Furto di Tempo: Come Sapere se i Tuoi Dipendenti Stanno Rubando Tempo

È un nuovo giorno lavorativo. Ma sai dove sono i tuoi dipendenti?

Se non sono alle loro scrivanie, forse sono al distributore d'acqua a fare una conversazione, a pranzare più a lungo del previsto, o semplicemente in ritardo.

Il dipendente perfetto non esiste, ma c'è una linea tra essere in ritardo per lavoro alcune volte all'anno e approfittare del sistema di timbratura. Quando ciò accade, hai un caso di furto di tempo nella tua organizzazione.

A seconda del tuo settore o delle dimensioni della tua azienda, può essere difficile evitare il furto di tempo sul posto di lavoro. Mentre implementare software di gestione delle assenze per tenere traccia delle assenze e dei congedi per malattia dei dipendenti può aiutare, dovresti anche conoscere i segnali e i modi per prevenire il furto di tempo.

Come i dipendenti commettono il furto di tempo?

Ci sono molti modi in cui i tuoi dipendenti possono commettere furto di tempo senza che tu te ne accorga. Tieni d'occhio i seguenti tipi di furto di tempo dal tuo team.

Abusare di un orario flessibile

I team remoti e i lavoratori mobili stanno diventando sempre più popolari in vari settori. Sebbene ci siano molti vantaggi nel lavoro remoto, farlo può rendere più difficile monitorare la produttività e l'efficienza di un dipendente rispetto a quando si trovano in ufficio.

Poiché un team remoto ha un orario più flessibile, in cui non devono fare il pendolare da o verso il lavoro, possono scegliere di utilizzare questa flessibilità per compiti non legati al lavoro. La tua azienda deve tenere traccia delle ore registrate dai dipendenti remoti affinché le ore fatturate siano il più accurate possibile.

Sebbene questo sia più comune con i lavoratori a ore, se hai un dipendente stipendiato che registra 40 ore a settimana, il lavoro riflette il tempo impiegato? I tracciatori di tempo più una comunicazione adeguata possono fare molto per garantire che i dipendenti remoti utilizzino il loro tempo saggiamente.

Falsificare le schede orarie

Se la tua azienda utilizza un sistema di schede orarie, un dipendente può falsificare la propria scheda fornendo informazioni inaccurate sulle proprie ore di lavoro. Questo può accadere quando un datore di lavoro utilizza un sistema di rilevazione del tempo manuale, come far compilare al proprio team il tempo in un foglio di calcolo o in fogli di presenza. Falsificare una scheda oraria può essere semplice come arrotondare il tempo trascorso su un progetto da 22 minuti a 30 minuti.

Timbratura per conto di un collega

Quando un'organizzazione utilizza orologi tradizionali o schede orarie, i loro dipendenti potrebbero rubare tempo attraverso la timbratura per conto di un collega. Questo accade quando un dipendente timbra per un altro dipendente, anche se non stanno ancora lavorando. Ad esempio, il dipendente A è un po' in ritardo, ma il dipendente B è già al lavoro. Il dipendente A può chiedere al dipendente B di timbrare per lui per essere comunque pagato per quel tempo.

Utilizzare la tecnologia per uso personale

La tecnologia è ovunque. Per questo motivo, non è raro che i dipendenti controllino i loro social media durante il lavoro, facciano una telefonata o rispondano a un'email personale. Sebbene sia accettabile farlo di tanto in tanto, quanto di questo si riversa nelle loro ore di lavoro designate?

Assicurati che i sistemi o il software che il tuo team sta utilizzando non incoraggino i tuoi dipendenti a usare i loro smartphone. Ad esempio, se il programma utilizzato per accedere a un portale impiega troppo tempo a caricarsi, potrebbero sentirsi autorizzati a controllare rapidamente la loro applicazione di social media preferita per passare i 30 secondi necessari per caricare una schermata. Questi 30 secondi potrebbero trasformarsi in una sessione di scorrimento di 10 minuti.

Prendere pause più lunghe

Tutti hanno bisogno di una pausa; infatti, una pausa mentale e fisica dal lavoro è incoraggiata purché non sia più lunga del tempo concordato.

Se la tua azienda non richiede ai suoi dipendenti di timbrare prima delle pause, un pranzo di 30 minuti potrebbe estendersi a 45 minuti o un'ora. Se il capo di un dipartimento o un professionista delle risorse umane nota che un dipendente sta approfittando del non dover timbrare in entrata e in uscita durante le pause, assicurati di affrontare la situazione prima che si aggravi.

Lo stesso si può dire se un dipendente prende pause lunghe e frequenti per fumare al di fuori delle pause pranzo. Sta alla discrezione del manager chiedere a questo dipendente di recuperare il tempo trascorso a fumare alla fine della giornata.

Socializzare troppo

Vuoi che il tuo ufficio sia un ambiente di lavoro amichevole, poiché è sempre bello vedere i dipendenti formare amicizie e sentirsi abbastanza a loro agio da essere se stessi al lavoro.

I proprietari di aziende dovrebbero incoraggiare la socializzazione con i membri del team all'interno e all'esterno del loro dipartimento, ma non così tanto durante la giornata lavorativa da far perdere ai dipendenti una grande parte della loro giornata in conversazioni non legate al lavoro.

Se noti che ciò accade con alcuni membri del tuo team, assicurati di avvicinarti al dipendente in privato, poiché non è mai una buona idea fare una scena davanti agli altri. Se questo sta diventando un problema diffuso con una grande maggioranza di dipendenti, forse devi esaminare la gestione dello stress del tuo team e se stanno usando la socializzazione per evitare il burnout lavorativo.

Attività personali durante l'orario di lavoro

Dal lavorare sul loro progetto personale, fare commissioni, e persino fare un pisolino, ci sono molti modi in cui un dipendente può commettere furto di tempo facendo qualcosa di personale. Sebbene ciò possa essere accettabile una o due volte, i manager e i professionisti delle risorse umane devono comunicare al loro team che le attività personali devono essere completate al di fuori dell'orario di lavoro, soprattutto quando un team è remoto.

Se qualcosa di personale si presenta ed è inevitabile, assicurati che il dipendente sappia che deve recuperare il tempo perso.

Abusare della scheda magnetica

Se la tua organizzazione utilizza una scheda magnetica fisica per tenere traccia delle ore, potresti scoprire che i dipendenti abusano delle loro schede per il furto di tempo.

Sebbene dimenticare la scheda a casa possa accadere occasionalmente, se i tuoi dipendenti stanno prendendo l'abitudine di usare queste scuse, il tuo team sta approfittando di questo metodo di tracciamento del tempo.

Nascondino

A seconda del tipo di settore in cui opera la tua azienda, potresti avere dipendenti che sono costantemente in movimento, come autisti, assistenti domiciliari o giardinieri. Quando questo è il caso, può essere difficile sapere dove si trovano rispetto a dove dovrebbero essere.

Forse hanno fatto una sosta veloce per prendere un caffè, sono andati a casa per far uscire il cane, o forse non si sono presentati affatto. Questa forma di furto di tempo si chiama nascondino. Se non hai il sistema adeguato in atto, un dipendente può facilmente scomparire dal radar, e potresti non saperlo a meno che non ricevi una lamentela da un cliente.

Come prevenire il furto di tempo da parte dei dipendenti

Se sospetti che un dipendente non abbia registrato il proprio tempo in modo accurato, ci sono alcuni modi in cui puoi sapere con certezza che sta accadendo e lavorare per prevenirlo.

Usa il software giusto

Nell'attuale panorama digitale, la tecnologia giusta all'interno dello stack tecnologico di un'azienda può fare molto per prevenire il furto di tempo da parte dei dipendenti una volta per tutte promuovendo equità e trasparenza all'interno della tua azienda.

Oltre a utilizzare il software di gestione delle assenze per tenere traccia di quando i dipendenti non sono al lavoro, c'è anche software di gestione del tempo e delle presenze, che può semplificare il modo in cui il tuo team gestisce il tracciamento del tempo. Quando questi strumenti sono in uso, calcolare le ore lavorate, oltre a utilizzare funzionalità che gestiscono la timbratura in entrata e in uscita, è più facile che mai. Elimina anche i modi in cui un dipendente può commettere furto di tempo, rendendo impossibili azioni come la timbratura per conto di un collega.

Crea politiche chiare su tempo e presenze

Se il furto di tempo è semplicemente fuori controllo nella tua organizzazione, è il momento di assicurarti che i tuoi dipendenti siano a conoscenza delle tue politiche su tempo e presenze. Oppure, forse devono essere completamente rifatte per garantire che il furto di tempo sia eliminato. Assicurati che il tuo team sappia perché stai implementando queste politiche e cosa ci si aspetta da loro.

Questo permette ai dipendenti di comprendere appieno le loro responsabilità al lavoro e cosa dovrebbero fare se c'è del tempo libero durante la giornata. Non dimenticare di aggiungere eventuali di questi cambiamenti nel tuo manuale del dipendente e di informare i dipendenti attuali di questi cambiamenti.

Educare i manager sui segnali

Se un manager non conosce i segnali del furto di tempo, come può mai aiutare a prevenirlo?

È fondamentale educare e formare adeguatamente i manager su come un dipendente può commettere furto di tempo, in modo che sappiano cosa tenere d'occhio mentre valutano i loro rapporti diretti. Non tutti i modi si applicheranno a ogni azienda, quindi restringi quelli che ritieni più probabili accadere nel tuo ufficio e aiuta i manager a capire come possono aiutare a eliminare il furto di tempo.

I manager non dovrebbero sentirsi come se dovessero monitorare ogni mossa di un dipendente o sentirsi come se non potessero svolgere il loro lavoro perché stanno costantemente osservando il loro team. Questo causerà solo sfiducia, quindi assicurati che la formazione sia sottile e non invasiva.

Seguire le azioni disciplinari

Non è divertente punire i dipendenti. Non solo è emotivamente estenuante, ma può anche essere costoso. Tuttavia, la tua organizzazione deve avere misure preventive in atto nel caso in cui tu raccolga prove che un dipendente sta commettendo furto di tempo.

Una volta che hai delineato i dettagli su tempo e presenze nel manuale del dipendente, specifica anche le misure disciplinari. Questo potrebbe includere un avvertimento verbale, seguito da un avvertimento scritto, o persino mettere il dipendente su un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP). Se la questione non viene risolta, potresti considerare di intensificare le azioni fino a una sospensione o al licenziamento del dipendente.

Aumentare il morale dei dipendenti per scoraggiare il furto di tempo

Se il tuo staff è pieno di dipendenti disimpegnati, un team esausto, o quelli che mettono in dubbio la fiducia dei loro manager o capi, potrebbero avere una maggiore probabilità di commettere furto di tempo. Considera se la tua organizzazione sta soffrendo di un problema di coinvolgimento dei dipendenti e prenditi del tempo per aumentare il morale dei dipendenti e migliorare la cultura aziendale.

Quando i dipendenti si sentono apprezzati e il loro duro lavoro e dedizione sono riconosciuti, la loro lealtà e produttività possono aumentare. Assicurati di implementare un sistema di premi per i dipendenti, riconoscimenti, o persino introdurre più flessibilità sul posto di lavoro per ridurre il furto di tempo.

I 5 migliori software di gestione del tempo e delle presenze

I professionisti delle risorse umane utilizzano il software di gestione del tempo e delle presenze come un modo per semplificare il tracciamento del tempo e ridurre il furto di tempo. Questi strumenti gestiscono i dati di tempo e presenze aziendali calcolando senza soluzione di continuità tutte le ore lavorate e quando i dipendenti prendono ferie, giorni di malattia, straordinari, qualsiasi tempo personale e festività. Inoltre, offrono anche funzionalità per tenere traccia di quando i dipendenti timbrano in entrata e in uscita con portali self-service per accedere ai dettagli delle schede orarie.

Per essere inclusa in questa categoria, una soluzione software deve:

• Memorizzare tutti i dati di tempo e presenze in un'unica posizione centrale
• Disporre di strumenti per elaborare tutti gli aspetti del tempo e delle presenze dei dipendenti, comprese le festività, gli straordinari, le ore lavorate, i giorni di malattia e il tempo libero retribuito
• Eliminare la probabilità di errori di busta paga legati alle presenze
• Ispezionare le metriche della forza lavoro

*Di seguito sono riportati i cinque principali fornitori di software di gestione del tempo e delle presenze dal Grid® Report di G2 dell'estate 2021. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Paycom

I professionisti delle risorse umane amano Paycom perché è una suite HR completa in un'unica dashboard facile da usare. Gestisce tutto. Dall'assunzione di nuovi dipendenti al rispetto delle normative, Paycom ti copre.

Cosa piace agli utenti:

“Ho lavorato personalmente con Paycom per oltre 4 anni e adoro assolutamente il sistema! Recentemente, ho iniziato al Museo d'Arte di Akron, e quando c'era interesse a cambiare fornitori di buste paga, sapevo che Paycom sarebbe stato il partner perfetto. Grazie alla sua natura user-friendly e al servizio clienti eccellente, questo è il terzo che ho implementato con Paycom.

Il processo di implementazione è molto fluido. Lo hanno ridotto a una scienza. Nel servizio clienti, direi che il 95% delle volte si ottiene una risoluzione alla prima chiamata. E non devi aspettare ore in attesa; il telefono viene risposto immediatamente. Il feedback che abbiamo ricevuto dai nostri dipendenti è molto buono. Tutti danno a Paycom due pollici in su!”

- Recensione di Paycom, Mary S.

Cosa non piace agli utenti:

“Sebbene estremamente utile, vorrei che la Vista Self Service del Dipendente fosse più funzionale. È una funzione che ti permette di accedere a ciò che un dipendente sta vedendo. Ma funziona più come una demo, quindi se clicchi su qualcosa, potrebbe o non potrebbe funzionare. Questo è limitante perché non posso guidare un dipendente esattamente su cosa fare se posso vedere solo tanto.”

- Recensione di Paycom, Carlos S.

2. Rippling

Per un team che deve gestire buste paga, benefici, HR e IT, Rippling è la soluzione software giusta. Rende l'onboarding di un nuovo assunto completamente senza soluzione di continuità mentre si integra con le tue app di terze parti preferite per essere completamente online e senza carta.

Cosa piace agli utenti:

“L'esperienza utente backend è incredibilmente semplice dove altri strumenti possono essere eccessivamente complessi. Il sistema continua anche a crescere. Ho lavorato con molti strumenti HR in passato, e alla fine le aziende si allontanano da loro perché si rifiutano di innovare e consolidare il software. Rippling è letteralmente un negozio unico per servizi HR, ERP e IT, quindi non puoi batterlo. Senza contare che l'azienda chiaramente adotta un approccio importante al suo design complessivo. Molti strumenti HR là fuori sembrano molto invecchiati, e l'UX non è ben pensato, ma Rippling sfida questo, e personalmente penso che sia ciò che lo rende un leader forte nello spazio.”

- Recensione di Rippling, Jacob C.

Cosa non piace agli utenti:

“La vista admin è troppo complicata. Spesso i manager nella nostra azienda dipendono da un admin di livello superiore per eseguire compiti di base. Il nostro ATS non sempre alimenta i candidati in rippling, quindi devo inserire manualmente i candidati. Una volta inseriti manualmente i candidati, rippling li trova, quindi fondamentalmente è un doppio lavoro per iniziare l'onboarding. Bug estremamente fastidioso. Inoltre, il team di supporto risponde lentamente o non risponde affatto.”

- Recensione di Rippling, Michael T.

3. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP è stato creato con le piccole imprese in mente come un modo per navigare in tutti i tipi di ostacoli HR. Come soluzione di buste paga e HR, aiuta a risparmiare denaro alle aziende, a rimanere conformi e a gestire meglio il loro team.

Cosa piace agli utenti:

“Elaborare le buste paga è noioso, ma ADP lo rende facile. Il sito web è molto ben organizzato e molto user-friendly. Il servizio clienti è molto amichevole e disposto ad aiutare a risolvere i miei problemi.”

- Recensione di RUN Powered by ADP, Emellie A.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono così tante opzioni che è un po' opprimente! Inoltre, accedere ai moduli è piuttosto difficile. Clicco sui moduli, e non mi porta a una pagina di destinazione diversa. Potrebbe essere un pop-up, ma dovrebbe essere chiarito se è così!”

- Recensione di RUN Powered by ADP, Holly S.

4. Ceridian Dayforce

Ceridian Dayforce è uno strumento di gestione del capitale umano a soluzione unica che aiuta i professionisti delle risorse umane e i leader aziendali a risolvere il complesso processo HR che possono affrontare semplificando e snellendo tutti i processi.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace il fatto che WFM fluisca direttamente nelle buste paga. Non stai inserendo le cose più volte come con ADP, e il sistema ha così tanto da offrire. Il fatto che sia davvero un sistema unico è un punto di svolta. Ceridian mette anche un grande focus sulla formazione e sul supporto clienti, e sull'engagement. La loro conferenza annuale è di grande aiuto, e il networking con altri clienti è così vantaggioso.”

- Recensione di Ceridian Dayforce, Stacy L.

Cosa non piace agli utenti:

“Se dovessi nominare qualcosa che non mi piace, sarebbe la complessità dell'applicazione. Tuttavia, capisco che deve essere complessa con molto di ciò che sta accadendo in background, e con esperienza e tempo, si capisce gradualmente come le cose sono 'connesse'.”

- Recensione di Ceridian Dayforce, Michelle P.

5. UKG Workforce Central

Quando hai bisogno di una soluzione di gestione della forza lavoro tutto in uno per tempo e presenze, pianificazione, gestione delle assenze e altro, UKG Workforce Central è per te. Vanta una suite di strumenti creati per gestire la forza lavoro di un'azienda su una piattaforma cloud mobile, scalabile e sicura.

Cosa piace agli utenti:

“Facile da capire! Molti modi per arrivare a un posto! Amo che anche se sei un nuovo utente, puoi probabilmente muoverti facilmente senza fare molti errori. Sono il 'Kronos Teacher' nella mia organizzazione. Mi diverto molto a insegnare agli utenti finali i pro e i contro di Kronos e a insegnare loro come navigare facilmente nella piattaforma.”

- Recensione di UKG Workforce Central, Jaimie B.

Cosa non piace agli utenti:

“WFC richiede al mio team di accedere a un Internet Explorer, che è un grande fastidio per Google vedendo che non ci è permesso avere Internet Explorer sui nostri computer. Questo causa un grande sforzo da parte del nostro team per fare qualsiasi amministrazione nello strumento. Inoltre, siamo stati costretti a mantenere una 'pelle' esterna per sovrapporre WFC perché l'interfaccia utente era così poco user-friendly. Questo ha causato grandi problemi da parte nostra se volevamo fare qualsiasi cambiamento allo strumento e richiedeva un ulteriore livello di configurazione.”

- Recensione di UKG Workforce Central, Matt K.

Il tempo è denaro!

Alla fine della giornata, va bene se un dipendente prende un pranzo più lungo con un cliente che rinnova il loro contratto, o se ha problemi con l'auto che lo fanno arrivare in ritardo. È quando diventa un evento quotidiano che diventa un problema. Una volta che hai una migliore comprensione dei segnali di avvertimento del furto di tempo, di come prevenirlo e del software di cui hai bisogno nel tuo stack tecnologico, puoi essere sicuro che il tempo non venga sprecato.

Cerchi di aumentare ulteriormente la produttività della tua organizzazione? Assicurati che la tua strategia di gestione della forza lavoro copra tutte le basi necessarie.