidades. O software de gestão de ativos digitais (DAM) ajuda qualquer instituição a manter uma coleção puramente digital de imagens, arquivos de vídeo ou arquivos de áudio.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Gestão de Coleções, um produto deve:
Criar registros para cada objeto na coleção
Fornecer um meio de buscar e atualizar registros facilmente
Acompanhar os esforços de conservação e restauração
Permitir que os usuários cataloguem objetos da maneira que desejarem
