Come migliorare la spedizione e la ricezione nel tuo magazzino

Quanto bene conosci i dettagli del tuo magazzino?

Il processo di spedizione e ricezione del magazzino aiuta le aziende a ottenere informazioni su quali prodotti stanno lasciando il magazzino e quali spedizioni sono previste in arrivo a breve. Questo processo è imperativo per garantire che gli articoli corretti vengano inviati ai clienti e che i prodotti ricevuti siano organizzati secondo gli standard di gestione dell'inventario.

Il processo di spedizione in uscita segue i prodotti pronti per essere inviati ai clienti. Inizia con la presa dei documenti di spedizione, il prelievo, l'imballaggio, l'etichettatura e poi il carico dei pacchi su un camion per lasciare finalmente il magazzino.

Il processo di ricezione in entrata segue i materiali che arrivano al magazzino. Inizia con il completamento degli ordini di acquisto per gli articoli necessari, la ricezione al molo di carico, lo scarico, il controllo che tutti i prodotti attesi siano arrivati e l'inserimento nella struttura di inventario esistente del magazzino.

Mantenere i processi di spedizione e ricezione organizzati con altre operazioni di magazzino può essere incredibilmente impegnativo. Ecco perché alcune aziende utilizzano software di spedizione per automatizzare il modo in cui preparano e spediscono i pacchi ai loro clienti.

Procedure di spedizione e ricezione

Sebbene lavorino a stretto contatto, la spedizione e la ricezione sono processi individuali con passaggi diversi da seguire. Questi passaggi possono variare a seconda del layout unico del magazzino e del flusso di un'azienda.

I passaggi del processo di spedizione del magazzino

• Informazioni sull'ordine vengono ricevute dettagliando quali articoli devono essere prelevati e i requisiti di imballaggio prevedibili.
• Il processo di prelievo inizia quando il personale del magazzino inizia a prelevare gli articoli indicati nelle informazioni sull'ordine. Alcune aziende possono scegliere di prelevare dallo stesso gruppo di articoli tutti allo stesso tempo o su base ordine per ordine.
• Controlli di qualità vengono completati prima che gli articoli siano preparati per la spedizione.
• Una volta che gli articoli sono organizzati, il processo di imballaggio ed etichettatura crea i pacchi finali inviati ai clienti.
• I pacchi vengono quindi spostati al molo di carico e posizionati su pallet e camion di spedizione.
• Un registro di spedizione contiene le informazioni aggiornate su tutti gli articoli spediti e i loro dati di conferma.

I passaggi del processo di ricezione del magazzino

• Documentazione viene ricevuta dettagliando i pacchi in arrivo. Queste informazioni includono il numero di pacchi, dimensioni, peso e come la spedizione in arrivo verrà consegnata al magazzino.
• Il processo di arrivo dei pacchi inizia quando i camion di ricezione entrano nel molo di ricezione. In questa fase, i commessi di spedizione e ricezione iniziano a pianificare dove verranno posizionati gli articoli.
• Il personale del magazzino scarica i pacchi ricevuti utilizzando l'attrezzatura necessaria.
• Controlli di qualità vengono effettuati prima che qualsiasi cosa lasci il molo di ricezione per garantire che tutti gli articoli ordinati siano stati ricevuti e che nulla sia stato danneggiato nel processo di spedizione.
• Il processo di stoccaggio è quando gli articoli ricevuti vengono assegnati a un posto nel sistema di gestione dell'inventario del magazzino e possono iniziare a essere organizzati di conseguenza.

Vantaggi di un processo di spedizione e ricezione efficace

Un processo di spedizione e ricezione è essenziale per il successo complessivo del flusso del magazzino. Prendere il controllo del processo e semplificare il movimento ha molti vantaggi non solo per la spedizione e la ricezione, ma anche per l'intero magazzino.

Ridurre i ritardi

Quando l'area di spedizione e ricezione funziona senza intoppi, è meno probabile che si verifichino ritardi significativi. Un processo fluido garantisce che gli articoli vengano spostati senza sforzo dalla ricezione all'inventario e poi alla produzione e distribuzione. Creare un processo di stoccaggio rigoroso aiuta a ridurre i tempi di ricezione. Combinare il processo di prelievo e imballaggio aiuta a ridurre i tempi di spedizione.

Contare accuratamente lo stock

La spedizione e la ricezione aiutano le aziende a monitorare tutto ciò che entra ed esce dal magazzino. Quando questi articoli vengono contabilizzati, tenere traccia dei numeri di inventario accurati diventa più facile. Con un processo di spedizione e ricezione efficace in atto, i team di gestione del magazzino hanno più fiducia nei loro conteggi di stock e si sentono sicuri che tutte le informazioni siano accurate.

Controllo di qualità

I team di spedizione e ricezione hanno una visione diretta di ogni articolo che entra ed esce dal magazzino. I team di controllo qualità dovrebbero disimballare e verificare gli articoli difettosi prima di spedirli a un cliente e garantire che la quantità ricevuta sia accurata.

Meno carenze e surplus

Avere una migliore comprensione di come l'inventario si muove attraverso il magazzino ti aiuta a identificare esattamente dove devono essere apportate modifiche. Questa visibilità extra aiuta le aziende ad acquistare la quantità esatta di materiali di cui hanno bisogno, evitando potenziali surplus e carenze causati da numeri incoerenti.

Migliorare il servizio clienti

Un magazzino che perfeziona il modo in cui operano i processi di spedizione e ricezione mette i prodotti nelle mani dei clienti molto più velocemente. Una pianificazione accurata del percorso e una spedizione rapida sono i fattori più importanti da considerare in questo processo.

Quando un prodotto controllato per la qualità viene consegnato più velocemente del previsto, hai una maggiore possibilità di fidelizzare quel cliente. Le aziende che bilanciano domanda e offerta e comprendono il tempo di rotazione utilizzano la spedizione e la ricezione per creare processi di entrata e uscita del magazzino efficienti.

Le sfide della spedizione e ricezione

Sebbene la spedizione e la ricezione si uniscano in modo abbastanza naturale, ci sono ancora alcune parti delle operazioni di magazzino che rendono il processo impegnativo.

• Formazione: Fornire ai tuoi dipendenti del magazzino una formazione insufficiente può danneggiare attivamente le tue operazioni. Investi nella costruzione della conoscenza del tuo team di spedizione e ricezione in ogni fase del processo.
• Disorganizzazione: Un magazzino che manca di un flusso di lavoro chiaro renderà la spedizione e la ricezione molto difficili. Crea un layout del magazzino semplice da capire e che non complichi eccessivamente il processo.
• Ambiente di lavoro: Creare un ambiente di lavoro positivo per i dipendenti del magazzino è cruciale. I team di spedizione e ricezione operano macchinari e strumenti pesanti, come carrelli elevatori e nastri trasportatori, quindi devi assicurarti che quei materiali siano sicuri da usare. Creare un ambiente di lavoro positivo include anche spazi di riposo al di fuori dell'area di lavoro lontano da materiali potenzialmente pericolosi.
• Rifornimento degli articoli: La comunicazione dal dipartimento di spedizione e ricezione riguardo a problemi di inventario o magazzino è imperativa per soddisfare la domanda dei clienti. La gestione del magazzino può anche utilizzare la pianificazione della domanda per prepararsi ai prossimi rifornimenti e necessità di riordino.
• Errori nei pacchi: Ricevere l'articolo sbagliato aumenta i ritardi del magazzino. Identificare questi errori prima che abbiano un impatto significativo è molto importante. Come affronti i tuoi errori di spedizione dice molto sulla tua azienda. I clienti ammirano le aziende che riconoscono gli errori e hanno procedure in atto per correggere gli sbagli.

Come migliorare il processo di spedizione e ricezione

Migliorare la spedizione e la ricezione inizia con apportare cambiamenti positivi dall'interno. Ecco alcune migliori pratiche da seguire mentre lavori attraverso il processo di spedizione e ricezione.

Dare priorità alla formazione

La formazione dovrebbe essere una priorità assoluta prima di apportare cambiamenti significativi al modo in cui spedisci e ricevi. Questo include investire in programmi di istruzione appropriati, garantire che i metodi di gestione siano chiari, supportare la comunicazione aperta e promuovere il feedback dei dipendenti. Se la formazione non è efficace, probabilmente incorrerai in costi maggiori per correggere gli errori.

Utilizzare il tracciamento della gestione dell'inventario

I team di spedizione e ricezione dovrebbero essere adeguatamente formati sul metodo di controllo dell'inventario del magazzino. Questo aiuta a colmare il divario tra le aree di attracco e lo stoccaggio dell'inventario e diminuisce la possibilità di errori di conteggio. Le aziende utilizzano software di gestione dell'inventario per automatizzare questo processo.

Ispezionare accuratamente i pacchi

Esaminare i pacchi in entrata e in uscita numerose volte prima che escano o entrino nei locali è molto importante. Per i pacchi in uscita, la differenza tra creare un cliente fedele e uno scontento è controllare la spedizione prima che parta.

Per i pacchi in entrata, ispezionare gli articoli ricevuti aiuta a ridurre la possibilità di ritardi significativi.

Segnalare rapidamente i problemi

Segnala le discrepanze identificate nei pacchi ricevuti il prima possibile. Più velocemente hai gli articoli di cui hai bisogno, più velocemente l'intero magazzino può continuare le operazioni come al solito.

Implementare l'automazione

L'intelligenza artificiale in un magazzino aiuta ad accelerare l'evasione degli ordini di spedizione, a ridurre il tempo necessario ai dipendenti per completare i compiti e a diminuire le possibilità di errore umano.

L'automazione della spedizione e della ricezione può aiutare con i seguenti processi:

• Regolare automaticamente le specifiche di consegna in base ai servizi del vettore
• Offrire visibilità del trasporto ai clienti
• Creare notifiche di spedizione automatiche
• Organizzare i dati di spedizione e ricezione tra più sedi di magazzino
• Integrare con i metodi di tracciamento della gestione dell'inventario, come codici a barre e RFID
• Accelerare il processo del molo di carico
• Scambiare informazioni tra dispositivi
• Gestire i resi dei clienti in modo tempestivo

Software di spedizione

Considera l'utilizzo di software di spedizione per automatizzare il processo di spedizione e ricezione. Gli strumenti di spedizione consentono alle aziende di semplificare le spedizioni in uscita, modificare e stampare i dettagli di spedizione e tracciare le conferme di spedizione. Il software di spedizione può essere combinato con strumenti di gestione dei trasporti e delle flotte per automatizzare diversi elementi della catena di approvvigionamento.

Per essere inclusi in questa categoria, il prodotto software deve:

• Creare etichette per i prodotti di spedizione
• Includere strumenti di gestione degli ordini per raccogliere informazioni di spedizione aggiornate
• Offrire strumenti per combinarsi con piattaforme di e-commerce e altri siti di vendita al dettaglio online

*Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software di spedizione leader dal Grid® Report di G2 dell'autunno 2021. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. Sendcloud

Collega il tuo negozio online, contatta i tuoi corrieri locali, offri opzioni di spedizione multiple, crea un flusso di lavoro personalizzato e rendi i resi un gioco da ragazzi con Sendcloud. Sendcloud aiuta le aziende a prendere il controllo del loro processo di spedizione digitale.

Cosa piace agli utenti:

“Il problema più grande che avevo con la mia attività è che facevamo tutto manualmente. Usavamo un foglio Excel per tenere traccia di indirizzi, nomi, compagnie di spedizione, prezzi e avevamo persino creato una formula per ordinarli per paese. Dopo che i clienti effettuavano ordini, inviavammo email di conferma manuali.

Con Sendcloud, abbiamo ricevuto elogi dai clienti in Europa poiché ora hanno prezzi migliori e più libertà di peso con le loro spedizioni. I miei clienti sono felici, quindi sono felice anch'io.”

- Recensione di Sendcloud, Ingrid E.

Cosa non piace agli utenti:

“Vieni addebitato automaticamente quando stampi un'etichetta, anche se non la usi. Sarebbe più facile se Sendcloud addebitasse solo una volta che la compagnia di spedizioni la scansiona.”

- Recensione di Sendcloud, Nina W.

2. FedEx Ship Manager

FedEx Ship Manager fornisce agli spedizionieri gli strumenti per accedere alle informazioni sull'account su qualsiasi dispositivo, supervisionare la produttività dei dipendenti, configurare i metodi di spedizione e generare rapporti sull'attività di spedizione degli utenti.

Cosa piace agli utenti:

“FedEx Ship Manager rende facile inviare pacchi che arrivano il giorno successivo. Puoi salvare i profili di spedizione se invii spesso pacchi nella stessa area. Questo fa risparmiare tempo in modo da non dover continuare a scrivere lo stesso indirizzo più e più volte. Puoi persino programmare qualcuno per ritirare il tuo pacco da casa o dall'ufficio.”

- Recensione di FedEx Ship Manager, Laura D.

Cosa non piace agli utenti:

“Purtroppo, il software impiega un po' di tempo a caricarsi. Quando si caricano molti indirizzi per spedire articoli, è molto difficile stampare un foglio di scansione per le persone che ritirano la spedizione. È anche molto difficile trovare i numeri di tracciamento per le spedizioni passate.”

- Recensione di FedEx Ship Manager, Melissa G.

3. ShipStation

Ottieni il controllo completo degli ordini dei clienti in ogni fase con ShipStation. ShipStation aiuta le aziende a gestire l'inventario tra più sedi di magazzino, integrare con i mercati online e trovare la migliore tariffa per la stampa delle etichette di spedizione.

Cosa piace agli utenti:

“ShipStation si integra facilmente e senza sforzo con il nostro software di e-commerce. Finché hai i dati delle dimensioni, etichettare e inviare un pacco è solo a pochi clic di distanza. Tutta la documentazione corretta per gli ordini internazionali viene stampata per te, eliminando qualsiasi congettura. Ciò che è meglio è che un'email con marchio con le informazioni di tracciamento viene automaticamente inviata al cliente. Nessun passaggio aggiuntivo, basta imballare l'articolo, attaccare un'etichetta sulla scatola e inviarlo per la sua strada.”

- Recensione di ShipStation, Steve J.

Cosa non piace agli utenti:

“Le etichette di reso non sono disponibili per gli ordini internazionali. A volte inviamo gli articoli sbagliati ai clienti e quando ciò accade, siamo responsabili di tutto il resto. Dobbiamo rimborsare i nostri clienti per l'etichetta di spedizione di reso che acquistano. Più spesso che no, il cliente acquisterà un'etichetta accelerata anche quando abbiamo consigliato di non farlo.”

- Recensione di ShipStation, Jessica T.

4. Stamps.com

Crea un account Stamps.com per ottenere tutti i vantaggi di un ufficio postale direttamente dal tuo computer. Stamps.com ti offre gli strumenti per inviare fatture, ottenere sconti sulle affrancature e integrare i servizi di spedizione nel tuo flusso di lavoro esistente.

Cosa piace agli utenti:

“Stamps.com è assolutamente a prova di errore. Rende indolore l'invio di molti documenti. Ho dovuto inviare un documento a un cliente in Messico, il che sarebbe stato dispendioso in termini di tempo all'ufficio postale. Con Stamps.com, compilo il modulo doganale corretto e stampo la mia busta in pochi minuti. Elimina le congetture dall'invio di cose.”

- Recensione di Stamps.com, Angie S.

Cosa non piace agli utenti:

“A volte ho problemi se un indirizzo non corrisponde esattamente. Invece di risolvere il problema e adattarsi al formato dell'indirizzo corretto, mi viene presentato un codice di errore.”

- Recensione di Stamps.com, Corey V.

5. ShippingEasy

Sovrintendi agli ordini, organizza le liste di imballaggio e prelievo, traccia le spedizioni e automatizza l'intero processo con ShippingEasy. ShippingEasy aiuta le aziende a creare report avanzati con tutte le informazioni di spedizione di cui hanno bisogno.

Cosa piace agli utenti:

“ShippingEasy è uno dei programmi di spedizione più facili che abbiamo mai usato. Abbiamo utilizzato diversi programmi di spedizione ma erano tutti difficili da usare, mancavano di funzionalità o semplicemente non funzionavano come ShippingEasy. Il loro personale è sempre disposto ad aiutare e non ho mai dovuto aspettare a lungo per ottenere risposte alle mie domande. Abbiamo anche visto un aumento delle conversazioni sul nostro sito web da quando abbiamo implementato il nuovo strumento di campagne.”

- Recensione di ShippingEasy, Kathy P.

Cosa non piace agli utenti:

“Amo questo software e le sue capacità di tracciamento dell'inventario, ma quell'opzione è stata rimossa per i nuovi clienti. Se riportano quelle capacità, tornerò e aggiornerò questa recensione.”

- Recensione di ShippingEasy, James P.

Caro magazzino, sei bello dentro e fuori <3

Un buon flusso di magazzino aiuta una struttura a funzionare come una macchina ben oliata, con cose che vanno e vengono costantemente ed efficientemente. Il modo in cui gestisci questi processi può distinguerti dagli altri rivenditori.

La spedizione e la ricezione sono un processo naturale, ma ottimizzarlo richiede tempo e cura extra. Se dai priorità alla formazione dei dipendenti, utilizzi un sistema di gestione dell'inventario, ispezioni i pacchi in entrata e in uscita, segnali i problemi e sfrutti l'automazione, sarai un passo più vicino a creare un processo che fluisca con tutte le operazioni del tuo magazzino.

Ottimizza il modo in cui i tuoi processi di spedizione e ricezione funzionano nel quadro generale progettando il layout del magazzino dei tuoi sogni.