Che cos'è l'EDI? Tipi, Applicazioni e Soluzioni Software

Quante volte hai iniziato una chiamata d'affari con "hai ricevuto la mia email"?

Probabilmente più volte di quante tu possa contare. Non importa quali documenti invii a un partner commerciale, aspettare una conferma può sembrare un collo di bottiglia non necessario. Questo collo di bottiglia può essere risolto implementando l'interfaccia di scambio dati elettronico (EDI).

Quando le aziende utilizzano software EDI, beneficiano di un trasferimento rapido dei documenti poiché sostituisce la necessità di preparazione e gestione della posta che accompagna la comunicazione commerciale tradizionale, come telefonate, fax o carta, per ordinare o vendere prodotti.

Poiché tutto questo può essere fatto utilizzando l'EDI, le aziende possono realizzare di più accelerando le tempistiche logistiche ed eliminando errori manuali che a volte si verificano durante le comunicazioni B2B.

Se questo sembra qualcosa da cui la tua azienda potrebbe trarre beneficio, è nel tuo interesse sapere tutto ciò che l'EDI potrebbe offrire.

Come funziona l'EDI?

I dati e le informazioni della tua azienda sono archiviati con un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Questo potrebbe consistere in dettagli relativi a spedizioni, inventario, acquisti, fatturazione e altro. Il software EDI si integra con questo sistema ERP e utilizza le informazioni per creare la documentazione necessaria per fare affari con altre aziende.

L'EDI sostituisce le comunicazioni B2B manuali, come posta, email e fax, perché i documenti possono fluire direttamente dall'applicazione del computer del mittente (come un sistema logistico) all'applicazione del computer del ricevente (come un sistema di gestione degli ordini).

Esempi comuni di documenti che possono essere inviati utilizzando l'EDI sono:

• Ordini di acquisto
• Gestione delle fatture
• Stati di spedizione
• Informazioni doganali
• Documenti di inventario
• Conferme di pagamento

Per comprendere meglio come funziona l'EDI, confrontiamo come avverrebbe uno scambio di documenti tradizionale rispetto all'utilizzo di un'interfaccia di scambio dati elettronico per scambiare documenti.

Utilizzando uno scambio di documenti tradizionale

Innanzitutto, l'acquirente prenderebbe una decisione di acquisto, creerebbe l'ordine di acquisto e lo stamperebbe. L'acquirente quindi invierebbe per posta l'ordine di acquisto al fornitore. Una volta che il fornitore riceve l'ordine di acquisto, registra le informazioni nel loro sistema di inserimento ordini.

Infine, o l'acquirente chiamerebbe il fornitore per assicurarsi che abbiano ricevuto l'ordine di acquisto, o il fornitore invierebbe per posta all'acquirente una conferma del loro ordine.

Questo intero processo potrebbe richiedere da cinque a sette giorni.

Utilizzando l'EDI per lo scambio di documenti elettronici

Similmente allo scambio di documenti tradizionale, l'acquirente prenderebbe una decisione di acquisto e farebbe l'ordine di acquisto ma non stamperebbe nulla. Invece, utilizzerebbe il software EDI per creare una versione elettronica dell'ordine di acquisto, che verrebbe inviato automaticamente al fornitore.

Il sistema si aggiornerà automaticamente una volta che il sistema di inserimento ordini del fornitore riceve l'ordine. Infine, il loro sistema trasmetterà una ricevuta di conferma all'acquirente.

Questo intero processo potrebbe richiedere meno di un'ora.

Chi utilizza l'EDI?

L'EDI sta facendo il suo ingresso in ogni settore, ma alcuni lo utilizzano più comunemente di altri.

Ad esempio, coloro che operano nel settore dell'aviazione utilizzeranno l'EDI per scambi di informazioni sui voli, registri dei nomi dei passeggeri e conformità internazionale. Gli operatori sanitari utilizzeranno l'EDI per scambiare informazioni sulla salute dei pazienti, elaborare richieste di assicurazione sanitaria e scambiare informazioni sulle prescrizioni.

Contabili e membri dei team contabili utilizzano l'EDI per generare fatture e fornire tracciabilità degli audit. C'è anche un grande bisogno di EDI nei settori della vendita al dettaglio, della produzione e della catena di approvvigionamento automobilistica. I membri di questi settori utilizzeranno l'EDI per acquistare, evadere ordini, mantenere ordini internazionali, confermare spedizioni e ordinare parti.

Tipi di EDI

Scegliere il tipo di EDI da utilizzare dipenderà da cosa ti serve e da come lo utilizzerai.

EDI diretto

L'EDI diretto, a volte chiamato punto a punto, stabilisce una connessione singola tra due partner commerciali. Questo metodo è più comune tra clienti e fornitori più grandi che lavorano con molte transazioni giornaliere e un alto volume di documenti, come rivenditori, produttori di attrezzature o ospedali.

VAN

Le reti a valore aggiunto (VAN) sono reti private di terze parti dove i documenti elettronici vengono scambiati tra partner commerciali. Il fornitore VAN gestisce la rete e funge da intermediario tra i due partner. Sono responsabili dell'archiviazione, dell'instradamento e della consegna dei documenti EDI.

AS2

Uno dei metodi più popolari è la dichiarazione di applicabilità 2 (AS2), un protocollo di comunicazione internet che consente la trasmissione sicura dei dati su Internet. Coinvolge essenzialmente due computer—un client e un server—che si connettono punto a punto tramite il web. AS2 creerà quindi una "busta" per i dati EDI, permettendo di inviarli in modo sicuro utilizzando certificati digitali e crittografia su Internet.

Web EDI

Il Web EDI viene condotto tramite un browser internet, replicando i documenti cartacei in formato web. Il modulo fornisce agli utenti determinati campi dove devono essere inserite le informazioni. Una volta che tutti i dettagli rilevanti sono stati inclusi, il modulo si converte automaticamente in un messaggio EDI.

Le piccole e medie imprese spesso scelgono questa strada perché non è necessario un software EDI, ma possono comunque creare, ricevere e gestire documenti elettronici tramite un browser.

EDI mobile

La forma più recente di scambio dati elettronico è l'EDI mobile. Grazie a specifiche applicazioni costruite per supportare l'EDI, i dispositivi mobili possono potenzialmente cambiare il modo in cui molte organizzazioni possono accelerare le loro catene di approvvigionamento.

Avere applicazioni EDI su un dispositivo mobile può rendere più facile per un venditore vedere lo stato di consegna a un fornitore quando è in viaggio o per un manager aziendale vedere le prestazioni del fornitore durante una riunione.

Outsourcing EDI

Come suggerisce il nome, c'è anche il metodo di esternalizzare un programma EDI a un fornitore terzo. Se la tua organizzazione è più piccola o semplicemente non hai le risorse per lanciare un'iniziativa EDI, questa potrebbe essere un'alternativa benvenuta.

Un altro motivo per cui un'azienda potrebbe scegliere di esternalizzare è la riduzione dei costi di investimento nella propria infrastruttura. Tuttavia, deve anche assicurarsi di avere accesso alle competenze giuste per fornire il servizio richiesto che l'EDI ha da offrire.

Implementazione dell'EDI

Implementare l'EDI può essere un processo complesso che coinvolge più passaggi. Richiede soluzioni tecniche, reingegnerizzazione dei processi aziendali e gestione del cambiamento organizzativo.

Inoltre, rimanere aggiornati con le normative governative in evoluzione e gestire le complessità delle operazioni commerciali globali, dove ogni partner commerciale può avere requisiti unici, aggiunge alla sfida.

Passaggi per l'implementazione dell'EDI:

• Stabilire l'infrastruttura e impostare l'hardware e il software per gestire i processi EDI, come la trasmissione, la traduzione e la mappatura dei documenti EDI. Quando si gestisce l'EDI internamente, assicurarsi di avere apparecchiature di rete, archiviazione e server.
• Stabilire connessioni con i partner commerciali dopo che la base tecnologica è stata impostata. Implementare standard EDI per garantire uno scambio di documenti sicuro ed efficiente. Inoltre, configurare il sistema EDI per allinearsi con gli standard utilizzati dai tuoi partner commerciali.
• Assicurarsi che il sistema EDI rispetti gli standard e sia conforme alle normative sulla protezione dei dati specifiche del settore. Rimanere informati su eventuali cambiamenti negli standard utilizzati dai tuoi partner commerciali o altrimenti, e aggiornare il sistema di conseguenza.
• Integrare l'EDI con il tuo attuale software aziendale o sistemi ERP per semplificare le operazioni, ridurre gli errori e risparmiare tempo.
• Mappatura dei dati e prova saranno il prossimo passo in questo processo. La mappatura dei dati è importante per convertire i documenti aziendali tradizionali in formati EDI compatibili. Eseguire prove per identificare e risolvere eventuali problemi in anticipo.
• Espandere la tua rete e lavorare a stretto contatto con i tuoi partner commerciali per implementare l'EDI.

Vantaggi dell'EDI

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda o dal settore in cui opera, implementare software EDI nel tuo stack tecnologico può avere molti vantaggi.

• Risparmia tempo: Utilizzare l'EDI significa che la trasmissione dei dati passa da giorni a ore o addirittura minuti. Questo permette alle aziende su entrambi i lati della trasmissione di fare di più più velocemente. Inoltre, i team trascorreranno meno tempo a creare ordini poiché questo viene fatto automaticamente e senza input dell'utente.
• Economico: Elaborare ordini può essere costoso, specialmente quando si inviano documenti fisici. Poiché l'EDI rende questo processo digitale, le aziende possono ridurre la spesa per generare e distribuire dati.
• Aumenta l'efficienza: Una soluzione EDI migliora l'affidabilità delle informazioni scambiate tra le aziende. Eliminando l'inserimento manuale e duplicato dei dati, le aziende vedranno una diminuzione degli errori. Questa efficienza migliorerà anche le relazioni con i partner commerciali riducendo le consegne in ritardo e i prezzi dei prodotti errati.
• Sicurezza e semplicità aumentate: Grazie alla standardizzazione dei dati all'interno dei tuoi sistemi, i dipendenti e i membri del team IT sanno sempre dove trovarli, il che ridurrà la probabilità di violazioni dei dati. Poiché gli ordini di vendita, le fatture e i registri di spedizione vengono generati automaticamente, la giornata lavorativa è più semplice per il personale di vendita e magazzino.
• Migliora la reportistica: L'EDI consente ai documenti elettronici di essere integrati con vari sistemi IT per supportare la raccolta, l'analisi e la visibilità dei dati per una reportistica raffinata.
• Migliore per l'ambiente: Poiché l'EDI è completamente senza carta, promuove la sostenibilità e riduce le emissioni di CO2 sostituendo i processi basati su carta con un sistema completamente elettronico.

Le sfide con l'implementazione dell'EDI

Oltre ai numerosi vantaggi dell'EDI, potresti incontrare alcuni svantaggi.

• Tempo di configurazione lungo: A seconda del metodo EDI scelto, l'EDI può richiedere un ampio addestramento del personale per funzionare, rendendo il tempo di configurazione lungo. Il dipartimento IT della tua azienda probabilmente dovrà bilanciare la configurazione dello strumento EDI con altri progetti nella loro lista di cose da fare.
• Tecnologia complessa: Quando si implementa la tecnologia EDI, la tua azienda deve anche investire in una rete aggiuntiva per ricevere e trasmettere informazioni. Questo potrebbe essere un ostacolo se hai una piccola o media impresa.
• Costo: Impostare e addestrare l'EDI può a volte comportare costi iniziali elevati, quindi assicurati che sia nel budget della tua azienda in anticipo.
• Limita la fatturazione cartacea: Non tutti i fornitori con cui lavori avranno software EDI all'interno del loro sistema. A causa di ciò, alcuni team potrebbero incontrare colli di bottiglia quando si trattano fatture cartacee e EDI.

Standard EDI

Esistono specifici standard EDI e regole per la creazione di documenti commerciali comuni. Questi standard aiutano le aziende a evitare di spendere tempo, energia e risorse per definire il layout di questi documenti. Ci sono agenzie certificate chiave che governano questi standard, che includono:

• Istituto nazionale americano di standard (ANSI): Certifica gli standard utilizzati negli Stati Uniti e in Nord America.
• Centro delle Nazioni Unite per la facilitazione del commercio e il business elettronico (UN/CEFACT): Certifica gli standard internazionali.
• Scambio dati elettronico per l'amministrazione, il commercio e il trasporto (EDIFACT) è uno standard internazionale sviluppato dalle Nazioni Unite che fornisce messaggi per scambi di documenti multi-paese e multi-industria.
• Legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria (HIPAA): Unifica tutti i requisiti specifici per la sanità per stabilire scambi sicuri e riservati di dati relativi alla sanità.
• GS1: Certifica standard EDI internazionali specifici per l'industria.
• Drummond: Certifica il software EDI attraverso test per garantire che diversi strumenti EDI possano comunicare con successo tra loro.

I 5 migliori software EDI

Il software di scambio dati elettronico funziona creando uno scambio sicuro di dati tra due o più computer. Questo tipo di software è tipicamente utilizzato per il trasferimento rapido di documenti aziendali all'interno delle aziende e tra partner commerciali come fornitori o clienti.

È comune per le aziende implementare software EDI per sostituire la necessità di email, fax e posta.

*Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software di scambio dati elettronico dal Grid® Report di G2 dell'estate 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. TrueCommerce EDI

TrueCommerce EDI è un fornitore globale di connettività con partner commerciali e soluzioni EDI integrate. Questo software rivoluziona la connettività con i partner commerciali collegando fornitori, hub di vendita al dettaglio e consumatori finali in un'unica rete di commercio globale. Offre una soluzione di servizio flessibile, integrata e completamente gestita in modo che i clienti di qualsiasi dimensione possano facilmente connettersi con qualsiasi partner commerciale.

Cosa piace di più agli utenti:

"Mi piace molto che TrueCommerce EDI abbia incorporato un centro di apprendimento autoguidato per i nuovi utenti. Ho indirizzato tutto il nuovo personale a seguire questi moduli di formazione per familiarizzare con il sistema. Questo mi aiuta a formare il mio personale EDI in modo più efficiente."

- Recensione TrueCommerce EDI, Sheila L.

Cosa non piace agli utenti:

"La disponibilità insufficiente di personale per l'installazione o il supporto tecnico causa ritardi nell'onboarding di nuovi partner commerciali o nella risoluzione dei problemi. Inoltre, alcune spese per dati duplicati. Non hanno il loro VAN. E addebitano a la carte per ogni tipo di transazione oltre le basi."

- Recensione TrueCommerce EDI, Dovid G.

2. SPS Commerce Fulfillment EDI

SPS Commerce Fulfillment è una soluzione EDI completa che offre tecnologia comprovata e centinaia di esperti EDI. Ogni giorno, questi esperti lavorano duramente per monitorare e garantire che l'EDI fluisca per decine di migliaia di clienti in tutto il mondo. Monitoreranno l'EDI degli utenti in modo che possano concentrarsi su altri compiti nel loro piatto.

Cosa piace di più agli utenti:

"Il dashboard di fulfillment consente di monitorare facilmente nuovi ordini in arrivo, modifiche o errori. Puoi anche visualizzare tutte le transazioni nel portale e approfondire per rivedere i dettagli e gli errori. È relativamente facile tracciare lo stato di un ordine dall'inizio alla fine."

- Recensione SPS Commerce Fulfillment EDI, Mark O.

Cosa non piace agli utenti:

"Il processo di implementazione lento e macchinoso diminuisce significativamente l'esperienza complessiva dell'utente. I ritardi nell'onboarding e nella configurazione causano frustrazione e ostacolano il funzionamento efficiente delle aziende, influenzando la capacità di condurre transazioni B2B senza intoppi."

- Recensione SPS Commerce Fulfillment EDI, Andrew T.

3. Cleo Integration Cloud

Cleo Integration Cloud (CIC) è una piattaforma di integrazione basata su cloud che progetta, costruisce, gestisce e ottimizza processi di integrazione critici dell'ecosistema. La piattaforma CIC offre visibilità end-to-end sull'integrazione EDI, non-EDI e API, dando agli utenti tecnici e aziendali la fiducia per integrare rapidamente i partner commerciali, abilitare l'integrazione tra applicazioni e accelerare i processi aziendali che generano entrate.

Cosa piace di più agli utenti:

"Mi piace come Cleo Integration Cloud fornisca un modo altamente sicuro per condividere file online. Dalla gestione dei dati e sincronizzazione in tempo reale al controllo degli accessi e crittografia, fornisce tutti gli strumenti per una collaborazione efficiente tra team o organizzazioni. Le funzionalità di drag-and-drop, monitoraggio del flusso di lavoro e filtro di ricerca sono utili per organizzare i progetti. Apprezzo anche l'applicazione mobile conveniente, che rende il servizio ancora più accessibile a un prezzo attraente."

- Recensione Cleo Integration Cloud, Shikha G.

Cosa non piace agli utenti:

"Il supporto non è dei migliori. Di solito finisco per risolvere il problema da solo."

- Recensione Cleo Integration Cloud, Tabatha B.

4. MuleSoft Anypoint Platform

MuleSoft’s Anypoint Platform è una soluzione per la connettività guidata da API che crea una rete di applicazioni, dati e dispositivi, sia on-premises che nel cloud. Gli utenti possono progettare e costruire API e integrazioni, sfruttare la visibilità in tempo reale da un'unica interfaccia e godere di una connessione sicura per proteggere i dati sensibili.

Cosa piace di più agli utenti:

"MuleSoft Anypoint Platform è una piattaforma di integrazione facile da imparare dove puoi gestire l'intero ciclo di vita delle API da una singola piattaforma. Puoi progettare le tue API utilizzando RAML, che è molto facile da capire. Puoi anche sviluppare API utilizzando Anypoint Studio ed eseguire test. Applicare politiche a più API è anche molto facile da imparare."

- Recensione MuleSoft AnyPoint Platform, Yash G.

Cosa non piace agli utenti:

"Se dovessi criticare la piattaforma MuleSoft Anypoint, direi che uno degli svantaggi è la sua ripida curva di apprendimento, specialmente per coloro che sono nuovi nel campo dell'integrazione. L'interfaccia può essere un po' opprimente, con vari componenti e funzionalità che potrebbero confondere i nuovi utenti. Inoltre, la piattaforma può essere costosa per le piccole e medie imprese, rendendola meno accessibile per coloro con risorse limitate."

- Recensione MuleSoft AnyPoint Platform, Abhinav M.

5. OpenText Business Network Cloud EDI

OpenText Business Network Cloud EDI è una soluzione di integrazione B2B completa progettata per semplificare i processi EDI per aziende di tutte le dimensioni. Sfruttando il cloud, garantisce uno scambio di dati sicuro e in tempo reale tra partner commerciali, migliorando l'efficienza operativa e riducendo i costi. Gli utenti hanno elogiato la sua affidabilità e scalabilità, rendendolo uno strumento essenziale per le organizzazioni che cercano di ottimizzare la gestione della catena di approvvigionamento.

Cosa piace di più agli utenti:

"OpenText EDI è diventato il mio asso nella manica! Niente più blues EDI manuali - connettori pre-costruiti e automazione mi hanno fatto risparmiare innumerevoli ore e connettermi con i partner senza problemi. Ma questo è solo la punta dell'iceberg! Questa piattaforma ha trasformato la nostra visibilità, dandoci una sfera di cristallo in tempo reale nel nostro intero flusso commerciale. Stati degli ordini, fatture, pagamenti - tutto lì, permettendoci di risolvere problemi e ottimizzare come mai prima."

- Recensione OpenText Business Network Cloud EDI, Ujwal S.

Cosa non piace agli utenti:

"Penso che principalmente il helpdesk sia un po' problematico. Ci vuole troppo tempo per il team per risolvere il problema. Inoltre, il processo di risoluzione di un problema è molto lungo, quindi bisogna mantenere la calma."

- Recensione OpenText Business Network Cloud EDI, Mahima S.

Consegna ricevuta

Quando la tua azienda utilizza il miglior software EDI, puoi essere sicuro che tutti i tuoi documenti importanti vengano inviati ai partner commerciali rapidamente e con una connessione sicura. Non c'è più attesa per la consegna e il dubbio se gli ordini siano stati ricevuti.

Tutto è visualizzato all'interno del software EDI, il che significa che tu e il tuo team potete concentrarvi su compiti più importanti che controllare lo stato di consegna di un modulo d'ordine cartaceo.

Se stai cercando altri modi per trasferire dati senza cambiarne il significato intrinseco, dai un'occhiata a scambio di dati.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.