En savoir plus sur Logiciel Intranet pour les employés
Qu'est-ce que le logiciel intranet pour employés ?
Le logiciel intranet pour employés fournit aux organisations une suite de collaboration au sein d'un réseau privé et sécurisé. Ces outils peuvent servir de point central à la pile de logiciels de collaboration d'une entreprise, combinant des fonctionnalités telles que la messagerie, le partage de fichiers, la création de profils d'utilisateurs et la distribution de tâches sur une seule plateforme de marque. Les utilisateurs peuvent accéder à l'intranet en utilisant une connexion à authentification unique (SSO), et ceux qui sont extérieurs à l'organisation ne pourront pas utiliser la plateforme à moins de recevoir des identifiants de connexion.
Principaux avantages du logiciel intranet pour employés
- Accéder aux documents de l'entreprise et aux fichiers multimédias
- Créer un centre de communication et de collaboration
- Diffuser des informations à l'échelle de l'entreprise
- S'intégrer à des solutions logicielles externes pour les rendre accessibles depuis une seule interface
Pourquoi utiliser un logiciel intranet pour employés ?
Consolidation — Les intranets d'entreprise sont dotés de fonctionnalités spécifiquement déterminées par l'entreprise en question, permettant au logiciel d'être sur mesure pour une organisation donnée. Cela permet aux entreprises de consolider les fonctionnalités qu'elles obtiendraient normalement de plusieurs solutions et de les regrouper en une seule plateforme. Bien que l'intranet puisse être coûteux à construire et à entretenir, à long terme, une entreprise peut économiser plus d'argent en construisant une seule plateforme pour ses besoins de communication plutôt qu'en achetant plusieurs licences pour une poignée de produits.
Sécurité — Étant donné la quantité d'informations traitées au sein des intranets, ils exigeront souvent des utilisateurs qu'ils configurent une authentification à plusieurs facteurs pour accéder au portail. Ces outils sont souvent plus sécurisés que d'autres applications où les utilisateurs n'ont pas besoin de fournir des informations d'identification supplémentaires pour prouver leur identité. Comme les utilisateurs n'ont qu'à se souvenir d'une seule connexion pour accéder à tous leurs canaux de communication, le risque de violation de la sécurité est réduit en raison d'une faiblesse dans une application.
Communication — De nombreuses entreprises avec des intranets sociaux consolideront tous leurs canaux de communication et de collaboration dans leur intranet, soit nativement, soit via des intégrations. Les utilisateurs deviennent plus réactifs et engagés puisqu'ils n'ont qu'à vérifier un seul portail pour tous leurs canaux de communication. Il est également plus facile pour les entreprises de diffuser des informations à l'ensemble de leur entreprise car elles peuvent compter sur les employés pour vérifier l'intranet.
Productivité — Étant donné que les intranets consolident plusieurs fonctionnalités en un seul produit, les employés passent moins de temps à passer d'une application à l'autre et d'un canal de communication à l'autre. Certains intranets peuvent même intégrer une gestion de contenu native ou intégrée, permettant aux utilisateurs de communiquer et de partager du contenu de manière transparente au sein d'une seule application.
Engagement des employés — Certains intranets mettent fortement l'accent sur l'engagement des employés. Ces outils offriront des fonctionnalités supplémentaires telles que la sollicitation de feedback des employés et la reconnaissance des employés, permettant aux employés de répondre aux changements de l'entreprise via des enquêtes rapides.
Qui utilise le logiciel intranet pour employés ?
Les intranets pour employés sont un élément de base populaire pour les grandes organisations qui nécessitent beaucoup de fonctionnalités personnalisées au sein d'un portail de marque. Bien que les intranets puissent être utilisés par n'importe quelle organisation, ils sont particulièrement courants parmi certains types d'institutions.
Éducation — La plupart des universités auront leur propre intranet où les employés et les étudiants peuvent accéder aux actualités, étudier les matériaux de cours et demander des documents. L'apparence de l'intranet et les fonctions qu'il contient dépendent du type d'adhésion de l'utilisateur. Les étudiants auront accès à un ensemble de fonctionnalités différent de celui des professeurs et des administrateurs.
Santé — Les prestataires de soins de santé nécessitent des outils logiciels conformes à la HIPAA et regrouperont souvent toutes les fonctionnalités de communication dont ils ont besoin dans un seul intranet pour des raisons de commodité. Les intranets pour employés des prestataires de soins de santé offriront souvent un logiciel de messagerie conforme à la HIPAA et un logiciel de communication et de collaboration clinique nativement au sein d'une seule plateforme.
Organisations à but non lucratif — De nombreuses organisations à but non lucratif nécessitent des fonctionnalités logicielles spécifiques qu'elles ne peuvent pas trouver dans des solutions logicielles disparates. Au lieu de cela, elles choisissent de construire toutes les fonctionnalités dont elles ont besoin dans un portail intranet pour les administrateurs, les employés et les bénévoles. Bien qu'il existe de nombreuses solutions logicielles pour les organisations à but non lucratif, un intranet permet aux organisations d'intégrer uniquement les fonctionnalités dont elles ont besoin et de regrouper toutes ces fonctionnalités en un seul endroit.
Fonctionnalités du logiciel intranet pour employés
Les solutions intranet pour employés peuvent inclure, mais ne sont pas limitées à, les fonctionnalités listées ci-dessous :
Communications internes — Permet aux utilisateurs de participer à des discussions 1:1 ou de groupe via la messagerie instantanée ou les commentaires.
Notifications push — La plateforme permet aux administrateurs de diffuser des notifications ou des actualités à l'échelle de l'entreprise.
Calendrier — Fournit ou s'intègre à un calendrier où les entreprises peuvent planifier des événements. Cela peut également inclure des calendriers pour les individus.
Partage de contenu — La plateforme fournit un fil d'actualités où les entreprises peuvent partager et discuter de contenu.
Fonctionnalités supplémentaires de l'intranet pour employés
Enquêtes rapides — Distribuer des enquêtes ou des sondages courts et personnalisables axés sur la culture aux employés pour mesurer divers facteurs d'engagement des employés, y compris la satisfaction au travail, de l'environnement et de la rémunération.
Reconnaissance entre pairs — Envoyer et recevoir des reconnaissances sous forme de badges numériques, de récompenses ou de messages à des collègues, employés et managers. La reconnaissance est affichée en temps réel sur la plateforme dans un flux d'activité en direct.
Problèmes potentiels avec le logiciel intranet pour employés
Redondance — Bien que certains intranets pour employés soient construits spécifiquement pour une entreprise particulière, beaucoup sont vendus comme des solutions prêtes à l'emploi qui ne nécessitent pas beaucoup de configuration. Cependant, ces produits peuvent offrir des fonctionnalités qui ne sont pas applicables aux besoins d'une entreprise ou qui sont déjà fournies par une autre solution logicielle.
C'est souvent le cas avec les intranets qui fournissent un composant de communication interne. Les entreprises utiliseront souvent déjà un outil de communication interne populaire avant la mise en œuvre d'un intranet, et à moins que l'intranet puisse s'intégrer avec celui-ci, les utilisateurs se retrouvent avec des fonctionnalités redondantes. Cela peut être déroutant pour les employés, ou une fonctionnalité entière de l'intranet sera ignorée, réduisant ainsi l'efficacité des coûts.
Coût — Les intranets pour employés sont généralement utilisés par de très grandes organisations qui ont besoin d'un espace unique pour permettre la communication et héberger leur base de connaissances. En conséquence, ils peuvent être très coûteux, et les organisations de taille moyenne peuvent ne pas avoir le capital pour supporter le coût d'un intranet, même si elles en ont besoin.
Bien que certains produits soient spécifiquement orientés vers le marché intermédiaire, les intranets doivent encore évoluer à mesure qu'une organisation se développe. Le coût de développement et de maintenance d'un intranet social peut effrayer les entreprises potentielles. De nombreuses entreprises choisissent plutôt d'utiliser un ensemble d'outils de communication qui, ensemble, peuvent simuler un intranet.
