Le guide ultime pour l'achat de logiciels de gestion du personnel
Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion du personnel ?
Le logiciel de gestion du personnel fournit des solutions qui aident à gérer le processus d'embauche pour les agences de recrutement, les services de personnel contractuel et temporaire, et les recruteurs tiers. Le logiciel de gestion du personnel est un moyen rentable pour les recruteurs d'améliorer le processus d'embauche pour les candidats et les clients grâce à des fonctionnalités telles que la publication d'offres d'emploi, la recherche et la présélection de candidats, les entretiens, et la gestion des processus pour les offres d'emploi, l'embauche et l'intégration.
Le logiciel de gestion du personnel offre une combinaison de capacités de système de suivi des candidats (ATS) pour rationaliser le processus de recrutement et de suivi des candidats, de
question courante.
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Comment le logiciel de gestion du personnel répond-il à vos points de douleur ?
- CV — Le traitement des CV permet de faire gagner un temps incroyable aux recruteurs qui, autrement, aurait été passé à importer des CV, extraire les informations nécessaires, identifier les mots-clés, et plus encore. Le logiciel de gestion du personnel gère ce processus pour rendre le traitement et l'identification des candidats qualifiés pour des rôles particuliers un processus simplifié. Le traitement des CV permet aux recruteurs de rechercher dans leur base de données de candidats par des recherches booléennes, par mots-clés ou par champs, y compris l'expérience, les compétences ou les niveaux d'éducation, par exemple.
- Gestion de la relation candidat — Une expérience candidat solide est essentielle pour améliorer le processus de recrutement. Si un portail candidat facile à utiliser est une fonctionnalité indispensable, assurez-vous que la démonstration inclut une vue du portail candidat et de leur expérience de navigation, de candidature, de soumission de CV, etc. Comprenez les fonctionnalités de communication du logiciel de gestion du personnel, y compris la communication automatique avec les candidats tout au long du processus de recrutement.
- Communication — La communication à travers divers canaux, y compris l'email, le SMS, le VOIP, peut être gérée via le logiciel de gestion du personnel. Le marketing par email, par exemple, aide les recruteurs à maintenir une communication régulière, cohérente et claire, ce qui est essentiel. Cela peut aider les recruteurs à contacter à la fois les clients et les candidats avec des offres d'emploi, des rendez-vous à venir, et toute communication nécessaire.
- Publication d'offres d'emploi — Le logiciel de gestion du personnel offre des fonctionnalités de publication d'offres d'emploi qui permettent aux utilisateurs de rationaliser et d'automatiser le processus de publication de postes ouverts sur diverses plateformes. Ces solutions offrent des intégrations avec une variété de sites d'emploi, ainsi que la publication automatique sur les sites de carrière de l'entreprise pour améliorer le processus de publication d'offres d'emploi.
- Recrutement pour la diversité — La recherche de talents diversifiés et qualifiés devient de plus en plus importante pour les entreprises. Le logiciel de recrutement pour la diversité offre des solutions qui créent et distribuent des descriptions de poste impartiales, gèrent et suivent les candidats provenant de sites d'emploi diversifiés, et trient les candidats en conséquence, pour n'en nommer que quelques-uns. Le logiciel de gestion du personnel peut offrir des intégrations avec le logiciel de recrutement pour la diversité, ou inclure des fonctionnalités qui se concentrent sur le recrutement pour la diversité.
- Gestion des tâches — Les tableaux de bord de gestion des tâches aident les recruteurs à gérer et à prioriser tous les projets liés au personnel. Les tableaux de bord faciles à suivre offrent une vue claire de tous les appels téléphoniques, emails, rendez-vous et entretiens associés à tous les clients, candidats et emplois.
- Solutions de back-office — Le logiciel de gestion du personnel réduit le temps que les recruteurs doivent passer sur les processus de back-office, y compris, mais sans s'y limiter, la comptabilité, la facturation et la gestion des commissions. Ces solutions aident les recruteurs à créer des factures personnalisées et professionnelles adaptées aux exigences de facturation spécifiques de leurs clients.
- Fonctionnalité mobile — Le logiciel de gestion du personnel avec fonctionnalité mobile permet aux recruteurs, candidats et clients d'accéder facilement à des portails de gestion du personnel personnalisés et de marque. Les recruteurs peuvent accéder aux informations des clients et des candidats, entrer de nouvelles informations de contact client, mettre à jour les notes sur les réunions en déplacement, et plus encore. Les candidats ont accès aux préférences de planification, aux entretiens et rendez-vous à venir, aux informations de contact, et plus encore. Les clients peuvent accéder aux factures, feuilles de temps, et heures facturées, pour n'en nommer que quelques-uns.
- Intégrations — Le logiciel de gestion du personnel offre une variété d'intégrations, y compris, mais sans s'y limiter, les sites d'emploi, la paie, le suivi du temps, la finance, la gestion des dépenses, les comptes de médias sociaux, les outils de back-office, les tests pré-emploi, la vérification des antécédents, l'intégration, et plus encore.
- Rapports et analyses — Les métriques de recrutement et les tableaux de bord personnalisables aident les recruteurs à mieux comprendre leurs processus d'affaires et à apporter des améliorations là où c'est nécessaire. Les analyses de gestion du personnel incluent le coût par embauche, le temps d'embauche, la performance des sites d'emploi, et plus encore, mettant en évidence les domaines d'amélioration.
- Conformité — Le logiciel de gestion du personnel peut aider les recruteurs à maintenir la conformité avec des lois et réglementations à la fois constantes et en évolution. Les recruteurs doivent maintenir la conformité par rapport aux lois fédérales et étatiques, à la conformité au RGPD, et à la classification incorrecte des employés, pour n'en nommer que quelques-uns.
Comment choisir le bon logiciel de gestion du personnel ?
Choisir le bon logiciel de gestion du personnel pour répondre aux besoins de votre cabinet de recrutement ou de gestion du personnel est un processus important. Le logiciel de gestion du personnel aide les agences de recrutement et les recruteurs à gérer les candidats, les recrues, et les clients d'entreprise, à publier des offres d'emploi, et à gérer globalement les exigences d'une agence de gestion du personnel.
Peut-être que votre entreprise vient de démarrer et que vous cherchez à acheter votre premier logiciel de gestion du personnel, ou peut-être que votre organisation a besoin de mettre à jour un système hérité. Où que vous en soyez dans votre processus d'achat, G2.com peut vous aider à sélectionner le meilleur logiciel de gestion du personnel pour votre entreprise.
Comment acheter un logiciel de gestion du personnel
Donc, vous avez identifié que vous avez besoin d'un logiciel de gestion du personnel pour votre entreprise de recrutement ou de gestion du personnel. Voici quelques étapes à vérifier pour vous assurer que vous avez rempli toutes vos exigences pour choisir votre logiciel.
- Identifier les besoins et/ou les points de douleur
- Choisir votre équipe de sélection de logiciels
- Créer une liste de critères
- Rechercher
- Développer et évaluer une liste restreinte de fournisseurs
- >Faire une démonstration du logiciel et évaluer les fournisseurs
- Négociation des prix
- Adhésion
- >Contrat
- Identifier les besoins et/ou les points de douleur Si vous n'avez pas de logiciel de gestion du personnel complet, vos points de douleur pourraient être liés à tout le travail manuel que vous devez accomplir. Si votre cabinet de gestion du personnel a connu une forte croissance récemment, vous pourriez avoir besoin d'une solution qui peut évoluer avec votre organisation. Réfléchissez aux points de douleur et notez-les ; ceux-ci devraient être utilisés pour vous aider à créer une liste de critères. De plus, déterminez le nombre d'employés qui devront utiliser ce logiciel, car cela détermine le nombre de licences que vous achèterez probablement.
- Choisir votre équipe de sélection de logiciels Avant de commencer, il est crucial de créer une équipe gagnante qui travaillera ensemble tout au long du processus, de l'identification des points de douleur à la mise en œuvre. L'équipe de sélection de logiciels devrait être composée de membres de l'organisation qui ont le bon intérêt, les compétences et le temps pour participer à ce processus. Un bon point de départ est de viser 3 à 5 personnes qui occupent des rôles tels que le principal décideur, le chef de projet, le propriétaire du processus, le propriétaire du système, ou l'expert en la matière du personnel, ainsi qu'un responsable technique, un administrateur informatique, ou un administrateur de la sécurité. Dans les petites entreprises, l'équipe de sélection des fournisseurs peut être plus petite, avec moins de participants multitâches et assumant plus de responsabilités.
- Créer une liste de critères En prenant une vue d'ensemble de l'entreprise et en identifiant les points de douleur, l'équipe peut ensuite se lancer dans la création d'une liste de critères. La liste sert de guide détaillé qui inclut à la fois les fonctionnalités nécessaires et les éléments souhaitables, y compris le budget, les fonctionnalités, le nombre d'utilisateurs, les intégrations, les exigences de sécurité, les solutions cloud ou sur site, et plus encore.
- Rechercher
- Développer et évaluer une liste restreinte de fournisseurs
- Évaluation des fournisseurs
- Négociation des prix
- Adhésion
- >Contrat
Commencez par rechercher des logiciels de gestion du personnel pour développer une longue liste de fournisseurs potentiels. Effectuez des recherches générales sur les navigateurs, consultez les sites web et les réseaux sociaux des logiciels de gestion du personnel, lisez des avis en ligne, téléchargez des livres blancs, regardez des vidéos de produits, lisez des études de cas, consultez les listes de fonctionnalités des produits, et consultez G2.
Identifiez 3 à 5 fournisseurs qui répondent aux exigences que vous souhaitez engager. Pour l'engagement des fournisseurs, envisagez d'envoyer une demande d'information (RFI), une demande de proposition (RFP), ou de demander un essai gratuit. Décomposons la différence entre les RFI et les RFP.
Demande d'information (RFI) — Une liste d'une page avec quelques points décrivant ce dont vous avez besoin d'un logiciel de gestion du personnel.
Demande de proposition (RFP) — Un document fournissant aux fournisseurs de logiciels de gestion du personnel tous les détails pertinents sur le logiciel dont votre entreprise a besoin. Il inclut, mais sans s'y limiter : les principaux objectifs et besoins, le calendrier souhaité, les logiciels et licences existants, le matériel existant, la disponibilité du personnel informatique, et le système d'exploitation. Les petites entreprises pourraient vouloir sauter la demande formelle et contacter quelques fournisseurs avec leur liste brève d'exigences.
Les RFI et RFP pourraient ne pas être nécessaires si vous envisagez des solutions qui offrent des démonstrations gratuites ou des périodes d'essai. Au lieu d'un processus formel de proposition et d'évaluation, les démonstrations en direct peuvent vous aider à déterminer si une solution répond à vos besoins. De plus, de nombreux fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) offrent des essais gratuits.
Les démonstrations de logiciels fournissent aux acheteurs potentiels une présentation du logiciel de gestion du personnel. Cela permet aux équipes d'acquisition de fournisseurs de découvrir le produit et de poser toutes les questions pertinentes. Assurez-vous de vous préparer pour la présentation du fournisseur en utilisant un plan de révision de démonstration basé sur votre liste essentielle de critères.
Plan de révision de démonstration :
De la satisfaction de vos besoins fonctionnels à la formation et à la mise en œuvre, les évaluations des fournisseurs sont une partie essentielle du processus d'achat de logiciels. Pour faciliter la comparaison après que toutes les démonstrations soient terminées, il est utile de préparer une liste cohérente de questions à poser à chaque fournisseur qui répondent à vos besoins et préoccupations.
Créez un document de travail ou une fiche d'évaluation pour chaque fournisseur de votre liste restreinte pour inclure les informations suivantes :
Finances et légalité — Examinez la stabilité financière et légale de chaque fournisseur en question. Certaines choses à considérer incluent si le fournisseur est public ou privé, s'il a été impliqué dans des litiges, et s'il fait face à des problèmes financiers ou légaux en suspens.
Aperçu du produit — Considérez chaque plateforme de gestion du personnel potentielle avec le même sens de la rigueur. Certaines considérations à aborder lors de la démonstration incluent les options de personnalisation, la fréquence des mises à jour logicielles, et comment le fournisseur se distingue de ses concurrents. De plus, posez des questions sur la fonctionnalité générale : des éléments tels que l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique, la vitesse, et la fiabilité générale.
Fonctionnalités — Déterminez si le produit fournira à votre équipe les fonctionnalités dont vous avez besoin. Le logiciel de gestion du personnel offre généralement une combinaison de sourcing de candidats potentiels, de système de suivi des candidats (ATS), et de fonctionnalités de gestion de la relation candidat. Posez à chaque fournisseur des questions basées sur les fonctionnalités qui parlent de la fonctionnalité de base dont vous avez besoin pour déterminer si le produit répond aux besoins de votre entreprise. G2 fournit une liste de fonctionnalités courantes trouvées dans les logiciels de gestion du personnel pour vous guider.
Performance — De l'accès web à l'accès mobile, la performance de la solution de gestion du personnel est essentielle. Déterminez si les solutions de gestion du personnel offrent un support pour les utilisateurs mobiles, et un accès sur site ou via le cloud. D'autres domaines de préoccupation incluent les limitations des autorisations des utilisateurs, le support national et multinational, les processus de mise à jour et de publication du système, les configurations et personnalisations, et l'évolutivité du système.
Formation et support — La mise en œuvre et la formation ne se feront pas sans un certain encadrement. Découvrez quel type de support les fournisseurs de logiciels de gestion du personnel offrent — cela pourrait inclure l'auto-assistance ; la soumission de cas en ligne ; ou des sessions de formation en ligne, enregistrées, ou en personne, pour n'en nommer que quelques-unes.
Sécurité et confidentialité des fournisseurs — Il est important de déterminer combien d'efforts les fournisseurs de logiciels consacrent à la sécurité. Quelques domaines à évaluer pour la sécurité des fournisseurs incluent les méthodologies utilisées par un fournisseur pour les tests de sécurité, si un fournisseur utilise des tiers pour effectuer des vérifications de sécurité, et la formation à la sécurité des applications pour les équipes de développement internes. Déterminer et documenter les pratiques de sécurité des données d'un fournisseur sont des exigences pour se conformer à de nombreuses réglementations sur la confidentialité des données, telles que le RGPD et le CCPA.
Déploiement — Déterminez si chaque fournisseur offre les options de déploiement dont vous avez besoin, y compris sur site ou basé sur le cloud en tant que SaaS.
Mise en œuvre — Demandez combien de support le fournisseur de logiciels de gestion du personnel offre et combien d'utilisateurs les mises en œuvre supportent parmi d'autres questions.
Vérifications de références — Demandez au fournisseur de logiciels de gestion du personnel quelques références. Si possible, organisez une visite sur site pour examiner comment l'application est utilisée et par qui. Si une visite sur site n'est pas possible, essayez de parler avec quelques personnes des entreprises de référence qui ont une connaissance directe du logiciel.
Les modèles de tarification pour la plupart des logiciels sont basés soit sur un abonnement, une licence perpétuelle, ou des modèles open-source. Globalement, la tarification dépend du nombre de licences utilisateur ou de "sièges" nécessaires, et il y a ensuite des coûts supplémentaires à considérer.
| En savoir plus : Un guide complet des modèles de tarification SaaS → |
Les modèles d'abonnement consistent en une redevance récurrente qui est généralement payée mensuellement, tandis que les licences perpétuelles exigent que les entreprises paient un coût pour acquérir le logiciel indéfiniment. Les logiciels de gestion du personnel open-source et gratuits sont également des options.
Selon le modèle de tarification, cela peut affecter les dépenses d'investissement (CapEx) ou les dépenses d'exploitation (OpEx). Le CapEx est affecté par les achats importants et initiaux de logiciels/matériels, tandis que l'OpEx est affecté par les modèles d'abonnement mensuels récurrents pour le SaaS. Cela peut faire une différence pour certaines entreprises. La plupart des entreprises optent pour une stratégie OpEx car elle est moins risquée (se débarrasser des licences logicielles dont vous n'avez pas besoin lors de licenciements ou ajouter des licences lorsque vous embauchez). Le CapEx et l'OpEx ont également des avantages/désavantages fiscaux différents.
Les types de coûts supplémentaires à considérer incluent les coûts initiaux, récurrents, et évités :
— Les coûts initiaux incluent les frais de licence perpétuelle, les frais d'installation, les frais d'intégration, la mise en œuvre, et la personnalisation.
— Les coûts récurrents incluent les frais d'abonnement, la maintenance, la formation, et le support.
— Les coûts évités peuvent être calculés par les améliorations commerciales obtenues grâce à la mise en œuvre du logiciel de gestion du personnel, cela pourrait inclure le sourcing automatisé des candidats, le traitement automatisé des CV, et l'amélioration de l'intelligence d'affaires.
Il existe de nombreux conseils pour négocier la meilleure offre pour les contrats de fournisseurs. La recherche de divers aspects du marché — y compris la demande actuelle pour les logiciels de gestion du personnel, la performance financière du fournisseur, et la demande pour le fournisseur — aidera à déterminer s'il y a de la place pour la négociation. Les coûts évidents sur lesquels se concentrer sont les coûts supplémentaires car les frais de maintenance continus peuvent s'accumuler au fil du temps.
Il est important d'obtenir l'adhésion des parties prenantes pour le budget et les ressources. Identifiez les parties prenantes pertinentes : Celles-ci incluront les membres de la direction, les utilisateurs pertinents du logiciel, et les administrateurs informatiques ou de logiciels. Il est nécessaire de comprendre et d'aborder leurs propres points de douleur et motivations. Expliquez pourquoi le logiciel de gestion du personnel que vous avez choisi est le meilleur pour répondre aux besoins de l'entreprise, partagez les points de douleur des utilisateurs pour renforcer votre argumentaire commercial, et montrez toutes les informations collectées tout au long du processus de démonstration pour expliquer pourquoi cette solution est la mieux adaptée.
Si possible, demandez l'aide d'avocats spécialisés dans les contrats de logiciels informatiques, ou de votre avocat interne. Assurez-vous que le contrat est clair et inclut toutes les fonctionnalités négociées ou convenues. Examinez le calendrier des paiements du logiciel de gestion du personnel et la durée du contrat, les clauses d'augmentation de prix, les remises convenues, les frais juridiques, et les termes du contrat en cas de fusion et d'acquisition.
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