La guía definitiva para comprar software de personal
¿Por qué necesitas software de personal?
El software de personal proporciona soluciones que ayudan a gestionar el proceso de contratación para agencias de reclutamiento, servicios de personal temporal y de contrato, y reclutadores externos. El software de personal es una forma rentable para que los reclutadores mejoren el proceso de contratación tanto para candidatos como para clientes a través de funcionalidades como publicación de empleos, búsqueda y selección de candidatos, entrevistas, y gestión de procesos para ofertas de trabajo, contratación e incorporación.
El software de personal proporciona una combinación de capacidades de sistema de seguimiento de candidatos (ATS) para agilizar el proceso de reclutamiento y seguimiento de candidatos, soluciones de Descubre más sobre este tema
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¿Cómo aborda el software de personal tus puntos de dolor?
- Currículums — El análisis de currículums ayuda a los reclutadores a ahorrar una cantidad increíble de tiempo que de otro modo se habría gastado importando currículums, extrayendo información necesaria, identificando palabras clave y más. El software de personal gestiona este proceso para hacer que el análisis e identificación de candidatos calificados para roles particulares sea un proceso simplificado. El análisis de currículums permite a los reclutadores buscar en su base de datos de candidatos mediante búsquedas Booleanas, por palabras clave o por campos, incluyendo experiencia, conjuntos de habilidades o niveles educativos, por ejemplo.
- Gestión de relaciones con candidatos — Una experiencia sólida para el candidato es esencial para mejorar el proceso de personal. Si un portal de candidatos fácil de usar es una característica imprescindible, asegúrate de que la demostración incluya una vista del portal del candidato y su experiencia al navegar, aplicar, enviar currículums, etc. Comprende las características de comunicación del software de personal, incluyendo la comunicación automática con los candidatos a lo largo del proceso de reclutamiento.
- Comunicación — La comunicación a través de varios canales, incluyendo correo electrónico, SMS, VOIP, puede ser gestionada a través del software de personal. El marketing por correo electrónico, por ejemplo, ayuda a los reclutadores a mantener una comunicación regular, consistente y clara, lo cual es clave. Esto puede ayudar a los reclutadores a contactar tanto a clientes como a candidatos con trabajos disponibles, citas próximas y toda la comunicación necesaria.
- Publicación de empleos — El software de personal proporciona características de publicación de empleos que permiten a los usuarios simplificar y automatizar el proceso de publicar posiciones abiertas en varias plataformas. Estas soluciones proporcionan integraciones con una variedad de bolsas de trabajo, así como la publicación automática en los sitios web de carreras de la empresa para mejorar el proceso de publicación de empleos.
- Reclutamiento de diversidad — La búsqueda de talento diverso y calificado se está volviendo cada vez más importante para las empresas. El software de reclutamiento de diversidad proporciona soluciones que crean y distribuyen descripciones de trabajo imparciales, gestionan y rastrean solicitantes de bolsas de trabajo diversas, y clasifican a los solicitantes en consecuencia, por nombrar algunos. El software de personal podría proporcionar integraciones con software de reclutamiento de diversidad, o incluir características que se centren en la contratación para la diversidad.
- Gestión de tareas — Los paneles de gestión de tareas ayudan a los reclutadores a gestionar y priorizar todos los proyectos relacionados con el personal. Los paneles fáciles de rastrear proporcionan una vista clara de todas las llamadas telefónicas, correos electrónicos, citas y entrevistas asociadas con todos los clientes, candidatos y trabajos.
- Soluciones de back office — El software de personal reduce el tiempo que los reclutadores necesitan dedicar a los procesos de back office, incluyendo pero no limitado a contabilidad, facturación y gestión de comisiones. Estas soluciones ayudan a los reclutadores a crear facturas personalizadas y profesionales adaptadas para cumplir con los requisitos de facturación específicos de sus clientes.
- Funcionalidad móvil — El software de personal con funcionalidad móvil permite a los reclutadores, candidatos y clientes acceder a portales de personal personalizados y con marca con facilidad. Los reclutadores pueden acceder a la información de clientes y candidatos, ingresar nueva información de contacto de clientes, actualizar notas sobre reuniones mientras están en movimiento, y más. Los candidatos tienen acceso a preferencias de programación, entrevistas y citas próximas, información de contacto, y más. Los clientes pueden acceder a facturas, hojas de tiempo y horas facturadas, por nombrar algunos.
- Integraciones — El software de personal proporciona una variedad de integraciones, incluyendo pero no limitado a bolsas de trabajo, nómina, seguimiento de tiempo, finanzas, gestión de gastos, cuentas de redes sociales, herramientas de back office, pruebas previas al empleo, verificación de antecedentes, incorporación, y más.
- Informes y análisis — Las métricas de reclutamiento y los paneles personalizables ayudan a los reclutadores a comprender mejor sus procesos empresariales y realizar mejoras donde sea necesario. Los análisis de personal incluyen costo por contratación, tiempo para contratar, rendimiento de las bolsas de trabajo, y más, destacando áreas de mejora.
- Cumplimiento — El software de personal puede ayudar a los reclutadores a mantener el cumplimiento con leyes y regulaciones tanto consistentes como en constante cambio. Los reclutadores deben mantener el cumplimiento con respecto a las leyes federales y estatales, el cumplimiento de GDPR, y la clasificación incorrecta de empleados, por nombrar algunos.
¿Cómo elijo el software de personal adecuado?
Elegir el software de personal adecuado para satisfacer las necesidades de tu empresa de reclutamiento o personal es un proceso importante. El software de personal ayuda a las agencias de personal y a los reclutadores a gestionar candidatos, reclutas y clientes corporativos, publicar empleos y, en general, manejar las demandas de una agencia de personal.
Quizás tu empresa está comenzando y estás buscando comprar tu primer software de personal, o tal vez tu organización necesita actualizar un sistema heredado. Dondequiera que estés en tu proceso de compra, G2.com puede ayudarte a seleccionar el mejor software de personal para tu negocio.
Cómo comprar software de personal
Entonces has identificado que necesitas software de personal para tu negocio de personal o reclutamiento. Aquí hay algunos pasos para verificar que hayas cumplido con todos tus requisitos para elegir tu software.
- Identificar necesidades y/o puntos de dolor
- Elegir tu equipo de selección de software
- Crear una lista de criterios
- Investigar
- Desarrollar y evaluar una lista corta de proveedores
- >Demostrar software y evaluar proveedores
- Negociación de precios
- Compra
- >Contrato
- Identificar necesidades y/o puntos de dolor Si no tienes un software de personal integral, tus puntos de dolor podrían estar relacionados con todo el trabajo manual que debes completar. Si tu empresa de personal ha experimentado un gran crecimiento recientemente, podrías necesitar una solución que pueda crecer con tu organización. Piensa en los puntos de dolor y anótalos; estos deben usarse para ayudarte a crear una lista de criterios. Además, determina el número de empleados que necesitarán usar este software, ya que esto determina el número de licencias que probablemente comprarás.
- Elegir tu equipo de selección de software Antes de que puedas comenzar, es crucial crear un equipo ganador que trabajará junto durante todo el proceso, desde identificar puntos de dolor hasta la implementación. El equipo de selección de software debe consistir en miembros de la organización que tengan el interés, las habilidades y el tiempo adecuados para participar en este proceso. Un buen punto de partida es apuntar a 3–5 personas que ocupen roles como el principal tomador de decisiones, gerente de proyecto, propietario del proceso, propietario del sistema o experto en la materia de personal, así como un líder técnico, administrador de TI o administrador de seguridad. En empresas más pequeñas, el equipo de selección de proveedores puede ser más pequeño, con menos participantes multitarea y asumiendo más responsabilidades.
- Crear una lista de criterios Al tomar una visión holística del negocio e identificar puntos de dolor, el equipo puede luego crear una lista de criterios. La lista sirve como una guía detallada que incluye tanto características necesarias como agradables de tener, incluyendo presupuesto, características, número de usuarios, integraciones, requisitos de seguridad, soluciones en la nube o locales, y más.
- Investigar
- Desarrollar y evaluar una lista corta de proveedores
- Evaluación de proveedores
- Negociación de precios
- Compra
- >Contrato
Comienza investigando software de personal para desarrollar una lista larga de posibles proveedores. Realiza búsquedas generales en el navegador, revisa sitios web de software de personal y redes sociales, lee reseñas en línea, descarga libros blancos, mira videos de productos, lee estudios de caso, revisa listas de características de productos y consulta G2.
Identifica de 3 a 5 proveedores que cumplan con los requisitos que deseas involucrar. Para la participación de proveedores, considera enviar una solicitud de información (RFI), solicitud de propuesta (RFP) o solicitar una prueba gratuita. Desglosaremos la diferencia entre RFIs y RFPs.
Solicitud de información (RFI) — Una lista de una página con algunos puntos que describen lo que necesitas de un software de personal.
Solicitud de propuesta (RFP) — Un documento que proporciona a los proveedores de software de personal todos los detalles pertinentes sobre qué software necesita tu empresa. Incluye, pero no se limita a: objetivos principales y necesidades, cronograma deseado, software y licencias existentes, hardware existente, disponibilidad de personal de TI y sistema operativo. Las empresas más pequeñas podrían querer omitir la solicitud formal y contactar a algunos proveedores con su breve lista de requisitos.
Las RFIs y RFPs podrían no ser necesarias si estás considerando soluciones que ofrecen demostraciones gratuitas o períodos de prueba. En lugar de un proceso formal de propuesta y evaluación, las demostraciones en vivo pueden ayudarte a determinar si una solución satisface tus necesidades. Además, muchos proveedores de software como servicio (SaaS) ofrecen pruebas gratuitas.
Las demostraciones de software proporcionan a los compradores potenciales un recorrido por el software de personal. Esto permite a los equipos de adquisición de proveedores experimentar el producto y hacer todas las preguntas relevantes. Asegúrate de prepararte para la presentación del proveedor utilizando un plan de revisión de demostración basado en tu lista esencial de criterios.
Plan de revisión de demostración:
Desde satisfacer tus necesidades de funcionalidad hasta la capacitación e implementación, las evaluaciones de proveedores son una parte esencial del proceso de compra de software. Para facilitar la comparación después de que todas las demostraciones estén completas, ayuda preparar una lista consistente de preguntas para hacer a cada proveedor que aborden tus necesidades y preocupaciones.
Crea un documento de trabajo o tarjeta de puntuación para cada proveedor en tu lista corta para incluir la siguiente información:
Finanzas y legal — Investiga la estabilidad financiera y legal de cada proveedor en cuestión. Algunas cosas a considerar incluyen si el proveedor es público o privado, si ha estado involucrado en algún litigio y si enfrenta problemas financieros o legales pendientes.
Visión general del producto — Considera cada plataforma de personal potencial con el mismo sentido de escrutinio. Algunas consideraciones a abordar durante la demostración incluyen opciones de personalización, la frecuencia de las actualizaciones de software y cómo el proveedor se diferencia de sus competidores. Además, pregunta sobre la funcionalidad general: elementos como inteligencia artificial, aprendizaje automático, velocidad y confiabilidad general.
Características — Determina si el producto proporcionará a tu equipo las características que necesitas. El software de personal generalmente ofrece una combinación de búsqueda de candidatos potenciales, ATS y características de gestión de relaciones con candidatos. Haz preguntas a cada proveedor basadas en características que hablen de la funcionalidad central que necesitas para determinar si el producto satisface las necesidades de tu empresa. G2 proporciona una lista de características comunes encontradas en el software de personal para orientación.
Rendimiento — Desde el acceso basado en la web hasta el acceso móvil, el rendimiento de la solución de personal es clave. Determina si las soluciones de personal proporcionan soporte para usuarios móviles y acceso en las instalaciones o a través de la nube. Áreas adicionales de preocupación incluyen las limitaciones de permisos de usuarios, soporte nacional y multinacional, procesos de actualización y lanzamiento del sistema, configuraciones y personalizaciones, y escalabilidad del sistema.
Capacitación y soporte — La implementación y capacitación no ocurrirán sin alguna orientación. Descubre qué tipo de soporte proporcionan los proveedores de software de personal: esto podría incluir autoayuda; envío de casos en línea; o sesiones de capacitación en línea, grabadas o en persona, por nombrar algunas.
Seguridad y privacidad del proveedor — Es importante determinar cuánto esfuerzo ponen los proveedores de software en la seguridad. Algunas áreas para evaluar la seguridad del proveedor incluyen las metodologías utilizadas por un proveedor para las pruebas de seguridad, si un proveedor utiliza terceros para realizar verificaciones de seguridad y la capacitación en seguridad de aplicaciones para los equipos de desarrollo internos. Determinar y documentar las prácticas de seguridad de datos de un proveedor son requisitos para cumplir con muchas regulaciones de privacidad de datos, como GDPR y CCPA.
Despliegue — Determina si cada proveedor ofrece las opciones de despliegue que necesitas, incluyendo en las instalaciones o SaaS basado en la nube.
Implementación — Pregunta cuánto soporte proporciona el proveedor de software de personal y cuántos usuarios soporta la implementación, entre otras preguntas.
Verificación de referencias — Pide al proveedor de software de personal algunas referencias. Si es posible, organiza una visita al sitio para revisar cómo se utiliza la aplicación y por quién. Si una visita al sitio no es posible, intenta hablar con algunas personas de las empresas de referencia que tengan conocimiento de primera mano del software.
Los modelos de precios para la mayoría del software se basan en un modelo de suscripción, licencia perpetua o modelos de código abierto. En general, el precio depende del número de licencias de usuario o "asientos" necesarios, y luego hay costos adicionales a considerar.
| Leer más: Una Guía Completa de Modelos de Precios SaaS → |
Los modelos de suscripción consisten en una tarifa recurrente que generalmente se paga mensualmente, mientras que las licencias perpetuas requieren que las empresas paguen un costo para adquirir el software indefinidamente. El software de personal de código abierto y gratuito también son opciones.
Dependiendo del modelo de precios, puede afectar los gastos de capital (CapEx) o los gastos operativos (OpEx). CapEx se ve afectado con grandes compras iniciales de software/hardware, mientras que OpEx se ve afectado con modelos de suscripción mensual recurrente para SaaS. Esto puede marcar una diferencia para algunas empresas. La mayoría de las empresas optan por cambiar a una estrategia OpEx porque es menos riesgosa (deshacerse de las licencias de software que no necesitas en despidos o agregar licencias cuando estás contratando). CapEx y OpEx también tienen diferentes ventajas/desventajas fiscales.
Tipos de costos adicionales a considerar incluyen costos iniciales, recurrentes y evitados:
— Los costos iniciales incluyen tarifas de licencia perpetua, cargos de configuración, tarifas de instalación, integraciones, implementación y personalización.
— Los costos recurrentes incluyen tarifas de suscripción, mantenimiento, capacitación y soporte.
— Los costos evitados pueden calcularse por las mejoras empresariales obtenidas al implementar el software de personal, esto podría incluir la búsqueda de candidatos simplificada, el análisis automatizado de currículums y la mejora de la inteligencia empresarial.
Hay muchos consejos para negociar el mejor trato para los contratos de proveedores. Investigar varios aspectos del mercado, incluyendo la demanda actual de software de personal, cómo está funcionando financieramente el proveedor y cuán demandado está el proveedor, ayudará a informar si hay espacio para la negociación. Los costos obvios en los que centrarse son los costos adicionales, ya que las tarifas de mantenimiento continuas pueden acumularse con el tiempo.
Es importante obtener la aprobación de las partes interesadas para el presupuesto y los recursos. Identificar a las partes interesadas relevantes: Estas incluirán a miembros de la gerencia, usuarios relevantes del software y administradores de TI o software. Es necesario comprender y abordar sus propios puntos de dolor y motivaciones. Explica por qué el software de personal que elegiste es el mejor para satisfacer las necesidades de la empresa, comparte los puntos de dolor de los usuarios para fortalecer tu caso de negocio y muestra toda la información recopilada durante el proceso de demostración sobre por qué esta solución es la mejor opción.
Si es posible, busca asistencia de abogados que trabajen en contratos de software informático, o tu abogado interno. Asegúrate de que el contrato sea claro e incluya todas las características negociadas o acordadas. Revisa el cronograma de pagos del software de personal y el término del contrato, las cláusulas de escalador de precios, los descuentos acordados, los gastos legales y los términos del contrato en caso de una fusión y adquisición.
Principales Contribuyentes en Staffing Software Buyers Guide
