Che cos'è la gestione dei programmi?
La gestione dei programmi è un processo di gestione di più progetti individuali relativi a obiettivi organizzativi simili e prestazioni collegate insieme sotto un unico gruppo.
L'obiettivo di organizzare i progetti in questo modo è di essere più coerenti e visibili tra i team e i dipartimenti all'interno di un'azienda. Mentre ciascuno ha i propri obiettivi e compiti associati, ogni progetto correlato contribuisce agli obiettivi generali dell'azienda. Con la gestione dei programmi, questi obiettivi possono essere misurati più facilmente sotto lo stesso ombrello.
Utilizzando software di collaborazione per progetti, i gestori di programmi possono supervisionare ogni parte del processo in un luogo centrale per strategizzare, delegare e monitorare il lavoro in corso.
Elementi di base della gestione dei programmi
Il modo in cui i progetti sono raggruppati sotto un programma dipende dall'industria e dal tipo di progetti in corso. Ma durante il processo di gestione dei programmi, quattro elementi sono sempre considerati:
- Governance e proprietà. Sapere chi supervisiona il processo di gestione dei programmi è essenziale per il successo. Questo dovrebbe essere determinato all'inizio, con le responsabilità del gestore del programma chiaramente delineate per misurare i progressi. In questa fase iniziale, è probabile che gli stakeholder siano più coinvolti nella creazione del programma prima di trasferire l'autorità a un gestore.
- Gestione. Una buona supervisione è un must. La gestione e la governance o proprietà possono essere completate dalle stesse persone all'interno del team o può essere assegnata una gerarchia per distribuire il carico di lavoro.
- Budget e finanze. Mentre ogni team di progetto dovrebbe avere una buona comprensione della propria situazione finanziaria per il loro progetto, sapere come l'azienda sta spendendo nel suo insieme attraverso tutti i progetti è una parte critica della gestione dei programmi. I budget devono essere continuamente monitorati e valutati per garantire che nessuno spenda eccessivamente.
- Infrastruttura. Raggruppare progetti simili sotto un programma allinea il lavoro per tutti nel team. La leadership dovrebbe costruire un'infrastruttura attorno a questi progetti per condividere risorse e controllare meglio ogni progetto all'interno del programma in base al motivo per cui sono stati organizzati insieme.
Vantaggi della gestione dei programmi
Anche con i project manager più dedicati, gestire diversi progetti contemporaneamente può facilmente diventare una sfida. Con la gestione dei programmi, le aziende sono in grado di:
- Organizzare i progetti per lavorare verso un obiettivo unificato. I gestori di programmi sono incaricati di vedere la visione d'insieme, mentre i project manager si concentrano specificamente sull'incarico individuale su cui stanno lavorando con il loro team. Essendo in grado di collegare i progetti sotto un unico gruppo, questi obiettivi individuali possono essere più facilmente legati agli obiettivi e ai risultati chiave dell'azienda.
- Allocare le risorse in modo più efficace. Quando i progetti sono collegati, diventa molto più facile vedere quali mancano delle risorse necessarie. Se un altro progetto le ha, la condivisione tra diversi team di progetto diventa molto più semplice senza interrompere i flussi di lavoro e i progressi esistenti.
- Bilanciare rischio e opportunità. Ogni progetto porta con sé i propri rischi e potenziali, quindi questi sono amplificati quando vengono introdotte pratiche di gestione dei programmi, semplicemente perché tutte queste possibilità sono viste contemporaneamente. Ma conoscere tutti i pericoli allo stesso tempo avvantaggia i project manager. La loro visione olistica di tutti i progetti attuali significa che possono vedere dove i rischi dovrebbero essere mitigati, mentre individuano anche lacune e opportunità che i team troppo vicini a un progetto potrebbero perdere.
Migliori pratiche per la gestione dei programmi
Come qualsiasi buon approccio gestionale, è importante ricordare che tutti stanno lavorando verso lo stesso risultato. Per gestire con successo un processo di gestione dei programmi, è utile:
- Comprendere dove si inserisce ogni progetto. Il punto centrale della gestione dei programmi è rendere il lavoro più facile per tutti. I buoni gestori di programmi dovrebbero avere una forte comprensione di ciò su cui ogni team di progetto sta lavorando, perché e quali sono i loro obiettivi. Questo modella il processo di gestione dei progetti e significa che i gestori possono trovare sovrapposizioni tra progetti che si allineano con gli obiettivi strategici dell'azienda.
- Incoraggiare i team a condividere i loro pensieri. Ogni gestore di programmi dovrebbe mirare a sviluppare un ambiente in cui i membri del team si sentano potenziati e incoraggiati a condividere i loro pensieri sui loro progetti individuali e sugli altri sotto il programma. La condivisione delle conoscenze, le discussioni su preoccupazioni o rischi e brainstorming di idee incoraggiano una ricerca più diversificata di soluzioni ai problemi.
- Utilizzare strumenti dedicati alla gestione dei programmi. Gestire diversi programmi contemporaneamente può rapidamente diventare un incubo logistico. Utilizzare strumenti specializzati che offrono facile accesso alla documentazione dei progetti può mantenere tutto in programma e rende la comunicazione tra i membri del team più trasparente.
Gestione dei programmi vs. gestione dei progetti
Alcuni possono confondere la gestione dei programmi con la gestione dei progetti, ma le due differiscono.
Mentre i progetti possono contribuire agli obiettivi strategici di un'azienda grazie ai loro output completati, la gestione dei programmi è dedicata a supportare il risultato aggregato complessivo di tutti i progetti.
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Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
