Che cos'è la gestione delle strutture?
La gestione delle strutture si concentra sulla pianificazione sistematica, progettazione e manutenzione di tutte le risorse fisiche disponibili all'interno dei locali di un'organizzazione. Coordina l'ambiente di lavoro esistente, comprese persone, processi, luoghi e tecnologie. Un team di gestione delle strutture, solitamente con l'aiuto di software di gestione delle strutture, garantisce il benessere generale e il funzionamento della struttura che comprende l'edificio, i sistemi IT e la sicurezza, l'illuminazione, i mobili e altri servizi.
La gestione delle strutture è un processo aziendale fondamentale per organizzazioni di tutte le dimensioni. Una struttura ben pianificata migliora la produttività di un'organizzazione riducendo il rischio di guasti ai sistemi, garantendo la sicurezza dei lavoratori e minimizzando i costi di manutenzione sugli asset fissi. Mantiene un'organizzazione operativa durante tutto l'anno. Le responsabilità dei gestori delle strutture sono di identificare tempestivamente i problemi legati alle strutture e collaborare con altri dipartimenti per risolverli.
La gestione delle strutture si applica a tutti i tipi di ambienti, dalle multinazionali alle PMI, dagli hotel agli ospedali, dagli impianti di produzione agli istituti educativi come scuole, università e laboratori di ricerca. La natura dell'attività decide il ruolo del team di gestione delle strutture e i processi coinvolti.
Tipi di gestione delle strutture
Ci sono principalmente due tipi di gestione delle strutture, gestione delle strutture dure (Hard FM) e gestione delle strutture morbide (Soft FM):
- Gestione delle strutture dure (Hard FM): La gestione delle strutture dure comprende l'importanza degli asset fisici e delle infrastrutture presenti in una struttura. Include la manutenzione degli edifici, la climatizzazione, l'illuminazione, i lavori elettrici e meccanici, l'idraulica, il cablaggio, i sistemi di sicurezza antincendio, il riscaldamento e il raffreddamento. Questi sono asset immobili nei locali e influenzano direttamente la sicurezza e il benessere dei dipendenti.
- Gestione delle strutture morbide (Soft FM): La gestione delle strutture morbide di solito include responsabilità basate sui servizi in una struttura che richiedono gestione e coordinamento quotidiani come servizi di pulizia e sanificazione, catering, sicurezza, manutenzione del terreno, controllo dei parassiti, gestione dei rifiuti, parcheggio e gestione degli spazi di lavoro. Questi assicurano che i dipendenti abbiano un ambiente di lavoro piacevole e sicuro nella struttura. Include anche servizi che creano un ambiente più sano, sicuro e visivamente attraente.
Vantaggi dell'uso della gestione delle strutture
Un sistema di gestione delle strutture ben progettato offre molteplici vantaggi agli stakeholder interni ed esterni dell'organizzazione. Alcuni dei vantaggi comuni sono elencati di seguito:
- Garantire locali più sicuri: Le organizzazioni devono garantire che gli edifici e le infrastrutture rimangano sicuri per le persone che vi lavorano. Molti spazi immobiliari hanno diversi codici e regolamenti che devono essere seguiti durante la costruzione e l'operazione. La gestione delle strutture porta competenze per gestire meglio questi spazi approfondendo i dati e le intuizioni fornite da ogni superficie e sistema. I gestori delle strutture utilizzano questi dati per formulare strategie efficaci di gestione delle strutture per mantenere i luoghi di lavoro operativi.
- Minimizzare i costi operativi: Gestire una struttura può essere costoso a volte. È essenziale tenere d'occhio il budget e le spese per evitare di spendere troppo sulle strutture e risorse necessarie. Un programma di gestione delle strutture ben strategizzato minimizza il costo di gestione di uno spazio e aiuta a risparmiare molti costi operativi ogni anno. Un controllo sulle spese non necessarie e l'uso efficiente delle risorse riflette una sana linea di fondo.
- Supportare la produttività della forza lavoro: La gestione delle strutture lavora comunemente in sincronia con la gestione degli asset aziendali per garantire l'uso efficace degli asset per l'operazione efficiente e sostenibile di qualsiasi organizzazione. Si prende cura del sistema e dei servizi sul piano per supportare l'alta produttività dei processi aziendali primari, degli occupanti e degli utenti finali. I gestori delle strutture e degli asset sviluppano insieme un approccio completo per gestire l'intero ciclo di vita di un asset, compresa la progettazione, costruzione, operazione, manutenzione, sostituzione e dismissione.
Migliori pratiche di gestione delle strutture
Per far funzionare la gestione delle strutture, le aziende devono seguire queste migliori pratiche:
- Integrare con altri software: Il software di gestione delle strutture può funzionare meglio se integrato con i sistemi di gestione del luogo di lavoro integrati (IWMS), i sistemi di gestione della manutenzione computerizzata (CMMS) e il software di gestione degli asset aziendali (EAM). È essenziale abbattere i silos in un tipico sistema di gestione delle strutture in questi sistemi separati per capire come le diverse parti delle loro strutture si influenzano a vicenda.
- Raccogliere intuizioni e informazioni: L'uso di analisi, AI e ML, e software di gestione delle strutture abilitato all'IoT può aiutare a raccogliere dati, intuizioni e informazioni preziose che aiutano in un'analisi più approfondita per trovare lacune e diagnosticarle. Aiuta anche a formulare nuove strategie di gestione delle strutture e a capitalizzare le tendenze per rimanere rilevanti.
- Prioritizzare le spese e il budget: Il budgeting è fondamentale per la gestione delle strutture poiché è più allineato alla riduzione dei costi aziendali. Una corretta motivazione dietro le spese allocate e il budget è essenziale per eliminare i costi superflui su operazioni, assunzione di lavoratori e lavori di manutenzione necessari per mantenere il luogo di lavoro sicuro. Gioca un ruolo vitale nella salute fiscale di un'azienda e migliora le prestazioni della linea di fondo.
Subhransu Sahu
Subhransu is a Senior Research Analyst at G2 concentrating on applications technology. Prior to joining G2, Subhransu has spent 2 years working in various domains of marketing like sales and market research. Having worked as a market research analyst at a renowned data analytics and consulting company based in the UK, he holds expertise in deriving market insights from consumer data, preparing insight reports, and client servicing in the consumer and technology domain. He has a deep inclination towards tech innovation and spends most of his time browsing through tech blogs and articles, wiki pages, and popular tech channels on youtube.
