Qu'est-ce que la gestion de l'intégration de projet ? Comment l'implémenter

Un chef de projet doit porter plusieurs casquettes tout en jonglant avec le temps, le coût et la qualité pour que tout fonctionne bien. Cela devient incroyablement compliqué lorsque les projets sont inter-départementaux. Chaque département suit un ensemble différent de méthodologies, de stratégies et d'attentes.

En plus d'utiliser un logiciel de gestion de projet, les entreprises ont besoin d'une approche systématique pour synchroniser les divers efforts et processus d'un projet. C'est ce qui rend la gestion de l'intégration de projet cruciale pour le succès.

Au fur et à mesure qu'un projet progresse dans son cycle de vie, la gestion de l'intégration de projet assure l'achèvement et l'exécution en temps voulu des activités qui permettent l'exécution fluide de chaque phase. Elle permet aux managers de rester au top des processus tout en garantissant la synchronisation de chaque élément.

Le progrès d'un projet peut s'arrêter sans la mise en œuvre appropriée de la gestion de projet intégrée. Cette pratique permet aux managers d'évaluer les ressources, de faire les compromis nécessaires et de répondre aux attentes des parties prenantes rapidement.

Pourquoi la gestion de l'intégration de projet est-elle importante ?

En raison de la complexité du projet, il est difficile de tout suivre. Les chefs de projet doivent également assurer le succès du projet tout en équilibrant les attentes des parties prenantes et les besoins des clients.

Avec la gestion de projet intégrée, les éléments d'un projet sont synchronisés pour atteindre les objectifs définis. Un processus de gestion de l'intégration de projet réussi augmentera la productivité et l'efficacité. Il énumérera toutes les fonctions et tâches, attribuera les responsabilités, partagera les ressources et gérera les calendriers qui se chevauchent.

Étant donné que les objectifs et les responsabilités seront clairement définis, la GIP augmentera également la responsabilité de l'équipe et améliorera le flux de communication.

Exemple de gestion de l'intégration de projet

L'idée derrière la GIP est de faire en sorte que vos clients se sentent comme s'ils recevaient des livrables de haute qualité d'une seule marque plutôt que d'un groupe d'individus. Supposons que vous ayez deux projets en cours, X et Y.

Le projet X nécessite une documentation pour un client de deux équipes distinctes. Vous devez vous assurer qu'elles correspondent en ton, style et formatage. Dans ce cas, une solution GIP consistera à utiliser le même éditeur ou logiciel de création de contenu pour garantir la cohérence des livrables.

De même, à mi-chemin de la phase d'exécution du projet, vous réalisez que le projet Y a une portée plus large et nécessite plus de ressources. Vous finissez donc par transférer certaines ressources du projet X vers Y. Maintenant, qu'est-ce que cela signifie pour le projet X ? Il serait préférable d'avoir une feuille de route pour s'assurer que les deux projets sont complétés de manière efficace et à temps.

Avec la GIP, vous pouvez définir le bon flux de travail pour vous assurer que les ressources ne s'épuisent pas. Vous pouvez également gérer les tâches entre les deux projets pour éviter le chevauchement des délais.

7 étapes de la gestion de l'intégration de projet

Le processus de GIP peut être long, mais il est également éprouvé. Ces sept étapes aident les chefs de projet à respecter le budget du projet, à livrer à la plus haute qualité et à éviter de manquer de ressources tout au long du cycle de vie du projet.

1. Charte de projet

La charte de projet est un type de documentation courante indiquant qu'une équipe a la permission des dirigeants de procéder au travail. La charte décrit qui fait quoi, afin qu'il n'y ait pas de divergences tout au long du processus.

Une charte de projet doit être distincte d'un plan d'affaires. C'est un document formel créé après l'approbation d'un projet. Ce document peut être consulté en cas de confusion ou de désaccords sur les objectifs ou les buts du projet.

2. Déclaration de portée du projet

La déclaration de portée définit l'ampleur de l'impact d'un projet. Elle est chargée de décrire les livrables spécifiques d'un projet au lieu d'objectifs génériques. Une déclaration de portée pourrait dire que le livrable du projet est de "développer et construire un abri pour sans-abri pouvant accueillir jusqu'à 500 résidents."

Cela différerait d'un objectif : "Développer un abri pour sans-abri pouvant héberger en toute sécurité des personnes en difficulté en raison de déplacements ou de divers facteurs."

3. Diriger et gérer la production

Dans la prochaine étape de la GIP, les chefs de projet sont responsables de diriger le travail réel. Cela signifie embaucher des ouvriers du bâtiment et des architectes et les informer sur la manière dont le projet sera réalisé.

Cela peut également être appelé exécution de projet, une phase du cycle de vie du projet. Pour le dire simplement, c'est la phase où les choses se font.

4. Gérer les connaissances du projet

En gestion de projet, il est impératif de documenter les processus et les leçons apprises. Tout au long de l'exécution du projet, il est essentiel de garder une trace de toutes les connaissances associées.

Quelques questions à considérer lors de cette étape sont : Quels outils ont été utilisés ? Quels processus ont été utilisés pour arriver à des délais spécifiques ? Des experts ont-ils été sollicités pour aider le reste de l'équipe à mieux comprendre leurs objectifs ?

Pour cette étape, envisagez d'obtenir un logiciel de gestion des connaissances. Cet outil garde toutes les informations apprises organisées et accessibles pour référence future.

5. Surveiller et contrôler la production

En plus de diriger et de gérer les étapes du projet, un chef de projet doit régulièrement vérifier les progrès et s'assurer que les choses se déroulent comme prévu. Un projet qui manque des délais n'est pas toujours considéré comme un succès.

La surveillance et le contrôle de la production peuvent aider à garantir que les managers atteignent tous leurs objectifs de projet décrits dans la charte de projet. Cela est particulièrement vrai pour la GIP, où les membres de l'équipe de projet proviennent de divers départements au sein de l'entreprise.

Il est facile de perdre de vue ce qu'une équipe contribue, ce qui perturbe toute la production. Surveiller de manière proactive la production est un moyen de réduire le risque de perdre le contrôle.

6. Effectuer un contrôle intégré des changements

Certains membres de l'équipe peuvent ne pas être habitués à travailler ensemble. Ainsi, apprendre à coopérer avec de nouveaux collègues peut être déconcertant. Les chefs de projet mettant en œuvre la GIP devraient également être familiers avec la gestion du changement et savoir comment mener un projet à travers des changements qui peuvent les rendre mal à l'aise.

Idéalement, vous avez une équipe d'employés talentueux et flexibles qui sont ouverts à la construction d'une super équipe. Mais même les employés les plus agiles peuvent trouver le changement compliqué. Les chefs de projet devraient être une force positive et écouter leurs employés sur les difficultés d'un projet qui intègre plusieurs équipes tout en étant capables de les mener au succès.

7. Clôture du projet

La clôture du projet est un processus en soi. Elle implique de passer en revue les divers éléments du projet pour découvrir s'il a été un succès. Est-il resté en dessous du budget ? Vérifiez. A-t-il été terminé dans le délai prévu ? Vérifiez. Le client est-il satisfait des résultats ? Vérifiez.

Toutes ces questions sont répondues lors de la clôture du projet, ainsi que la mise à jour du dossier des apprentissages finaux. N'oubliez pas de mettre les apprentissages finaux dans la base de connaissances que vous avez créée pour ce projet.

Meilleurs logiciels de gestion de projet avec des capacités de GIP

Avec une communication d'équipe intégrée, des mises à jour de projet en temps réel, l'organisation des tâches individuelles et une base de connaissances centrale, le logiciel de gestion de projet est l'outil parfait pour assister les efforts de GIP de votre organisation.

Le logiciel de gestion de projet suit les progrès, mesure la productivité et améliore l'efficacité en définissant des délais individuels pour chaque contributeur. Il soutient également l'allocation des ressources en fonction de la demande et de la disponibilité.

Le travail d'équipe fait fonctionner le rêve

Chaque projet est construit sur une vision et de multiples processus qui doivent être synchronisés pour assurer le succès. Lorsque ces tâches sont réparties entre différentes équipes, les aligner avec la GIP rendra votre projet immunisé contre les changements imprévus.

La GIP permet une adaptation facile et une réallocation des ressources tout en maintenant la cohésion, vous donnant l'avantage pour respecter vos engagements.

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Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.