Che cos'è la gestione dei contratti e perché è importante?

I contratti regolano quasi ogni interazione tra le aziende.

Lascia che questo concetto si assesti.

Pensa a tutti i diversi modi in cui la tua azienda interagisce con altre persone e organizzazioni. Le persone che acquistano la tua soluzione, i dipendenti che lavorano per te e l'azienda che fornisce alla tua attività forniture per ufficio.

Ognuna di queste relazioni viene avviata con l'esecuzione di un contratto.

Si tratta di un bel po' di contratti, e tenere traccia di ognuno di essi è cruciale per evitare problemi legali - è qui che il software di gestione dei contratti viene in soccorso. Fondamentalmente, se stai gestendo qualsiasi tipo di organizzazione, avrai bisogno di un qualche tipo di sistema efficace di gestione dei contratti.

Le aziende si affidano fortemente ai termini e alle condizioni all'interno dei contratti per condurre le normali attività commerciali – una delle principali è generare e raccogliere entrate dai clienti.

Quando un contratto viene creato, eseguito o gestito male, un'organizzazione può perdere i benefici attesi a causa di cavilli e scarsa conformità. Inutile dire che tenere d'occhio da vicino gli obblighi contrattuali della tua azienda è necessario per la crescita.

Avere un dipartimento legale separato all'interno della tua organizzazione è sicuramente un vantaggio, ma tutti i tuoi dipendenti devono essere familiari con il ciclo di vita di tutti i contratti che scorrono nelle vene della tua azienda.

Componenti chiave della gestione dei contratti

• Creazione del contratto: Redigere contratti chiari, completi e legalmente validi.
• Negoziazione: Negoziare termini e condizioni favorevoli con le controparti.
• Esecuzione: Garantire l'esecuzione tempestiva e corretta dei contratti.
• Monitoraggio e conformità: Monitorare le prestazioni del contratto, garantire la conformità ai termini e affrontare eventuali problemi.
• Rinnovo e modifiche: Gestire i rinnovi dei contratti e le modifiche secondo necessità.
• Risoluzione delle controversie: Gestire le controversie e risolvere i conflitti in modo efficace.

Fasi della gestione dei contratti

Se stai iniziando un nuovo sistema di gestione dei contratti per la tua azienda da zero, bene per te. Le lavagne pulite fanno bene all'anima. In caso contrario, potresti avere molto più lavoro davanti a te. In ogni caso, di seguito sono riportate le sei fasi della gestione dei contratti che ogni azienda deve affrontare prima o poi.

Ricorda, la legge è una cosa con cui non vuoi scherzare, quindi vale la pena dedicare del tempo.

Pianificazione

Qualsiasi nuovo processo aziendale richiede pianificazione prima dell'implementazione. La gestione dei contratti non è diversa. Quindi, se questo ha senso, il primo passo nel processo di gestione dei contratti è pianificare il processo stesso.

La fase di pianificazione della gestione dei contratti riguarda il pensare in anticipo in modo da non dover tornare indietro in seguito. Fai un brainstorming su tutte le risorse disponibili, altre cose di cui hai bisogno per avere successo e i principali stakeholder. Determina un modo per mantenere tutto snello e organizzato durante l'intero processo contrattuale.

Poiché la tua azienda finirà per gestire una varietà di accordi, la tua strategia di gestione dei contratti dovrà essere flessibile. Potresti dover implementare processi per ogni tipo diverso di contratto. Se pensi che sarà il caso, pianifica in anticipo.

Audit

Prima di costruire un percorso verso il futuro, dovrai rivisitare il passato.

Parte del determinare i tuoi problemi attuali con la gestione dei contratti risiede nell'esaminare la tua situazione attuale con un audit. Indaga su ogni dettaglio di come la tua azienda gestisce contratti, accordi e altri documenti legali dalla creazione all'esecuzione alla gestione.

Se trovi alcuni problemi con il modo in cui stai rispettando i requisiti dei termini e delle condizioni all'interno del contratto, prendi nota di quale sia il problema, perché la tua azienda potrebbe sperimentarlo e possibili soluzioni che puoi implementare per evitarlo in futuro.

A questo punto del processo, condurrai questo audit a livello macro, il che significa che esaminerai una grande quantità di contratti. Tuttavia, man mano che avanzi con il tuo processo di gestione dei contratti, dovrai farlo a livello micro.

Non lasciare che l'audit si fermi una volta che hai finito di creare il tuo processo di gestione dei contratti. Continua a farlo indagando su ogni contratto che esegui da quel momento in poi.

Costruire un quadro

Dopo la tua pianificazione e audit, avrai una migliore comprensione di come dovrà apparire il processo di gestione dei contratti della tua azienda per avere successo.

Ora è il momento di costruire un quadro strutturato che la tua azienda possa utilizzare mentre gestisce contratti esistenti e futuri. Questo piano dovrebbe delineare ogni elemento della gestione di un contratto, nonché le azioni e i requisiti associati per ogni fase che raggiunge. Rendilo chiaro quale dipartimento gestisce quali fasi del processo, le risorse che verranno utilizzate e le metriche per misurare il successo.

Anche se non è la prima volta che costruisci un processo di gestione dei contratti, aspettati feedback. Non solo riceverlo, ma prenderlo sul serio. Se la tua strategia non funziona per tutti all'interno della tua organizzazione, vale la pena fare uno sforzo extra per trovare un modo per risolverlo.

Trovare la tecnologia giusta

Chiariamo una cosa prima di andare avanti. Ammassare un mucchio di contratti cartacei in un vecchio schedario non è gestione dei contratti. È un disastro.

Per gestire correttamente i tuoi contratti, hai bisogno della tecnologia giusta per farlo. Non importa quanto sia organizzato il tuo team, è sempre meglio rendere tutto elettronico dove puoi. In questo modo, tutto è nello stesso posto e accessibile ovunque tu possa connetterti al tuo server.

Implementare nuovi contratti

Ora che hai il tuo nuovo processo in atto, puoi implementarlo per nuovi contratti. Oltre alla loro gestione, anche gli accordi effettivi possono diventare un po' complicati.

Esaminiamo rapidamente come può apparire il processo per ogni singolo contratto che la tua azienda stipula.

1. Richieste

Il processo inizia con una richiesta di contratto dopo aver chiuso un accordo con un cliente, fornitore, dipendente o chiunque tu stia creando un accordo.

Durante questa fase, assicurati di comprendere la relazione commerciale, le esigenze di ciascuna parte e l'obiettivo dell'accordo. Ottieni l'approvazione del contratto da ogni stakeholder chiave prima di procedere.

2. Creazione

Quindi dovrai redigere il contratto effettivo. Assicurati di includere tutti gli elementi chiave che un contratto deve includere per essere legalmente vincolante.

Come punto di partenza, includi tutte le informazioni provenienti dalla richiesta di un contratto e tieni presente che è soggetto a modifiche durante le negoziazioni. Quando scrivi il contratto, assicurati di utilizzare un linguaggio coerente e di avere una sezione che descriva i termini inclusi.

3. Negoziazione

Una volta che consegni il documento all'altra parte, ci saranno probabilmente alcune negoziazioni. Durante la negoziazione, assicurati che ogni stakeholder abbia una bozza del contratto, raccogli feedback e rinegozia i termini e le condizioni fino a raggiungere un accordo finale tra entrambe le parti.

4. Approvazione

Con la nuova bozza del contratto negoziato, devi ottenere le approvazioni finali sui termini e le condizioni. Ottieni l'OK da tutti gli stakeholder e ricorda che la loro visione del contratto potrebbe sollevare ulteriori modifiche che dovrai apportare.

Se questo è il caso, sottoponilo all'altra parte. Stabilisci un processo di approvazione formale, snello e ripetibile per garantire efficienza e coerenza nella gestione dei contratti in tutta l'organizzazione.

5. Esecuzione

L'esecuzione del contratto spesso si riferisce alla sua firma. A quel punto, i termini, le condizioni e gli obblighi diventano ufficialmente legali ed entrano in vigore. Ecco perché è così importante avere un processo di approvazione approfondito. Una volta eseguito un contratto, assicurati di aggiornare la tua soluzione di gestione dei contratti con i dettagli.

6. Conformità

A questo punto, sei legalmente obbligato a rispettare la tua parte dell'accordo. Per evitare di violare il contratto, assicurati di rimanere conforme a tutti i termini e le condizioni elencati.

Questo potrebbe includere effettuare un pagamento o completare un'azione entro un certo tempo. Assicurati che ogni persona coinvolta sappia cosa significa conformità e tieni d'occhio qualsiasi comportamento non allineato.

7. Risoluzione o rinnovo del contratto

Al momento della scadenza, determina se la tua azienda dovrebbe rinnovare o risolvere il contratto valutando se hai ottenuto o meno i risultati desiderati. In caso contrario, considera un'altra rinegoziazione o lascialo terminare come previsto.

Tutte le azioni elencate sopra fanno parte non solo della creazione ed esecuzione dei contratti, ma anche della loro gestione. Durante ogni fase, assicurati che ogni pezzo di informazione contrattuale sia organizzato, snello e mantenuto sicuro. Una volta che firmi un contratto, sei vincolato alle sue aspettative, quindi le tecniche di gestione adeguate devono sempre essere in primo piano.

Gestione dei contratti e vendite

La gestione dei contratti con i clienti è il fulcro del tuo team di vendita. Un affare chiuso non è ufficialmente scolpito nella pietra finché qualcuno non firma sulla linea tratteggiata. Di conseguenza, la gestione dei contratti è diventata una parte integrante del ciclo di vendita.

Se un'azienda può gestire correttamente i suoi contratti, può aiutarla a snellire ulteriormente i suoi processi di vendita. Questo è particolarmente vero quando si tratta di gestire le relazioni con i clienti.

Sebbene la relazione possa essere iniziata molto prima, nel momento in cui accettano il tuo accordo è quando quella connessione passa dall'essere un'opportunità a un cliente la cui lealtà dovresti cercare di guadagnare.

Se hai un processo di contrattazione efficiente e ripetibile che include modelli di contratto pre-approvati, mantenere la tua parte dell'accordo con il cliente dovrebbe essere reso un po' più facile. In questo modo, i rappresentanti di vendita possono concentrarsi maggiormente sul coltivare quella relazione con il cliente invece di redigere bozza dopo bozza dello stesso contratto.

Se fai un ulteriore passo avanti e digitalizzi tutti i tuoi contratti, ci può essere una fonte di verità facilmente accessibile per chiunque all'interno della tua organizzazione.

Migliori pratiche di gestione dei contratti

Passare accuratamente attraverso ogni fase del processo di gestione dei contratti è solo metà della battaglia. Per rendere tutto quel duro lavoro degno, ci sono alcune ulteriori migliori pratiche di gestione dei contratti che dovresti implementare per garantire piena efficienza ed efficacia.

Concentrati sulla conformità

Se non puoi rispettare i tuoi contratti, nessuna delle tue fasi di gestione è valsa la pena. Il tema della tua strategia di gestione dei contratti dovrebbe essere la conformità. La bellezza della gestione dei contratti è che la sua struttura rende facile migliorare la tua conformità con gli accordi legali.

Oltre a ciò, monitora tutte le normative federali e statali che possono influenzare la tua azienda per evitare eventuali sanzioni per non conformità. Se accade qualcosa di rilevante, rivedi tutti i tuoi contratti e agisci dove necessario.

Rimani organizzato

Il tema secondario della tua strategia di gestione dei contratti dovrebbe essere l'organizzazione. Una delle pratiche più importanti qui è assicurarsi di mantenere tutti i tuoi contratti nello stesso posto. Monitorare, aggiornare e rivedere fanno tutti parte di una gestione efficace, e essere coerenti con il posizionamento è necessario affinché ciò avvenga in modo efficiente.

Su quella nota, mentre le persone che hanno bisogno di accedere ai contratti dovrebbero essere in grado di farlo, ci deve anche essere un equilibrio di sicurezza. Dai accesso solo a coloro che ne hanno veramente bisogno. I contratti possono includere alcune informazioni sensibili, e più persone possono vederle, più rischioso diventa.

Monitora il tuo tempo di approvazione

Tutti i tuoi accordi dovrebbero offrire alla tua azienda un qualche tipo di valore, ma non sarai in grado di raccogliere quei benefici prima che il contratto venga approvato e firmato.

Per garantire che tu stia accedendo a quel valore, imposta e monitora alcuni indicatori chiave di prestazione (KPI) della gestione dei contratti. Monitora quanto tempo ci vuole perché un contratto raggiunga la fase di approvazione in modo da poter identificare modi per ottimizzare il processo di gestione dei contratti nel suo complesso. Il modo migliore per garantire l'efficienza nel tuo processo è imparare dai tuoi errori.

Automatizza dove puoi

I team legali e i rappresentanti di vendita non devono più occuparsi di ogni singolo dettaglio riguardante i contratti. Ci sono molti compiti banali durante il processo che puoi lasciare all'automazione, specialmente quando si tratta di comunicazione tra le parti. Il software di gestione dei contratti consente agli utenti di programmare e inviare avvisi e notifiche quando è necessaria un'azione da parte loro.

Anticipa le esigenze aziendali in evoluzione

Mentre la tua azienda probabilmente finirà per fare affidamento su modelli di contratto riutilizzabili per le tue esigenze legali standard, non lasciarti diventare troppo comodo.

Man mano che la tua azienda cambia, sia che si tratti di una nuova soluzione, pubblico di riferimento o standard dei dipendenti, anche i tuoi contratti dovranno adattarsi. Fai del tuo meglio per essere proattivo e anticipare le tue esigenze aziendali in evoluzione in modo da poter adattare i tuoi contratti di conseguenza.

Vantaggi dell'uso del software di gestione dei contratti

Costruire un sistema di gestione dei contratti avrà un aspetto diverso da azienda a azienda. Tuttavia, alla fine della giornata, nessun team può essere veramente di successo nella gestione dei propri contratti senza la soluzione giusta.

Il software di gestione dei contratti rimuove inefficienze dannose che gravano su coloro che tengono traccia dei tuoi documenti legali manualmente. In sintesi, indipendentemente dal prodotto specifico che scegli, ecco alcuni dei vantaggi associati all'implementazione di una soluzione di gestione dei contratti.

Fornisce una singola fonte di verità

Poiché tutti i tuoi documenti legali saranno archiviati nello strumento che scegli, il software di gestione dei contratti funge da singola fonte di verità per la tua organizzazione. Ogni utente autenticato saprà esattamente dove cercare i dettagli, il ciclo di vita e i requisiti di ciascun contratto.

Questa posizione centrale dei tuoi contratti evita anche che gli utenti guardino versioni obsolete dei documenti attuali.

Visibilità e approfondimenti migliorati

Mantenere tutti i tuoi contratti all'interno di un software può anche aiutarti a raccogliere preziose informazioni su quanto bene, o male, la tua azienda gestisce i suoi documenti legali e i relativi obblighi. Il software di gestione dei contratti può darti una visione d'insieme di tutti i tuoi accordi e aiutarti a estrapolare dati utili che apriranno strade per l'ottimizzazione dei processi.

Risparmia tempo

Lasciare che uno strumento software gestisca tutte le tue attività di gestione dei contratti è un grande risparmio di tempo. L'automazione che il software di gestione dei contratti fornisce apre tempo per i membri del team per concentrarsi su compiti più importanti che richiedono la loro attenzione.

Il fatto che tutto sia online rende i contratti facili da trovare e cercare all'interno, eliminando la necessità di scorrere contratti e file per specifici. La maggior parte degli strumenti ti consente persino di impostare avvisi in modo da sapere quando è necessario agire da parte tua. E con le integrazioni di firma elettronica, sigillare l'accordo è più facile e veloce che mai.

Riduce il rischio

Probabilmente il vantaggio più importante del software di gestione dei contratti, che deriva dagli altri elencati sopra, è che riduce il rischio di non conformità, perdita di denaro e deterioramento di relazioni importanti.

Entrare in problemi legali non è qualcosa con cui scherzare, e il software di gestione dei contratti è il modo migliore per combatterlo. Rende quasi impossibile perdere una scadenza, fornisce a tutti gli stakeholder preziose informazioni e analizza i cicli contrattuali per individuare punti deboli.

Miglior software di gestione dei contratti

Ci sono alcuni strumenti diversi che puoi utilizzare per supervisionare e automatizzare i tuoi processi contrattuali, ma il miglior punto di partenza è con il software di gestione dei contratti.

Per qualificarsi per essere inclusi nella categoria di gestione dei contratti, un prodotto deve:

• Offrire modelli personalizzabili coinvolti nella creazione di contratti aziendali
• Includere un repository di documenti che possono essere archiviati in diverse categorie
• Avere la capacità di creare, modificare, condividere e collaborare su contratti con altri dipendenti (internamente) e con clienti o partner (esternamente)
• Conformarsi ai requisiti legali e alle regole aziendali
• Consentire agli utenti di inviare notifiche per traguardi come la data di scadenza o il rinnovo

*Di seguito sono riportate le cinque principali soluzioni software di gestione dei contratti leader dal Grid® Report di G2 dell'autunno 2024. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. PandaDoc

PandaDoc è uno strumento utilizzato dai team di vendita per migliorare i flussi di lavoro associati al lato contrattuale della chiusura degli affari. Questo software si concentra sull'automazione dei documenti e sulla semplificazione del processo di creazione, approvazione, firma ed esecuzione dei contratti.

Cosa piace di più agli utenti:

"Uso PandaDoc per ottenere l'approvazione durante la consegna del progetto. Avere la possibilità di avere più documenti predefiniti che posso inviare ai clienti con la pressione di pochi pulsanti è prezioso. Ha trasformato ciò che una volta era un'email in qualcosa di più formale, completo e professionale. È qualcosa che uso ogni settimana, a volte più spesso. È davvero facile impostare modelli e aggiungerli alla tua libreria per un uso ricorrente."

- Recensione PandaDoc, Jake B.

Cosa non piace agli utenti:

"Nessun supporto tecnico adeguato, nessun aggiornamento via email quando c'è un'interruzione o un problema tecnico, nessuna risposta automatica quando c'è un problema con la verifica dell'ID di un cliente che può essere risolto sul posto durante una sessione. Nessuna funzione di modifica una volta completata se una firma o un timbro è stato perso. Nessuna possibilità di modificare i tag senza cancellare tutto il progresso e le firme."

- Recensione PandaDoc, Ashley R.

2. DocuSign CLM

DocuSign CLM è una piattaforma CLM completa che semplifica e automatizza l'intero processo contrattuale, dalla creazione e negoziazione all'esecuzione e gestione. Consente alle aziende di gestire i contratti in modo più efficiente, ridurre il rischio e migliorare la collaborazione.

Cosa piace di più agli utenti:

"Ho trovato l'automazione la più utile. Non devo fare manualmente lo stesso processo cliente per cliente con le regole che possono essere configurate all'interno di Docusign, fai semplicemente meno mentre il sistema fa di più automaticamente."

- Recensione DocuSign CLM, Nelson G.

Cosa non piace agli utenti:

"A volte può essere difficile navigare attraverso l'intero documento per datare, inizializzare e poi finalmente firmare un documento alla fine. Se salti qualcosa è difficile tornare al punto in cui è stato saltato. A volte ci sono alcuni problemi di dimensionamento facilmente risolvibili quando si tratta dei caratteri, ma tutto sommato un buon prodotto."

- Recensione DocuSign CLM, Brain G.

3. Jotform Sign

Jotform Sign è una soluzione di firma elettronica facile da usare che semplifica il processo di raccolta delle firme per contratti, moduli e documenti. Offre un'interfaccia drag-and-drop per una facile creazione di moduli, consentendo di aggiungere campi di firma, caselle di testo, caselle di controllo e altri elementi secondo necessità.

Cosa piace di più agli utenti:

"Jot Form è facile da usare e robusto. Iniziare a creare un nuovo modulo e implementarlo è super facile e intuitivo.

È facile da usare sia per gli utenti finali, per l'utente che crea il modulo e per l'utente che lo compilerà. Il nostro pubblico di riferimento sono i meccanici che non sono sempre tecnicamente inclini, e hanno usato i moduli con facilità."

- Recensione JotForm, Ryan H.

Cosa non piace agli utenti:

"A volte il mio pubblico mi dice che l'integrazione con PayPal e altre funzionalità di pagamento hanno avuto problemi, specialmente quando usano un Mac."

- Recensione JotForm, Alex S.

4. GetAccept

GetAccept può essere utilizzato da una varietà di dipartimenti, tra cui vendite, risorse umane, successo del cliente e abilitazione alle vendite. Questa piattaforma fornisce messaggistica video, tracciamento e analisi dei documenti e capacità di firma elettronica.

Cosa piace di più agli utenti:

"È molto flessibile, facile da usare e facile da imparare, supporta i documenti che usiamo internamente, ottimo supporto e sei molto impegnato a farlo funzionare all'interno della nostra attività, ci aiuta a essere creativi e hai una vasta esperienza da diverse attività che ci aiuta a migliorare la nostra."

- Recensione GetAccept, Stefan L.

Cosa non piace agli utenti:

“A volte è un po' complicato ricreare o modificare una proposta se devi inviarne una nuova. Funziona, ma potrebbe essere più facile. Spesso dobbiamo modificare il file PDF che inviamo ai nostri clienti, poiché non usiamo i modelli integrati.”

- Recensione GetAccept, Jesper J.

5. LinkSquares

LinkSquares è una piattaforma di gestione dei contratti completa progettata per semplificare e automatizzare l'intero ciclo di vita del contratto. Offre funzionalità avanzate per l'analisi dei contratti, la mitigazione del rischio e la collaborazione, rendendolo uno strumento potente per aziende di tutte le dimensioni.

Cosa piace di più agli utenti:

"LinkSquares CLM è altamente personalizzabile (cioè, non una taglia unica per tutti) e forniscono supporto pratico per assicurarsi che sia implementato correttamente e impostato per il successo. È anche molto più intuitivo di altri CLM che abbiamo considerato."

- Recensione LinkSquares, Cameron W.

Cosa non piace agli utenti:

“Ci sono alcuni ulteriori miglioramenti del prodotto necessari per automatizzare ulteriormente i processi e rimuovere alcuni lavori manuali necessari sul lato amministrativo." Richele B.

- Recensione LinkSquares, Richele B.

Questa volta, non farlo da solo

Lasciare che la tecnologia gestisca i tuoi contratti non è pigrizia. È intelligenza, e a questo punto, è quasi necessario. Ci sono troppe preoccupazioni quotidiane nel gestire un'azienda, e occuparsi di documenti legali non dovrebbe essere una di esse. Mentre ci sono alcune parti della gestione dei contratti che richiedono un tocco umano (di persona o online), sfruttare il software porterà tutto insieme.

Gestire i contratti online apre il mondo delle firme elettroniche, che è sorprendentemente sicuro. Scopri di più su la differenza che le firme elettroniche possono fare per la tua azienda.

Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2020. È stato aggiornato con nuove informazioni.