Qui utilise les logiciels de partage d'écran ?
Représentants commerciaux : Un cas d'utilisation spécifique que certaines solutions de partage d'écran ciblent est les démonstrations de vente. Les vendeurs de logiciels B2B et B2C peuvent utiliser les outils de partage d'écran pour fournir à distance des démonstrations approfondies de leurs produits à des clients potentiels, des cabinets d'analystes et d'autres parties intéressées. Les outils de partage d'écran destinés spécifiquement aux démonstrations de vente incluent souvent des fonctionnalités telles que les bloqueurs de notifications, la possibilité de permettre aux participants à la réunion d'interagir avec leur écran, et l'enregistrement des appels.
Membres de l'équipe : Le cas d'utilisation le plus courant et indépendant de l'industrie pour les outils de partage d'écran est la collaboration en équipe. Les équipes à distance et co-localisées utilisent la fonctionnalité de partage d'écran pour des présentations, la co-rédaction, et une multitude d'autres objectifs. Les outils de partage d'écran sont intrinsèquement flexibles par nature, donc les utilisateurs ont beaucoup de liberté pour déterminer ce qu'ils veulent en faire.
Départements informatiques : La capacité de partager l'écran est particulièrement importante pour les départements informatiques qui offrent un support à distance, car certains logiciels de partage d'écran permettent aux utilisateurs de céder le contrôle du bureau à leurs équipes techniques pour diagnostiquer et résoudre les problèmes techniques. Cela est particulièrement vrai pour les travailleurs à distance qui peuvent ne pas avoir accès en personne au département informatique de leur entreprise.
Ressources humaines (RH) : Le partage d'écran est un outil très ingénieux pour les départements RH car ils gèrent fréquemment les orientations des nouveaux employés, les formations et les évaluations de performance. Lorsqu'ils travaillent avec des employés à distance, il est utile pour les départements RH d'avoir la capacité de présenter des documents et de revoir le matériel ensemble en temps réel.
Logiciels liés au partage d'écran
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de partage d'écran incluent :
Logiciel de vidéoconférence: Étant donné que les utilisateurs de logiciels de vidéoconférence sont déjà connectés par un flux vidéo, la meilleure chose à faire est également d'inclure la capacité de partage d'écran pour que les utilisateurs puissent échanger plus facilement des informations visuelles. La grande majorité des outils de vidéoconférence incluront également le partage d'écran comme fonctionnalité standard dans leur offre. Les options de partage d'écran les plus populaires sont souvent celles qui sont intégrées aux logiciels de vidéoconférence, car beaucoup offrent des options gratuites et sont faciles à mettre en œuvre. Pour certains acheteurs, la capacité d'héberger des appels vidéo HD, que ce soit pour une petite équipe ou en tant qu'appel de conférence, est une fonctionnalité critique pour leur entreprise.
Plateformes de collaboration visuelle: De nombreuses plateformes de collaboration visuelle incluent également une fonctionnalité de partage d'écran, permettant aux collaborateurs d'héberger leur écran dans une toile infinie. Étant donné que les plateformes de collaboration visuelle visent à être un hub central pour tous les besoins de collaboration d'une entreprise, la fonctionnalité de partage d'écran s'intègre bien avec la pléthore d'autres fonctionnalités que ces types d'outils fournissent. Cependant, étant donné que les plateformes de collaboration visuelle sont principalement destinées à un usage interne, les utilisateurs cherchant à partager leur écran avec des clients ou des parties prenantes externes devraient envisager d'utiliser des outils de vidéoconférence ou des solutions de partage d'écran autonomes à la place.
Logiciel de bureau à distance: L'une des principales fonctionnalités des logiciels de bureau à distance est le partage d'écran. Cependant, au lieu d'être utilisé dans des contextes collaboratifs, les outils de bureau à distance sont utilisés par les techniciens informatiques pour aider les utilisateurs avec des problèmes informatiques à distance. En plus du partage d'écran, les solutions de bureau à distance fournissent des fonctionnalités telles que l'accès à distance et des intégrations avec des systèmes de gestion de tickets d'assistance.
Logiciel d'affichage numérique: Les logiciels de partage d'écran fonctionnent souvent de manière très similaire aux logiciels d'affichage numérique en ce sens que les deux permettent aux utilisateurs d'afficher une image ou un message donné sur un écran désigné. Cependant, les outils d'affichage numérique ne diffusent pas le contenu d'un écran sur un autre, ce qui est le cas pour les logiciels de partage d'écran. Au lieu de cela, les logiciels d'affichage numérique extraient des images et des vidéos d'un système de gestion de contenu désigné pour les afficher sur un ou plusieurs écrans numériques. Cependant, ceux qui ont des solutions d'affichage numérique ponctuelles pour les bureaux s'appuient parfois sur des outils de partage d'écran.
Défis avec les logiciels de partage d'écran
Problèmes de connexion : Cette technologie repose sur une connexion Internet forte et puissante afin d'éviter les décalages, les mises en mémoire tampon ou les problèmes de connectivité. Il est recommandé de vérifier les exigences système pour le logiciel afin de s'assurer qu'une bande passante adéquate est disponible. En général, il est recommandé que les utilisateurs aient une vitesse Internet de 50 à 150 kilobits par seconde (kbps) pour utiliser avec succès le logiciel de partage d'écran.
Problèmes de sécurité : Un problème de sécurité principal lié aux logiciels de partage d'écran est le risque d'exposer des informations confidentielles ou sensibles par erreur de l'utilisateur. De nombreuses applications donnent à l'utilisateur la possibilité de choisir quel écran, bureau ou fenêtre il souhaite partager lors d'une réunion. Cependant, il est très facile de choisir le mauvais écran ou la mauvaise fenêtre, donnant ainsi au public accès à des informations privées. C'est une préoccupation encore plus grande si le contrôle du bureau est donné à un utilisateur peu fiable.
Tendances des logiciels de partage d'écran
Les logiciels de collaboration numérique, en particulier les logiciels de partage d'écran, sont en hausse depuis l'éclatement de la pandémie de COVID-19 en 2020. En plus de nombreux utilisateurs utilisant ce logiciel à des fins personnelles pour passer du temps avec leur famille, de nombreuses entreprises recherchent le meilleur logiciel de partage d'écran pour répondre aux besoins de leurs équipes à distance. Des fonctionnalités telles que le partage de bureau, les outils de collaboration, le partage de fichiers et les outils de messagerie font souvent partie de l'offre d'un produit complet. Ces fonctionnalités sont très demandées alors que les entreprises s'adaptent au lieu de travail en évolution.
La nouvelle main-d'œuvre virtuelle
La demande pour les logiciels de partage d'écran a décollé au début de la pandémie et ne ralentit pas. Les entreprises continuent d'évaluer leurs besoins en logiciels, ce qui indique que les entreprises prévoient d'incorporer le travail à distance comme une option à long terme pour les employés existants et futurs, créant ainsi le besoin de trouver une solution logicielle permanente.
En plus du partage d'écran, de nombreuses entreprises recherchent des produits offrant la capacité de conférence web, la possibilité d'héberger des réunions en ligne de différentes tailles, d'initier des salles de réunion de groupe, et de trouver un produit qui fonctionne sur une variété de systèmes d'exploitation et d'appareils pour s'assurer que chaque employé est équipé pour utiliser le logiciel pour répondre à ses besoins individuels.
Comment acheter un logiciel de partage d'écran
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de partage d'écran
Que ce soit une entreprise qui commence à explorer les logiciels de partage d'écran ou qui cherche une solution plus appropriée à ses besoins, g2.com peut aider à informer les acheteurs du marché et les aider à sélectionner le meilleur produit logiciel pour leur entreprise.
La première étape pour décider quel type de logiciel de partage d'écran un acheteur devrait examiner est d'évaluer les besoins de l'organisation dans son ensemble. L'organisation utilise-t-elle déjà ce type de logiciel ? Si oui, qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Est-ce la première fois que l'organisation utilisera un logiciel de partage d'écran ? Dans ce cas, les acheteurs devront déterminer comment ils prévoient d'implémenter ce logiciel et quelles fonctionnalités l'organisation aura besoin. Voici quelques points à considérer :
Taille de l'entreprise : Les acheteurs devront s'assurer que les produits qu'ils examinent conviennent à la taille et aux besoins de l'organisation. Lors de l'achat de logiciels, il est important de s'assurer que le produit a la scalabilité appropriée pour s'adapter aux besoins changeants.
Autonome ou fonctionnalité : Comme mentionné ci-dessus, une distinction importante pour les acheteurs est de déterminer si le partage d'écran est nécessaire en tant que partie d'un produit complet ou si c'est la seule fonctionnalité dont ils ont besoin.
Comparer les produits de logiciels de partage d'écran
Créer une liste longue
La première étape pour trouver la solution logicielle parfaite est de créer une liste préliminaire de produits qui répondent aux besoins généraux de l'acheteur. L'étape suivante consiste à réduire la liste en sélectionnant des fonctionnalités spécifiques qui sont indispensables ou des exigences pour l'acheteur. G2.com fournit des informations sur les meilleurs logiciels de partage d'écran, permettant aux acheteurs de filtrer les options ainsi que les avis des utilisateurs pour aider à réduire la liste des produits à une sélection plus pertinente.
Créer une liste courte
Créer une liste courte de produits logiciels est une étape importante dans le processus d'achat. Bien qu'il puisse être intimidant de filtrer divers produits, les utilisateurs peuvent obtenir de l'aide en utilisant la fonctionnalité de comparaison de G2. Cette fonctionnalité prendra les produits de choix et les affichera côte à côte afin que l'acheteur puisse facilement déterminer quel logiciel coche les cases importantes sur la liste.
Réaliser des démonstrations
Une fois que l'acheteur a réduit la liste des produits, l'étape suivante est de réaliser une démonstration. Les démonstrations permettent aux acheteurs de voir un produit et ses fonctionnalités plus en détail. Pour s'assurer qu'un acheteur tire le meilleur parti d'une démonstration, il est important d'être préparé. Les acheteurs devraient avoir un scénario commercial prêt qui testera pleinement chaque produit en considération. De plus, les acheteurs devraient se renseigner sur le coût, le support du fournisseur, et toute préoccupation qu'ils ont concernant le produit. Une préparation adéquate facilitera la comparaison des produits après que les démonstrations aient été complétées.
Sélection du logiciel de partage d'écran
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel de partage d'écran est très pratique et largement utilisé dans de nombreuses entreprises. Avec cela à l'esprit, un bon point de départ serait de sélectionner trois à cinq membres de l'équipe de divers départements et niveaux de séniorité (comme l'informatique, la gestion, les ventes, etc.) pour faire partie de l'équipe de sélection. Plus l'équipe de sélection est variée, mieux une entreprise peut évaluer dans quelle mesure un produit répondra à leurs besoins.
Négociation
Une fois que l'équipe de sélection a réduit ses choix de logiciels, il est temps de discuter des options de personnalisation, des prix, et du type de support nécessaire de la part du fournisseur. Il est toujours important d'aborder les options de tarification, même lorsqu'elles sont listées sur le site web d'un fournisseur. De nombreux fournisseurs de logiciels offriront des réductions et des options de tarification personnalisées en fonction de ce que l'acheteur cherche à acheter.
Décision finale
Une fois qu'un acheteur a pris la décision finale sur un produit et est prêt à aller de l'avant avec un achat, il est recommandé de réaliser une démonstration finale, de se renseigner sur un essai, et de déterminer quelles sont les prochaines étapes si le produit ne répond finalement pas à leurs besoins. Ces étapes peuvent fournir à un acheteur un sentiment supplémentaire de sécurité et de confiance lors de la prise d'une décision finale.