Meilleur Logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
Logiciel de gestion de la propriété intellectuelle en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
Qu'est-ce que le logiciel de gestion de la propriété intellectuelle ?
Le logiciel de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS) aide les entreprises et les cabinets d'avocats à gérer leur portefeuille de propriété intellectuelle (PI) et les entités juridiques conçues pour protéger leur PI, qui inclut les marques, les droits d'auteur et les brevets. Les solutions de gestion de la propriété intellectuelle centralisent toutes les tâches liées à la PI et agissent comme des systèmes de gestion des dossiers pour les dépôts de PI. Les outils ont facilité le passage des feuilles de calcul à des systèmes complets pour la gestion des brevets, des droits d'auteur et des marques. Les entreprises et les cabinets d'avocats utilisent des outils de gestion de la PI pour la gestion des dossiers de PI afin de déposer des demandes de brevet, construire des flux de travail de PI, rationaliser le processus de protection légale d'une idée et stocker tous les documents liés à la PI.
Par exemple, le département de recherche et développement d'une entreprise propose une idée qu'il croit unique. L'entreprise utiliserait l'IPMS pour stocker les documents liés à l'idée ou à l'invention et demander une protection de la PI sous forme de droit d'auteur, de marque ou de brevet. Le logiciel s'occupera également de toutes les tâches liées à la gestion de la demande et au stockage des informations liées à l'idée ou à l'invention une fois qu'elle obtient une protection légale.
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle ?
Voici quelques fonctionnalités de base du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle qui peuvent aider les utilisateurs à gérer leur portefeuille de PI :
Stockage de documents : Ce logiciel stocke les documents liés à la PI, y compris les demandes de brevet et les informations liées aux inventions.
Gestion des actifs de PI : L'IPMS agit comme un référentiel pour tous les actifs liés à la propriété intellectuelle de l'entreprise ou du cabinet d'avocats.
Automatisation : Le logiciel de gestion de la PI automatise les processus et tâches manuels répétitifs, y compris l'envoi de rappels et d'alertes liés aux délais de dépôt des demandes.
Gestion des dossiers : L'IPMS centralise tous les calendriers de propriété intellectuelle, y compris les dates clés et les délais légaux. L'Office des brevets et des marques des États-Unis (USPTO) ou l'organisme équivalent de délivrance de brevets dans un pays donné peut prendre des années pour décider d'une demande de brevet. Les entreprises avec de grands portefeuilles de PI et de multiples demandes utilisent la fonctionnalité de gestion des dossiers dans les solutions de gestion de la PI pour respecter les délais et gérer efficacement leur demande de PI.
Gestion des tâches : Cette fonctionnalité du logiciel assigne et suit les tâches liées aux demandes de brevet, de marque et de droit d'auteur.
Rapports : Avec cette fonctionnalité, l'IPMS produit des rapports préconstruits en utilisant les données hébergées dans le système de gestion de la PI.
Intégrations : Ce logiciel s'intègre à d'autres outils pour fournir des solutions de bout en bout pour gérer chaque étape du cycle de vie de la PI. L'intégration la plus courante est avec les solutions de recherche de brevets, qui aident à naviguer dans les bases de données de brevets existants.
Collaboration avec les clients : Cette fonctionnalité offre un accès client, généralement via un portail, afin que les clients puissent avoir une vue en temps réel des demandes en cours et de l'état de leur PI.
Quels sont les avantages du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle ?
Voici quelques-uns des avantages du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle.
Consolider les tâches liées à la PI : Les systèmes de gestion de la PI fournissent aux utilisateurs une source unique de vérité pour toutes les activités et documents liés aux actifs de PI. De la gestion des dossiers à la gestion des documents en passant par la centralisation des spécificités des inventions, les solutions de gestion de la PI rationalisent le processus de gestion de portefeuilles complexes d'actifs de PI divers.
Augmenter l'efficacité : Les solutions de gestion de la PI aident à introduire de l'efficacité dans le processus de gestion du portefeuille de PI. Plusieurs parties peuvent collaborer au sein d'un IPMS, et des flux de travail spécifiques aux besoins d'une entreprise ou d'un cabinet d'avocats donné peuvent aider à organiser tous les actifs de PI et à garantir une vue unique d'un portefeuille ou d'une demande spécifique.
Améliorer la collaboration avec les clients : Pour les cabinets d'avocats qui gèrent des demandes de PI pour plusieurs clients, l'IPMS leur permet de collaborer avec ces clients en temps réel et de leur donner des mises à jour sur l'état, de demander des informations supplémentaires et de combler l'écart entre le client et le cabinet d'avocats afin que toutes les parties poussent vers le même objectif. Les départements juridiques internes utilisent l'IPMS pour améliorer la collaboration au sein de leurs entreprises respectives.
Qui utilise le logiciel de gestion de la propriété intellectuelle ?
Avocat en brevets : Les avocats spécialisés en propriété intellectuelle, en particulier les avocats en brevets, utilisent le logiciel de gestion de la PI pour gérer les portefeuilles de PI de leurs clients et gérer efficacement le processus de demande de protections de PI au nom de leurs clients.
Inventeurs : Les inventeurs, les personnes qui créent de nouvelles propriétés intellectuelles, utilisent le logiciel de gestion de la PI pour suivre l'état de leurs demandes de protection de PI et de leurs portefeuilles de marques.
Entreprises : Le personnel de recherche et développement des entreprises utilise des solutions de gestion de la PI pour gérer leurs portefeuilles de PI. Ces solutions sont utilisées en conjonction avec des outils de recherche et d'analyse de brevets pour fournir une image précise du paysage actuel de la PI.
Défis liés au logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
Les solutions logicielles peuvent présenter leurs propres défis. Voici quelques-uns liés au logiciel de gestion de la propriété intellectuelle :
Intégration : Les solutions de gestion de la PI ont besoin de données précises pour améliorer le processus de gestion de la PI. Un IPMS donné peut ne pas avoir un ensemble robuste d'intégrations préconstruites qui s'adaptent à la pile technologique d'un cabinet d'avocats ou d'une entreprise. Un acheteur potentiel devrait évaluer les intégrations natives de toute solution potentielle pour éviter les difficultés liées à des systèmes incompatibles.
Sécurité des données : La sécurité des données, en particulier pour les inventions et les marques potentielles non encore protégées par la loi, est vitale pour un IPMS. Les solutions SaaS doivent être gérées avec soin, et la surface attaquable réduite et protégée pour protéger la PI précieuse.
Comment acheter un logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
La liste des exigences de chaque entreprise ou cabinet d'avocats sera légèrement différente, mais certaines fonctionnalités de base resteront les mêmes. La gestion des dossiers, les flux de travail et la gestion du portefeuille de PI devraient tous être inclus dans toute solution de logiciel de gestion de la PI. L'un des principaux avantages du logiciel de gestion de la PI est la rationalisation des flux de travail liés à la PI. Pour réaliser cet avantage particulier, les acheteurs potentiels devraient avoir une compréhension aiguë de l'endroit et de la manière dont une solution potentielle s'intégrera dans leur pile technologique existante, ainsi que de la robustesse de toute intégration avec les bases de données de brevets. Les solutions avec des intégrations natives devraient figurer en haut de la liste, tandis que les solutions ponctuelles avec une interopérabilité limitée devraient figurer plus bas sur toute liste longue.
Certains outils de gestion de la PI offrent des fonctionnalités au-delà de l'ensemble de fonctionnalités de base qu'un acheteur pourrait s'attendre à voir dans chaque solution de la catégorie. Certaines entreprises avec une cible étroite et une quantité significative de ressources de recherche et développement peuvent valoriser davantage les fonctionnalités d'analyse et de reporting personnalisables que d'autres et devraient ajouter cela à la liste des considérations. Pour les cabinets d'avocats, les fonctionnalités de collaboration avec les clients, de préférence sous forme de tableaux de bord digestibles à vue unique, devraient figurer sur la liste des exigences.
Comparer les produits de logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
Créer une liste longue
Les acheteurs potentiels de logiciels de gestion de la propriété intellectuelle devraient créer une liste longue de candidats potentiels basée sur la liste des exigences qu'ils ont compilée. La liste longue devrait inclure des solutions qui répondent à tous les critères de base et des outils qui offrent des fonctionnalités au-delà de l'ensemble de fonctionnalités de base.
Créer une liste courte
La liste courte devrait inclure des solutions que l'équipe de sélection considère comme des candidats sérieux pour l'achat. Les équipes de sécurité de l'information et de confidentialité des données devraient évaluer la liste et considérer toutes les intégrations à ce stade. Si une solution ne s'intègre pas bien avec la pile technologique existante, la gestion de la PI peut être plus difficile.
Conduire des démonstrations
Le processus de démonstration devrait impliquer des questions préconstruites spécifiques aux besoins de l'organisation. Si l'équipe doit travailler avec une douzaine de clients différents simultanément, l'équipe de sélection devrait demander à ce que la démonstration soit configurée pour montrer à quel point il est facile de gérer ces douze portefeuilles au sein de l'outil.
Sélection du logiciel de gestion de la propriété intellectuelle
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection devrait être composée de personnes utilisant le logiciel, à savoir des avocats, des parajuristes et des professionnels de la recherche et développement au sein de l'organisation. L'informatique devrait être impliquée dans le processus de sélection pour donner son avis sur l'interopérabilité du logiciel et comment mieux intégrer l'outil dans la pile technologique de l'entreprise.
Décision finale
La décision finale devrait être collaborative et prendre en compte la taille du portefeuille de PI ainsi que toute croissance prévue, les types d'utilisateurs qui utiliseront le logiciel, le nombre d'actifs de PI, le prix et toute considération d'interopérabilité.