Che cos'è il monitoraggio del budget?
Il monitoraggio del budget è il processo di monitoraggio delle spese, delle ricevute e delle fatture affinché un progetto possa essere completato entro il budget assegnato.
Il monitoraggio del budget può essere effettuato utilizzando software di budgeting e previsione. Può essere utilizzato anche un software di gestione dei progetti, nel qual caso il budget dettaglia le spese previste e il profitto per un progetto specifico. Questo tipo di monitoraggio del budget aiuta i team a gestire quanto del loro budget stanno utilizzando, dove stanno andando i soldi e quali aggiustamenti devono essere fatti per completare correttamente il lavoro.
Il monitoraggio dei budget offre anche ai team l'opportunità di compensare le spese extra prima che sia troppo tardi. Con il monitoraggio del budget, i team possono facilmente identificare le voci di budget che necessitano di più fondi del previsto. I fondi possono essere riallocati per compensare questo, in modo che il progetto possa essere completato senza superare il budget.
Tipi di monitoraggio del budget
Esistono molti tipi diversi di monitoraggio del budget. Tipicamente, i tipi vengono scelti in base all'obiettivo specifico di un team.
- Budgeting incrementale è il tipo di monitoraggio del budget più simile a un budget tradizionale. Funziona aggiungendo incrementi a un budget in base alla crescita o al declino dell'azienda. È un modo semplice per calcolare gli aggiustamenti del budget, ma può trascurare complessità come tendenze e inflazione.
- Budgeting basato sulle attività lavora a ritroso dagli obiettivi che l'azienda vuole raggiungere. Questo metodo inizia con un risultato finale desiderato, quindi delinea cosa deve accadere per raggiungere quell'obiettivo e crea un budget che accoglie quelle azioni. Questo metodo è il migliore per il monitoraggio del budget a breve termine e orientato agli obiettivi.
- Budgeting basato sulla proposta di valore esamina il motivo per cui ogni importo è incluso in un budget, insieme al valore che ogni voce produce per clienti, dipendenti o stakeholder. In definitiva, il budgeting basato sulla proposta di valore aiuta i team a decidere se il valore della voce è sufficiente a giustificarne il costo. Questo metodo elimina le spese non necessarie assicurando che ogni parte del budget porti valore al progetto.
- Budgeting a base zero è quando tutti i budget dei dipartimenti partono da zero. I team poi aggiungono a queste categorie di budget, giustificando ogni spesa lungo il percorso. Questo metodo è ideale per le aziende con budget ristretti. È spesso utilizzato in situazioni che richiedono una riduzione drastica del budget ed è estremamente dispendioso in termini di tempo.
Vantaggi del monitoraggio del budget
Il monitoraggio del budget aiuta le organizzazioni a ottimizzare la loro gestione dei progetti in molti modi. I principali vantaggi includono:
- Monitorare i costi: Il monitoraggio del budget aiuta i team a monitorare tutti i costi e gli impegni associati a un progetto. Se alcune voci di budget necessitano di più fondi, i team possono riallocare le risorse in tempo reale per evitare di superare il budget quando il progetto è completato.
- Registri completi: Un corretto monitoraggio del budget fornisce ai team registri di quanto è stato speso. Questi registri sono utili quando si creano nuovi obiettivi di crescita e possono anche aiutare i team a creare budget di progetto più accurati in futuro.
- Monitorare l'efficienza del team: Il manager avrà una visione più ravvicinata di quanto tempo viene speso su ciascun aspetto di un progetto.
Best practice per il monitoraggio del budget
Per un monitoraggio del budget di successo, gli individui dovrebbero tenere a mente queste pratiche essenziali.
- Coinvolgere il team: Coinvolgere tutti gli stakeholder nella definizione del budget migliora l'accuratezza, assicurando che anche la spesa più piccola sia inclusa. Quando i manager sono trasparenti con i loro team sullo stato attuale del budget, i team sono più propensi a raggiungere i loro obiettivi di budget.
- Creare una lista di compiti del progetto: Creare una lista dettagliata dei compiti all'inizio del progetto utilizzando software di gestione dei progetti può garantire che tutti i costi siano presi in considerazione quando viene creato il budget.
- Ottenere gli strumenti giusti: Il monitoraggio manuale del budget è dispendioso in termini di tempo e può portare a errori umani. Per un monitoraggio accurato ed efficiente, i team dovrebbero optare per l'uso di software di budgeting.
- Tenere conto delle spese nascoste: Allocare una parte del budget a potenziali spese nascoste può aiutare i team a rimanere in carreggiata nonostante le circostanze impreviste.
- Imparare dai budget passati: Esaminare cosa è andato storto nei budget passati è un ottimo modo per evitare di commettere gli stessi errori di nuovo.
Monitoraggio del budget vs. monitoraggio delle spese
Per comprendere appieno il monitoraggio del budget, è importante anche sapere come differisce dal monitoraggio delle spese.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
