Pianificazione dei turni

Che cos'è la pianificazione dei turni?

La pianificazione dei turni è il processo di sviluppo di orari di lavoro per aumentare l'efficienza dando priorità alle esigenze aziendali e garantendo al contempo la soddisfazione dei dipendenti.

La pianificazione dei turni comporta molta pianificazione e organizzazione per garantire che l'azienda abbia il numero necessario di membri del team che lavorano durante un determinato turno, rispettando al contempo l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti. Le aziende pianificano i turni dei dipendenti utilizzando diversi metodi per registrare e distribuire gli orari. I metodi scelti dipendono dagli obiettivi principali dell'azienda e dalle risorse disponibili.

Alcune aziende utilizzano software di pianificazione dei dipendenti per automatizzare il processo di pianificazione. Questo software consente alle aziende di creare e mantenere orari digitalmente, ottenere visibilità sui compiti dei dipendenti, raccogliere analisi delle prestazioni, monitorare la disponibilità dei dipendenti ed evitare incomprensioni avendo queste informazioni disponibili in ogni momento su qualsiasi dispositivo.

Software Pianificazione dei turni

Software che menzionano pianificazione dei turni come caratteristica o termine.

Humanity Schedule by TCP

DeskTime

HotSchedules

Truein Time & Attendance

flair.hr

Plivo

Tipi di orari di turno

Otto principali tipi di orari di turno vengono utilizzati per delineare come le ore di lavoro sono organizzate su un programma settimanale. Non esiste un tipo di orario sbagliato e un'azienda può sperimentare diversi tipi per trovare quello che funziona per loro e i loro dipendenti.

1. Un orario fisso è un intervallo di tempo coerente concordato tra datore di lavoro e dipendente. Il numero di ore e giorni nell'orario rimarrà lo stesso di settimana in settimana. Questo è il più comune degli orari.
2. Un orario diviso divide le ore di un dipendente in due o più sezioni in un giorno lavorativo. Un turno di lavoro diviso può prevedere che un dipendente lavori il turno mattutino e notturno, saltando il pomeriggio. Una breve pausa o l'ora di pranzo non contano come orario diviso.
3. Un orario rotante crea intervalli di tempo di lavoro alternati. Ciò significa che un dipendente può lavorare il turno diurno per una settimana e il turno notturno per la successiva.
4. Un orario flessibile è realizzato con un certo numero di ore richieste per i dipendenti, con alcune ore non fissate. I dipendenti possono quindi programmare quelle ore durante la settimana come preferiscono.
5. Un orario compresso darà ai dipendenti la maggior parte delle loro ore in un breve periodo per consentire più tempo per i giorni di riposo programmati.
6. Un orario di reperibilità è creato per garantire che qualcuno sia disponibile a venire a lavorare in caso di emergenza. Questo orario è utilizzato principalmente dalle aziende che operano 24/7 e necessitano di occhi sui loro processi in ogni momento. Gli orari di reperibilità sono solitamente pianificati in anticipo in modo che i dipendenti siano consapevoli di quando sono di reperibilità.
7. Un orario di straordinario è il tempo registrato per un dipendente per assumere ore extra oltre alle loro ore lavorative regolari. Questo tempo dovrebbe essere programmato e approvato dal dipendente in anticipo.
8. L'“orario senza orario” è preferito dalle aziende che si affidano più al completamento dei compiti da parte dei dipendenti che al numero di ore lavorate. Ciò significa che se i dipendenti completano le responsabilità necessarie della settimana in meno ore di quelle programmate, non devono completare il resto di quelle ore. Le aziende che utilizzano orari "senza orario" possono anche consentire ai dipendenti di lavorare qualsiasi ora desiderino, purché i compiti siano completati in tempo.

Vantaggi di una pianificazione dei turni efficace

La pianificazione dei turni aiuta le aziende a pianificare in anticipo e a rimanere organizzate. L'orario di turno giusto consente alle aziende di soddisfare le esigenze quotidiane e mantenere i dipendenti felici. Nonostante quanto possa essere tedioso il processo, i vantaggi della pianificazione dei turni creano un ambiente sano per datori di lavoro e dipendenti.

Un processo di pianificazione dei turni efficace aiuta le aziende a:

• Rispettare le leggi sul lavoro tenendo traccia delle ore lavorative di ciascun dipendente e distribuendo equamente il carico di lavoro.
• Ridurre il turnover dei dipendenti mantenendo i dipendenti al centro delle principali decisioni di pianificazione. La fidelizzazione aumenta quando i dipendenti si sentono ascoltati e compresi.
• Garantire che i clienti possano essere serviti avendo le risorse necessarie a loro disposizione. Ciò include la programmazione di un numero sufficiente di dipendenti per fornire assistenza quando necessario.
• Sostenere la soddisfazione dei dipendenti assicurandosi che tutti i membri del team abbiano un ruolo nella pianificazione. L'orario giusto dovrebbe rispettare l'equilibrio tra lavoro e vita privata di un dipendente.
• Creare un ambiente di comunicazione aperta rendendo la pianificazione dei turni uno sforzo collaborativo.

Metodi di pianificazione

Esistono quattro metodi di pianificazione utilizzati per registrare le ore lavorative dei dipendenti. Ci sono pro e contro per ciascun metodo che coinvolgono costi potenziali, margine di errore umano o livelli variabili di struttura.

1. Pianificazione informale comporta poca o nessuna pianificazione concreta. Tutte le decisioni sull'orario vengono prese discutendo la disponibilità con i dipendenti sul posto e di persona. Questo metodo è il più economico ma rischia la disorganizzazione poiché le decisioni di pianificazione sono raramente documentate formalmente.
2. Pianificazione tradizionale consiste semplicemente nel prendere carta e penna. Questo metodo è anche economico e semplice da implementare ma può essere estremamente tedioso quando si apportano modifiche all'orario.
3. Pianificazione funzionale utilizza fogli di calcolo per delineare le ore lavorative future. Microsoft Excel è solitamente la piattaforma preferita per creare questi orari. I fogli di calcolo riducono l'errore umano, ma dover apportare manualmente modifiche all'orario richiede tempo.
4. Pianificazione innovativa automatizza il processo di pianificazione con software. Sebbene l'automazione della pianificazione aiuti a mantenere le informazioni aggiornate e disponibili per i dipendenti, questi strumenti possono essere costosi e richiedono una formazione adeguata per essere utilizzati efficacemente.

Migliori pratiche per la pianificazione dei turni

Redigere un orario di turno non è facile e mettere insieme un orario che soddisfi le aspettative sia del datore di lavoro che del dipendente può essere una sfida. Le aziende dovrebbero considerare questi suggerimenti per un processo di pianificazione dei turni di successo che avvantaggi tutti i membri del team.

• Comprendere le esigenze aziendali. Prima di scegliere qualsiasi metodo di pianificazione dei turni, i datori di lavoro devono considerare i principali indicatori chiave di prestazione (KPI) del carico di lavoro. Questo dovrebbe servire da guida per quale opzione di pianificazione, o combinazione unica, soddisferà questi obiettivi.
• Identificare quale tipo di orario verrà utilizzato. Dopo aver delineato gli obiettivi aziendali, i datori di lavoro dovrebbero scegliere un tipo di orario e un metodo per la pianificazione.
• Dare priorità alla disponibilità dei dipendenti. I datori di lavoro dovrebbero dare ai dipendenti la possibilità di fornire la loro disponibilità lavorativa. La gestione dovrebbe sempre onorare qualsiasi richiesta di tempo libero preesistente dei dipendenti.
• Pianificare il più in anticipo possibile. I manager dovrebbero creare l'orario di turno il prima possibile per consentire ai dipendenti di pianificare di conseguenza o sollevare problemi che devono essere affrontati. La maggior parte delle risorse raccomanda che gli orari siano condivisi con i dipendenti almeno due settimane in anticipo.
• Comunicare i metodi di pianificazione. I datori di lavoro dovrebbero mantenere la comunicazione aperta guidando i dipendenti attraverso il processo di pianificazione dei turni. I manager dovrebbero spiegare come viene effettuata la pianificazione e discutere eventuali domande o preoccupazioni.
• Assicurarsi che l'orario sia facile da accedere. La pianificazione dei turni dovrebbe includere un modo efficiente per distribuire l'orario a tutti i dipendenti rapidamente e equamente.
• Essere aperti ad adattarsi. Con così tante persone da accontentare, la pianificazione dei turni è soggetta a molti cambiamenti e opinioni. Dovrebbe essere lasciato spazio nel processo per tenere conto dei problemi di pianificazione lungo il percorso.
• Utilizzare strumenti di pianificazione. L'intelligenza artificiale può automatizzare il processo di pianificazione dei turni. Le aziende possono utilizzare software di pianificazione del lavoro dei dipendenti per bilanciare il carico di lavoro dei dipendenti, monitorare i giorni personali dei dipendenti, ricevere avvisi quando si verificano conflitti, spostare i turni senza sforzo, comunicare con i dipendenti all'interno della piattaforma e lavorare in combinazione con il software finanziario per includere il libro paga nel processo di pianificazione.