G2 está constantemente acompanhando a evolução da indústria de tecnologia B2B, especialmente durante este período incerto. Como parte de uma série de artigos baseados em uma pesquisa recente que conduzimos, os analistas da G2 destacaram algumas questões e estatísticas importantes sobre o que os funcionários de pequenas empresas estão enfrentando enquanto trabalham de casa, juntamente com possíveis ferramentas e cursos de ação que todos podem adotar.

G2 conduziu uma pesquisa sobre trabalho remoto em casa entre 24 e 27 de março para obter mais informações sobre as experiências de trabalho remoto devido ao atual surto de COVID-19. Recebemos respostas de 676 usuários, representando todos os tamanhos de empresas — grandes, médias e pequenas — de mais de 18 indústrias diferentes. Queríamos entender os desafios que essas empresas estão enfrentando enquanto se adaptam ao trabalho remoto. Especificamente, queríamos entender como as empresas estão atualizando seus processos de comunicação, como seus gastos são impactados, preocupações de segurança que possam ter e quão confortáveis seus funcionários estão trabalhando de casa usando suas ferramentas atuais.

Pequenas empresas são as mais lentas para adotar tecnologia de trabalho remoto

Com 88% dos entrevistados trabalhando de casa devido à epidemia de coronavírus, não é surpresa que a maioria dos funcionários esteja vendo sua empresa atualizar software e processos em torno da comunicação, software de mensagens instantâneas empresariais e software de comunicação de funcionários. Essas plataformas ajudam a aliviar o fardo de comunicar com todos os funcionários trabalhando de casa em tempo integral.

Embora empresas grandes e médias estejam experimentando atualizações a uma taxa de 60% e 50%, respectivamente, pequenas empresas estão atualizando suas ferramentas de comunicação a uma taxa de apenas 40%. De fato, pequenas empresas tiveram as menores taxas de atualização em sete das oito principais áreas.

Existem muitos fatores possíveis que podem explicar essa estatística. Por exemplo, as empresas podem ter tão poucos funcionários que conseguem se comunicar efetivamente por e-mail, mensagens instantâneas ou telefone; ou não têm orçamento para atualizar ou investir em tais ferramentas. O orçamento pode não ser uma barreira, no entanto, existem dezenas de softwares de mensagens instantâneas empresariais que oferecem versões de teste gratuitas e são feitos especialmente para pequenas empresas. Não importa o tamanho da sua organização, esse tipo de software facilita a troca de mensagens diretas e dentro de grupos e equipes predefinidos, eliminando e-mails de vai e vem.

De acordo com nossa pesquisa, o maior aumento na tecnologia ou processos empresariais de pequenas empresas como resultado do surto de COVID-19 são:

• • 54% - software de gestão de reuniões
  • 40% - comunicações
  • 27% - software de gestão de projetos

Gastos com tecnologia de pequenas empresas e uso futuro

Semelhante às atualizações de tecnologia, cerca de 40% dos funcionários de pequenas empresas esperam que os gastos com software de sua empresa aumentem, o que é novamente, menos do que organizações de médio porte (43%) e grandes (54%). Por que as pequenas empresas estão gastando menos do que as empresas de médio e grande porte? Elas têm orçamentos menores ou não estão tão financeiramente preparadas para lidar com mudanças repentinas e inesperadas na economia e no mercado?

De acordo com um estudo preparado por JPMorgan Chase & Co. que pesquisou 600.000 pequenas empresas, a pequena empresa média possui cerca de 27 dias de reserva de caixa no banco, o que significa que a pequena empresa média tem 27 dias de saídas de caixa que poderia pagar com seu saldo de caixa se suas entradas parassem.

Essa estatística poderia explicar ainda mais por que pequenas empresas estão hesitantes ou menos dispostas a aumentar seus gastos com tecnologia em resposta a seus funcionários trabalhando de casa em tempo integral devido ao coronavírus.

A maioria dos funcionários acredita que este software veio para ficar

Somos afortunados por termos a tecnologia que temos, como inúmeros softwares, Wi-Fi rápido, smartphones, computação em nuvem, mensagens instantâneas, e assim por diante. Essas tecnologias nos permitiram não apenas trabalhar de casa com sucesso, mas colaborar e comunicar com colegas e clientes instantaneamente. Faz sentido que as empresas continuem a usar esses softwares após a epidemia de COVID-19.

Em resposta à nossa pesquisa, quase 90% dos funcionários de pequenas empresas acreditam que pelo menos algumas mudanças feitas em sua tecnologia ou processos permanecerão permanentemente. E por que não permaneceriam? Estudos adicionais mostram que trabalhar de casa leva a um aumento de produtividade, e de acordo com uma pesquisa da Canada Life, 77% dos funcionários que trabalham de casa concordam que são mais produtivos do que quando trabalham em um escritório. Isso pode ser devido a um ambiente mais estruturado e calmo, com menos distrações. Uma pesquisa de Stanford descobriu que funcionários que trabalham de casa são 13% mais produtivos do que seus colegas no escritório.

Além disso, permitir que os funcionários trabalhem de casa lhes dá mais autonomia, pois algumas pessoas podem ser muito particulares sobre quando e como trabalham. Quando as pessoas estão em casa, elas têm mais controle e operam de uma maneira que melhor lhes convém. Trabalhar de casa também elimina o deslocamento dos funcionários, o que pode reduzir o estresse e os custos de viagem, resultando em uma força de trabalho mais feliz, saudável e motivada. Finalmente, e talvez a razão mais importante para uma empresa manter suas atualizações de software, é estar preparada caso outra tragédia ou epidemia ocorra e force os funcionários a trabalharem de casa. Se as empresas já tiverem o software e as ferramentas adequadas, os funcionários podem se mover sem problemas do trabalho no escritório para o trabalho em casa.

Riscos potenciais de segurança: 23% dos funcionários remotos de pequenas empresas não têm treinamento de segurança

Independentemente do tamanho da empresa, cerca de um terço dos entrevistados experimentou problemas com riscos de segurança de redes domésticas e públicas enquanto trabalhavam remotamente devido ao COVID-19. Somente nas pequenas empresas, apenas 23% dos funcionários tiveram treinamento de segurança obrigatório, em comparação com 32% nas empresas de médio porte e 31% nas grandes organizações. A conclusão aqui é que não apenas a maioria das pequenas empresas carece significativamente de ferramentas e treinamento de segurança enquanto trabalha de casa, mas elas simplesmente não estão tão focadas na segurança geral quanto poderiam estar. De acordo com Aaron Walker, especialista da G2 em tecnologias de segurança de nuvem, aplicação e rede, alguns riscos de segurança de rede que o trabalho remoto apresenta incluem:

• Acesso à rede da empresa
  As políticas de acesso à rede devem limitar o acesso à rede empresarial, aplicativos e outras informações que os hackers valorizam; essas políticas ajudam a garantir que apenas partes autorizadas com uma necessidade legítima tenham acesso para visualizar, editar ou usar dados sensíveis. Usando software de gestão de identidade e acesso (IAM), as empresas podem autenticar a identidade de seus funcionários antes de fornecer acesso a ativos corporativos.

• Falta de diretrizes de conformidade
  Diretrizes de conformidade devem ser desenvolvidas para prevenir a perda de informações sensíveis ou pessoais. As organizações devem delinear e criptografar armazenamentos de dados sensíveis e dados sensíveis em trânsito usando software de criptografia e software de prevenção de perda de dados para ajudar as empresas a evitar que dados sejam extraídos sem autorização.

• Políticas de senha
  As empresas devem exigir que dispositivos e senhas de contas sejam atualizados regularmente. Elas também devem impor diretrizes de proteção de senha fortes que sigam as políticas padrão da indústria, como aquelas que o NIST (Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia) lança todos os anos.

• Políticas de "traga seu próprio dispositivo" (BYOD)
  Essas políticas são comuns entre empresas modernas, mas as empresas devem ainda manter um olhar atento sobre todos os dispositivos conectados à sua rede. O aspecto mais difícil da gestão de segurança BYOD é garantir que arquivos e informações sensíveis não saiam da rede, então as empresas devem impor atualizações regulares de antivírus, aplicativos e sistemas.

Mesmo que uma pequena empresa não tenha os recursos financeiros ou de TI para implementar todas ou algumas das recomendações acima enquanto seus funcionários estão trabalhando de casa, existem várias opções de software antivírus fáceis de usar no mercado que não são apenas eficazes contra malware potencial, vírus, worms, trojans ou adware, mas também são fáceis de configurar. Isso capacita quase qualquer funcionário a instalar e gerenciar um desses softwares remotamente, adicionando segurança adicional e tranquilidade para eles e sua empresa.

O novo normal?

À medida que trabalhar de casa ou remotamente se tornou o novo normal, pelo menos para o futuro próximo, empresas de todos os tamanhos, especialmente pequenas empresas, precisam focar mais recursos na implementação e atualização de suas ferramentas, especialmente em relação a reuniões, comunicação e produtividade. Parece haver uma correlação entre funcionários que têm as ferramentas em casa de que precisam para ter sucesso e se sentirem confortáveis trabalhando remotamente. Nossa pesquisa indica que dos 85% dos funcionários que acreditam que sua empresa lhes forneceu ferramentas suficientes para trabalhar de casa, 86% estão confortáveis trabalhando remotamente. Por outro lado, dos 15% que não concordam que têm as ferramentas de que precisam, apenas 55% se sentem confortáveis trabalhando de casa.

Este é o momento em que as empresas estão sendo forçadas a adotar novas tecnologias e processos porque seus funcionários são obrigados a usá-los para ter sucesso. Nossos estudos mostram que a maioria dos funcionários acredita que essas ferramentas se tornarão tão enraizadas em suas vidas diárias, que pelo menos alguns, senão todos, desses produtos vieram para ficar.

Metodologia da Pesquisa: Dados coletados de 676 entrevistados de 24 a 27 de março. Os indivíduos pesquisados são pessoas de negócios que estão atualmente trabalhando remotamente em tempo integral, 88% estão trabalhando de casa diretamente em resposta à pandemia de COVID-19. Os entrevistados residem nas Américas do Norte, APAC ou EMEA, vêm de todas as indústrias e funções, e compreendem uma mistura de usuários da G2 e entrevistados externos.