Gestione dell'Inventario: Come Organizzare e Pianificare Efficacemente

Gestire il tuo inventario è di gran moda in questo momento.

Tutti i ragazzi alla moda stanno trovando nuovi modi per ottimizzare il processo di inventario. Che tu decida di contare manualmente o di implementare un sistema virtuale, è importante definire il modo in cui gestisci l'inventario.

Scegliere il giusto sistema di gestione dell'inventario e metterlo in pratica non è sempre facile. Ecco perché alcune aziende automatizzano il processo utilizzando software di gestione dell'inventario. Il software di gestione dell'inventario consente alle aziende di tracciare i processi di gestione della catena di approvvigionamento, le consegne di inventario, gli ordini di vendita e gli acquisti in un'unica interfaccia virtuale. Il software può persino aiutare a identificare problemi o discrepanze nell'inventario.

Gestione dell'inventario vs controllo dell'inventario

La gestione dell'inventario e il controllo dell'inventario sono un ottimo duo madre/figlia. Mentre la gestione dell'inventario si concentra più sulla panoramica di un sistema di inventario e sul rifornimento degli articoli necessari, il controllo dell'inventario lavora più specificamente per regolare il numero di unità in magazzino. Essenzialmente, la gestione dell'inventario assicura che tu abbia ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno, e il controllo dell'inventario assicura che ciò che hai già funzioni efficacemente per te in questo momento.

Il controllo dell'inventario viene solitamente risolto prima della gestione dell'inventario, come ottimizzare dall'interno verso l'esterno. Se stai iniziando il tuo percorso di gestione dell'inventario dall'inizio, potresti voler considerare l'utilizzo di uno strumento onnicomprensivo come software di gestione del magazzino per ottenere visibilità nella gestione della catena di approvvigionamento e per i processi di inventario del magazzino nel loro insieme. Puoi anche dare un'occhiata alla lista delle migliori soluzioni software per il controllo dell'inventario.

Vantaggi della gestione dell'inventario

La gestione dell'inventario ti permette di essere uno con il tuo inventario. Quando hai totale autorità sul tuo inventario, le aspettative diventano più chiare e i piani scorrono più fluidamente. Esploriamo i vantaggi della gestione dell'inventario e perché la tua azienda ti ringrazierà per aver preso il controllo!

Aumenta i profitti: Sapere quanto ci si aspetta da te e consegnarlo ti fa generare più flusso di cassa. Semplice come quello. La gestione dell'inventario ti dà gli strumenti per sapere esattamente quanto inventario hai a disposizione. Poi, puoi prendere quell'informazione e confrontarla con le tue previsioni di pianificazione della domanda per determinare quanto puoi vendere, cosa devi preparare e ottimizzare successivamente il turnover dell'inventario.

Migliora l'accuratezza: Quando controlli le cose una o due volte, non puoi garantire un'accuratezza completa. Quando monitori e ottimizzi continuamente, crei spazio per una maggiore precisione nei conteggi dell'inventario e nelle previsioni della domanda.

Riduci i costi: Migliorare l'accuratezza si traduce in meno errori umani e tecnologici. Sappiamo tutti che il tempo è denaro, quindi sprecare tempo a correggere errori di inventario è denaro direttamente dalla tasca della tua azienda.

Aumenta la fedeltà dei clienti: Cosa succede quando sei pronto a comprare un prodotto, ma dice che è esaurito? Aspetti che quel prodotto specifico sia disponibile o cerchi di trovare un prodotto simile da un altro venditore? Quando non stai ottimizzando il tuo inventario, stai perdendo clienti. La gestione dell'inventario ti permette di sapere esattamente quanto inventario hai e di allocarlo in modo appropriato. Mantieni i tuoi clienti felici e che tornano mantenendo la disponibilità degli articoli ed essendo più affidabile dei concorrenti.

Riduci i rischi: Una gestione efficace dell'inventario riduce le possibilità di una carenza o surplus di prodotti. Quando gli articoli di inventario sono organizzati efficacemente, hai l'opportunità di acquistare e vendere al ritmo giusto per soddisfare offerta e domanda, e riduci le tue possibilità di non avere abbastanza per soddisfare la domanda o di rimanere bloccato con stock morto e costi di mantenimento.

Risparmia tempo: Implementare un buon sistema di gestione dell'inventario aiuta la tua azienda a muoversi come una macchina ben oliata. La pianificazione dell'inventario significa meno tempo speso a cercare articoli o a pulire disordine. Non importa quale sistema scegli, stai implementando un metodo per organizzare il tuo inventario e il tuo team. Con tutti sulla stessa pagina che lavorano verso un obiettivo che ha obiettivi chiari, non c'è nulla che ti fermi!

Tipi di sistemi di gestione dell'inventario

Poiché ogni inventario è unico, lo è anche il suo metodo di gestione necessario. Ci sono quattro diversi sistemi di gestione dell'inventario che utilizzano varie tattiche per ottimizzare l'inventario di un'azienda. Ogni sistema ha le sue applicazioni specifiche, pro e contro, e rischi coinvolti, ma sono tutti in grado di portare la tua gestione dell'inventario al livello successivo.

1. Sistema perpetuo

Il sistema perpetuo è un metodo di gestione dell'inventario per la gestione continua dell'inventario. La quantità di inventario viene presa in tempo reale mentre le cose si muovono dentro e fuori. A causa della sua natura immediata, questo sistema è considerato il più favorevole da stakeholder, rivenditori e proprietari di aziende.

Con questo sistema, le metriche aggiornate sono disponibili in ogni momento e possono essere apportate modifiche man mano che ci si avvicina a cambiamenti negli obiettivi aziendali o problemi di inventario. Questo metodo di solito utilizza sistemi di punto vendita (POS) come interfaccia per calcolare l'inventario e memorizzare le informazioni. Il sistema POS libera tempo e denaro che potrebbero essere stati allocati per inserire manualmente i dati dell'inventario.

Tenendo presente ciò, è importante considerare i potenziali svantaggi del sistema perpetuo. Questo sistema presenta alcuni costi aggiuntivi di inventario quando si tratta di lavoro. Ci sono costi di installazione e formazione sostenuti quando si implementa questo sistema per garantire che i dipendenti possano configurarlo e utilizzarlo correttamente. Se la formazione non è efficace, ci sono anche costi per correggere errori umani nei conteggi dell'inventario.

2. Sistema periodico

Il sistema periodico è una tecnica di gestione dell'inventario che tiene conto dell'inventario a intervalli specifici. Invece di mantenere un inventario continuo mentre vengono effettuate vendite e acquisti, l'inventario periodico segue un modello unico solitamente centrato attorno al periodo contabile di un'azienda.

Questo sistema non utilizza tipicamente alcuna tecnologia nel processo di conteggio; l'inventario viene preso manualmente. Di conseguenza, alcuni trovano il sistema periodico più dispendioso in termini di tempo e, con il conteggio manuale, più predisposto all'errore umano.

I vantaggi del sistema periodico si manifestano nella fase di implementazione. Implementare il sistema periodico è particolarmente facile perché c'è un'installazione minima coinvolta. Poiché questo sistema non richiede tecnologia, prendere l'inventario è facile come iniziare a contare. È anche considerato favorevole tra le piccole imprese, specialmente quelle con numeri di inventario più bassi. Queste aziende avranno meno possibilità di errore umano e costi inferiori rispetto all'implementazione di un sistema di inventario completamente virtuale.

3. Sistema a codice a barre

Il sistema a codice a barre è un metodo di gestione dell'inventario che aggiorna l'inventario virtualmente utilizzando codici a barre. Le aziende possono utilizzare i codici a barre per categorizzare l'inventario in base alle esigenze organizzative e mantenere l'inventario mentre gli articoli vengono scansionati e utilizzati. Di conseguenza, le informazioni aggiornate sui livelli di inventario, gli articoli di produzione, la spedizione e l'imballaggio vengono aggiornate rapidamente e rese disponibili in ogni momento.

Inoltre, questo sistema è considerato a basso rischio a causa della minima possibilità di errore umano quando si conta manualmente. La personalizzazione del sistema a codice a barre è anche altamente favorevole, specialmente per le aziende con portafogli di ciclo di vita del prodotto più estesi e livelli di stock di inventario. I codici a barre possono essere organizzati per prodotto, progetto, domanda, posizione e altro ancora.

Il più grande svantaggio del sistema a codice a barre è in realtà l'assegnazione dei codici a barre. Stampare i codici a barre e posizionarli su ogni articolo in inventario è altamente tedioso e dispendioso in termini di tempo. Fortunatamente, una volta completato quel processo, un sistema software può mantenere il tracciamento dell'inventario da quel momento in poi. Alcune aziende utilizzano l'apprendimento automatico con software di codici a barre per mantenere i codici a barre generati unicamente organizzati virtualmente.

4. Sistema RFID

Il sistema di identificazione a radiofrequenza (RFID) è una tecnica di gestione dell'inventario che utilizza tag posizionati su diversi articoli che producono segnali radio contenenti informazioni sul prodotto. I tag RFID funzionano in modo simile ai codici a barre in quanto mantengono un conteggio virtuale degli articoli di inventario. Tuttavia, i tag del sistema RFID sono considerati più efficienti perché non devono essere scansionati come i codici a barre.

Poiché i tag sono tracciati tramite frequenza radio, possono essere spostati in un luogo di inventario con poco o nessuno sforzo nel tracciarli in transito. I tag RFID riducono anche il rischio di errore umano e il costo totale del lavoro. In questo sistema, i dipendenti non devono prendere tempo per contare o scansionare gli articoli.

Il sistema RFID presenta anche alcune sfide che un'azienda dovrebbe affrontare per utilizzare questi tag. Innanzitutto, il costo di implementazione di un sistema RFID è elevato. Con la formazione dei dipendenti e l'installazione dell'intero sistema, può diventare piuttosto costoso automatizzare il processo di inventario con RFID. Ci sono anche potenziali preoccupazioni di sicurezza con i tag RFID e i loro segnali radio. Non vorresti mai che i dati del tuo prodotto finissero nelle mani sbagliate.

Come implementare un sistema di gestione dell'inventario

È ora di mettere in pratica le tue conoscenze. Esplorare i sistemi di inventario dovrebbe averti dato una buona idea di come vuoi che il tuo processo di inventario si svolga. Pronto a iniziare? Segui i passaggi seguenti per scoprire cosa dovresti fare prima, durante e dopo aver scelto il tuo sistema ideale.

1. Raccogli dati sull'inventario

Rendi il tuo processo di inventario un po' più lungo ma molto più efficiente raccogliendo quante più dati possibili. I dati aiutano le aziende a riconoscere punti di forza, debolezze, modelli di successo e margini di miglioramento. Riconosci quale inventario deve essere regolato, come materie prime, forniture di progetto, prodotti finiti e qualsiasi altro inventario fisico. Questo processo creerà una base per determinare quali metodi seguirai da questo punto in avanti.

2. Costruisci un metodo di identificazione

Il passo successivo nella gestione del tuo inventario è determinare come vuoi che il tuo inventario sia organizzato. Vuoi che i tuoi articoli siano raggruppati per funzione? Per progetto? Forse vuoi che sia ordinato alfabeticamente. Crea il tuo metodo di identificazione in base a ciò che pensi semplificherà di più il tuo processo quando carichi e scarichi gli obiettivi di spedizione.

3. Scegli un sistema

Dopo aver appreso dei quattro sistemi di gestione dell'inventario, identifica quello che si allinea con i tuoi obiettivi di inventario. Cerchi un sistema adatto alle piccole imprese con costi di installazione tecnologica minimi o nulli? Prova il sistema perpetuo o periodico. Speri di adottare un approccio all'automazione utilizzando uno strumento di organizzazione virtuale? Il sistema a codice a barre o RFID potrebbe essere più adatto a te. Usa gli obiettivi di inventario che hai definito in precedenza per determinare quale sistema soddisfa le esigenze della tua azienda.

4. Considera l'utilizzo di un sistema software

Quando sei in dubbio, considera di affidarti all'intelligenza artificiale. Il software di inventario può aiutarti a identificare problemi di inventario prima ancora che tu ti accorga che ci fossero problemi. Il software offre anche un'interfaccia utile per aggiornare rapidamente i dati e mantenere le informazioni accurate.

Tecniche di gestione dell'inventario

Sebbene implementare semplicemente un sistema automatizzato sembri abbastanza facile, ci sono un paio di cose che puoi fare per rendere il processo ancora più efficiente. Dai un'occhiata ad alcune tecniche per far funzionare la gestione dell'inventario per te.

Crea KPI di inventario

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) aziendali si applicano a ogni aspetto di un'azienda, inclusi l'inventario. Identifica obiettivi e obiettivi di inventario. Quegli obiettivi possono essere articoli di un valore monetario specifico o quantità di prodotto. Riconoscere questi KPI ti aiuterà a determinare quale inventario ha la priorità sugli altri.

Prevedi la domanda

Come detto in precedenza, prevedere la domanda dei clienti è la chiave per sapere quanto inventario è necessario in qualsiasi momento. Quando sai quanto è richiesto, sai quando stai raggiungendo il punto di riordino e quando potresti dover rifornire. Considera l'utilizzo di software di pianificazione della domanda per iniziare a prevedere le esigenze dei clienti e continua a raccogliere informazioni in futuro per continuare a prevedere la domanda futura e regolare l'inventario e i prezzi.

Continua a rifornire gli articoli man mano che vengono utilizzati

Se ordinare man mano che procedi sembra adatto a te, considera di provare il metodo di gestione dell'inventario just-in-time (JIT) . A seconda della domanda, potresti dover considerare di sostituire gli articoli di inventario prima che diventino troppo bassi. Utilizza le tue quote di inventario proposte e il sistema di gestione di tua scelta per identificare cosa significa "troppo basso" per te. Con il metodo JIT, l'ordinazione dello stock può essere effettuata su base necessaria o su un programma predeterminato basato sui dati storici dell'inventario. Fare ciò può aiutarti a essere un passo avanti nel soddisfare gli ordini di acquisto della domanda e accumulare la giusta quantità di articoli prima che diventi travolgente.

Effettua controlli regolari di controllo qualità

La tua gestione è buona solo quanto lo sono i tuoi prodotti finiti. Effettuare analisi di qualità di routine ti metterà sulla strada giusta per consegnare le migliori versioni dei tuoi nuovi prodotti, assicurandoti di non trattenere articoli che non sono necessari e di non spendere soldi extra sul costo delle merci. L'inventario non significa nulla se il tuo stock è scadente!

Utilizza un modello EOQ

Un quantità economica di ordine (EOQ) è la quantità ideale di articoli che un'azienda dovrebbe ordinare per garantire di non sperimentare una carenza o un surplus. Puoi calcolare il tuo EOQ raccogliendo dati sulla domanda dei clienti, i costi di installazione e i costi di mantenimento.

I costi di installazione includerebbero i costi di imballaggio, spedizione, consegna, ecc. I costi di mantenimento comprenderebbero eventuali costi aggiuntivi associati al magazzinaggio dell'inventario, all'assicurazione e allo stoccaggio. Dopo aver moltiplicato le unità di domanda e i costi di installazione per 2, dividi per i costi di mantenimento e prendi la radice quadrata del numero finale. Alla fine, ti rimarrà un EOQ che ti guiderà verso la minimizzazione dei costi e il soddisfacimento della domanda prevista.

Organizza gli articoli per importanza

Identifica quali articoli hanno la precedenza sugli altri e quali non dovrebbero mai esaurirsi. Se stai vendendo prodotti deperibili, potresti considerare un metodo first-in first-out (FIFO) quando invii gli articoli. Se stai vendendo prodotti non deperibili, potresti voler optare per un metodo last-in first-out (LIFO) per evitare di interrompere l'inventario stabilito. Se quelli non sembrano ideali per te, prova il metodo analisi ABC. Con l'analisi ABC, categorizzeresti il tuo stock di inventario in tre livelli di importanza, da A a C. Scegli il metodo che ha più senso e regola il nuovo inventario di conseguenza.

Riprendi a prendere l'inventario durante il transito

Quando le cose si muovono costantemente, può essere facile perdere traccia degli articoli nel processo. Evita di prendere l'inventario solo nella tua posizione principale di inventario. Fai in modo di continuare a contare in ogni fase del tuo processo di gestione dell'inventario, ovunque possa portarti.

Software di controllo dell'inventario

Vuoi implementare alcune funzionalità di gestione dell'inventario nel tuo processo di inventario? Considera l'utilizzo di software di controllo dell'inventario per automatizzare il processo. Il software di controllo dell'inventario offre un po' di tutto ciò di cui hai bisogno per creare una macchina per l'inventario snella e potente.

Per essere inclusi in questa categoria, il prodotto software deve:

• Utilizzare la tecnologia per tracciare il flusso dell'inventario
• Includere un database completo dell'inventario
• Offrire strumenti per prevedere l'inventario futuro

*Di seguito sono riportate le 5 principali soluzioni software di controllo dell'inventario leader dal Grid® Report di G2 dell'estate 2021. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. QuickBooks Online

Organizza le tue finanze di inventario in un'unica piattaforma con QuickBooks Online. QuickBooks Online offre la possibilità di fatturare e accettare pagamenti, prevedere il flusso di cassa e accedere ad analisi in tempo reale.

Cosa piace agli utenti:

- Recensione di QuickBooks Online, Rajesh C.

Cosa non piace agli utenti:

"Non mi piace il costo e il fatto che devi pagare un piano di abbonamento per ogni singola attività. Questo può essere difficile per le piccole imprese appena avviate. Rispetto alla versione desktop, è una tariffa una tantum e la versione desktop può ospitare più attività. Per cercare di gestire questi costi, abbiamo spostato alcune delle nostre istanze QBO sulla versione desktop gestita dal nostro commercialista. Le funzionalità cloud di QBO non sono tutte necessarie per la contabilità standard. Quindi, se hai bisogno di una contabilità semplice, mi atterrei alla versione desktop, o meglio ancora, proverei a utilizzare la versione desktop e lasciare che il tuo commercialista la gestisca."

- Recensione di QuickBooks Online, Steven F.

2. Zoho Inventory

Zoho Inventory è un software basato su cloud utilizzato per tracciare acquisti, inventario e canali di vendita. Con Zoho Inventory, aspettati di ottenere informazioni aggiornate sui tuoi sistemi di gestione dell'inventario e processi di vendita.

Cosa piace agli utenti:

“Zoho Inventory è il software più utilizzato non solo da me ma dall'azienda in cui lavoro poiché ci permette di organizzare l'inventario dei nostri magazzini di cibo e bevande. Con questo software, posso organizzare l'inventario, gli ordini, le vendite e le spedizioni di merci; cioè, posso gestire tutte le attività associate all'inventario della mia azienda. Tutte le procedure vengono eseguite in modo efficiente senza perdere il dettaglio dell'ingresso e dell'uscita dei prodotti dai nostri magazzini.”

- Recensione di Zoho Inventory, Debora C.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono alcuni svantaggi - il back-end sembra essere bloccato, il che significa che ci sono alcune modifiche o personalizzazioni che non possono essere fatte, non importa quanto importanti. La connettività tra Inventory e CRM è anche limitata.”

- Recensione di Zoho Inventory, Jazmine D.

3. Webgility

Ferma le vendite eccessive con Webgility. Webgility ti offre gli strumenti per aggiornare automaticamente l'inventario, tracciare gli ordini e mantenere conteggi accurati.

Cosa piace agli utenti:

“Dopo aver ricercato diversi software, abbiamo scelto Webgility per l'eccellente supporto che forniscono. Era super importante per noi avere supporto post-vendita, poiché il software cambia costantemente. Il team di supporto ci ha sempre aiutato a risolvere i problemi prontamente. L'integrazione e l'installazione sono state molto facili rispetto ad altri software che abbiamo utilizzato, e Webgility è stato utile in ogni fase del percorso.”

- Recensione di Webgility, Janna R.

Cosa non piace agli utenti:

“Non ci sono notifiche quando Webgility deve essere aggiornato alla versione più recente. Quando ciò accade, il software diventa instabile e sembriamo sempre essere reattivi a questo problema piuttosto che proattivi se ci fosse un sistema di notifica in atto. A volte la piattaforma può essere instabile, ma la maggior parte delle volte può essere risolta.”

- Recensione di Webgility, Corey V.

4. NETSTOCK

NETSTOCK è una soluzione di ottimizzazione della gestione dell'inventario basata su cloud. Il cruscotto di NETSTOCK aiuta a minimizzare le carenze e i surplus, tracciare gli obiettivi di inventario e raccogliere informazioni sui KPI nel tempo.

Cosa piace agli utenti:

"Con NETSTOCK, abbiamo ottenuto una riduzione del 50% delle scorte e un miglioramento del tasso di riempimento del 15%. Il loro semplice cruscotto offre una visione delle metriche importanti e consente, con pochi clic, di approfondire i dettagli. L'integrazione con il nostro ERP è stata relativamente semplice e NETSTOCK riceve indiscutibilmente 10 stelle per il fantastico servizio clienti!"

- Recensione di NETSTOCK, Luisa T.

Cosa non piace agli utenti:

"Nessun vero aspetto negativo finora, ma più velocemente impari come NETSTOCK calcola utilizzando i diversi algoritmi, più velocemente capirai come formula le informazioni visualizzate."

- Recensione di NETSTOCK, Alan P.

5. Kintone

Kintone offre applicazioni di gestione dell'inventario pre-costruite per tracciare i dati senza sforzo. Si vanta di essere facilmente personalizzabile e user-friendly.

Cosa piace agli utenti:

“Siamo con Kintone da circa un anno, ed è stata un'esperienza piuttosto buona. Siamo stati in grado di creare alcune app semplici rapidamente e senza problemi senza la necessità di competenze di sviluppo. Tuttavia, con le competenze di sviluppo del nostro team, siamo stati anche in grado di creare software di gestione della produzione molto più complessi che collegano più app insieme. Tutto è adattabile, e quindi continuiamo a costruire su di esso man mano che la nostra attività cresce.”

- Recensione di Kintone, Drew M.

Cosa non piace agli utenti:

“Lo strumento di personalizzazione del portale è ottimo; tuttavia, potrebbe utilizzare funzionalità più robuste e funzionalità native. Poiché i diversi dipartimenti in un'azienda hanno diversi tipi di responsabilità e devono vedere diversi set di dati rapidamente. Ad esempio, se i responsabili delle vendite volessero vedere i loro rappresentanti di vendita, vendite, lead, funnel, sarebbe fantastico poter accedere a report e dati basati sull'accesso tutto da un cruscotto centralizzato.”

- Recensione di Kintone, Christopher M.

Se i tuoi amici iniziassero a gestire il loro inventario, lo faresti anche tu?

Se hai un inventario, hai tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare il viaggio verso l'implementazione di un sistema di gestione dell'inventario. Che tu intenda automatizzare il processo o fare le cose alla vecchia maniera, organizzare il tuo inventario e ottimizzare per il futuro ti avvantaggia solo lungo il percorso. Non voglio metterti pressione, ma la gestione dell'inventario è davvero la cosa (non così nuova) alla moda.

Dopotutto, i ragazzi alla moda lo stanno facendo!

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