Che cos'è la gestione dei programmi?
La gestione dei programmi è l'atto di supervisionare un gruppo di progetti individuali che sono tutti collegati tra loro attraverso un obiettivo comune per un'organizzazione o un'area di impatto condivisa. L'obiettivo principale della gestione dei programmi è aiutare un'azienda a raggiungere obiettivi aziendali specifici attraverso iniziative specifiche e strategiche.
Tipicamente, questi coinvolgono vari progetti tutti correlati tra loro. È compito del program manager supervisionare il team di project manager individuali mentre lavorano per completare i compiti all'interno di ciascun progetto. I program manager possono utilizzare software di gestione dei programmi per assistere nella gestione di progetti correlati attraverso vari dipartimenti.
Ad esempio, se un'azienda sta cercando di realizzare un progetto collaborativo per creare un nuovo sito web con una campagna di marketing corrispondente, l'uso della gestione dei programmi sarebbe essenziale per il successo di tutti i progetti correlati.
Se un'azienda ha più progetti in corso contemporaneamente che sono collegati, vengono raggruppati insieme in modo che l'intero programma possa essere gestito in modo efficace ed efficiente.
Vantaggi della gestione dei programmi
Quando eseguita correttamente, la gestione dei programmi può portare molti vantaggi per un'organizzazione.
- Aumentare l'efficienza e l'efficacia tra progetti e team poiché i processi e le risorse sono ottimizzati in tutta l'organizzazione
- Garantire che gli obiettivi dei singoli progetti siano allineati con i più ampi obiettivi dell'organizzazione
- Migliorare la visibilità e la gestione dei rischi associati ai progetti per una maggiore probabilità di successo
Responsabilità della gestione dei programmi
Quando si conduce la gestione dei programmi, alcuni componenti sono comuni indipendentemente dalla dimensione e dalla scala del programma. Questa pratica generale è applicata e utilizzata dai project manager mentre supervisionano i program manager.
- Allineare i programmi per tutti i soggetti coinvolti
- Lavorare verso vari traguardi e monitorare i progressi di detti traguardi
- Aggiornare gli stakeholder sul programma nel suo complesso, così come sui singoli progetti
- Gestire e allocare le risorse
- Aggiornare la baseline che misura le prestazioni, il programma, i costi e l'ambito del piano di progetto
- Tenere traccia della roadmap, solitamente una timeline di Gantt, che organizza tutti i progetti nel programma e li mappa insieme in base al livello di compito
- Mitigare e identificare i rischi in anticipo
Migliori pratiche di gestione dei programmi
Per gestire i programmi in modo efficace, un individuo deve possedere un particolare set di competenze che saranno utili a causa dei vari tipi di responsabilità e compiti associati alla gestione dei programmi.
- Competenze di problem-solving: Man mano che sorgono ostacoli e sfide, un program manager deve trovare soluzioni e piani d'azione che mantengano tutti sulla buona strada e garantiscano che il programma e i progetti non siano in pericolo.
- Competenze di comunicazione chiara: Un program manager dovrà avere eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale per fornire rapporti di stato e aggiornamenti agli stakeholder, oltre a dover essere una voce per sostenere il valore del programma e dei progetti al suo interno. La comunicazione è anche necessaria per aiutare i team di progetto a comprendere come il loro lavoro aiuta l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi.
- Competenze di multitasking: Un program manager deve destreggiarsi tra numerosi team, obiettivi, budget, componenti e strategie, quindi è meglio che tenga il passo con tutti questi compiti e garantisca che tutto sia allineato verso l'obiettivo comune.
- Un occhio per le opportunità: È importante che un program manager guardi all'interno del portafoglio progetti e veda se ci sono modi per risparmiare denaro, ottimizzare le risorse o migliorare i processi. Farlo garantisce che il programma rimanga nel budget e nel target per rispettare tutte le scadenze necessarie.
- Utilizzo del software: Per ottimizzare tutti i compiti associati alla gestione dei programmi, è nel migliore interesse di tutti utilizzare le giuste soluzioni software per tenere traccia delle responsabilità, delle scadenze, delle risorse e altro ancora.
Gestione dei programmi vs. gestione dei progetti
La gestione dei programmi è talvolta confusa con la gestione dei progetti, ma ci sono differenze fondamentali.
La gestione dei programmi, o il program manager, supervisiona iniziative in corso all'interno di più progetti correlati con il focus principale sugli obiettivi aziendali e sui requisiti necessari per raggiungere questi obiettivi. Mantengono un piano e un programma per tutti i programmi, aggiornano e consigliano gli stakeholder e rivedono gli stati e i progressi di ciascun progetto.
Alcune organizzazioni possono considerare di stabilire un Ufficio di Gestione dei Programmi (PMO) ufficiale che funge da sede centrale per la gestione dei progetti strategici.
La gestione dei progetti, guidata dal project manager, lavora con i deliverable individuali che hanno date di inizio e fine specifiche. Il focus principale è sugli obiettivi specifici e sui requisiti dei singoli progetti all'interno del programma.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
