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Qu'est-ce que le logiciel de tableau blanc collaboratif ?
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de tableau blanc collaboratif ?
Quels sont les avantages du logiciel de tableau blanc collaboratif ?
Qui utilise le logiciel de tableau blanc collaboratif ?
Quelles sont les alternatives au logiciel de tableau blanc collaboratif ?
Défis avec le logiciel de tableau blanc collaboratif
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de tableau blanc collaboratif ?
Comment acheter un logiciel de tableau blanc collaboratif

En savoir plus sur Logiciel de tableau blanc collaboratif

Qu'est-ce que le logiciel de tableau blanc collaboratif ?

Le logiciel de tableau blanc collaboratif, parfois appelé tableau blanc numérique, en ligne ou virtuel, fournit une toile numérique qui peut être modifiée simultanément par plusieurs participants. Les tableaux blancs collaboratifs sont équipés de multiples fonctionnalités pour soutenir la capacité d'un utilisateur à représenter visuellement ses idées, y compris des pinceaux, des couleurs, des formes, des images et des modèles. Ces outils de collaboration sont incroyablement flexibles, et les entreprises peuvent facilement les utiliser pour une myriade de fins. Les cas d'utilisation populaires de ce type de logiciel incluent, mais ne se limitent pas à, la gestion de projet, la visualisation des flux de travail, la gestion des réunions et les sessions de brainstorming.

Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de tableau blanc collaboratif ?

Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de tableau blanc collaboratif qui peuvent aider les utilisateurs à collaborer simultanément et à distance :

Dessin à main levée : La fonctionnalité de base des tableaux blancs collaboratifs est la capacité pour les utilisateurs de dessiner à main levée. La plupart des tableaux blancs numériques permettent aux utilisateurs de modifier leur outil de dessin en fournissant différentes largeurs de pinceau, textures et couleurs. Le dessin à main levée est la fonctionnalité de base d'un tableau blanc collaboratif, et la plupart des entreprises cherchant à en tirer parti ont cette fonctionnalité à l'esprit pour faciliter la collaboration en temps réel de l'équipe.

Éléments prédéfinis : La majorité des solutions de tableau blanc collaboratif fournissent des éléments prédéfinis que les utilisateurs peuvent utiliser sur une toile, y compris des formes, des images et des emojis. Les éléments prédéfinis sont utiles pour permettre aux utilisateurs de représenter rapidement une idée sur une toile sans avoir à la dessiner eux-mêmes.

Chat en temps réel : Certains tableaux blancs collaboratifs sont principalement destinés à faciliter la collaboration à distance simultanée plutôt qu'une collaboration co-localisée. Les solutions à distance offriront souvent un chat en direct en temps réel accessible par les membres de l'équipe utilisant la même toile. Cela permet aux équipes à distance de communiquer par texte tout en utilisant le tableau blanc.

Commentaires : De nombreuses équipes utilisent le logiciel de tableau blanc collaboratif pour faciliter la collaboration asynchrone, car les tableaux blancs peuvent être modifiés par plusieurs utilisateurs à différents moments. Une fonctionnalité que de nombreux tableaux blancs en ligne offrent pour soutenir ce cas d'utilisation est la capacité de commenter pour les utilisateurs. Les tableaux blancs virtuels avec cette fonctionnalité permettent aux utilisateurs de laisser des annotations sur des parties de la toile elle-même pour que leurs coéquipiers les lisent plus tard. Certains tableaux blancs offriront une fonctionnalité de note autocollante pour atteindre le même objectif.

Modèles : Certains tableaux blancs collaboratifs sont livrés avec des modèles prédéfinis pour des types spécifiques de tableaux ou de diagrammes, y compris des cartes mentales, des tableaux Kanban et des cartes d'histoires utilisateur. Les modèles sont utiles pour fournir le cadre d'exercices de brainstorming spécifiques ou de techniques de planification de projet.

Partage d'écran : Quelques tableaux blancs numériques incluront également des capacités de partage d'écran dans leur offre. Les utilisateurs peuvent tirer parti de cette fonctionnalité pour partager des informations d'une application ou d'un navigateur avec leurs coéquipiers sans quitter le tableau blanc. Le partage d'écran et le tableau blanc collaboratif peuvent également être des fonctionnalités secondaires des logiciels de visioconférence et des plateformes de collaboration visuelle, donc les acheteurs cherchant ces deux capacités peuvent également trouver des solutions potentielles là-bas.

Quels sont les avantages du logiciel de tableau blanc collaboratif ?

Les tableaux blancs collaboratifs sont de nature flexible, ce qui permet aux entreprises de les utiliser dans de nombreux contextes différents. Les tableaux blancs numériques sont bien adaptés pour soutenir plusieurs types de collaboration, donc les entreprises peuvent les utiliser dans plusieurs scénarios et cas d'utilisation.

Collaboration flexible en temps réel : Bien que de nombreux outils de collaboration soutiennent la collaboration en temps réel, les tableaux blancs virtuels s'adaptent de manière unique à une niche pour une collaboration flexible et ouverte. Étant donné qu'il n'y a pas de cas d'utilisation strict pour les tableaux blancs en ligne, les équipes peuvent décider comment elles veulent en tirer parti en fonction du type de réunion ou d'activité.

Collaboration asynchrone : Une caractéristique clé des tableaux blancs en ligne est la capacité pour les utilisateurs d'apporter des modifications ou des mises à jour à différents moments. La capacité de collaborer efficacement de manière asynchrone est utile pour les équipes ayant des horaires variés ou celles réparties sur plusieurs fuseaux horaires.

Collaboration visuelle : Peu d'outils de collaboration offrent la capacité de collaboration visuelle que les tableaux blancs numériques offrent. Bien que de nombreuses solutions connectent les équipes via des canaux texte ou vocaux, les tableaux blancs collaboratifs permettent aux équipes de représenter visuellement et d'enregistrer leurs idées et processus de pensée.

Qui utilise le logiciel de tableau blanc collaboratif ?

Les tableaux blancs collaboratifs n'ont pas de cas d'utilisation défini, et par conséquent, sont très flexibles. Potentiellement, tout type d'équipe pourrait trouver une utilisation pour un tableau blanc numérique, que ce soit pour la gestion de projet, la gestion de réunion ou pour un brainstorming. Cependant, il existe quelques cas d'utilisation où les tableaux blancs collaboratifs sont particulièrement pertinents.

Équipes créatives : Au sein d'une entreprise, le cas d'utilisation le plus évident pour un tableau blanc collaboratif est au sein des équipes créatives. Les départements créatifs, y compris la conception de produits, l'expérience utilisateur et les équipes marketing, gèrent déjà des tâches créatives visuelles. Les tableaux blancs interactifs peuvent être un outil efficace pour la planification de projet, la création de maquettes et de cartes d'histoires utilisateur, et le brainstorming visuel.

Équipes à distance : Le travail à distance devient de plus en plus répandu, et de nombreux travailleurs ont la possibilité de travailler à distance tout ou partie du temps. Bien que le travail à distance présente de nombreux avantages, la collaboration organique entre les équipes co-localisées peut être difficile à reproduire dans un environnement virtuel. Les tableaux blancs virtuels soutiennent la collaboration d'équipe au sein des équipes à distance en leur permettant de collaborer visuellement. De nombreuses équipes à distance utilisent également des tableaux blancs collaboratifs comme un espace pour partager des idées et fournir des mises à jour en lieu et place d'une salle de pause de bureau.

Environnements de classe : Les tableaux blancs collaboratifs peuvent remplacer un tableau blanc physique dans les environnements de classe physiques et virtuels. Les classes physiques peuvent bénéficier d'un tableau blanc numérique auquel les étudiants et les enseignants peuvent contribuer et qui peut être sauvegardé pour référence ultérieure. Certaines classes en personne utilisent également un tableau blanc numérique physique comme un analogue matériel pour un tableau blanc physique traditionnel. Les environnements de classe à distance deviennent également de plus en plus courants ; les tableaux blancs interactifs peuvent aider à maintenir l'engagement des étudiants et fournir un espace partagé pour partager des idées et faire du brainstorming pour les activités de classe.

Quelles sont les alternatives au logiciel de tableau blanc collaboratif ?

Les alternatives au logiciel de tableau blanc collaboratif peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit complètement :

Logiciel de diagramme : Les outils de diagramme sont très similaires aux tableaux blancs en ligne dans les fonctionnalités qu'ils offrent. Cependant, les premiers sont plus spécifiquement concernés par la création de diagrammes tandis que les tableaux blancs offrent une expression d'idées plus libre.

Logiciel de cartographie mentale : Le logiciel de cartographie mentale est spécifiquement destiné à la création de cartes mentales. Comme le logiciel de diagramme, les outils de cartographie mentale soutiennent un type spécifique de collaboration visuelle. Les entreprises doivent considérer l'étendue et la profondeur de ce qu'elles s'attendent à créer dans un outil de type collaboration visuelle avant de décider d'une catégorie de logiciel à poursuivre.

Plateformes de collaboration visuelle : Les plateformes de collaboration visuelle prennent les fonctionnalités de base des tableaux blancs collaboratifs et les étendent en ajoutant des canaux de communication intégrés et des intégrations plus profondes avec d'autres solutions logicielles. Bien que les plateformes de collaboration visuelle offrent toutes les fonctionnalités d'un tableau blanc numérique, toutes les entreprises ne recherchent pas la fonctionnalité étendue fournie par une plateforme de collaboration visuelle.

Logiciel de visioconférence : Comme les plateformes de collaboration visuelle, certains logiciels de visioconférence incluent une fonctionnalité de tableau blanc dans leur offre. Cependant, comme ces tableaux blancs sont intégrés dans des plateformes de visioconférence plus larges, les utilisateurs peuvent ne pas avoir la possibilité d'y accéder à moins qu'ils ne soient dans un chat vidéo. De plus, ces tableaux blancs intégrés peuvent ne pas offrir une fonctionnalité aussi étendue que les solutions de tableau blanc autonomes.

Défis avec le logiciel de tableau blanc collaboratif

Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre ensemble de défis.

Nécessite un plan de mise en œuvre solide : Comme mentionné précédemment, les tableaux blancs collaboratifs sont ouverts dans leur utilisation. Bien que cela leur permette d'être utilisés dans de nombreux contextes et par différents types d'équipes, les entreprises sans plan de mise en œuvre concret pour un tableau blanc collaboratif pourraient se retrouver à gaspiller du capital. Sans cas d'utilisation spécifique, les employés peuvent abandonner l'outil si ils ne trouvent pas leur propre utilisation personnelle. Pour éviter cela, les entreprises devraient intégrer l'utilisation d'un tableau blanc collaboratif dans leurs processus et flux de travail pour garantir l'adoption de la solution logicielle.

Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de tableau blanc collaboratif ?

Étant donné que les tableaux blancs collaboratifs n'ont pas de cas d'utilisation défini, pratiquement toute entreprise ou organisation pourrait trouver une utilisation pour un tableau blanc dans ses processus. Il existe des équipes ou types d'entreprises spécifiques qui peuvent avoir un besoin plus évident de tableaux blancs virtuels, mais ces solutions sont suffisamment ouvertes pour que les entreprises puissent facilement trouver une utilisation pour un tableau blanc.

Comment acheter un logiciel de tableau blanc collaboratif

Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de tableau blanc collaboratif

Bien que la majorité des options de tableau blanc collaboratif offrent les mêmes fonctionnalités de base, il y a encore quelques considérations que les entreprises devraient évaluer lorsqu'elles décident quels produits elles devraient poursuivre. En particulier, les entreprises devraient considérer les questions suivantes spécifiques aux tableaux blancs collaboratifs :

Cherchons-nous un outil autonome ou sommes-nous ouverts aux tableaux blancs virtuels intégrés à d'autres solutions comme les logiciels de visioconférence ?
Nos besoins pourraient-ils être satisfaits par une solution plus ciblée comme un outil de diagramme ou de cartographie mentale ?
Nos exigences sont-elles suffisamment larges ou profondes pour que nos besoins soient mieux satisfaits par une plateforme de collaboration visuelle plus grande ?
Quelles fonctionnalités clés sont des fonctionnalités indispensables pour nous en dehors du dessin à main levée (partage d'écran, modèles prédéfinis, etc.) ?

En dehors de ces questions, les entreprises devraient également évaluer les considérations courantes d'achat de logiciels comme le nombre de sièges requis, le prix et le modèle de paiement.

Comparer les produits de logiciel de tableau blanc collaboratif

Créer une liste longue

Sur la base de la collecte des exigences, les entreprises doivent établir une liste de pas plus de 10 produits qui répondent aux critères. Utiliser G2 est un excellent moyen de réduire le nombre de produits dans une catégorie qui répondent aux exigences d'une entreprise. Les utilisateurs peuvent filtrer les produits dans une catégorie par les fonctionnalités qu'ils offrent, la disponibilité des prix et la taille de l'entreprise des évaluateurs.

Créer une liste courte

Après avoir créé une liste longue, les acheteurs devraient créer une liste courte pour réduire les options de l'entreprise. Une façon de commencer est d'éliminer les options qui sont hors budget ou qui ne fournissent pas les fonctionnalités indispensables. C'est aussi un bon moment pour commencer à contacter les fournisseurs avec une RFI, et leurs réponses peuvent réduire encore les options si les fournisseurs ne fournissent pas d'informations satisfaisantes ou ne peuvent pas répondre aux besoins particuliers de l'entreprise.

Conduire des démonstrations

Une fois qu'une entreprise a une liste courte de produits qui répondent à ses exigences, elle peut commencer à contacter les fournisseurs de logiciels pour des démonstrations de leur produit. Les démonstrations fournissent un aperçu clé de la viabilité d'une solution logicielle au sein d'une entreprise, donc les acheteurs doivent prendre des notes sur la démonstration et réfléchir de manière critique aux forces et faiblesses du logiciel. Dans le cas d'un tableau blanc collaboratif, il est crucial de noter la facilité d'utilisation du produit et toute limitation que le produit pourrait avoir (nombre limité de tableaux enregistrés, contrôles administratifs, etc.).

Sélection du logiciel de tableau blanc collaboratif

Choisir une équipe de sélection

Une équipe de sélection devrait commencer par un sponsor exécutif pour fournir l'adhésion de la direction de l'entreprise et un chef de projet pour gérer la logistique du processus d'achat de logiciels. Cette équipe devrait également inclure des experts en la matière au sein de l'organisation ainsi que ceux qui utiliseront le logiciel dans le cadre de leur travail.

Pour les organisations cherchant à utiliser des tableaux blancs collaboratifs dans un contexte de classe, il peut être utile de s'appuyer sur les avis des utilisateurs des étudiants pour un produit afin d'informer cette perspective. Si possible, il peut être utile de laisser les étudiants tester un produit de tableau blanc pour s'assurer que l'équipe de sélection dispose de toutes les informations possibles.

Négociation

Avant de signer un contrat, il est bénéfique de vérifier si des réductions sont disponibles. Les acheteurs doivent explorer les options de paiement et les services de mise en œuvre et d'intégration également, pendant cette période.

Décision finale

Après qu'une entreprise ait trouvé sa solution de tableau blanc de choix, les étapes suivantes peuvent varier en fonction du fournisseur. Certains fournisseurs exigent que leurs clients signent un contrat avec l'achat de leur solution. Cependant, de nombreux tableaux blancs collaboratifs sont disponibles en tant que solutions SaaS légères, et beaucoup de ces produits ne nécessiteront pas qu'un client signe des documents longs. En fait, certaines solutions dans l'espace sont disponibles gratuitement en tant qu'application de navigateur ou logiciel open-source.

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Questions fréquemment posées sur Logiciel de tableau blanc collaboratif

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