Cosa sono gli aggiornamenti di progetto?
Gli aggiornamenti di progetto sono aggiornamenti condivisi con l'intero team di progetto e talvolta con l'intera azienda, in modo che tutti comprendano il progresso del progetto o eventuali ostacoli o cambiamenti di priorità. I project manager spesso forniscono aggiornamenti di progetto al team, anche se chiunque può fornirne uno. Gli aggiornamenti di progetto forniscono anche una storia documentata del progresso del progetto.
Il software di gestione dei progetti consente di monitorare i progressi e aiuta a identificare eventuali ostacoli, che possono essere inclusi negli aggiornamenti regolari del progetto. Indipendentemente dal settore o dal team, è probabile che qualcuno debba condividere aggiornamenti di progetto a un certo punto.
Elementi di base degli aggiornamenti di progetto
Ci sono nove elementi di base da includere e spiegare in ogni aggiornamento di progetto.
- Nome del progetto e obiettivo o scopo rilevante, tipicamente trovato nel statement of work
- Proprietario del progetto e membri del progetto
- La data
- Un elenco di elementi completati dall'ultimo aggiornamento
- Un elenco di elementi in corso dall'ultimo aggiornamento
- Un elenco di compiti che si prevede di completare entro il prossimo aggiornamento
- Eventuali ostacoli e come influenzano il progetto
- Eventuali domande che il team ha sul progetto, la tempistica o le priorità dei compiti
- Eventuali problemi o rischi
Altri fattori che possono essere inclusi sono l'aggiornamento del progresso del budget e delle spese, il totale delle ore registrate, o i punti salienti del progetto come traguardi o scope creep.
Vantaggi degli aggiornamenti di progetto
Gli aggiornamenti regolari del progetto incoraggiano la trasparenza e l'onestà tra dipendenti e team. Ci sono molti vantaggi nel fornire regolarmente aggiornamenti di progetto al team e all'azienda. Questi vantaggi includono:
- Gli aggiornamenti di progetto tengono ogni stakeholder e membro del team informato con un solo aggiornamento ed eliminano i silos che spesso si verificano con i progetti. Questi aggiornamenti spesso rispondono alle domande dei colleghi o degli stakeholder prima ancora che le pongano.
- Con aggiornamenti di progetto coerenti ed efficaci, è possibile mantenere sotto controllo la salute del progetto. In altre parole, nessuno è mai sorpreso da un progetto fuori pista o a rischio.
- Gli aggiornamenti di progetto aprono una linea di comunicazione tra i membri del team per identificare e discutere proattivamente eventuali preoccupazioni.
- Gli aggiornamenti di progetto possono sostituire le riunioni di stato o i briefing settimanali.
Migliori pratiche per gli aggiornamenti di progetto
Quando si condividono aggiornamenti di progetto con il team o l'azienda, segui questi consigli e migliori pratiche per garantire il successo.
- Non inviare aggiornamenti di progetto solo per inviarli. La frequenza degli aggiornamenti di progetto dipende dall'azienda, dal team, dalla stagione o trimestre corrente e dal progetto in questione.
- Se possibile, includi la visualizzazione dei progressi sotto forma di grafici o diagrammi.
- Fai l'aggiornamento in un luogo accessibile a tutti i membri del team che ne hanno bisogno. Se gli aggiornamenti di progetto sono forniti all'interno dello strumento di gestione del progetto, ad esempio, assicurati che l'intero team possa accedervi o pubblica l'aggiornamento in più luoghi.
- Sii conciso. Gli aggiornamenti non devono includere ogni singolo elemento possibile, solo quelli rilevanti per il team.
- Se l'azienda dispone di uno strumento di gestione del progetto, costruisci l'aggiornamento del progetto dove il lavoro vive in modo che sia facile da consultare quando necessario.
- Usa l'aggiornamento per collegarti a qualsiasi risorsa importante, come copie che devono essere riviste o design completati che devono essere condivisi.
- In caso di dubbio, mantieni l'aggiornamento semplice, in modo da evitare di sopraffare il team con informazioni.
Aggiornamento di progetto vs. stato del progetto
Un aggiornamento di progetto è un aggiornamento frequente su una sezione specifica o alcune sezioni specifiche di un progetto. Gli aggiornamenti forniscono ai membri del team e agli stakeholder il progresso degli elementi all'interno di un progetto.
Un stato del progetto spesso arriva tramite un rapporto o altro documento che fornisce un quadro completo di un progetto, dove si trova ciascun compito correlato e il progresso complessivo. Evidenzia se l'intero progetto è in linea, fuori linea o a rischio. Un rapporto sullo stato del progetto spesso include più aggiornamenti di progetto.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
