¿Qué es la creación de eventos?
La creación de eventos es el proceso de desarrollar un sitio web específico, página de destino o portal para reunir inscripciones para un evento próximo. Las empresas a menudo utilizan plataformas de gestión de eventos para planificar, organizar y crear eventos.
En la mayoría de los casos, los detalles se organizan utilizando diferentes tipos de formularios de registro con varios campos para apoyar los datos que necesitan ser recopilados durante el registro para la asistencia y la planificación adecuada. Estas herramientas hacen posible que nada se pase por alto.
Tipos de eventos
Las características de creación de eventos se pueden utilizar para muchos tipos diferentes de eventos virtuales y presenciales. Algunos de los tipos de eventos incluyen:
- Profesional: Los eventos patrocinados por organizaciones y realizados para empleados o clientes generalmente se consideran eventos profesionales y a veces pueden ser referidos como eventos corporativos. Estos pueden ser para audiencias grandes o pequeñas, dependiendo de su propósito. Estos pueden incluir conferencias, seminarios, ferias comerciales, lanzamientos de productos y talleres.
- Entretenimiento: Típicamente, los eventos en la categoría de entretenimiento se realizan con fines de diversión o disfrute. Ejemplos son conciertos, eventos benéficos, festivales, clases de fitness, eventos deportivos y actividades al aire libre.
- Personal o privado: A menudo se realizan para una audiencia específica y pueden no estar abiertos al público. Generalmente son solo por invitación; sin embargo, aún se puede utilizar una herramienta de creación de eventos. Los eventos personales o privados incluyen bodas, cumpleaños, bar/bat mitzvahs y quinceañeras.
Beneficios de la creación de eventos
Las empresas que crean eventos a través de una plataforma de software experimentarán muchos beneficios. Algunos incluyen:
- Fácil seguimiento y gestión de registros. Muchas plataformas de gestión de eventos permiten a los anfitriones de eventos crear y seguir sus eventos a través de procesos de registro. Además, usar un sistema en línea es conveniente para reunir y ver listas completas de asistencia y ver quién ha confirmado su asistencia.
- Ahorro de tiempo y dinero. Un evento se puede crear en línea en cuestión de minutos y es relativamente rentable en comparación con invitar a los asistentes mediante invitaciones en papel. La creación y gestión centralizada de eventos agiliza la gestión de tareas para los equipos de eventos, reduciendo costos y ahorrando tiempo.
- Los esfuerzos de marketing están integrados. Las páginas de destino y portales de eventos ofrecen la oportunidad de incorporar esfuerzos de marca. Algunos servicios también incluyen mensajes de marketing como parte de su software completo de gestión de eventos, haciendo que el proceso de publicidad de un evento después de su creación sea más fluido.
Elementos básicos de la creación de eventos
Si bien cada plataforma de software de gestión de eventos difiere en términos de funcionalidad, los pasos básicos para crear uno siguen un proceso similar sin importar la plataforma. Aquí están los elementos:
- Tipo de evento: Una organización debe primero determinar qué evento planea tener. Además del proceso de registro, las circunstancias podrían requerir boletos para la entrada, pago por boletos o registro, y acceso VIP. Estos componentes impactarán cómo se crean los detalles dentro de un sistema de software.
- Detalles clave: Los detalles específicos sobre el evento incluyen el título, categoría, ubicación, y fecha y hora. Además, se pueden necesitar imágenes y descripciones del evento para construir una página de destino o portal.
- Formulario de registro: El proceso de registro permite a los asistentes inscribirse para un evento. La cantidad de detalles y el tipo de información que un asistente necesita proporcionar para registrarse puede variar según el tipo de evento, pero a menudo incluye alguna forma de información de contacto general como mínimo. El software de registro y venta de boletos para eventos puede agilizar esta iniciativa y ayudar a gestionar las listas de invitados.
- Información de pago: Las opciones de pago pueden especificarse y añadirse a un proceso de registro si se requiere pago para asistir. Las opciones de pago en línea siempre deben ser seguras y usar cifrado para proteger los datos de los inscritos.
Mejores prácticas para la creación de eventos
El proceso de creación de eventos es una de las partes más cruciales para organizar un evento exitoso. Mantén las siguientes mejores prácticas en mente:
- Manténlo simple y fácil. No pienses demasiado en los detalles del evento ni hagas que el proceso de registro sea difícil. Mantén el proceso simple para que los asistentes puedan registrarse y asistir fácilmente.
- Proporciona información de contacto para asistencia. Incluye un punto de contacto para que los inscritos se comuniquen para obtener asistencia con el registro, preguntas sobre el evento y soporte. La información de contacto debe ser fácilmente accesible y clara.
- Prueba un evento antes de lanzarlo. Verifica dos veces los detalles del evento y el proceso de registro para asegurarte de su precisión antes de abrir un evento a los inscritos. Por ejemplo, si un evento requiere pago como parte del registro, asegúrate de que las opciones de pago funcionen y que el formulario del evento no permita a los inscritos proceder sin pago.
- Aprovecha las oportunidades para incluir la marca. Personaliza las páginas de destino, sitios web y portales de eventos tanto como sea posible para incluir la marca de la empresa para el reconocimiento y la lealtad de la marca.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
