La gestión de inventario de restaurantes puede parecer abrumadora, pero ningún restaurante exitoso puede permitirse ignorarla.
El inventario de un restaurante incluye cada artículo que el restaurante necesita para operar. Una gestión de inventario confiable para restaurantes descompone grandes tareas en pasos más pequeños para que el negocio se mantenga bien abastecido con el menor estrés posible.
¡Y gracias al software de gestión de inventario de restaurantes, el proceso puede ser aún más fácil!
¿Qué es la gestión de inventario de restaurantes?
La gestión de inventario de restaurantes es el proceso de detallar todos los suministros que un restaurante necesita, encontrar las formas más rentables de adquirir estos suministros y monitorear su uso para reordenar cuando sea necesario.
Si un restaurante no organiza su inventario de manera realista, pierde dinero. Saber cómo gestionar el inventario es una de las pocas cosas sobre las que un propietario de restaurante tiene control.
Terminología de gestión de inventario de restaurantes
Es útil tener un vocabulario común al trabajar en el inventario. Aquí hay algunos términos estándar para el negocio de restaurantes:
- Inventario en existencia: La cantidad de alimentos o suministros para ser utilizados. Este inventario puede expresarse en dólares o como una unidad física como onzas o libras. La clave es usar la misma medida en todo momento.
- Varianza: La varianza es la diferencia entre la cantidad de producto utilizado y vendido. Por ejemplo, un restaurante usa 500 libras de pan durante una semana, pero los registros indican que solo vendió sándwiches que usaron 475 libras. La varianza es de 25 libras. Para expresar la varianza como un porcentaje, divídela por el producto utilizado. En este escenario, 25/500 = .05 o 5%.
- Depleción: Se refiere a la cantidad de producto utilizado durante un período predeterminado, semanal, quincenal, mensual, etc. Al igual que con el inventario en existencia, esto puede expresarse en una cantidad en dólares o unidad física.
- Uso: Indica a un propietario o gerente de restaurante cuánto tiempo tienen antes de que se agote un artículo de inventario. La fórmula para el uso es inventario en existencia/depleción. Si un restaurante tiene 300 libras de queso (inventario en existencia) y la cocina usa 30 libras por día (tasa de depleción), el uso es 10. Si el restaurante no ordena más queso, tiene 10 días de uso restante.
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Conceptos básicos de gestión de inventario de restaurantes
La gestión de inventario puede variar de un restaurante a otro, pero todos los restaurantes se adhieren a algunos conceptos básicos. Quizás el más típico y obvio es el conteo físico del inventario de alimentos y otros suministros necesarios. Aunque el software de gestión de inventario de restaurantes puede simplificar muchas tareas, aún se necesita personal para detallar el stock manualmente.
Programar el inventario del restaurante – cuándo contar, cuándo ordenar – es otro aspecto clave de este sistema, al igual que elegir proveedores de suministros. Una gestión exitosa del inventario del restaurante asegura que los miembros responsables del personal ayuden al propietario o gerentes. Otra gran ayuda proviene del uso del software adecuado de gestión de inventario de restaurantes.
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Preguntas para una gestión exitosa del inventario del restaurante:
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Detallar suministros
La gestión de inventario de restaurantes es un proceso difícil y de múltiples pasos. Sin embargo, sin ella, un restaurante corre el riesgo de perder alimentos, dinero y clientes.
El primer paso en este proceso es listar cada artículo que el restaurante compra. Mientras el propietario o gerente del restaurante colabora con los gerentes de cocina y bar para hacer esta lista, el resto del personal también contribuye.
Esta lista incluye el nombre de cada artículo, cantidad en una medida sensata, precio y celdas vacías para listar la fecha de compra. También puede ser útil tener la información de contacto del proveedor en este gráfico.
Un gráfico de gestión de inventario de restaurantes podría verse algo así:
| Artículo | Cantidad | Precio por porción | Fecha de última compra | Contacto del proveedor |
| Queso Ricotta | 20 lbs. | $10 | 5/01/22 | cheese@vendor.com |
Programar la gestión de inventario del restaurante
Programar la gestión de inventario en los restaurantes puede ser interminable, y necesitas la participación de todo el personal para hacerlo bien. Muchos restaurantes hacen una revisión ligera del inventario al final de cada día. Esto generalmente ocurre como parte de las tareas de cierre. Uno de los cocineros de cierre y uno de los bartenders de cierre anotan qué artículos están escaseando y comparten esta información con el gerente o propietario del restaurante.
La persona a cargo de ordenar probablemente profundiza en las necesidades del restaurante cada semana para mantener en buen suministro artículos fácilmente olvidados como papel higiénico o bombillas.
Elegir proveedores
Una gestión efectiva del inventario de restaurantes implica elegir proveedores que ofrezcan un buen producto a un precio razonable. Hay muchos sitios en línea donde los restaurantes pueden investigar y comparar los mejores proveedores de restaurantes.
Otra táctica para elegir proveedores es hablar con restaurantes similares. Esto ayuda al equipo de gestión del restaurante a entender cómo trabaja cada proveedor y si ese trabajo está a la altura de los estándares.
Elegir personal de inventario
Una gestión adecuada del inventario de restaurantes requiere el apoyo de cada miembro del personal. Aunque el propietario o gerente del restaurante probablemente sea el responsable de ordenar, cada empleado debe informar las necesidades y escasez de inventario al equipo de gestión del restaurante. Este informe puede ser tan simple como anotar los suministros con bajo stock en una hoja de inventario.
Cuando llega el inventario de un proveedor, alguien necesita tomarse el tiempo para verificar los suministros físicos contra la orden de compra para asegurarse de que todo lo que se ha pagado haya llegado. El propietario o gerente decide qué miembros del personal pueden realizar este importante paso de la gestión de inventario del restaurante. Los miembros del personal también deben asegurarse de que los suministros se lleven a sus ubicaciones de almacenamiento.
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Ayuda del software de gestión de inventario de restaurantes
Gestionar el inventario puede ser bastante simple si usas el software adecuado. El software de gestión de inventario puede ayudar a categorizar suministros, rastrear desperdicios físicos o financieros, ordenar suministros automáticamente y más. Ayuda a automatizar muchas tareas similares y desalentadoras.
Beneficios de la gestión de inventario de restaurantes
Sin la gestión de inventario de restaurantes, un restaurante corre el riesgo de desperdiciar alimentos y perder dinero. También hay una mayor probabilidad de quedarse sin artículos del menú si el inventario del restaurante no se gestiona correctamente. Esto afecta negativamente la satisfacción y lealtad del cliente.
En el lado del empleado, mantener informes de inventario adecuados facilita que el personal de atención al cliente sirva a los clientes.
Evitar el desperdicio de alimentos
Algunos artículos necesarios para las operaciones del restaurante, como servilletas, bolsas de basura o uniformes, se pueden pedir y almacenar indefinidamente. Obviamente, este no es el caso con productos alimenticios perecederos en riesgo de descomposición.
4 - 10%
de los alimentos que un restaurante compra se desperdician por no usarse debido a fechas de vencimiento y descomposición.
Fuente: FoodPrint
Mantener el menú actualizado
Aunque el desperdicio de alimentos debe ocurrir lo menos posible, un restaurante tiene que mantenerse lo suficientemente abastecido para preparar cada artículo en el menú. Cada restaurante se queda sin ciertas cosas de vez en cuando, pero la satisfacción del cliente se ve afectada si ocurre con demasiada frecuencia.
Optimizar costos
Si un restaurante desperdicia inventario de alimentos o pierde clientes debido a la escasez de alimentos, pierde dinero. A este ritmo, los restaurantes no podrán mantenerse al día con los competidores y corren el riesgo de cerrar.
Un sistema eficiente de gestión de inventario de restaurantes mantiene siempre los suministros y la rentabilidad en su punto.
Desafíos de la gestión de inventario de restaurantes
Aunque la gestión de inventario de restaurantes tiene muchos beneficios, eso no significa que el conteo de inventario esté exento de desafíos. Las necesidades de un restaurante, el posible desperdicio de alimentos, el almacenamiento adecuado y el personal desatento son todos desafíos para crear un sistema de gestión de inventario de restaurantes bien administrado.
Imprevisibilidad
La gestión de inventario de restaurantes tiene que lidiar con la inestabilidad de la industria de restaurantes. El software de presupuestación y pronóstico puede ayudar a resolver los altibajos, pero siempre hay margen de error.
La gestión de inventario de restaurantes ayuda a reconocer este desafío y hacer ajustes. El software de gestión de inventario de restaurantes vinculado a un sistema de punto de venta (POS) del restaurante puede rastrear cambios en las ventas y el inventario. Los propietarios y gerentes pueden luego analizar estos datos para modificar pedidos y maximizar las ganancias.
Error del personal
Aunque el personal de gestión de inventario de restaurantes está capacitado para usar el software de inventario de restaurantes, parte de hacer el conteo de inventario también incluye informes manuales. Las personas cometen errores. Puede ser bueno tener más de un miembro del personal evaluando el inventario del restaurante para protegerse contra esos errores.
El personal de cocina también puede participar en prácticas derrochadoras mientras prepara alimentos. Es importante educarlos sobre la prevención de desperdicios y proporcionar capacitación adecuada sobre buenas prácticas de gestión de desperdicios. Recuerda siempre que minimizar el desperdicio aumenta las ganancias.
Espacio de almacenamiento
El control de inventario de restaurantes incluye pedidos oportunos y gestión de presupuestos, pero también debe asegurarse de que haya suficiente espacio para almacenar productos de manera segura. Una vez que llegan los pedidos, los empleados designados se encargan de almacenar los artículos perecederos de inmediato utilizando el método de primero en entrar, primero en salir (FIFO).
Los no perecederos pueden esperar si el restaurante está demasiado ocupado para prescindir de personal de cocina o de atención, pero todo debe guardarse lo antes posible para evitar el desorden. Estos mismos empleados también se encargan de la higiene de los espacios de almacenamiento del restaurante, manteniéndose al tanto de las regulaciones de seguridad alimentaria.
Calcular los costos de suministro
Encontrar formas de reducir costos es esencial para el resultado final de un restaurante. Tomar decisiones de gestión de inventario financieramente cautelosas significa planificar los pedidos de inventario en línea con el presupuesto del restaurante. Esto ayuda al restaurante a practicar el control de costos para objetivos a corto y largo plazo.
Costo de los bienes vendidos
El costo de los bienes vendidos (COGS) de un restaurante es la cantidad de dinero utilizada para comprar suministros directamente relacionados con los artículos alimenticios vendidos.
Costo de los bienes vendidos = Niveles de inventario iniciales + Compras - Niveles de inventario finales
Costo de pérdida de alimentos
El costo de pérdida de alimentos es la cantidad de dinero que un restaurante pierde por alimentos no utilizados. Antes de calcular el costo de pérdida de alimentos, necesitas saber el costo promedio de eliminación por libra de alimentos y el costo de personal por día.
A continuación, la cocina pesa la cantidad de desperdicio de alimentos durante un período establecido. Comparan este número con la cantidad total de alimentos utilizados para obtener el porcentaje de pérdida de alimentos.
Cuando se toman todas las medidas necesarias, la fórmula a continuación determina el costo de pérdida de alimentos en dólares.
Costo de pérdida de alimentos = (pérdida de alimentos en libras x costo promedio de alimentos frescos por libra) + (pérdida de alimentos en libras x costo promedio de eliminación por libra) + ([pérdida de alimentos / total de alimentos utilizados] x costos promedio de personal)
La fórmula puede sonar complicada pero tiene sentido en la práctica. Digamos que el costo promedio de alimentos frescos es de $1 por libra, la eliminación de alimentos es de $.30 por libra y el costo de personal por día es de $1600.
Supongamos que el personal de cocina monitorea el desperdicio de alimentos durante tres días. Desechan 75 libras de alimentos mientras usan un total de 1500 libras de alimentos. Durante estos tres días, el desperdicio de alimentos es del 5%.
Insertar estos números se ve así:
Fórmula de costo de pérdida de alimentos:
75 x 1 = 75
+
75 x .2 = 15
75 + 15 = 90
75/1500 = .05
.05 x 4800 = 240
240 + 90 = 330
En el transcurso de tres días, el costo de pérdida de alimentos de este restaurante es de $330.
Porcentaje de costo de alimentos
Esto es simplemente la cantidad gastada en alimentos expresada como un porcentaje de las ventas totales.
Costo de pérdida de licor
El costo de pérdida de licor incluye derrames, bebidas de cortesía y consumo del personal, si corresponde.
Costo de pérdida de licor = cantidad de pérdida de licor en un día x costo promedio de todo el licor
Costo de licor
A algunos restaurantes les gusta mantener cálculos separados para alimentos y licor. La fórmula del costo de licor es la misma que para COGS.
Costo de licor = inventario inicial + compras - inventario final
Porcentaje de costo de licor
Nuevamente, esta cifra es para restaurantes que desean rastrear alimentos y licor por separado. Sigue la misma fórmula que el porcentaje de costo de alimentos.
Porcentaje de costo de licor = costo de licor/ventas totales de licor
Rotación de inventario de restaurantes
La rotación de inventario es el tiempo que tarda un restaurante en vender su inventario de alimentos y bebidas. Aquí están los pasos para calcular esta rotación.
Rotación de inventario de restaurantes:
inventario inicial + inventario final/2 = X
COGS/X = rotación de inventario de restaurantes
Costo principal
El costo principal es la suma de COGS y el costo laboral. Los propietarios de restaurantes pueden determinar cuánto cobrar a sus clientes si conocen el costo principal.
Costo principal = COGS + costo laboral
El costo principal de un restaurante exitoso es alrededor del 60%. Para calcular el costo principal como porcentaje, sigue esta fórmula simple:
Costo principal como porcentaje = costo principal/ventas
Consejos para la gestión de inventario de restaurantes
Cada propietario o gerente de restaurante necesita ayuda con la gestión de inventario. A continuación, algunos consejos para aliviar esta carga.
- Haz un inventario a mano, pero usa software de inventario de restaurantes para agilizar los costos, pedidos y programación.
- Mantén un horario de inventario manual consistente
- Asegúrate de que los miembros responsables del personal formen parte de la gestión de inventario
- Mantén relaciones amistosas con los proveedores, desde los vendedores hasta el personal de entrega
- Almacena las entregas lo antes posible. Para artículos perecederos, usa el método FIFO para asegurarte de que los alimentos más antiguos no se desperdicien
- Usa software de gestión de inventario de restaurantes para planificar objetivos financieros a largo plazo que reduzcan el desperdicio
Consejo profesional: ¿Necesitas más consejos? ¡Consulta estas 6 técnicas de gestión de inventario!
Mejor software de gestión de inventario de restaurantes
El software de gestión de inventario de restaurantes es una herramienta invaluable. Los propietarios o gerentes lo usan para agilizar cada aspecto de la gestión de inventario, incluyendo pedidos, pago a proveedores, minimización de desperdicio de alimentos y creación de menús.
Para calificar para la inclusión en la categoría de gestión de inventario de restaurantes, un producto debe:
- Rastrear y registrar el inventario del restaurante
- Comparar ingresos con costos de suministro
- Hacer que la información del proveedor y el historial de ventas sean fáciles de acceder
- Mantener un control de facturas y recibos en formato digital
*A continuación se presentan las cinco principales plataformas de gestión de inventario de restaurantes líderes según los datos de G2 recopilados en marzo de 2022. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.
1. Posist Inventory Management
Posist Inventory Management proporciona estrategias de gestión de inventario de restaurantes para más de 10,000 establecimientos en todo el mundo. Con su seguimiento de inventario en tiempo real, los restauradores pueden mantenerse al tanto de los pedidos y reducir el desperdicio.
Lo que les gusta a los usuarios:
“Fácil de crear el maestro para el stock, y el sistema muy fácil de usar es fácil de trabajar. Fácil de gestionar la multi-tienda con una ubicación y útil para rastrear el inventario de la tienda. Lo más útil, los informes de consumo o informes de varianza rastrean todo.”
– Reseña de Posist Inventory Management, Ajay S.Lo que no les gusta a los usuarios:
“Incapacidad para calcular el costo de la comida del personal en el inventario para dar una imagen exacta del costo del restaurante.”
– Reseña de Posist Inventory Management, Ifeoluwa S.
2.Restaurant365
Restaurant365 es una plataforma de contabilidad y operaciones dirigida directamente a restaurantes. Colabora con POS, proveedores, bancos y nómina para ayudar a los propietarios de restaurantes a tomar decisiones comerciales rentables.
Lo que les gusta a los usuarios:
“Soporte e innovación constante. Restaurant365 siempre está actualizando para hacer los procesos más fáciles y mejores. Su soporte es insuperable.”
– Reseña de Restaurant365, Rob G.Lo que no les gusta a los usuarios:
“Parece antiguo y tiene un diseño funcional pero no estéticamente agradable. Parece un programa que habría usado a principios de los 2000. No fue construido para ser bonito, y a veces me pierdo en el flujo.”
- Reseña de Restaurant365, Rosie A.3.Craftable
Profesionales de la hospitalidad y expertos en tecnología se unieron para crear Craftable, un sistema completo de gestión de restaurantes para pedidos, detallado y costos.
Lo que les gusta a los usuarios:
“La codificación por colores es excelente, y toda la interfaz de usuario es altamente fácil de usar. La capacidad de deshacer cosas se vuelve extremadamente útil, y el motor de búsqueda hace que el trabajo sea mucho más fácil. Las notificaciones no te permiten perderte tareas pendientes y me mantienen fuera de problemas.”
– Reseña de Craftable, Luis W.
Lo que no les gusta a los usuarios:
“El proceso de incorporación puede ser complejo para operaciones con estructuras únicas o aquellas que no tienen un recurso tecnológico dedicado empleado para centrarse en el lanzamiento.”
– Reseña de Craftable, Tyler S.4. MarketMan
MarketMan es un sistema de gestión de inventario de restaurantes basado en la nube. Ayuda a los propietarios y gerentes de restaurantes a agilizar aspectos de la gestión de inventario, como pedidos, presupuestos y compras.
Lo que les gusta a los usuarios:
“El soporte completo del proceso de inventario y costo de bienes – gestión de recetas hasta recibir facturas. Realmente es un sistema todo en uno que hace que la gestión de nuestros datos sea simple.”
– Reseña de MarketMan, David R.Lo que no les gusta a los usuarios:
“Rastro de auditoría limitado para cambios realizados en el sistema.”
– Reseña de MarketMan, Frank C.5. UrbanPiper
UrbanPiper ofrece una suite de productos para ayudar a gestionar el crecimiento y la presencia en línea de los negocios de restaurantes.
Lo que les gusta a los usuarios:
“El producto simplifica enormemente las operaciones, y el propietario del negocio obtiene datos precisos. Una vez que comienzas a usar esta herramienta, no puedes volver atrás. La herramienta principal también es bastante buena y ayuda a dar visibilidad a todo el equipo de operaciones. Mejor que todas las demás opciones en el mercado.”
– Reseña de UrbanPiper, Bert M.Lo que no les gusta a los usuarios:
“UrbanPiper podría introducir POS junto con la integración en línea para que se convierta en un paquete completo.”
– Reseña de UrbanPiper, Karthikeyan S.Un lugar para todo, y todo en su lugar
Cuando la gestión de inventario de restaurantes funciona bien, mantiene a los restaurantes funcionando sin problemas y a tiempo. Aunque toma muchos pasos, a veces tediosos, los restaurantes no pueden arriesgarse a tener un sistema deficiente en su lugar.
Los restaurantes con un plan eficiente de gestión de inventario de restaurantes cosecharán las recompensas ahora y en el futuro.
El inventario es solo el comienzo. ¡Haz clic aquí para leer sobre todo el mundo de la gestión de restaurantes!
Aisha West
Aisha West is an actress, writer, and Content Editor at G2. After graduating from the Experimental Theatre at Tisch School of the Arts at New York University, Aisha wrote, directed, and performed plays with Synaesthetic Theatre for ten years. She lives in Brooklyn with three tuxedo cats.
