Qu'est-ce qu'un ATS ? Pourquoi les responsables du recrutement en ont-ils besoin dès que possible ?

Si vous vous demandez ce qu'est un ATS, il est temps d'en savoir plus sur la façon dont un système de suivi des candidatures peut rationaliser le processus de recrutement et découvrir le bon ATS pour les besoins de votre entreprise.

En tant que recruteur ou responsable du recrutement, le processus d'entretien et d'embauche peut sembler interminable.

C'est particulièrement vrai si vous essayez d'organiser les CV, les informations des candidats et les entretiens dans une feuille de calcul obsolète. Afin de simplifier la façon dont vous recrutez des candidats du début à la fin, il est dans l'intérêt de votre entreprise d'utiliser un système de suivi des candidatures (ATS).

Les entreprises mettent souvent en œuvre un ATS dans leur pile technologique pour faciliter la vie de leurs recruteurs et responsables du recrutement. Il est si courant pour les organisations de recruter pour une multitude de postes ouverts et de recevoir des centaines (ou potentiellement des milliers) de candidatures pour un seul poste.

Un ATS permet de rechercher parmi toutes ces candidatures, CV et lettres de motivation pour gagner du temps et éviter les erreurs pendant le processus de recrutement.

Comment fonctionne un ATS ?

Lorsque des candidats potentiels postulent pour un poste ouvert dans votre entreprise, leurs coordonnées, leur expérience professionnelle pertinente, leur formation, leur CV et leur lettre de motivation sont tous téléchargés et stockés dans une base de données. Ces données peuvent ensuite être déplacées d'un module ATS à un autre au fur et à mesure qu'elles progressent dans le processus d'entretien et d'embauche.

Un ATS permettra aux recruteurs et aux responsables du recrutement de passer en revue les candidatures et d'envoyer des messages automatisés aux candidats, leur faisant savoir que leur candidature est dans la base de données. À partir de là, les responsables du recrutement peuvent soit enregistrer le candidat dans leur vivier de talents, planifier des entretiens ou envoyer des lettres d'offre et de rejet, le tout via l'ATS.

Une fois que le candidat parfait est trouvé et accepte le poste, toutes les informations qui ont été enregistrées dans le système à partir de sa candidature sont ensuite utilisées pour remplir les formulaires de paie.

Essentiellement, un ATS est une sorte de gardien électronique car il scanne ou analyse le contenu d'un CV en catégories ou sous-sections, puis recherche des mots-clés spécifiques pour déterminer si la candidature doit être transmise au recruteur.

Que fait un ATS ?

Le bon ATS peut gérer une longue liste de tâches liées aux ressources humaines. Au-delà de l'élimination des candidats non qualifiés pour que les professionnels des RH puissent consacrer plus de temps à déterminer si un candidat est le bon choix, de nombreux produits ATS ont des fonctionnalités supplémentaires.

Publication d'offres d'emploi

Avant qu'un ATS puisse vous aider à suivre les candidats, vous devez savoir où trouver des candidats. Lorsque vous utilisez un ATS, il est facile de publier des offres d'emploi sur des sites de carrière comme LinkedIn, des sites d'emploi, des réseaux sociaux et sur le site Web de votre marque.

Assurez-vous que l'annonce que vous publiez est remplie de mots-clés pertinents car le système de suivi des candidatures utilisera les informations contenues dans l'annonce pour trouver les candidats qui correspondent le mieux à la description. Au fur et à mesure que les chercheurs d'emploi soumettent leurs informations et postulent pour un emploi, vous pouvez commencer à constituer votre vivier de talents.

Marketing par e-mail

Le logiciel de suivi des candidatures peut également aider au marketing par e-mail lorsque vous cherchez des candidats à postuler pour un poste ouvert. Cette méthode est souvent oubliée, mais pensez au nombre de personnes que vous pourriez atteindre si vous utilisez le marketing par e-mail pour lister les postes ouverts au sein de votre organisation.

Tout ce que vous aurez à faire est d'envoyer un e-mail personnalisé via l'ATS qui inclut un appel à l'action avec la description du poste et encourage les lecteurs de votre e-mail à envoyer des candidatures. Ensuite, vous pouvez commencer à importer les CV que vous avez reçus.

Importation de CV

Peu importe comment vous recevez les CV, que ce soit par votre boîte de réception ou un logiciel de recrutement, un ATS peut les garder organisés, segmentés et s'assurer que vous pouvez trouver le bon CV en un rien de temps.

Parce qu'un ATS aura une fonction d'importation de CV, vous pouvez charger et accepter autant de CV que vous le souhaitez sans vous sentir dépassé ou mal géré.

Analyse de CV

Après que vos CV soient segmentés par département ou par type de poste, utilisez les solutions ATS pour gagner du temps, ce qui signifie que vous n'aurez pas à lire des centaines de CV pour éliminer les candidats qui n'ont pas les compétences ou l'expérience nécessaires. Un ATS peut le faire pour vous puisqu'il disposera d'une fonction d'analyse de CV pour vous aider à trouver les candidats les plus qualifiés en un rien de temps.

Suivi des candidats

Enfin, une fois que vous avez importé tous les CV, que l'outil d'analyse a trié quels candidats pourraient convenir, il est temps de commencer à suivre ces candidats au fur et à mesure qu'ils progressent dans le processus d'embauche.

Avec un ATS dans votre pile technologique, vous pouvez voir qui passe à l'étape suivante du processus d'entretien et qui n'est plus considéré. Par exemple, si vous interviewez plusieurs candidats pour divers postes, vous pouvez garder un œil sur tout le monde et voir des données telles que :

• Candidat 1 : Entretien téléphonique
• Candidat 2 : Offre envoyée
• Candidat 3 : Entretien vidéo
• Candidat 4 : Entretien téléphonique
• Candidat 5 : Rejeté

Même lorsqu'un candidat n'est plus considéré, il restera dans votre pipeline de candidats et vous pourrez accéder à ses informations et le contacter si de nouvelles opportunités s'ouvrent et qu'il pourrait mieux convenir.

Avantages de l'utilisation d'un ATS

Maintenant que vous comprenez mieux comment fonctionne un ATS, explorons certains des avantages que votre entreprise connaîtra lorsqu'un ATS sera ajouté à votre pile technologique.

• Moins d'erreurs : À mesure que votre organisation se développe, parfois des données importantes peuvent passer entre les mailles du filet. De plus, repérer les erreurs lorsque vous travaillez dans une feuille de calcul contenant des milliers de lignes de chiffres et de données d'employés peut sembler impossible. Avec un ATS, trouver ces erreurs – et les corriger – peut se faire en quelques clics.
• Sourcez efficacement les candidats : Avoir des candidats existants dans un ATS peut aider votre département RH à identifier des candidats qualifiés déjà dans le vivier de talents de votre entreprise et à démarrer le processus d'entretien beaucoup plus rapidement.
• Améliorez l'expérience candidat : Le marché de l'emploi est en ébullition, et lorsque vous souhaitez attirer les meilleurs talents pour un poste ouvert, il est crucial d'offrir une expérience candidat gagnante. Grâce aux intégrations offertes dans un ATS, chaque étape du cycle de vie du candidat est raccourcie, le processus de candidature est simplifié, la communication est améliorée et il y a moins de paperasse à gérer pendant l'intégration.

Les 8 meilleurs systèmes de suivi des candidatures pour votre entreprise

Les systèmes de suivi des candidatures sont utilisés par les recruteurs et les responsables du recrutement pour rationaliser la façon dont ils embauchent de nouveaux talents. Ces outils populaires sont capables de gérer le processus de recrutement de bout en bout, de l'hébergement du poste ouvert sur votre site Web à la planification des entretiens. Ils réduisent également le temps d'embauche, grâce à des fonctionnalités qui lisent rapidement les CV et analysent les lettres de motivation tout en sélectionnant les candidats potentiels pour certaines compétences.

Les outils ATS stockent également toutes les informations critiques des candidats en un seul endroit, afin que les recruteurs puissent facilement accéder à leurs viviers de talents lorsqu'un poste s'ouvre.

Pour être inclus dans cette catégorie, une solution logicielle doit :

• Collecter, organiser et filtrer les CV, ainsi que d'autres informations sur les candidats
• Permettre la communication entre le candidat et le responsable du recrutement ou le recruteur
• Maintenir des viviers de talents dans un flux de travail spécifique

*Ci-dessous figurent les huit principaux fournisseurs de systèmes de suivi des candidatures du rapport Grid® de l'hiver 2021 de G2. Certains avis peuvent être modifiés pour plus de clarté.

1. Paylocity

Paylocity est un système RH tout-en-un qui simplifie chaque tâche qu'un professionnel des RH voit sur sa liste de choses à faire. Comme tant de choses peuvent entrer dans le processus de recrutement, Paylocity facilite la gestion et le suivi de toutes les données des candidats tout en simplifiant le processus d'acquisition de talents, depuis le moment où les candidats postulent jusqu'à ce qu'ils acceptent une offre. Cela permet à votre équipe de recrutement de gagner du temps et d'attirer les bons candidats.

Ce que les utilisateurs aiment :

« J'adore l'interface utilisateur globale et le fait d'avoir un système pour tous mes besoins RH et de paie. Le fait qu'il s'intègre à d'autres plateformes est également un plus. Paylocity reste à jour avec son produit pour les améliorations et les changements. Ils investissent beaucoup dans leur formation et leur section d'aide avec des outils et des ressources pour soutenir leurs vastes produits. »

- Avis sur Paylocity, Nicholas D.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« En ce qui concerne la fonctionnalité de recrutement du logiciel, j'aimerais que le calendrier s'intègre avec Google Calendar. De cette façon, lorsque vous planifiez un entretien, il est également reflété sur votre Google Calendar. Une autre fonctionnalité qui serait agréable est si vous pouviez importer vos informations d'un autre système de suivi des candidatures lors du transfert vers ce service afin de ne pas perdre toutes les données collectées que vous avez de l'ancien système de suivi des candidatures. »

- Avis sur Paylocity, Brittney D.

2. Zoho Recruit

Zoho Recruit met les besoins des recruteurs au premier plan en offrant des solutions complètes pour les recruteurs internes et les agences de recrutement. Les utilisateurs de cet outil peuvent sourcer, suivre et embaucher les meilleurs candidats en utilisant des approches personnalisables. De plus, il est facile d'automatiser des tâches comme l'envoi d'e-mails, la mise à jour du statut de chaque candidat, et plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment :

« La meilleure fonctionnalité de Zoho Recruit est la facilité d'utilisation et de personnalisation, qui peut être effectuée sur toute la plateforme. J'ai changé d'un autre ATS + CRM, le prix est moins de la moitié de ce que je payais auparavant. À tous égards, la technologie et la fluidité sont étonnantes. Vraiment, aucune plainte de quelque nature que ce soit. Zoho Recruit a une intégration profonde avec la suite d'applications Zoho. La synchronisation entre Zoho Cliq, Zoho Sheets, Zoho Docs, Zoho Spreadsheets est excellente. »

- Avis sur Zoho Recruit, Saurabh M.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Zoho Recruit ne suit pas tous les profils rejetés en un seul endroit. Cela peut également être un peu complexe à utiliser lorsque vous traitez avec des parties prenantes. J'aimerais que la planification des entretiens soit améliorée car nous traitons avec plusieurs responsables d'entreprise. »

- Avis sur Zoho Recruit, Digvijaya S.

3. Lever

Vous cherchez un logiciel qui est à la fois un ATS et un CRM ? Ne cherchez pas plus loin que Lever. Cela permet aux responsables du recrutement et aux recruteurs d'utiliser une seule plateforme pour sourcer, nourrir et gérer les candidats.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Rien ne peut jamais battre une vérification de référence précise d'un candidat, et Lever fait parfaitement le travail. La gestion des candidatures est devenue plus facile avec le logiciel Lever. Il nous permet également de planifier facilement un entretien pour les candidats potentiels. La fonctionnalité d'e-mail intégré s'est avérée être une fonctionnalité précieuse pour nous. Les options de reporting en temps réel aident à suivre le flux de travail. Naviguer dans le logiciel est extrêmement facile. Lever rend la procédure d'embauche beaucoup plus facile. Le logiciel prend en charge tout, des candidatures aux entretiens en passant par les retours finaux. »

- Avis sur Lever, Amit S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La gestion des autorisations et l'absence d'une vue de tableau de bord dédiée pour les managers est la plus grande faiblesse de la plateforme. »

- Avis sur Lever, Scott P.

4. Greenhouse

Pour une gestion complète de l'embauche pour ce qui vous attend, choisissez Greenhouse. Cet ATS puissant soutient d'excellentes interactions avec les candidats à chaque point de contact du processus d'embauche. Il élimine également le fardeau de garder tout le monde dans l'équipe de recrutement engagé et à jour. Le meilleur de tout, Greenhouse est un leader en matière de diversité, d'équité et d'inclusion, car il aide à réduire les biais et à créer un processus d'embauche équitable.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Les fiches d'évaluation et les plans d'entretien dans Lever ont fait une énorme différence dans nos efforts de recrutement. La personnalisation des questions d'entretien et l'obtention de retours rapides. La gestion des relations avec les candidats a également été utile en permettant d'ajouter des prospects dans des départements spécifiques afin que nous ne les perdions pas une fois rejetés d'autres emplois. Greenhouse aide également en ajoutant des rappels de suivi pour rester en contact avec les candidats régulièrement, et en envoyant des e-mails automatiques.

Greenhouse nous aide à rester cohérents en ce qui concerne de nombreuses choses. Questions légales, s'assurer qu'il n'y a pas de discrimination, etc. J'adore aussi les mises à jour où nous pouvons avoir des questions de disqualification automatiques, par exemple, si elles ne sont pas locales, Greenhouse peut maintenant les rejeter sans mon examen. J'adore aussi les nouvelles étapes de transition automatique avec Calendly. »

- Avis sur Greenhouse, Rachel R.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« J'aimerais qu'il y ait plus de personnalisation, ou d'options, ou de questions lorsque je réfère quelqu'un à mon organisation. Je ne sais pas si c'est configuré par mon entreprise, ou à quel niveau cela est contrôlé. Mais je souhaite souvent qu'il y ait plus que je puisse inclure ou des détails sur pourquoi quelqu'un n'a pas avancé dans le processus. »

- Avis sur Greenhouse, Tara F.

5. BambooHR

BambooHR est un outil SaaS basé sur le cloud qui fournit une aide RH aux petites et moyennes entreprises qui ont dépassé leurs feuilles de calcul. Il permet aux équipes RH de suivre et de gérer les informations essentielles des employés et de prendre des décisions de recrutement plus intelligentes.

Ce que les utilisateurs aiment :

« BambooHR nous fournit une gestion des performances qui nous fait gagner du temps, obtient des résultats précis, prend les décisions les plus pertinentes et les convertit en résultats réels et fiables pour notre entreprise. Il organise toutes les informations relatives à nos consultants et les met en œuvre dans une base de données unique, centralisée et sécurisée, rendant tout plus rapide et plus efficace. »

- Avis sur BambooHR, Robin Y.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je pense que l'outil est insuffisant en tant que solution RH à 360 degrés. Nous utilisons actuellement d'autres outils pour l'engagement des employés, les cycles d'évaluation, les réunions hebdomadaires, et même des services de stockage cloud qui nous aident à garder les informations plus organisées.

Je souhaiterais qu'ils aient une équipe de vente et d'intégration plus forte pour nous guider à travers toutes les choses dont nous ne sommes pas conscients que BambooHR peut offrir. Cela pourrait certainement améliorer leur jeu pour engager plus de personnes à utiliser leur outil. Nous pourrions passer d'un outil utilisé une fois par semaine à un outil quotidien si c'était notre ATS, notre système de gestion des avantages ou toute autre fonction que nous ne connaissons pas encore. »

- Avis sur BambooHR, Carlos P.

6. SmartRecruiters

SmartRecruiters est une suite d'acquisition de talents utilisée par les entreprises intéressées à ne faire que les meilleures embauches. Non seulement il aide à rationaliser le marketing de recrutement, mais cette plateforme cloud peut également offrir des outils de recrutement collaboratif. Cet ATS puissant offre aux utilisateurs un moyen facile de fournir une expérience candidat incroyable tout en permettant aux responsables du recrutement de gagner du temps pour trouver la bonne personne pour les postes ouverts.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Il vous connecte facilement à un vivier de candidats, dispose de toutes les fonctions nécessaires pour le processus de recrutement complet, et les modèles prédéfinis sont très utiles pour rendre votre travail plus rapide et s'assurer que vous partagez une réponse pour chaque candidat. J'adore le fait qu'il se connecte directement à votre e-mail ! La section des notes est vraiment utile, surtout que vous pouvez écrire des notes pour vous-même, en examinant les candidatures, vous avez tendance à oublier ce qui rend le candidat spécial. Les menus de sélection sont géniaux car ils aident à trouver des raisons valables pour refuser ou accepter les candidats. J'adore le fait que vous puissiez choisir entre amical et formel. »

- Avis sur SmartRecruiters, Stephanie S.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« La plupart du temps, nous avons plusieurs recrutements en cours pour différentes et similaires opportunités d'emploi. Si je, en tant que "responsable du recrutement", tombe sur un bon candidat lors des étapes d'entretien pour le poste que je recrute, mais réalise qu'il ne convient pas au mien, mais en même temps, je voudrais le recommander à un autre responsable du recrutement pour un rôle différent, je rencontre un blocage dans SmartRecruiters. Si vous jouez le rôle de "recruteur", je crois que vous pouvez, je ne suis pas vraiment sûr de la façon dont la sécurité basée sur les rôles fonctionne ici ! mais c'est quelque chose que je peux ignorer. »

- Avis sur SmartRecruiters, Buddika H.

7. iCIMS Talent Cloud

iCIMS Talent Cloud est une plateforme cloud conçue pour les recruteurs qui cherchent à gérer leur cycle de vie de recrutement de talents de bout en bout sur une plateforme unifiée. Elle a été conçue en tenant compte des besoins évolutifs des employeurs alors qu'ils cherchent les bonnes personnes pour remplir des rôles au sein de leur organisation.

Ce que les utilisateurs aiment :

« Il est très facile de se déplacer dans iCIMS ! Que vous soyez un recruteur expérimenté ou que vous commenciez tout juste, il est facile de faire avancer votre candidat dans le processus de recrutement. »

- Avis sur iCIMS Talent Cloud, Brittany B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« L'outil de gestion des offres - bien que nouveau - ne vous permet pas d'envoyer des offres en masse. C'est un gros manque. De plus, les iForms ne sont pas fluides et prennent beaucoup de temps à terminer. C'est un peu décevant qu'iCIMS n'ait pas fourni de solution pour permettre aux administrateurs de l'entreprise de créer des iForms personnalisés à ce stade ou un équivalent fonctionnel. Ensuite, il est difficile de naviguer dans les rapports pour trouver les variables correctes. Enfin, il n'y a pas beaucoup de bonnes options pour configurer des alertes/notifications/e-mails personnalisés à divers stades. »

- Avis sur iCIMS Talent Cloud, Barrett C.

8. Paycom

Les utilisateurs de Paycom apprécient une solution RH complète dans une base de données centralisée. En plus d'aider les professionnels des RH à embaucher de nouveaux employés, il assiste également dans les tâches liées à la gestion du temps et du travail, à la paie, et plus encore. Et comme tout est en un seul endroit, Paycom élimine la saisie de données redondante et l'intégration de plus d'un système.

Ce que les utilisateurs aiment :

Je ne peux pas en dire assez sur le produit, le service que nous avons reçu, et tout ce que Paycom offre. Depuis notre première réunion jusqu'à la mise en œuvre, Paycom était en contact constant - des calendriers avec des délais ont été créés et mis en place. Des réunions hebdomadaires ont été organisées avec l'équipe de mise en œuvre. J'ai travaillé avec de nombreux systèmes RHIS au cours de ma carrière et je dois dire que Paycom est le meilleur système que j'ai utilisé jusqu'à présent. Nous utilisons Paycom pour la paie, les avantages sociaux, la gestion des performances, l'intégration, la gestion des talents, et bien plus encore.

Le système est facile à utiliser et à naviguer. Nos employés peuvent utiliser le système avec peu ou pas d'assistance. La plupart de nos employés utilisent l'application téléphonique pour effectuer des tâches, demander des jours de congé, signer des documents, etc. Chaque jour, j'apprends quelque chose de nouveau qui est dans le système que nous pouvons utiliser pour gagner du temps et rationaliser les processus. »

- Avis sur Paycom, Lisa F.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Je ne reçois pas toujours le soutien dont j'ai besoin pour naviguer dans l'outil et l'utiliser au mieux de mes capacités. L'outil est robuste, et il y a plus d'une façon de faire les choses. Paycom offre un spécialiste pour aider, cependant, ils ne répondent pas aux questions par e-mail le jour même. Vous devez appeler pour obtenir une réponse immédiate à une question. »

- Avis sur Paycom, Nicole N.

Le meilleur ami d'un responsable du recrutement

Le bon ATS peut faire des merveilles pour votre équipe de recrutement. Il sera plus facile de trouver les meilleurs talents et de les faire passer de l'étape de l'entretien à l'étape de l'intégration plus rapidement que jamais. Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour commencer à utiliser un système de suivi des candidatures. Votre équipe RH vous remerciera !

Maintenant que le recrutement de candidats est devenu plus rationalisé, prenez le temps d'améliorer votre stratégie de marketing de recrutement pour attirer les meilleurs chercheurs d'emploi à rejoindre votre organisation.