Cos'è un webinar? Come creare eventi online coinvolgenti

Immagina di poter educare un pubblico globale, catturare contatti di alta qualità e formare il tuo team remoto, tutto dal comfort della tua scrivania. I webinar, una fusione di "web" e "seminar", sono potenti workshop o conferenze online che possono ottenere tutto questo e molto altro.

Le piattaforme per webinar rendono facile sviluppare presentazioni che si allineano con le linee guida del tuo marchio e aumentano il coinvolgimento del pubblico. A differenza dei seminari fisici, i webinar eliminano le limitazioni geografiche, permettendo all'ospite di connettersi con i partecipanti in tutto il mondo. 

Sebbene non sia necessario affittare una sede o assumere un'azienda di catering, ospitare un webinar online richiede un po' di pianificazione.

Come funziona un webinar?

I webinar offrono un modo semplificato di apprendimento e comunicazione efficace tra l'ospite e il loro pubblico. Le aziende utilizzano i webinar come parte dei loro canali di marketing anche. Ecco i passaggi coinvolti nell'organizzazione di un webinar:

Scegliere una piattaforma

L'organizzatore selezionerà una piattaforma per webinar per ospitare l'evento online. Queste piattaforme offrono funzionalità utili per la registrazione, la gestione dei partecipanti, la cattura dei contatti e la presentazione dei contenuti.

Pianificare il webinar

L'organizzatore deve stabilire l'obiettivo del webinar, che sia generare contatti o educare i partecipanti. La pianificazione include anche l'identificazione del pubblico target e dei contenuti. Infine, viene scelto un giorno e un orario che funzionano per il pubblico target e i relatori.

Promuovere il webinar

Dopo la pianificazione, è il momento di promuovere il webinar attraverso vari canali, come l'email marketing, i social media o la pubblicità a pagamento. Questo di solito comporta la creazione di una pagina di destinazione dove i partecipanti possono registrarsi per l'evento.

Preparare la presentazione

A questo punto, i relatori del webinar svilupperanno il contenuto della presentazione, inclusi diapositive, dimostrazioni o qualsiasi altro elemento visivo che intendono utilizzare.

Condurre una prova tecnica

Prima dell'evento dal vivo, l'organizzatore conduce una prova generale con i relatori per assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi. Questo include il test dell'audio, del video, della condivisione dello schermo e del software di presentazione.

Tipi di webinar

I webinar possono assumere forme diverse per adattarsi a diverse esigenze aziendali. Dai un'occhiata ad alcuni dei tipi di webinar più comuni qui sotto:

• Webinar dal vivo sono i più interattivi, avvenendo in tempo reale. I partecipanti possono partecipare tramite chat, sondaggi e sessioni di domande e risposte dal vivo. I webinar dal vivo sono ideali per presentazioni, workshop e discussioni dove l'impegno immediato è cruciale.
• Webinar pre-registrati/su richiesta sono presentazioni pre-registrate che i partecipanti possono accedere a loro piacimento. Offrono flessibilità ma limitano l'interazione. I webinar su richiesta sono adatti per contenuti sempreverdi, dimostrazioni di prodotti o lezioni dove l'informazione coerente è fondamentale.
• Webinar automatizzati combinano contenuti pre-registrati con elementi automatizzati come trigger email e messaggi di marketing. Sono utili per la generazione di contatti, il nurturing o la fornitura di contenuti introduttivi senza un presentatore dal vivo.
• Webinar ibridi combinano elementi dal vivo e virtuali. Potrebbero coinvolgere un relatore dal vivo in una sede fisica che presenta a un pubblico remoto o una discussione di gruppo con alcuni partecipanti che partecipano virtualmente. Questo è ideale per grandi eventi o situazioni in cui il viaggio è impraticabile.

Caratteristiche del webinar

Lo scopo di un webinar dipende dall'ospite, ma le opzioni disponibili sono ampie. Ciò significa che gli strumenti che usi per lanciare il tuo webinar devono essere abbastanza flessibili da fornire funzionalità che manterranno il tuo pubblico coinvolto, indipendentemente dall'argomento. 

Di seguito sono riportate alcune delle funzionalità che la maggior parte degli strumenti per webinar fornisce. Scopri come puoi trarne vantaggio mentre ospiti il tuo webinar. 

Chat di testo

Coinvolgere un pubblico, grande o piccolo, può essere fatto in diversi modi, ma uno dei metodi più semplici è abilitare la chat di testo. Questo permette al tuo pubblico di fare domande correlate o rispondere a domande che proponi. Senza essere nella stessa stanza, è difficile attirare l'attenzione di un presentatore con una domanda o una risposta, ma la chat di testo negli strumenti per webinar lo rende possibile.

Diapositive

Creare un webinar coinvolgente può essere difficile. Se il tuo webinar è educativo in un modo o nell'altro, considera di avere una presentazione di diapositive a portata di mano da presentare al tuo pubblico mentre ne parli. Avere una presentazione di diapositive ti permette anche di fornire un'agenda chiara per i tuoi spettatori, incoraggiare il coinvolgimento e dare al pubblico qualcosa da portare via.  

Registrazione

Tradizionalmente, i webinar si svolgono dal vivo in modo che il pubblico possa fare domande al presentatore e ottenere risposte in tempo reale. Sebbene guardare un webinar pre-registrato diventi meno coinvolgente, le informazioni presentate o discusse possono essere visualizzate da coloro che hanno perso la versione dal vivo, possono essere consultate successivamente dal tuo pubblico o registrate con un ospite che non può partecipare all'orario programmato. 

Condivisione dello schermo

Se il tuo argomento richiede una dimostrazione, le soluzioni di condivisione dello schermo nei webinar saranno utili. Gli spettatori potranno vedere esattamente quali azioni stai compiendo sul tuo schermo e seguire se necessario.

La condivisione dello schermo può essere utile anche oltre le dimostrazioni. Se stai condividendo un video o una presentazione in un modo non tradizionale, la condivisione dello schermo è un modo per mostrare al tuo pubblico ciò che stai vedendo. Inoltre, se stai dimostrando più di un processo o utilizzando più di uno strumento o file, la condivisione dello schermo è spesso più efficace degli screenshot per gli spettatori.

Lavagna

Se stai spiegando un argomento complesso e vuoi farlo dal vivo, utilizzare una lavagna collaborativa ti permette e permette ad altri ospiti di prendere appunti, illustrare idee con disegni o disegnare frecce per dimostrare un processo. La funzione lavagna che alcuni software per webinar forniscono permette al tuo pubblico di sentirsi come se fosse lì con te e dà loro un'idea più chiara del tuo argomento.  

Sondaggi e questionari

Fornire sondaggi durante il tuo webinar ti permette di dare al tuo pubblico un insieme di opzioni tra cui scegliere, mantenendo i tuoi risultati organizzati in un unico posto. I sondaggi e i questionari danno al tuo pubblico un modo semplice per interagire con la tua presentazione e le domande in modo rapido e ordinato.

Vantaggi di ospitare webinar

Dalla formazione interna alla cattura dei contatti, i marketer di tutti i settori utilizzano e definiscono i webinar per vari scopi. Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, di seguito sono riportati alcuni dei molti modi in cui puoi utilizzare un webinar.

Presenta il tuo prodotto più recente

Non ha molto senso aspettarsi che tutti i tuoi clienti prenotino un volo per la tua conferenza ogni volta che lanci un nuovo prodotto. Tuttavia, chiedere loro un'ora del loro tempo online per mostrare la tua ultima creazione è molto più gestibile. 

I webinar sui prodotti sono un'opportunità per riunire tutti, dai tuoi contatti ai tuoi evangelisti del marchio, in un unico posto. Non sei solo lì per educare i registranti sugli ultimi aggiornamenti, ma anche per rispondere alle domande.

Prendersi il tempo per discutere le domande dei tuoi spettatori e rispondere a ciascuna può rassicurare i clienti attuali che sono in buone mani, spingendo anche i contatti lungo il percorso verso l'acquisto. 

Posizionati come esperto

Ospitare un webinar su un argomento, che si tratti di come programmare un sito web o di salute mentale, mette il presentatore su un piedistallo virtuale. Mentre alcuni registranti scelgono di partecipare per supporto, molti dei tuoi partecipanti si sintonizzano per ascoltare ciò che hai da dire come leader di pensiero. 

Anche se il tuo webinar è gratuito, stanno comunque fornendo le loro informazioni di contatto e il loro tempo per ascoltare ciò che hai da dire. I registranti si fidano che stai fornendo informazioni che sono preziose, uniche e interessanti. 

Coinvolgi il tuo pubblico

A differenza del social media marketing o degli annunci banner, i webinar hanno un potere diverso sul tuo pubblico: il potere della scarsità. I post sui social media sono qui per restare, e gli annunci pubblicitari sono difficili da evitare. Ma i webinar dal vivo promettono un valore superiore alle tattiche di marketing tradizionali, e quel valore è molto più unico. 

Arrivare in ritardo, andarsene presto o dimenticare di partecipare al tuo webinar dal vivo significa che il tuo spettatore – potenziale cliente, contatto o cliente – sta perdendo qualcosa. Altri partecipanti ora sanno qualcosa che loro non sanno, e la persona che ha perso l'opportunità lo sentirà. 

Anche se scegli di registrare il tuo webinar e pubblicarlo in seguito, è come se il tuo spettatore stesse scegliendo di guardare una serie virale su Netflix mesi dopo la sua messa in onda. Saranno al corrente, ma solo dopo tutti gli altri. Inoltre, non avranno la possibilità di fare domande o rispondere a quelle degli altri, lasciandoli al buio quando si tratta di interazione. 

Genera nuovi contatti

Senza contatti, non c'è business. I marketer possono generare contatti in molti modi, ma possono avere difficoltà ad attrarre contatti di alta qualità. I webinar su argomenti rilevanti per la tua attività sono un ottimo modo per generare contatti di alta qualità che i marketer stanno cercando. Perché?

Le persone che vedono che stai promuovendo il tuo webinar probabilmente visiteranno la tua pagina di destinazione e interagiranno con il tuo modulo registrandosi per l'evento. Queste sono le persone che ti stanno dicendo che sono interessate a qualunque cosa tu abbia da dire. 

Alcune persone potrebbero cliccare accidentalmente su un link o scaricare un asset e essere inserite nella tua lista di contatti, ma coloro che si registrano e partecipano al tuo webinar sono di alta qualità quanto si possa ottenere. 

Le sfide di un webinar

I vantaggi di ospitare un webinar sono numerosi, ma non vengono senza le loro sfide.

Dall'attrarre persone al tuo evento e mantenerle coinvolte, di seguito sono riportate alcune delle sfide più comuni che gli ospiti dei webinar affrontano e come risolverle prima che si presentino. 

Problemi tecnici

I webinar hanno un insieme unico di sfide, ma i problemi tecnici sono universali in tutti i settori, attività e persone in tutto il mondo.

Se stai organizzando un webinar, la sfida più grande che dovrai prepararti ad affrontare sono le difficoltà tecniche. Dalla connessione internet a un sistema operativo, il numero di diversi problemi che dovrai affrontare è infinito. 

Promozione

Se un albero cade in una foresta e nessuno è lì per sentirlo, fa rumore? Se un webinar viene trasmesso e nessuno partecipa, hai davvero un webinar? La risposta a quella seconda domanda è sicuramente "no".

Preparare un webinar non significa nulla se nessuno vede o sente ciò che hai da dire. Le promozioni costituiranno la maggior parte del successo del tuo webinar, proprio come il successo di qualsiasi evento. Promuovere al momento sbagliato sui canali sbagliati non genererà contatti di alta qualità e potrebbe non attrarre nemmeno un pubblico. 

Mantenere il tuo pubblico coinvolto

La nostra capacità di attenzione è più breve che mai, il che significa che se c'è un modo per perdere la concentrazione, lo faremo. Mantenere l'attenzione di qualcuno in una riunione o presentazione tradizionale è una cosa, ma farlo virtualmente è un altro ostacolo da superare. 

Il formato del tuo webinar determinerà la difficoltà di questo primo passo, ma una delle cose che mantiene le persone coinvolte è includerle nella tua conversazione.

"Un ottimo modo per rompere la tensione è avere un paio di battute pronte per l'introduzione. Avere alcuni commenti leggeri pronti da fare mentre si introducono gli ospiti, si toccano le questioni organizzative o si accolgono le persone può metterti in uno stato d'animo rilassato e aiutarti a navigare in qualsiasi imbarazzo."

AJ Alonzo
Direttore del Marketing, Demand Drive

Misurare il successo

È improbabile che tu faccia vendite dirette durante il tuo webinar, e la maggior parte delle aziende trasmette webinar gratuiti. Se non stai guadagnando denaro durante o immediatamente dopo il tuo webinar, cosa significa successo?

Come determini il successo dovrebbe essere stabilito molto prima del lancio del tuo webinar.

Consigli per creare un webinar efficace

I vantaggi dei webinar possono essere colti, e le sfide che sorgono possono essere risolte, ma non importa quanto bene ti prepari, il tuo successo non è mai garantito.

Se stai trasmettendo un webinar per la prima volta o non hai visto i risultati che desideri nei webinar precedenti, assicurati di utilizzare questi consigli. 

Prima del webinar

• Conosci il tuo pubblico: Adatta il tuo contenuto e stile di presentazione alle esigenze e agli interessi del tuo pubblico target.
• Scegli un argomento coinvolgente: Scegli un argomento che sia rilevante, tempestivo e offra valore. Considera i punti dolenti del pubblico e cosa vorrebbero imparare.
  
• Struttura il tuo contenuto: Crea un flusso chiaro per il tuo webinar. Includi un'introduzione, un corpo forte con punti chiave e una sezione dedicata alle domande e risposte alla fine.
  
• Crea diapositive coinvolgenti: Usa immagini chiare, testo conciso e immagini di alta qualità per aumentare il coinvolgimento del pubblico.
  
• Promuovi efficacemente: Usa più canali per diffondere la parola e aumentare le registrazioni al webinar.
• Pratica: Prova la tua presentazione in anticipo per garantire una consegna fluida e un buon tempismo e affrontare eventuali problemi tecnici.

Durante il webinar

• Inizia forte: Cattura l'attenzione del tuo pubblico fin dall'inizio con un'introduzione accattivante e una chiara panoramica di ciò che impareranno.
• Sii coinvolgente: Parla chiaramente e con sicurezza, varia il tuo ritmo e tono, e usa efficacemente le immagini.
• Incoraggia l'interazione: Sondaggi, quiz e sessioni di domande e risposte sono ottimi modi per interagire con il pubblico e assicurarsi che rimangano coinvolti.
• Gestisci il tempo efficacemente: Attieniti al tuo programma e assegna abbastanza tempo per presentazioni, dimostrazioni e domande del pubblico.
• Abbraccia la tecnologia: Utilizza le funzionalità della tua piattaforma per webinar per condividere schermi, condurre sondaggi e gestire la funzione chat.

Dopo il webinar

• Segui: Invia un'email di ringraziamento ai partecipanti con una registrazione del webinar e eventuali risorse aggiuntive.
• Raccogli feedback: Usa sondaggi o questionari per ottenere feedback dai partecipanti.
• Promuovi post-evento: Rendi disponibile la registrazione del tuo webinar su richiesta per raggiungere un pubblico più ampio.

Miglior software per webinar nel 2024

Il software per webinar differisce dagli strumenti di web conferencing e audio conferencing in quanto sono creati per avere un focus su un'autorità e molti spettatori.

Come tutto il software, non esiste uno strumento per webinar adatto a tutte le aziende. A seconda dello stato finanziario della tua azienda, degli obiettivi, delle priorità e delle dimensioni, alcuni software potrebbero essere più adatti di altri.

Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria dei webinar, un prodotto deve:

• Essere destinato a più presentatori con fino a centinaia o addirittura migliaia di partecipanti in sessioni di webinar dal vivo
• Includere capacità di cattura dei contatti e registrazione
• Fornire la creazione di presentazioni e video coinvolgenti per una visione diffusa
• Includere il monitoraggio delle prestazioni e l'analisi del pubblico

* Di seguito sono riportati i cinque principali software per webinar dal G2’s Spring 2024 Grid® Report. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza. 

1. Webex Webinars 

Webex Webinars ti consente di connetterti con pubblici di tutte le dimensioni e offrire esperienze virtuali eccezionali.  Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, Webex Webinars fornisce le funzionalità e la scalabilità di cui hai bisogno per raggiungere un pubblico globale, offrire presentazioni professionali e ottenere preziose informazioni.

Cosa piace di più agli utenti: 

"Webex ha un buon numero di funzionalità, come videoconferenze, webinar, ecc. Potremmo facilmente partecipare alle sessioni di formazione online organizzate dalla nostra organizzazione da remoto. Generalmente non si blocca o crasha come i suoi concorrenti. Non solo la formazione online è abbastanza utile per le videoconferenze con un numero di persone in movimento utilizzando il nostro cellulare o laptop. È abbastanza facile da installare e partecipare alle riunioni su qualsiasi dispositivo."

– Recensione di Webex Webinars, Anand K.

Cosa non piace agli utenti: 

"Devono lavorare sul supporto mobile. L'app non funziona come vorrei; a volte dà errori video o audio; dovrebbero lavorare sulla personalizzazione del programma per il sistema operativo Linux. Non consiglio di lavorare con il browser Firefox. La qualità audio e video diminuisce considerevolmente."

– Recensione di Webex Webinars, Zain K. 

2. Livestorm 

Livestorm è la piattaforma perfetta e facile da usare che semplifica ogni fase delle tue esigenze di videoconferenza. Ti consente di ospitare webinar di alta qualità, dimostrazioni di prodotti, sessioni di formazione online e riunioni virtuali, tutto da un'unica interfaccia intuitiva.

Cosa piace di più agli utenti:

"Livestorm è conveniente e ha tutte le funzionalità di cui abbiamo bisogno. Possiamo facilmente aggiungere moduli di registrazione al nostro sito web; tutti i webinar sono automaticamente registrati – e in qualità piuttosto buona, rispetto a molti altri strumenti per webinar che ho usato. Ma soprattutto, puoi integrare Livestorm con Hubspot in modo che tutti i registranti siano automaticamente aggiunti alla tua lista di contatti, il che è davvero importante per noi."

– Recensione di Livestorm, Elisabet N.

Cosa non piace agli utenti: 

"Livestorm non è la piattaforma più intuitiva. L'esperienza della stanza degli eventi interni può essere sconvolgente per i membri del team che non l'hanno mai usata prima, poiché non è chiaro che non sei visibile ai partecipanti esterni quando ti unisci al palco fino a quando non inizi l'evento effettivo. Abbiamo riscontrato una serie di problemi con la configurazione delle sessioni degli eventi, causati più recentemente da una migrazione non comunicata a un nuovo piano che ci ha impedito di configurare gli host su una sessione di webinar esistente. Vorrei anche che Livestorm offrisse un maggiore controllo sulla visualizzazione dei membri del team durante la presentazione, inclusa l'opzione di mostrare solo il membro del team che sta attualmente parlando."

– Recensione di Livestorm, Emily M. 

3. Zoho Meeting

Zoho Meeting è una piattaforma di web conferencing sicura progettata per potenziare la tua collaborazione remota.  Va oltre le semplici videochiamate, offrendo un'esperienza ricca di funzionalità per riunioni online, webinar e persino riunioni ibride in sale conferenze fisiche. Lo strumento consente riunioni video ad alta definizione con condivisione dello schermo, lavagna collaborativa e chat in tempo reale per una comunicazione efficace.

Cosa piace di più agli utenti:

“Abbiamo valutato Zoho Webinar per la nostra organizzazione no-profit sociale per un mese. Abbiamo eseguito un vero webinar con più host e circa 100+ partecipanti. Intendiamo continuare con Zoho dopo aver confrontato altri strumenti per le nostre esigenze. Lo strumento è facile da usare da persone che non sono necessariamente tecniche. Nel mondo del servizio sociale, incontriamo molte persone che non sono esperte di tecnologia. In un evento virtuale, la facilità d'uso dello strumento è fondamentale per coinvolgere questi stakeholder.

Le persone del servizio clienti di Zoho e del team di gestione degli account sono molto disponibili e forniscono sinceramente consigli nel nostro miglior interesse."

– Recensione di Zoho Meeting, Ashutosh K.

Cosa non piace agli utenti: 

"La cosa che non mi piace di Zoho Meeting è che l'audio nelle riunioni può a volte diventare degradato. Quando ho informato Zoho di questo, è stato esaminato immediatamente e sono stati apportati alcuni aggiustamenti che sembrano aver risolto il problema. Un'altra seccatura è la qualità della funzione di sfondo. Se non si è in un buon punto, ti farà scomparire in parte per rivelare qualsiasi attività che potrebbe accadere sullo sfondo."

– Recensione di Zoho Meeting, Dwayne S.

4. Zoom Events and Webinars 

Zoom Events and Webinars è una piattaforma all-in-one progettata per consentirti di ospitare eventi virtuali e ibridi di impatto di qualsiasi dimensione. Costruita sulla tecnologia di videoconferenza sicura e affidabile di Zoom, offre un'esperienza senza soluzione di continuità sia per te che per i tuoi partecipanti.

Cosa piace di più agli utenti: 

"È molto facile da usare e ha tonnellate di funzionalità utili per aiutare a dare una grande lezione di webinar; ha strumenti di intelligenza artificiale, e se per qualsiasi motivo dovessi avere problemi, hanno sempre il supporto clienti pronto ad aiutare a rispondere a qualsiasi domanda. Ha un'integrazione facile da capire, e questa è l'unica applicazione che uso per gestire le mie lezioni online."

– Recensione di Zoom Events and Webinars, Alberto S.

Cosa non piace agli utenti: 

"C'è un tempo di attesa per gli utenti gratuiti se usano la maggior parte dei loro ultimi 10 minuti del tempo di chiamata video gratuito di 40 minuti. Questo è stato il mio problema da sempre. Non posso andare oltre i 35 minuti, altrimenti non potrò accedere per un buon 10 minuti nella sessione successiva."

– Recensione di Zoom Events and Webinars, Eunice R.

5. BigMarker

BigMarker offre una soluzione completa per creare webinar professionali, interattivi, eventi virtuali ed esperienze ibride. È la piattaforma perfetta per aziende, istituzioni educative e chiunque voglia creare eventi online di impatto e connettersi con il proprio pubblico in modo significativo.

Cosa piace di più agli utenti: 

“Le funzionalità che ci piacciono di più che BigMarker offre includono gli aggiornamenti istantanei dal back-end amministrativo direttamente all'app, i widget della schermata principale, l'immagine di sfondo, il programma "I miei preferiti", il processo di check-in in loco con domanda personalizzata, la scansione del codice QR dei partecipanti per il networking/contatti, il matchmaking AI basato su categorie di prodotti del settore e regione, notifiche push pre-programmate e analisi post-conferenza."

– Recensione di BigMarker, Cassie S.

Cosa non piace agli utenti: 

“La curva di apprendimento iniziale per alcune delle funzionalità più avanzate. Sebbene la piattaforma sia generalmente facile da usare, immergersi in alcune delle funzionalità più complesse richiedeva un po' di esplorazione e sperimentazione. Tuttavia, l'ampia documentazione di aiuto e il team di supporto clienti reattivo erano sempre lì per assistermi ogni volta che incontravo delle sfide."

– Recensione di BigMarker, Robert Attila F.

Pronto a sintonizzarti? 

Il potenziale che il tuo webinar può raggiungere va oltre la tua immaginazione. Ma è impossibile che un webinar superi le aspettative senza prepararsi adeguatamente.

Proprio come qualsiasi altro sforzo di marketing, è fondamentale che i tuoi obiettivi siano chiaramente definiti, il modo in cui misurerai il successo del tuo webinar sia determinato in anticipo, la promozione sia presente sui canali appropriati e tu e gli altri presentatori siate ben preparati prima dello spettacolo. 

Interessato a vedere come appaiono e suonano altri webinar? Vedi esempi di webinar di G2.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.