Che cos'è una firma elettronica? Come cambia le transazioni commerciali

La proliferazione del software nelle nostre vite lavorative ha trasformato alcuni degli elementi più basilari della condotta aziendale.

Il concetto di firma è stato uno degli elementi più duraturi del mondo moderno, fungendo da pietra angolare delle negoziazioni legalmente vincolanti e degli accordi commerciali sin dal XVII secolo.

Tuttavia, poiché la tecnologia e il software hanno iniziato a plasmare il mondo lavorativo moderno, i metodi dietro questa pratica aziendale secolare sono stati costretti a cambiare, portando all'adozione del software per firme elettroniche. Anche se il significato è rimasto in gran parte lo stesso, la forma ha assunto un'importanza maggiore che mai.

L'avvento di questa ‘trasformazione digitale’ ha influenzato quasi ogni aspetto del business. Dai ruoli a contatto con i clienti come vendite e marketing ai dipartimenti interni come risorse umane e contabilità, così come app per rendere l'esperienza di lavoro da casa il più fluida possibile, i guadagni in efficienza portati dalla digitalizzazione di processi precedentemente manuali hanno portato a un aumento dei ritorni sugli investimenti in tutti i settori.

Le firme sono così centrali nella condotta aziendale che è logico che le firme elettroniche siano diventate la base per questa nuova espressione dell'attività umana.

Secondo il ESIGN Act degli Stati Uniti, una firma elettronica può essere definita come “un suono, simbolo o processo elettronico allegato o logicamente associato a un contratto o altro documento e eseguito o adottato da una persona con l'intento di firmare il documento.”

Una firma elettronica è un tipo di marcatore digitale che cattura formalmente l'intento del firmatario di accettare i termini e le condizioni del contratto o accordo a cui stanno aderendo. Questo consente una più facile tenuta dei registri quando si traccia l'intento degli individui nelle trattative commerciali e in altri procedimenti legali, un elemento centrale della crescente tendenza verso l'adozione di uffici senza carta.

Come vengono utilizzate le firme elettroniche?

Le firme elettroniche sono solo una delle tante soluzioni software remote che semplificano le operazioni aziendali. Possono essere utilizzate per quasi ogni circostanza in cui è richiesta una firma.

Tuttavia, ci sono alcune aree in cui l'utilizzo di una firma elettronica può diventare particolarmente utile.

Contratti legali

Quando si tratta di legge, una firma è probabilmente lo strumento più utile nel tuo arsenale. Purtroppo, molti processi legali possono essere tutt'altro che ponderosi e difficili da navigare nei momenti migliori.

L'ultima cosa che vuoi è il lungo processo di invio di documenti per una firma manuale e poi aspettare che vengano restituiti per posta. E che il cielo ti aiuti se dimenticano di firmare una pagina cruciale o due.

Le firme elettroniche possono aiutare a evitare queste complicazioni inviando tutti i documenti con i moduli pertinenti con un clic di un pulsante. Mantenere le cose in movimento nel settore legale è di vitale importanza per qualsiasi attività commerciale, quindi renderlo il più indolore possibile dovrebbe essere una priorità assoluta per i tuoi team operativi aziendali.

Risorse umane

I dipartimenti delle risorse umane hanno un ruolo alquanto unico in qualsiasi azienda. Devono lavorare con la legge quasi quanto i dipartimenti legali stessi, eppure il loro focus è interamente interno, concentrato sugli stessi dipendenti.

Quando si tratta di condurre un'operazione di risorse umane fluida, vuoi assicurarti che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno e possano accettare tutte le cose necessarie che mantengono un'organizzazione in funzione senza intoppi.

Questo può includere l'invio di lettere di offerta a nuovi potenziali assunti, offboarding dipendenti che lasciano l'azienda e supportare le leggi e le iniziative di diversità e inclusione per aiutare a garantire un ambiente di lavoro positivo e sano.

Vendite

Assicurarsi che il processo di vendita sia il più fluido e semplice possibile per i tuoi potenziali clienti è una delle cose più importanti che un venditore possa offrire.

Per la maggior parte del pipeline di vendita, questo comporta contenuti facilmente accessibili, rappresentanti reattivi e rispettosi e completa trasparenza riguardo al prodotto o servizio dell'azienda.

Tuttavia, tutto quel duro lavoro potrebbe andare sprecato se il processo effettivo di firma di un contratto incontra un intoppo logistico. Eliminare il lavoro a carico del tuo potenziale cliente quando si tratta di firmare il documento che vincolerà legalmente te e loro può fare miracoli per ridurre la frustrazione e garantire un'esperienza positiva per il cliente, che può eventualmente crescere in una relazione professionale sana e leale nel tempo.

Finanze

Il mondo della finanza richiede innumerevoli firme per funzionare efficacemente. Vuoi prendere un prestito per avviare o espandere la tua attività? Hai bisogno di presentare una richiesta di risarcimento assicurativo?

Entrambi richiederanno firme dal tuo team finanziario. Assicurati che questo processo sia il più rapido possibile in modo da poter tornare rapidamente agli affari come al solito.

Differenza tra firme elettroniche e firme digitali

Sebbene le firme elettroniche e le firme digitali possano sembrare la stessa cosa a prima vista, sono due parti diverse del processo complessivo che consente alle firme online di funzionare.

Una firma digitale è legata alla crittografia, l'arte di creare e risolvere codici. Mentre una firma elettronica potrebbe semplicemente essere alcune parole digitate in una casella, una firma digitale utilizza algoritmi matematici complessi per generare un'impronta digitale unica per ogni documento.

Questo consente l'identificazione e la validazione delle firme effettuate dal firmatario. Dopotutto, chiunque può digitare un nome in una casella.

È cruciale garantire che siano in atto misure di sicurezza per prevenire la manomissione o la fabbricazione di firme online per garantire che le firme elettroniche siano rappresentazioni valide dell'intento del firmatario.

Questo processo di crittografia utilizza il sistema di infrastruttura a chiave pubblica (PKI) per generare due set di "chiavi": una privata e una pubblica. Firmare il documento online fornisce la chiave pubblica al destinatario mentre codifica la chiave privata nel documento stesso.

Quando la firma viene verificata, il destinatario può utilizzare la chiave pubblica per decrittare e visualizzare il documento. Se le chiavi pubblica e privata non corrispondono, il documento rimarrà bloccato.

Come fare firme online

Ci sono diversi modi per approcciare la creazione della tua firma online.
Come la tua calligrafia, la firma di ognuno è in qualche modo unica, e questo non cambia solo perché il modulo o il documento viene firmato su Internet invece che di persona.

Sebbene il formato dipenda dal software utilizzato, ci sono alcuni metodi comuni per creare una firma online che probabilmente incontrerai più spesso:

• Usa una tastiera per digitare la tua firma. Questo è di gran lunga la forma più basilare di firma online. Basta cliccare sulla casella appropriata e digitare il tuo nome come faresti in un elaboratore di testi. Non preoccuparti; gli strumenti di crittografia nel software aiuteranno a garantirne l'autenticità.
• Usa uno stilo o un dito per disegnare la tua firma. Questa è un'ottima opzione per ricreare la sensazione di una firma scritta tradizionale; tuttavia, richiede uno schermo tattile. Fortunatamente, questa è una funzione integrata per molti strumenti di firma elettronica compatibili con telefoni o tablet.
• Usa il mouse o il trackpad per disegnare la tua firma. Se non hai accesso a uno schermo tattile, puoi usare il cursore per disegnare la tua firma, proprio come faresti con uno stilo. Anche se non è così preciso, funzionerà comunque altrettanto bene.
• Carica un'immagine della tua firma scritta. Se vuoi davvero puntare all'autenticità, puoi scrivere la tua firma a mano e scansionarla o scattare una foto per usarla come firma online. È abbastanza semplice da fare; basta caricarla sul tuo computer come faresti con qualsiasi altra immagine e posizionarla nello spazio appropriato del documento che stai firmando. Nota che non tutti i software di firma elettronica supportano questa opzione.

Vantaggi delle firme elettroniche

Sebbene possa sembrare che qualcosa di semplice come una firma elettronica non sia un elemento vitale delle operazioni aziendali all'avanguardia, l'integrazione del software nella maggior parte degli aspetti della vita ha dato origine alla tendenza di mettere il controllo nelle mani del consumatore.

Mettere la convenienza e la qualità della vita al primo posto pagherà enormi dividendi quando si tratta di far passare i tuoi potenziali clienti attraverso il tuo pipeline di vendita e mantenere i clienti. Inoltre, integrare le firme elettroniche senza problemi con soluzioni di gestione delle pratiche legali può aiutare a semplificare i flussi di lavoro e gestire i documenti legali in modo più efficiente.

Di seguito sono riportati solo alcuni dei vantaggi che l'adozione delle firme elettroniche nelle operazioni aziendali può avere per la tua organizzazione.

Conveniente

Il software per firme elettroniche è di gran lunga l'opzione più conveniente per documentare l'intento. Non solo risparmi denaro sulla carta, ma risparmi anche su affrancatura, spedizione e forniture, che possono costare una grande quantità di denaro nel tempo.

Ecologico

Riducendo la quantità di carta che usi, puoi aiutare a smettere di contribuire alle enormi quantità di rifiuti prodotti dall'industria della carta. Circa 400 milioni di tonnellate di carta e cartone vengono prodotti in tutto il mondo ogni anno, e questo è uno dei principali fattori nella distruzione del mondo naturale.

Controllo delle versioni più semplice

Uno degli elementi più importanti di qualsiasi forma di firma è la capacità di fornire un record dettagliato e aggiornato dell'intento del firmatario.

Purtroppo, l'errore umano è fin troppo facile da introdurre e confondere le acque quando si tratta di metodi di firma tradizionali su carta. Questo può essere disastroso quando si tratta di importanti trattative legali o commerciali, causando ritardi, multe o addirittura azioni legali se la firma appropriata viene persa.

Le firme elettroniche non lasciano nulla al caso poiché aggiornano automaticamente e memorizzano le informazioni di qualsiasi documento che utilizzi in uno spazio di archiviazione digitale facilmente accessibile. Utilizzare il software per firme elettroniche assicurerà che tu abbia tutte le firme di cui hai bisogno quando ne hai bisogno.

Migliore esperienza utente

L'avvento della trasformazione digitale dei primi anni del XXI secolo ha trasferito molta più influenza agli individui che compongono la base di consumatori di una determinata azienda o industria.

Invece del "mercato" come concetto ampio, il modo più efficace di condurre marketing, vendite e operazioni aziendali ha subito un ribaltamento fondamentale, richiedendo un approccio su misura per gli individui invece che per grandi fasce della popolazione.

Il software per firme elettroniche aiuta a garantire questo attraverso la facilità d'uso, eliminando il fastidio coinvolto con le firme remote e dover fare affidamento su montagne di documenti, dove le informazioni importanti possono facilmente andare perse.

Sicuro

Una delle realtà sfortunate del passaggio agli uffici e alle operazioni digitali è diventata l'aumento delle opportunità di violazioni della sicurezza e hacking.

Sebbene questo possa potenzialmente rappresentare un problema quando si raccoglie una firma online, la maggior parte del software ufficiale per firme elettroniche è dotato di un alto livello di sicurezza che aiuta a mantenere al sicuro le informazioni tue e dei tuoi clienti. Infatti, viene utilizzato anche in settori come quello bancario per aiutare a proteggere denaro e informazioni finanziarie sensibili.

Efficiente

È inutile dirlo, ma la tecnologia è molto più efficiente di quanto qualsiasi essere umano possa mai sperare di essere.

Le firme elettroniche sfruttano questa efficienza consentendo che le firme remote vengano completate in pochi secondi. Inoltre, rendono più facile che mai scalare la raccolta delle firme in tutta un'organizzazione o base di clienti.

Miti e concezioni errate comuni sulle firme elettroniche

Nonostante la crescente adozione, diversi miti circondano le firme elettroniche, ostacolando la loro più ampia accettazione. Sfatiamo alcuni di questi miti comuni.

• Mito: Le firme elettroniche non sono legalmente vincolanti.
  Realtà: Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti in molti paesi, inclusi gli Stati Uniti sotto l'ESIGN Act e nell'Unione Europea sotto eIDAS. Il quadro legale garantisce la stessa autenticità e integrità delle firme tradizionali.
• Mito: Le firme elettroniche possono essere facilmente falsificate.
  Realtà: Con misure avanzate di crittografia e autenticazione, le firme elettroniche possono essere più sicure delle firme tradizionali. I tracciati di audit e i processi di verifica aggiungono livelli di sicurezza, rendendo la falsificazione estremamente difficile.
• Mito: Le firme elettroniche sono complesse da implementare.
  Realtà: Le soluzioni moderne per firme elettroniche sono progettate per essere user-friendly. Si integrano senza problemi con i processi aziendali esistenti e richiedono competenze tecniche minime per essere implementate.

Miglior software per firme elettroniche

Non ci vorrà molto per capire che ci sono numerose opzioni quando si tratta di selezionare il software per firme elettroniche che aiuterà l'adozione del modello di ufficio virtuale della tua organizzazione. Ecco perché è importante fare un'attenta valutazione delle esigenze distintive della tua azienda in modo da poter fornire la migliore esperienza possibile ai tuoi consumatori.

Per qualificarsi per questa categoria, un prodotto deve:

• Consentire al mittente e al destinatario di firmare documenti su una varietà di dispositivi e sistemi operativi
• Crittografare e proteggere le comunicazioni e i documenti condivisi tra gli utenti
• Tracciare lo stato del documento e notificare agli utenti quando sono richieste azioni (firma, approvazione, ecc.)
• Consentire agli utenti di definire ruoli utente e diritti di autorizzazione internamente e per utenti esterni (appaltatori, partner, clienti, ecc.)
• Offrire capacità di creazione e archiviazione di documenti integrati o integrarsi con soluzioni software di terze parti che forniscono funzionalità di creazione o archiviazione di documenti

Di seguito sono riportati i 5 principali software per firme elettroniche dal Grid® Report di G2 dell'estate 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. DocuSign

DocuSign aiuta le organizzazioni a connettersi e automatizzare i vari modi in cui devono gestire gli accordi legali. Come uno dei leader nel settore delle firme elettroniche, la loro soluzione consente il facile tracciamento e archiviazione delle informazioni aziendali e aiuta a fornire un'esperienza fluida ovunque nel mondo.

Cosa piace agli utenti:

“È intuitivo nel precompilare i campi di firma. Mi piace la comodità di controllare e inviare via email ai clienti per le firme. Il fatto che sia sicuro mette a mio agio i miei clienti e me stesso. Mi piace anche la possibilità di andare sul sito web di DocuSign e trovare tutti i documenti che ho inviato o firmato disponibili per il download.”

- Recensione di DocuSign, Jonathan W.

Cosa non piace agli utenti:

“L'unica cosa che non mi piace è che a volte le domande di sicurezza per i clienti possono essere molto oscure. Le domande sono generate da LexisNexis, quindi so che DocuSign non ha molto da dire su quali domande un cliente potrebbe ricevere.”

- Recensione di DocuSign, Mariam H.

2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat eccelle come soluzione per firme elettroniche con funzionalità per creare, modificare e firmare PDF. Fornisce sicurezza avanzata, moduli personalizzabili e flussi di lavoro automatizzati, garantendo l'integrità e la conformità dei documenti. La sua integrazione con i servizi cloud di Adobe e altri prodotti migliora la produttività e la facilità d'uso.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace poter creare PDF modificabili. Questo è un requisito enorme nella nostra attività poiché una grande parte della nostra demografia è sopra i 50 anni e preferisce effettuare l'ordine su un modulo fisico o digitale dove inseriscono i loro dettagli piuttosto che farlo direttamente tramite il nostro sito web.”

- Recensione di Adobe Acrobat di Parisa H.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono alcune funzionalità e scorciatoie che non sono standard e causano alcuni problemi quando sei abituato ad adottare diversi strumenti all'interno e al di fuori della suite Adobe CC.”

- Recensione di Adobe Acrobat di Pietro V.

3. PandaDoc

PandaDoc è un software di automazione dei documenti all-in-one che semplifica il processo di creazione, approvazione e firma elettronica di proposte, preventivi e contratti. Quando integri le tue app CRM, di pagamento e di archiviazione file esistenti in un unico flusso di lavoro, PandaDoc ti aiuta a semplificare i processi e aumentare l'efficienza in tutta l'organizzazione.

Cosa piace agli utenti:

“Quello che mi piace di più di PandaDoc è l'integrazione con SalesForce. Mi piace anche quanto velocemente accelera gli accordi. Avere clienti in grado di utilizzare PandaDoc invece di inviare documenti avanti e indietro per posta è un cambiamento radicale. Ho anche visto il recente aggiornamento di Panda che mostra le nuove funzionalità e gli aggiornamenti su cui stanno lavorando e che hanno reso pubblici. Avere chiarezza e trasparenza per gli utenti è enorme e davvero bello da vedere.”

- Recensione di PandaDoc, Kidder S.

Cosa non piace agli utenti:

“Sono entusiasta degli aggiornamenti basati sull'integrazione dei campi, specialmente per quanto riguarda qualcosa come Pipedrive, che estrae le informazioni da Pipedrive in PandaDoc - alcuni dei campi non sempre corrispondono, il che significa che sto inserendo manualmente le informazioni sull'indirizzo, solo perché è nominato diversamente su Pipedrive rispetto a Pandadoc. Tuttavia, il supporto clienti è fantastico!”

- Recensione di PandaDoc, di Ruth O.

4. Jotform Sign

JotForm Sign offre una potente soluzione per firme elettroniche focalizzata sulla facilità d'uso e sull'efficienza. Le caratteristiche principali includono modelli personalizzabili, archiviazione sicura dei documenti e integrazione senza problemi con varie applicazioni. I suoi strumenti avanzati di automazione e conformità semplificano il processo di firma, rendendolo ideale per le aziende che cercano una piattaforma affidabile e user-friendly.

Cosa piace agli utenti:

“Mi piace questo strumento perché offre molte funzionalità e mi piace la facilità d'uso, l'interfaccia intuitiva e i modelli che offrono, oltre a poterli personalizzare e adattare alle mie esigenze, è anche facile da configurare ed è conveniente e fa risparmiare molto tempo.”

- Recensione di Jotform Sign, di Christian C.

Cosa non piace agli utenti:

“Il più grande svantaggio sono stati alcuni dei bug che compaiono sul sito web di tanto in tanto. Con questo intendo che di tanto in tanto, quando vado a visualizzare in anteprima un modulo su cui ho lavorato, alcuni elementi del modulo saranno in un ordine diverso da quello in cui li ho messi o saranno mancanti, o duplicati. Mi ha costretto a tornare indietro e "risolvere" questi problemi numerose volte.”

- Recensione di Jotform Sign, Chris D.

5. Dropbox Sign (precedentemente HelloSign)

Dropbox Sign (precedentemente HelloSign) fornisce un'esperienza di firma elettronica semplificata con funzionalità come la firma intuitiva dei documenti, la sicurezza avanzata e l'integrazione con applicazioni popolari. La sua interfaccia user-friendly e i robusti strumenti di conformità lo rendono una scelta forte per una gestione efficiente e sicura dei documenti.

Cosa piace agli utenti:

“Amo la facilità d'uso; è molto facile caricare il mio documento e impostare tutte le diverse cose necessarie per firme, iniziali, campi di testo e caselle di controllo che usiamo tutto il tempo.”

- Recensione di Dropbox Sign (precedentemente HelloSign), David S.

Cosa non piace agli utenti:

"L'unica cosa che non mi piace di Dropbox Sign è che non puoi cambiare le variabili una volta che hai inviato l'elemento per la firma. A volte, riceviamo un cliente che vuole omettere un secondo nome o aggiungere un'iniziale, e invece di correggerlo, dobbiamo scartare tutto e ricominciare da capo. Non è un grosso problema, ma se stai trattando con un cliente che è già un problema, dover rifare il loro contratto potrebbe farti arrabbiare per un minuto.”

- Recensione di Dropbox Sign (precedentemente HelloSign), Cynthia M.

Conclusione

Indipendentemente dal settore in cui operi, trovare un modo per trasferire le operazioni del tuo ufficio in un formato digitale ti farà risparmiare tempo, denaro e problemi a lungo termine. Il software per firme elettroniche offre un modo completo e sicuro per condurre affari e accordi legali senza nessuno dei fastidi dei metodi tradizionali con penna e carta.

Stai attento e mantieni alti i tuoi livelli di sicurezza digitale imparando come proteggerti online.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.