Che cos'è l'evasione degli ordini? Come ottimizzare gli ordini dei clienti

Quante volte hai effettuato un ordine per un prodotto e hai aspettato quasi un'eternità per riceverlo? Forse la data di consegna prevista è passata senza alcuna comunicazione aggiornata.

È possibile che l'azienda da cui hai ordinato non avesse un processo di evasione degli ordini ben organizzato.

L'evasione degli ordini inizia quando un'azienda riceve una richiesta di vendita e termina quando i clienti ricevono il loro ordine e ne sono soddisfatti. Per soddisfare le aspettative e la soddisfazione del cliente, essenziali per il successo di un'azienda, è necessario creare un processo di evasione degli ordini efficiente.

Alcune aziende utilizzano software di gestione degli ordini (OMS) per automatizzare il processo di evasione. Gli strumenti di gestione degli ordini aiutano le aziende a inserire e modificare gli ordini, tenere traccia dei preventivi, mantenere un registro aggiornato dei livelli di stoccaggio dell'inventario, riconoscere le tendenze nei processi di evasione precedenti, verificare i metodi di spedizione degli ordini e regolare i prezzi in tempo reale.

Il processo di evasione degli ordini

Il processo di evasione degli ordini segue l'intero ciclo dell'ordine in sette fasi, dalla ricezione alla consegna e oltre. Questo processo non riguarda solo la consegna di un pacco alla porta del cliente. Coinvolge l'analisi di diversi elementi dei metodi di evasione della tua azienda e l'andare oltre per il cliente.

1. Ricezione

La preparazione per gli ordini in arrivo inizia prima che un ordine venga effettuato. Il processo di ingresso segue gli articoli che arrivano nel magazzino dopo l'acquisto. Quando gli articoli arrivano al molo di carico, vengono scaricati, controllati per qualità e accuratezza, e poi spostati nell'inventario. Questi materiali vengono utilizzati nel processo di produzione per evadere ordini futuri.

2. Stoccaggio

Dopo che gli articoli sono stati ricevuti, sono pronti per entrare nel sistema di gestione dell'inventario del magazzino. Vengono utilizzate varie tecniche di organizzazione dell'inventario per categorizzare come questi articoli di inventario verranno posizionati al momento della ricezione.

Queste tecniche possono essere automatizzate utilizzando software di controllo dell'inventario.

Ad esempio, puoi utilizzare il metodo first-in-first-out (FIFO) per i prodotti deperibili o il metodo last-in-first-out (LIFO) per i non deperibili. Il metodo just-in-time (JIT) è popolare per coloro che sperano di ridurre i costi acquistando articoli secondo necessità. Le aziende che cercano di organizzare per priorità possono utilizzare il metodo di analisi ABC, dove i materiali sono posizionati in gruppi da A a C, utilizzando prima i materiali del gruppo A.

Alcune aziende utilizzano software di gestione del magazzino per automatizzare diversi processi di magazzino come la gestione dello stoccaggio tra più sedi. Questi strumenti aiutano anche le aziende a tracciare i movimenti, gestire il personale del magazzino e coordinare i pacchi in entrata e in uscita.

3. Prelievo

Dopo che i nuovi articoli sono organizzati nello stoccaggio, il passo successivo inizia quando un ordine del cliente viene finalmente effettuato. Una volta che un'azienda riceve quell'ordine, il team di evasione degli ordini crea un elenco di articoli da prelevare, e i membri del team attraversano l'area di stoccaggio, raccogliendo tutti gli articoli necessari per evadere l'ordine. Il metodo di prelievo viene scelto in base a ciò che l'azienda considera più efficiente per il suo flusso.

• Prelievo a zone è il prelievo di articoli da zone assegnate ai dipendenti.
• Prelievo a ondate è il processo di prelievo di articoli in gruppi durante intervalli specifici o ondate durante il giorno.
• Prelievo a lotti è il processo di prelievo di articoli da ordini identici allo stesso tempo.
• Prelievo discreto coinvolge un dipendente del magazzino che preleva articoli da un ordine alla volta.

4. Imballaggio

Una volta che tutti gli articoli necessari per evadere gli ordini sono stati prelevati, vengono spostati nel processo di materiali di imballaggio. Questo è l'ultimo passaggio in cui si effettuano controlli di qualità. Il modo in cui i prodotti sono imballati è come il cliente li riceverà.

5. Spedizione

La spedizione è un passaggio importante nel processo di evasione degli ordini. Una volta ricevute le etichette di spedizione e la documentazione, gli ordini imballati vengono caricati su pallet e poi consegnati al cliente tramite camion. Il processo di spedizione lavora a stretto contatto con l'intera catena di approvvigionamento per garantire la migliore esperienza di consegna per il fornitore e il cliente.

Il processo di spedizione e ricezione è difficile da perfezionare. Richiede molta formazione e ispezioni di garanzia della qualità per funzionare senza intoppi e superare le aspettative dei clienti.

Alcune aziende utilizzano software di spedizione per automatizzare il processo di spedizioni in uscita, creare notifiche di tracciamento personalizzate, gestire i resi e integrarsi con le piattaforme di e-commerce per digitalizzare l'intera catena di approvvigionamento.

6. Consegna

Il passaggio di consegna nel processo di evasione degli ordini si concentra sui metodi che un'azienda utilizza per consegnare il pacco al cliente. Questo include anche quali corrieri scelgono in base ai budget e alle tecniche di consegna.

Alcuni dei corrieri più popolari negli Stati Uniti includono il Servizio Postale degli Stati Uniti (USPS), United Parcel Service (UPS) e FedEx. Ognuno ha il suo modo di assicurarsi che un pacco venga consegnato, sia attraverso un centro di evasione intermedio che in collaborazione. Uno potrebbe persino consegnare in luoghi in cui un altro non può. Questo metodo di spedizione e decisione di consegna è essenziale per valutare i costi di spedizione e comunicare con il cliente riguardo alla data di consegna prevista.

7. Elaborazione dei resi

Sebbene la base del processo di evasione degli ordini termini quando il cliente riceve il suo ordine, non si conclude veramente finché entrambe le parti non sono soddisfatte. Il processo di reso include spiegare al cliente esattamente come restituire il prodotto, effettuare un controllo di qualità al ricevimento e rimettere l'articolo in magazzino o smaltirlo. Può anche includere uno scambio o un rimborso.

Modelli di evasione degli ordini

Esistono quattro diversi modelli per evadere gli ordini. Tutte queste strategie di evasione degli ordini possono aiutare la tua azienda a avere successo. Tuttavia, uno potrebbe essere più adatto dell'altro. Considera il tuo tempo, budget, spazio, esigenze e obiettivi quando scegli un modello.

Interno

L'evasione interna offre alle aziende la possibilità di controllare ogni aspetto del processo di evasione degli ordini. Sono responsabili di ogni movimento e possono personalizzare il processo a loro piacimento. Questo modello è anche tipicamente il più conveniente, con costi iniziali più bassi, poiché consente alle aziende di utilizzare lo spazio che stanno già pagando.

D'altra parte, gestire l'intero processo di evasione degli ordini può richiedere tempo e potenzialmente essere più costoso in futuro se le operazioni superano lo spazio assegnato.

Terze parti

L'evasione tramite terze parti trasferisce la responsabilità a un'azienda specializzata in ogni fase dell'evasione. Questo fornitore di evasione riceverà, preleverà, imballerà e spedirà gli ordini per tuo conto.

Il modello di terze parti è favorevole per le aziende che cercano di risparmiare tempo, acquisire conoscenze da esperti del settore e risparmiare denaro sul possesso di uno spazio di magazzino. Tuttavia, la logistica di terze parti comporta alcune sfide. Affidare la tua evasione a un'altra azienda richiede molta fiducia e la comprensione che i loro valori di servizio clienti potrebbero non sempre allinearsi con i tuoi.

Alcune aziende utilizzano software di logistica di terze parti (3PL) per gestire gli accordi di outsourcing, supervisionare la gestione multi-magazzino, tracciare i costi di outsourcing e monitorare le metriche di prestazione complessive.

Dropshipping

L'evasione tramite dropshipping include anche l'uso di servizi di terze parti. In questo modello, tuttavia, solo il processo di spedizione dell'evasione degli ordini è esternalizzato. Con il dropshipping, le aziende non sono tenute a tenere i loro prodotti in magazzino. Quando un ordine viene ricevuto, le informazioni vengono inviate alla terza parte che evaderà quell'ordine per conto del rivenditore.

Un partner di evasione dropshipping è vantaggioso per le aziende che cercano di ridurre i costi di spedizione, trasferire la pressione della spedizione agli esperti del settore, collaborare con team con capacità più ampie e liberare spazio di magazzino per la produzione. Simile alle terze parti, i valori del servizio clienti sono a rischio, e l'aumento dei costi di spedizione può significare un aumento dei costi degli ordini per i tuoi consumatori in futuro.

Ibrido

L'evasione ibrida è una combinazione di uno dei modelli sopra. Combinare questi modelli può aiutare a costruire il metodo di evasione degli ordini più unico e personalizzato per la tua azienda. Puoi combinare l'evasione interna e il dropshipping facendo la maggior parte dell'evasione da solo fino al momento della spedizione. Oppure, puoi affidare a un'azienda di terze parti tutto il controllo ma approvvigionare il dropshipping da un'altra.

A seconda delle tue esigenze, queste combinazioni possono funzionare in molti modi diversi e potrebbero dover essere modificate per adattarsi ai cambiamenti nella catena di approvvigionamento.

Vantaggi di un'efficace evasione degli ordini

Un processo di evasione degli ordini efficiente aiuta le aziende a elaborare gli ordini più velocemente e meglio. Ci sono molti altri vantaggi da sperimentare dopo aver messo in atto lo sforzo per ottimizzare il modo in cui evadi gli ordini.

• Migliorare la previsione della domanda. Prendere e evadere ordini ti darà un'idea di come appare la tua domanda in momenti diversi. Usa i dati storici della domanda durante la pianificazione della domanda per prevedere i volumi degli ordini futuri e le esigenze di evasione.
• Aumentare il controllo qualità. Gestire il processo di evasione degli ordini ti consente di tenere d'occhio tutto ciò che si muove dentro e fuori dal magazzino. Approfitta di questa opportunità per assicurarti che tutti quegli articoli soddisfino gli standard aziendali.
• Creare fedeltà del cliente. La tua base di clienti vuole un marchio di cui fidarsi. Evadendo gli ordini in modo efficace, soddisfi le loro aspettative facendo sentire i tuoi clienti apprezzati.

• Generare una reputazione positiva gratuita. Il miglior marketing è il passaparola. Fornire un eccellente servizio clienti invoglierà i consumatori esistenti a condividere le loro esperienze con gli altri.
• Ottenere informazioni sui KPI. Passare attraverso più cicli di evasione degli ordini ti fornirà informazioni estese sulle capacità attuali della tua azienda e le confronterà con gli indicatori chiave di prestazione (KPI) complessivi. Calcola il tuo tasso di evasione degli ordini per monitorare i progressi lungo il percorso.

Le sfide dell'evasione degli ordini

Ci sono alcune sfide che affronterai mentre lavori per ottimizzare il tuo processo di evasione degli ordini. Queste sfide includono misure chiare per evitare problemi o pianificare difficoltà future.

• Organizzare efficacemente l'inventario. Per evadere gli ordini rapidamente, devi essere organizzato. Questo include mantenere un conteggio accurato delle risorse disponibili in ogni momento per assicurarti di vendere solo ciò che hai. Questo non esclude certamente i rivenditori online. La gestione dell'inventario e-commerce è importante quanto mantenere una posizione fisica. L'evasione degli ordini e-commerce può includere anche uno spazio di inventario reale, sebbene tutti gli ordini vengano effettuati online tramite una piattaforma di e-commerce.
• Comunicazione con il cliente. Potenzialmente la parte più importante dell'evasione degli ordini è creare una comunicazione costante e chiara con il cliente. Questo include una data di consegna accurata, informazioni di tracciamento e aggiornamenti frequenti mentre il loro ordine si muove dentro e fuori dal sistema di evasione.
• Tenere il passo con la domanda. Ottenere che i clienti effettuino un ordine non è facile. Quindi, una volta che ottieni quegli ordini, vuoi mantenerli. Usa il processo di evasione degli ordini per bilanciare offerta e domanda prestando molta attenzione a ogni passaggio e assicurandoti di poter sempre fornire ciò che è richiesto.
• Correggere gli errori. Non importa quanto ci proviamo, semplicemente non possiamo essere perfetti. Ecco perché una grande sfida è creare un sistema di evasione degli ordini per correggere gli errori. Che tu invii prontamente una sostituzione o offra un rimborso completo, la tua reputazione dipende dal fatto che il processo sia fluido e equo per entrambe le parti.

Le migliori pratiche per l'evasione degli ordini

Alla fine della giornata, l'evasione degli ordini è ciò che ne fai. Ogni azienda avrà un processo diverso che funziona per loro. E ogni azienda può beneficiare di alcune migliori pratiche.

Scopri alcuni consigli per assicurarti che il tuo processo di evasione degli ordini sia impostato per il successo.

Crea un flusso di magazzino che funzioni

Progettare il layout del magazzino più efficace per le tue operazioni è il miglior punto di partenza per l'evasione degli ordini.

Il giusto layout del magazzino aiuta a ottimizzare lo spazio di stoccaggio, aumentare la produttività complessiva, utilizzare efficacemente il lavoro e i budget e mantenere le cose organizzate. Il flusso del magazzino dovrebbe includere spazio per cambiare gli articoli di stoccaggio, inventario fisso, prelievo e imballaggio, e spedizione e ricezione. Ci sono diversi tipi di flussi che puoi scegliere in base alla forma e alle capacità del tuo magazzino.

Utilizzare ogni centimetro del tuo magazzino al massimo del suo potenziale è essenziale per l'evasione degli ordini. Più spazio hai, più puoi fare con esso. Indipendentemente dalle dimensioni del magazzino, il processo di evasione degli ordini può avere successo quando lo spazio viene utilizzato adeguatamente con sicurezza e organizzazione in mente.

Investi nella formazione

Quando non metti le esigenze dei tuoi dipendenti al centro del tuo centro di evasione degli ordini, ti stai facendo un disservizio.

L'evasione degli ordini non è facile, e un processo con così tanti pezzi in movimento deve essere uno spazio di comunicazione aperta e collaborazione. Ecco perché dovresti investire nella formazione e assicurarti che tutti i membri del team comprendano i loro ruoli e responsabilità. Crea un programma di formazione chiaro e completo e lascia spazio a domande e preoccupazioni. Usa questa formazione per identificare i problemi e raccogliere feedback da coloro che lavorano per rendere il processo un successo.

Considera l'outsourcing del tuo centro di evasione

Che tu sia un'azienda fisica o un'azienda di e-commerce con un negozio online e ordini online, potresti voler esaminare le tue opzioni per l'outsourcing dell'evasione degli ordini. Ad esempio, l'evasione degli ordini può essere particolarmente scoraggiante per le piccole imprese, e molte aziende optano per utilizzare un'azienda di evasione degli ordini. Un centro di evasione di terze parti si assumerà la responsabilità di immagazzinare la tua merce, prelevare, imballare e spedire gli ordini.

I servizi di evasione degli ordini di terze parti potrebbero essere favorevoli per te se:

• Hai scoperto che l'evasione sta prendendo troppo del tuo tempo.
• I tuoi tempi di consegna stanno aumentando e la soddisfazione del cliente sta diminuendo di conseguenza.
• Il tuo inventario sta rapidamente prendendo il sopravvento sullo spazio che hai assegnato.
• I costi di spedizione stanno diventando opprimenti.
• Stai cercando di espanderti a livello internazionale.

Sfrutta la tecnologia

In caso di dubbio, considera di affidarti all'automazione per alleviare parte dello stress. Il software di evasione degli ordini e gli strumenti del sistema di gestione del magazzino (WMS) offrono dati aggiornati sull'evasione degli ordini da tutti i dispositivi in ogni momento. Il software aiuta anche a ridurre le possibilità di errore umano e a mantenere una comunicazione costante con i clienti.

Software di gestione degli ordini

Il software di gestione degli ordini (OMS) consente alle aziende di automatizzare il loro processo di evasione degli ordini. I suoi obiettivi principali sono ridurre il tempo dell'ordine nel ciclo di evasione e aumentare l'elaborazione nell'intera catena di approvvigionamento.

Le soluzioni di gestione degli ordini possono essere integrate con altri strumenti per controllare la fatturazione, mantenere la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e tracciare prodotti o servizi basati su abbonamento.

Per essere inclusi in questa categoria, un prodotto software deve aiutare a:

• Ottenere informazioni sull'efficacia delle strategie di gestione degli ordini.
• Inviare e ricevere ordini in modo efficace utilizzando vari metodi di scambio disponibili su più dispositivi.
• Ridurre la necessità di registri manuali dei dati ed evitare errori di elaborazione degli ordini.

"Di seguito sono elencati i cinque principali software di gestione degli ordini dalla categoria dei migliori software di gestione degli ordini di G2. Questo elenco si basa sui dati di G2 raccolti l'11 ottobre 2021. Alcune recensioni sono state modificate per chiarezza."

1. QuickBooks Online

QuickBooks Online ti offre gli strumenti per organizzare le finanze degli ordini con accesso a un team di supporto pronto e disponibile. Usa QuickBooks Online per tenere traccia del flusso di cassa, gestire le fatture, bilanciare entrate e spese e controllare l'inventario.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace molto che ci siano molte opzioni per lavorare con le registrazioni contabili. Il processo di inserimento delle informazioni e dei numeri nel sistema è molto conveniente. Identifica automaticamente anche il nome corretto della linea di credito o debito, il che lo rende molto più facile se sei un principiante.

La versione online è molto conveniente poiché puoi accedervi da qualsiasi dispositivo senza problemi. Credo che questo sia il modo più semplice per accedere a QuickBooks.”

- Recensione di QuickBooks Online, Albert O.

Cosa non piace agli utenti:

“Può essere difficile trattare i record in massa. La modifica in blocco, la creazione di report e qualsiasi tipo di funzionalità per utenti esperti sono davvero carenti. Il trattamento semplice transazione per transazione è il migliore. In effetti, trovo la versione mobile migliore da usare rispetto alla versione desktop! Sento che le opzioni che ti vengono date sono piuttosto basilari.”

- Recensione di QuickBooks Online, Simon W.

2. PartnerLinQ

PartnerLinQ è una piattaforma di gestione della catena di approvvigionamento basata su cloud. PartnerLinQ consente alle aziende di integrarsi con terze parti, gestire l'inventario delle scorte, ridurre i ritardi con informazioni aggiornate e risparmiare tempo nella gestione dell'elaborazione manuale degli ordini.

Cosa piace agli utenti:

“Ha ampie opzioni di personalizzazione ed è facile da configurare. Il processo di comunicazione è più efficiente e veloce perché include una soluzione AS2. Il livello di integrazioni API aumenta la flessibilità e migliora l'esperienza del cliente.

Il processo di onboarding del cliente è rapido e senza problemi. Consente di avere una visibilità in tempo reale dell'evasione degli ordini e delle informazioni sui clienti. Aggiorna istantaneamente gli ordini, migliorando la gestione in tempo reale.”

- Recensione di PartnerLinQ, James W.

Cosa non piace agli utenti:

“Il deployment dell'applicazione richiede tempo e deve essere semplificato. C'è una curva di apprendimento per i nuovi imprenditori. Il supporto clienti non è sempre disponibile per risolvere problemi tecnici.”

- Recensione di PartnerLinQ, Maria G.

3. Webgility

Automatizza la contabilità degli ordini con Webgility. Webgility consente alle aziende di registrare ogni transazione in tempo reale, organizzare la dichiarazione delle imposte sulle vendite, catturare dati senza sforzo manuale, aggiornare continuamente le informazioni sull'inventario e ottenere informazioni su redditività e prestazioni.

Cosa piace agli utenti:

“Webgility rende incredibilmente facile fare affari con Amazon e risparmia ore di lavoro non dovendo inserire manualmente ogni ordine. È facile, anche per una persona non tecnica come me. Il supporto è eccezionale. Sono stati disponibili ad assistermi ogni volta che ne ho avuto bisogno, e ne ho avuto bisogno alcune volte a causa dei miei errori. Lo consiglio vivamente.”

- Recensione di Webgility, Kelly M.

Cosa non piace agli utenti:

“Abbiamo riscontrato un problema in cui vengono segnalati errori, ma non possiamo vederli quando accediamo per esaminarli. Hanno lavorato sul problema, ed è stato risolto per un po', ma poi è ricominciato. Questo particolare problema è durato a lungo, e mentre nel complesso la nostra connessione funziona, questo problema è particolarmente frustrante perché non è stato completamente risolto dopo diversi mesi. Tuttavia, è stato risolto alla fine.”

- Recensione di Webgility, Stephen E.

4. SAP Commerce Cloud

SAP Commerce Cloud è una piattaforma di commercio digitale. Consente alle aziende di creare profili cliente unici, gestire cataloghi di prodotti, identificare tendenze della domanda, integrarsi con soluzioni di evasione di terze parti e tracciare su cosa i clienti target stanno spendendo i loro soldi.

Cosa piace agli utenti:

“È il migliore per l'integrazione dei siti di commercio con il sistema backend. Migliora le prestazioni e la ricerca per la migliore esperienza di acquisto dal portale di commercio. Le fatture backend possono essere elaborate e archiviate facilmente, e non è necessaria una conoscenza tecnica o una conoscenza tecnica minima per comprenderlo.”

- Recensione di SAP Commerce Cloud, Vikas K.

Cosa non piace agli utenti:

“Non sono sicuro se sia una soluzione autonoma. Penso che debba essere integrata con altre soluzioni, quindi se un utente ha bisogno di una piattaforma end-to-end, questa potrebbe non essere la risposta.”

- Recensione di SAP Commerce Cloud, Hasanali S.

5. Salesforce Order Management

Evadi gli ordini su qualsiasi canale di vendita con Salesforce Order Management. Usa Salesforce Order Management per creare un sistema di flusso di lavoro visivo, costruire capacità di evasione omnicanale e occuparsi di resi, rimborsi e scambi — tutto in un'unica piattaforma.

Cosa piace agli utenti:

“Salesforce è estremamente potente su diversi livelli. È un eccellente gestore di contatti e contiene anche informazioni sui clienti su molti livelli come contatti, lead, storia del cliente, opportunità e molto altro.”

- Recensione di Salesforce Order Management, David S.

Cosa non piace agli utenti:

“A volte è difficile utilizzare tutte le funzionalità del software. Il linguaggio di programmazione utilizzato è complesso.”

- Recensione di Salesforce Order Management, Mansi G.

Ordina!

L'evasione degli ordini si basa semplicemente sul trovare il servizio giusto (o la combinazione di servizi) per soddisfare le tue esigenze e le aspettative dei clienti. Crea il tuo modello di evasione, o contatta una terza parte per toglierti un po' di stress. Qualunque cosa tu decida, finché hai in mente i KPI della tua azienda e mantieni la soddisfazione del cliente al centro, consegni il successo.

Migliora il flusso dei tuoi processi di evasione degli ordini creando una strategia unica di produzione e distribuzione con la gestione delle operazioni.