Che cos'è la gestione della forza lavoro? Come aumenta la produttività

Hai mai sentito un dipendente chiamare per confermare il proprio orario o trovare il modulo per la richiesta di ferie? Questi sono eventi comuni e mettono in evidenza il problema dell'inaccessibilità delle informazioni sul posto di lavoro.

I dipendenti non dovrebbero perdere tempo a navigare in un labirinto di informazioni. I dipartimenti HR spesso devono rispondere alle stesse domande riguardanti orari, ferie, buste paga e altre politiche. Non sarebbe fantastico se queste risposte potessero essere trovate tutte in un unico posto?

Le soluzioni di gestione della forza lavoro centralizzano queste informazioni, dando potere ai dipendenti e semplificando i processi HR.

Una gestione efficace della forza lavoro assicura che il tuo ufficio, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore in cui opera, funzioni senza intoppi, che tutti i tuoi dipendenti abbiano gli strumenti e le risorse giuste di cui hanno bisogno, che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni e che il tuo team fornisca un'esperienza positiva ai clienti.

Quando puoi incorporare un sistema che fa tutto questo per te, non solo può avere un impatto positivo sul tuo risultato finale, ma aiuta anche le persone che rendono tutto possibile. Quando il lavoro è semplificato e reso più facile per i tuoi dipendenti, può ripagare in grande misura.

Caratteristiche dei sistemi di gestione della forza lavoro

La gestione della forza lavoro riguarda l'avere le persone giuste, con le giuste competenze, nei posti giusti al momento giusto. Può essere applicata a una vasta gamma di programmi per i dipendenti. Questi sistemi di solito si applicano a molti aspetti dell'amministrazione HR e vengono utilizzati per semplificare una varietà di compiti quotidiani.

La gestione della forza lavoro copre una vasta gamma di settori e compiti HR fornendo informazioni e dati in tempo reale. È un approccio a tutto tondo che aiuta le aziende a ottimizzare la loro forza lavoro, ridurre le ridondanze, risolvere le discrepanze e risparmiare tempo.

Alcuni elementi comuni dei sistemi WFM sono:

• Onboarding: Quando un nuovo dipendente viene inserito, può completare la documentazione per i nuovi assunti e altri compiti di onboarding in un unico sistema completo. Questo consente all'HR di automatizzare e monitorare lo stato di ciascun elemento per una migliore gestione delle risorse.
• Budgeting del lavoro: Quando sei in grado di pianificare nuovi progetti e valutare la capacità di determinati team o dipendenti specifici, la tua organizzazione può essere sicura di essere adeguatamente dotata di personale per soddisfare qualsiasi richiesta rimanendo al passo con i costi del lavoro.
• Previsione: Una caratteristica chiave in molti sistemi di gestione della forza lavoro è la capacità di prevedere le richieste di manodopera, il che può aiutare a ridurre le giornate di lavoro sovra o sotto-staffate. Questo può prevenire che le aziende paghino inutilmente per gli straordinari e migliorare la tua strategia di pianificazione della forza lavoro.
• Pianificazione del personale: Un sistema WFM può essere utilizzato per costruire orari per i dipendenti che lavorano a ore o part-time. È cruciale che non vengano commessi errori qui, poiché possono portare a turni mancati, dipendenti insoddisfatti e un servizio clienti scadente.
• Tempo e presenze: I sistemi WFM forniscono monitoraggio del tempo e delle presenze automatizzato. Una registrazione accurata del tempo assicura che i dipendenti siano pagati correttamente e aiuta a identificare le aree in cui potrebbe essere necessario apportare modifiche alla pianificazione.
• Portale per i dipendenti: Molti prodotti WFM hanno portali di self-service per i dipendenti integrati dove i dipendenti possono accedere per vedere quando sono programmati per lavorare, richiedere ferie e timbrare l'entrata e l'uscita.
• Tracciamento delle risorse: La tua azienda ha bisogno di tenere traccia delle risorse che si spostano tra dipartimenti o team? O che dire di altri oggetti, come veicoli o carte aziendali? Tutto questo può essere registrato nel software WFM.
• Compensazione e benefici: Le buste paga, la compensazione e i benefici sono resi facili perché tutte le informazioni di lavoro e di deposito diretto dei dipendenti si trovano in un'unica posizione centrale.
• Gestione delle prestazioni dei dipendenti: Gli strumenti WFM possono aiutare a garantire che le attività e i risultati dei dipendenti su progetti specifici e incarichi di lavoro soddisfino gli obiettivi della tua azienda o organizzazione.
• Pianificazione delle ferie e dei permessi: La WFM consente ai professionisti HR e ai dipendenti di collaborare per richiedere e approvare assenze, vacanze e permessi.

Come creare una strategia di gestione della forza lavoro

La WFM comprende le esigenze di un'azienda esaminando i dati storici, come le cifre di vendita o il volume delle chiamate dei clienti, per prevedere il carico di lavoro futuro. Con una gestione delle richieste imminenti, le aziende possono quindi prevedere le esigenze di personale. Questo può comportare l'uso di software con apprendimento automatico per creare orari che corrispondano al carico di lavoro previsto.

Ma per ottenere veramente il massimo da questo sistema, dovrai costruire una strategia solida dietro di esso. Altrimenti, faticherai a raggiungere il livello di produttività, economicità e flessibilità necessari per gestire un'azienda completamente organizzata.

Identifica i tuoi obiettivi

Prima di esplorare funzionalità specifiche, identifica i tuoi obiettivi chiave di gestione della forza lavoro. Stai cercando di migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, ridurre i costi del lavoro o semplificare la pianificazione? Una chiara comprensione dei tuoi obiettivi aiuterà a guidare la tua strategia e le decisioni sull'uso del sistema di gestione della forza lavoro.

Metti in atto i tuoi processi e le tue politiche

Quando si tratta di elementi della tua azienda, come il tempo e le presenze dei dipendenti, la pianificazione e i permessi, se vuoi che tutto funzioni senza intoppi, dovrai standardizzare tutte le tue regole e politiche. Essere il più coerenti e trasparenti possibile è cruciale affinché venga applicato equamente in tutta l'organizzazione.

Automatizza il monitoraggio delle presenze

In certi settori, come i call center, il retail e l'intrattenimento, tenere traccia delle presenze e sapere quanti membri del personale sono previsti al lavoro può fare la differenza nella giornata lavorativa.

Inoltre, non vuoi mai che i tuoi manager passino ore interminabili a esaminare un foglio presenze quando ci sono compiti più importanti da svolgere. Con così tanta tecnologia a nostra disposizione, non ha senso non prendersi il tempo per automatizzare il modo in cui si traccia il tempo e le presenze. Quando lo fai, i tuoi dipartimenti HR e finanziari hanno più tempo per gestire il loro team in modo produttivo. Questo migliorerà anche l'accuratezza dei dati e ridurrà gli errori nelle buste paga.

Regola la pianificazione

Avere un dipendente di troppo in un turno può influire sul profitto o sulla perdita di un'azienda. Per ottimizzare veramente i rapporti costo-ricavo, dovrai automatizzare la pianificazione ed eliminare i vecchi orologi a tempo. Il software di gestione della forza lavoro può aiutare supervisori e manager a prevedere le loro esigenze di manodopera, rendendo questo più facile che mai.

Comunicazione e feedback

Una strategia di successo va oltre la semplice implementazione del software. Sviluppa un piano per comunicare il sistema di gestione della forza lavoro ai dipendenti e affrontare le loro preoccupazioni. Raccogli regolarmente feedback per garantire che il sistema venga utilizzato efficacemente e soddisfi le esigenze sia dell'organizzazione che della forza lavoro.

Vantaggi dell'incorporazione di strumenti di gestione della forza lavoro

Chiaramente, gli strumenti WFM offrono una vasta gamma di funzionalità e casi d'uso, ma potresti non essere sicuro del perché dovresti utilizzare questi strumenti nella tua azienda.

Quando sfrutti appieno tutto ciò che uno strumento WFM può fare, piuttosto che affidarti a fogli presenze e altre procedure obsolete, alcuni vantaggi che inizierai a notare sono:

• Visibilità migliorata: Gli strumenti WFM mettono tutto in un unico posto, indipendentemente dalla risorsa o dal processo che ti interessa controllare.
• Automazione all'avanguardia: Dì addio all'aggiornamento manuale di una lunga lista di documenti, poiché il software di gestione della forza lavoro può automatizzare i processi per te.
• Pianificazione senza errori: Poiché la maggior parte delle funzionalità WFM sono incentrate sulla pianificazione, puoi fare affidamento sugli algoritmi per risparmiare tempo e risorse eliminando qualsiasi preoccupazione di essere sotto-staffati.
• Valutazione in tempo reale: Con gli strumenti di gestione della forza lavoro, non dovrai aspettare fino alla fine del trimestre, semestre o anno fiscale per valutare le prestazioni dei tuoi dipendenti. Potrai monitorare le loro prestazioni con report in tempo reale, così nulla sarà una sorpresa.
• Miglior coinvolgimento dei dipendenti: Quando cerchi di migliorare il morale dei dipendenti e aumentare il coinvolgimento, la gestione della forza lavoro può aiutare aumentando la trasparenza in tutti i dipartimenti e processi. Fare ciò può anche portare a una migliore soddisfazione del cliente e a un aumento del servizio clienti.
• Riduzione dei rischi di non conformità: Questo è un grande vantaggio se lavori in un'organizzazione più grande, poiché devi rispettare non solo le ordinanze locali e le regole sindacali, ma anche i contratti di lavoro individuali e le politiche aziendali. Qualsiasi lacuna nella conformità può comportare una multa costosa e altri costi associati.

Le sfide delle soluzioni di gestione della forza lavoro

Anche se le soluzioni di gestione della forza lavoro possono semplificare molti compiti HR, ci sono ancora sfide da considerare. Ecco alcune delle più comuni:

• Trovare la giusta soluzione: Il software di gestione della forza lavoro offre una varietà di funzionalità. Scegliere quello che si allinea con le tue esigenze specifiche e la dimensione dell'azienda può essere complicato. Ci può anche essere un fattore di costo da considerare: trovare una soluzione che soddisfi il tuo budget offrendo le funzionalità di cui hai bisogno può essere un atto di equilibrio.
• Integrazione dei dati: I sistemi di gestione della forza lavoro spesso devono integrarsi con altri sistemi HR, come le buste paga o il monitoraggio del tempo. Questo può essere complesso, specialmente se i sistemi esistenti sono obsoleti o utilizzano formati diversi.
• Adozione da parte dei dipendenti: Un nuovo software può essere dirompente. Coinvolgere i dipendenti con un nuovo sistema di gestione della forza lavoro richiede una formazione adeguata e affrontare eventuali preoccupazioni che potrebbero avere sulla privacy o sul carico di lavoro aggiuntivo.
• Complessità della pianificazione: Creare orari di lavoro che tengano conto delle preferenze dei dipendenti, delle competenze e delle esigenze aziendali può essere una sfida, specialmente per le aziende con lavoratori a ore o più sedi. Il software di gestione della forza lavoro può aiutare ad automatizzare questo processo, ma deve comunque essere configurato efficacemente per evitare conflitti e garantire livelli di personale adeguati.
• Mantenere la conformità: Le leggi e i regolamenti sul lavoro possono essere complicati. Le soluzioni di gestione della forza lavoro possono aiutare con la conformità, ma è importante assicurarsi che il sistema sia impostato per aderire alle linee guida pertinenti e aggiornarle man mano che le normative cambiano.

I migliori software di gestione della forza lavoro

Coloro che sono interessati al software di gestione della forza lavoro cercano un'applicazione che possa aiutare la loro azienda a pianificare, gestire e monitorare il lavoro dei dipendenti, comprese le esigenze di manodopera, gli orari dei dipendenti e le ferie pagate (PTO). Il software WFM è spesso utilizzato per prevedere la domanda di manodopera, creare e assegnare orari ai dipendenti, monitorare le presenze e riportare sull'efficienza.

Per essere inclusi in questa categoria, un prodotto deve:

• Monitorare le presenze dei dipendenti e le competenze della forza lavoro.
• Consentire ai professionisti HR la capacità di prevedere le richieste di manodopera e sviluppare piani di contingenza.
• Gestire gli orari dei dipendenti, le richieste di permesso e le ferie.
• Consentire la reportistica sulle attività lavorative e l'analisi della forza lavoro.

* Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software di gestione della forza lavoro dal Grid® Report di G2 della primavera 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. BambooHR

Se la tua piccola o media impresa ha superato l'uso dei fogli di calcolo, allora guarda a BambooHR. Questa applicazione basata su cloud consente ai professionisti HR di monitorare e gestire tutte le informazioni essenziali dei dipendenti in un sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS) personalizzato.

Cosa piace di più agli utenti:

“La parte migliore di BambooHR per me è la facilità d'uso come nuovo professionista HR, in un dipartimento HR solitario. Tutto è in un unico posto, funziona insieme e rende super facile per i dipendenti e per me usarlo. Inoltre, è estremamente personalizzabile e facile da implementare. Ogni volta che ho avuto bisogno di aiuto, abbiamo ricevuto una risposta immediata. So chi è il mio rappresentante di vendita per gli aggiornamenti e le integrazioni, e posso sempre contattarla e sapere che riceverò una risposta accurata rapidamente."

- Recensione di BambooHR, Tyler T.

Cosa non piace agli utenti:

"Manca un gran numero di funzionalità robuste e pesanti da quello che posso dire. Ad esempio, potrebbe utilizzare funzionalità per consentire note 1:1 e il monitoraggio dei progressi. Gli input e le metriche OKR sono carenti. Le integrazioni sono carenti."

- Recensione di BambooHR, Kurt A.

2. Rippling

Rippling è una piattaforma di gestione della forza lavoro basata su cloud progettata per semplificare i tuoi dipartimenti HR, IT e finanziari. Offre un hub centrale per gestire tutto ciò che riguarda i tuoi dipendenti, dall'onboarding all'offboarding e tutto il resto.

Cosa piace di più agli utenti:

“I miei dipendenti amano lo strumento e lodano la facilità di onboarding, la presentazione delle spese e i compiti di conformità HR. Come proprietario di un'azienda, apprezzo avere un sistema HRIS che è davvero focalizzato su ciò che conta senza avere interfacce complesse e più passaggi per eseguire compiti semplici. Sono nel sistema più volte alla settimana e ho bisogno di semplicità! Continuate a fare grandi cose."

- Recensione di Rippling, Jonathan W.

Cosa non piace agli utenti:

“Alcune delle funzionalità di base richiedono tempo e sforzo aggiuntivi su base caso per caso, come gli organigrammi che richiedono molta pianificazione anticipata nei filtri per mostrare sottoinsiemi dell'azienda (e anche con i filtri non creano un file che può essere manipolato per mostrare strutture organizzative alternative).”

- Recensione di Rippling, Patrick D.

3. HROne

HROne è una soluzione completa di gestione della forza lavoro progettata per potenziare le aziende di tutte le dimensioni per ottimizzare le loro operazioni HR. Aumenta l'efficienza, riduci i costi e migliora la soddisfazione dei dipendenti con la suite di funzionalità di HROne come la pianificazione automatizzata, il monitoraggio del tempo e altro ancora.

Cosa piace di più agli utenti:

"HRone ha aiutato la nostra organizzazione a risolvere i nostri principali problemi come la gestione della forza lavoro, delle presenze e delle buste paga. Il software è molto facile da usare, e la parte migliore è l'app mobile, che può essere accessibile in movimento. Il team di implementazione fornito a noi era molto competente e di supporto. I nostri dipendenti usano l'app mobile ogni giorno per utilizzare funzionalità come la marcatura delle presenze, la richiesta di permessi, la lettura delle politiche HR, ecc. Il software fornisce un'integrazione facile con il dispositivo biometrico per il monitoraggio delle presenze."

- Recensione di HROne, Rupesh K.

Cosa non piace agli utenti:

"Mentre l'app mobile è comoda per un accesso rapido, alcune funzionalità aggiuntive disponibili nella versione desktop non sono completamente integrate, portando a una funzionalità un po' limitata sui dispositivi mobili."

- Recensione di HROne, Tabassum A.

4. Keka

Keka è il tuo punto di riferimento per una gestione della forza lavoro più intelligente. Automatizza la pianificazione, semplifica il monitoraggio del tempo con app mobili e dai potere ai dipendenti con strumenti di self-service. Ottieni preziose informazioni per ottimizzare il personale, garantire la conformità e migliorare la comunicazione.

Cosa piace di più agli utenti:

"Keka è molto utile per tracciare tutte le mie ferie e presenze, aiutando nelle buste paga e ricordando i compleanni/anniversari dei dipendenti. È molto semplice per l'uso quotidiano e frequente poiché la sua interfaccia utente è molto semplice. Aiuta a richiedere ferie facilmente e rende facile il monitoraggio. Aiuta anche a tracciare l'attività quotidiana. Keka fornisce anche un facile accesso da qualsiasi luogo con una connessione internet, consentendo la flessibilità del lavoro remoto ed eliminando la necessità di installazione del software in loco."

- Recensione di Keka, Carla M.

Cosa non piace agli utenti:

"Alcune funzionalità non funzionano correttamente su base regolare, come la funzione Applica per il Lavoro da Casa, che a volte non prende la data prevista per cui vogliamo fare domanda. Il supporto clienti non è raggiungibile."

- Recensione di Keka, Neeraj G.

5. greytHR

greytHR è progettato per semplificare i processi di gestione delle persone. Offre una suite completa di funzionalità per automatizzare le funzioni HR core, l'elaborazione delle buste paga e il self-service dei dipendenti, tutto in una piattaforma facile da usare.

Cosa piace di più agli utenti:

“Come dipendente che utilizza Greythr, ho trovato la piattaforma rivoluzionaria nella gestione HR. L'interfaccia user-friendly semplifica compiti come le richieste di permesso e l'accesso ai dettagli delle buste paga. Gli aggiornamenti in tempo reale sullo stato delle ferie garantiscono trasparenza, mentre l'app mobile consente flessibilità in movimento. Il servizio clienti reattivo di Greythr aggiunge all'esperienza complessiva positiva. In sostanza, Greythr ha reso i processi HR senza soluzione di continuità, migliorando l'efficienza e la soddisfazione degli utenti. Altamente raccomandato per le organizzazioni che danno priorità a soluzioni HR moderne ed efficienti."

- Recensione di greytHR, jahnavi T.

Cosa non piace agli utenti:

“Le funzionalità fornite sono in qualche modo limitate e mancano di un aspetto moderno rispetto alle soluzioni più recenti. Il prodotto sembra meno coinvolgente e manca di personalizzazioni approfondite per la definizione degli obiettivi."

- Recensione di greytHR, Abhay Singh R.

Un posto migliore in cui lavorare

Che tu gestisca un'operazione da milioni di dollari o un piccolo negozio al dettaglio, ogni azienda può beneficiare dell'implementazione della gestione della forza lavoro. Quando semplifichi il carico di lavoro della gestione fornendo anche maggiore trasparenza all'intero team riguardo alla pianificazione, tutti vincono, compresi i tuoi clienti.

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.