¿Qué es la contabilidad de propiedades?
La contabilidad de propiedades registra los flujos de efectivo entrantes y salientes para estimar las ganancias o pérdidas totales al alquilar bienes raíces. Ayuda a los propietarios o dueños de negocios de alquiler (o gerentes) a tener una visión general de los ingresos y gastos de alquiler, ayudándoles a hacer mejores planes y aumentar las ganancias.
La contabilidad de propiedades asegura que los gerentes de bienes raíces identifiquen el ingreso neto de diferentes propiedades gestionadas por una empresa. Muchas agencias de alquiler de bienes raíces utilizan software de gestión de propiedades para automatizar las responsabilidades diarias. Este software ayuda a los gerentes de bienes raíces a asegurar una contabilidad efectiva, arrendamiento y operaciones diarias de alquiler de bienes raíces. Ya sea que el portafolio de alquiler de bienes raíces sea pequeño o grande, el software de gestión de propiedades proporciona capacidades de contabilidad sin problemas para beneficiarse de los alquileres de propiedades residenciales y comerciales.
Tipos de ingresos y gastos de propiedades
Los gerentes de propiedades se enfrentan a diferentes ingresos y gastos para propiedades individuales.
Los tipos comunes de ingresos incluyen:
- Renta mensual
- Multa por pagos de alquiler atrasados
- Multa por terminación prematura del contrato de arrendamiento
- Alquiler de mascotas
- Alquiler de electrodomésticos
- Depósitos de seguridad reembolsables para pagar daños a la propiedad
Los depósitos reembolsables se muestran como pasivos a corto plazo en el balance de contabilidad de propiedades. Los propietarios deben devolverlo cuando expire el contrato de arrendamiento. Los depósitos reembolsables se tratan como ingresos cuando los propietarios los utilizan para cubrir cualquier daño causado por los inquilinos.
Al mismo tiempo, los propietarios se enfrentan a diferentes tipos de gastos mientras gestionan una propiedad. Los gastos comunes incluyen:
- Reparación y mantenimiento
- Pago de intereses hipotecarios
- Pago del principal hipotecario
- Tarifas de arrendamiento
- Costos de marketing y publicidad
- Pagos de servicios públicos
- Cargos por gestión de propiedades
- Honorarios por servicios profesionales
Beneficios de la contabilidad de propiedades
La contabilidad de propiedades inmobiliarias ayuda a las agencias de alquiler a obtener beneficios fiscales ofrecidos por las autoridades gubernamentales. Permite a los gerentes rastrear inversiones en bienes raíces y comparar su rentabilidad a lo largo del tiempo.
Varias otras razones hacen que la contabilidad de gestión de propiedades sea esencial para los negocios de alquiler de bienes raíces.
La contabilidad de propiedades ayuda a los propietarios (o gerentes):
- Reducir los gastos operativos y aumentar los ingresos
- Asegurar que un negocio de alquiler de bienes raíces cumpla con sus obligaciones de pago
- Crear balances y estados de resultados para medir el rendimiento actual y planificar futuras inversiones
- Preparar estados financieros anuales listos para impuestos
Elementos de la contabilidad de gestión de propiedades
Los propietarios o gerentes pueden establecer la contabilidad de gestión de propiedades enfocándose en los elementos mencionados a continuación.
Cuenta bancaria separada
Realizar todas las transacciones comerciales desde una cuenta personal hace que sea un desafío rastrearlas. Tal práctica es un gran no a los ojos de las autoridades legales. Es mejor mantener y mantener cuentas separadas para transacciones comerciales y personales.
Además, es aún mejor si los propietarios tienen cuentas de propiedad separadas para ingresos/gastos y depósitos de seguridad reembolsables. Les ayuda a evitar gastar los depósitos reembolsables en gastos personales o comerciales. Dado que estos son pasivos a corto plazo, los propietarios tendrían que devolver el depósito de seguridad al final del período de arrendamiento (siempre que no haya daños).
Método contable
Los gerentes de propiedades pueden rastrear la entrada y salida de fondos utilizando dos tipos de métodos contables.
- Contabilidad de acumulación: Los contadores registran ingresos y gastos a medida que ocurren, independientemente de si los fondos llegan a la cuenta bancaria del propietario o aún están siendo procesados. Por ejemplo, si un inquilino paga $4000 por adelantado por cuatro meses de alquiler, el contador solo agregará $1000 como ingreso mensual en el estado de acumulación.
- Contabilidad de caja: Con este método, los contadores ingresan transacciones en los libros cuando el dinero cambia de manos. Por ejemplo, si se paga $4000 de alquiler por adelantado, $4000 se registrarán en los libros como ingreso.
El método de contabilidad de caja es prevalente entre las pequeñas empresas. Los gerentes de propiedades o contadores pueden elegir cualquiera de los métodos según cómo deseen rastrear sus ingresos.
Plan de cuentas
Un plan de cuentas actúa como referencia en la contabilidad de propiedades. Puede estar en una hoja de cálculo, un documento de texto o una pestaña separada (mientras se utiliza software de contabilidad. Este plan de cuentas ayuda a los contadores a obtener información sobre los ingresos y gastos de alquiler. Hace que los libros sean detallados pero más complejos al mismo tiempo.
Diario
Los contadores pueden mantener un diario en una hoja de cálculo y organizarlo para registrar transacciones mensuales. Esto es adecuado para la contabilidad de entrada única, un estilo contable preferido en negocios simples.
Estados financieros
Los contadores pueden usar la información en los diarios para crear un estado financiero para sus propiedades. Hay varios estados financieros que muestran el rendimiento de un negocio, incluyendo:
- Estado de resultados: Muestra el dinero total ganado durante el período de informe
- Estado de flujo de efectivo: Registra cómo se intercambia el dinero entre diferentes partes del negocio y la cuenta bancaria de una empresa
- Balances: Rastrea los activos y pasivos de un negocio
Los negocios de alquiler pueden crear estados financieros internamente o usar software de contabilidad para producir informes precisos.
Mejores prácticas de contabilidad de propiedades
Aquí hay algunas mejores prácticas que los gerentes o propietarios de propiedades pueden seguir para obtener ganancias de su negocio de alquiler.
- Registrar exenciones. En situaciones como una pandemia, tiene sentido eximir parcialmente las tarifas o extender los plazos de pago. Los gerentes deben asegurarse de que cada exención se registre y rastree para evitar grandes deudas de pago.
- Usar software de contabilidad de gestión de propiedades. Automatizar procesos relacionados con la contabilidad con software de contabilidad de gestión de propiedades dedicado para ahorrar tiempo y esfuerzo. Ayuda a los negocios de alquiler a hacer que la contabilidad sea eficiente y efectiva.
- Mantener un fondo de emergencia. Cualquier negocio de gestión de propiedades podría enfrentar gastos imprevistos independientemente de una estrategia impecable. Mantener un fondo para días lluviosos para manejar tales costos y evitar recurrir a la cuenta principal del negocio.
- Verificar transacciones con frecuencia. Evitar errores y detectar errores tipográficos, transacciones fallidas, deudas de pago o pagos excesivos revisando los libros al final de cada mes mientras se mantiene una contabilidad precisa.
- Buscar deducciones fiscales. Buscar oportunidades para ahorrar dinero y reclamar deducciones fiscales. Con una contabilidad de propiedades óptima, las empresas tendrían todas sus transacciones en un solo lugar, lo que facilita identificar transacciones elegibles para deducciones fiscales.
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Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
