Il software di gestione dei contratti automatizza la creazione, il monitoraggio e il controllo dei contratti. I professionisti, come i venditori o i rappresentanti commerciali, che sono coinvolti nell'aspetto negoziale della contrattazione, sono incaricati di definire i termini e gli accordi sui livelli di servizio, modificare gli accordi ed eseguire i contratti. I dipartimenti legali di entrambe le parti di un accordo partecipano al processo di contrattazione per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti, nonché alle regole interne dell'azienda.
Il software di gestione dei contratti semplifica questi processi consentendo agli utenti di creare, archiviare, gestire, revisionare e condividere contratti aziendali complessi. Questo tipo di software aiuta a eliminare i colli di bottiglia nel processo di negoziazione dei contratti, permettendo alle organizzazioni di ottimizzare le operazioni di vendita e collaborare durante la creazione dei contratti. Il miglior software di gestione dei contratti si inserisce tipicamente in un portafoglio di strumenti utilizzati per gestire le relazioni complessive con i fornitori o i contraenti e si integra comunemente con software CRM, software per proposte, software di contabilità e software di firma elettronica.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione dei Contratti, un prodotto deve:
Includere un archivio di documenti che possono essere memorizzati in diverse categorie per ciascun tipo di contratto
Offrire modelli che possono essere personalizzati dagli utenti coinvolti nella creazione di contratti aziendali
Fornire la possibilità di creare, modificare, condividere e collaborare facilmente sui contratti internamente (con altri dipendenti) ed esternamente (con clienti o partner)
Consentire agli utenti di inviare notifiche per traguardi significativi, come la scadenza o il rinnovo del contratto
Rispettare i requisiti legali aziendali così come le regole aziendali interne delle parti coinvolte nel contratto
