Esta publicación es parte de la serie de tendencias digitales 2022 de G2. Lee más sobre la perspectiva de G2 sobre las tendencias de transformación digital en una introducción de Tom Pringle, vicepresidente de investigación de mercado, y cobertura adicional sobre las tendencias identificadas por los analistas de G2.

El impacto de la pandemia en la industria de eventos

Cuando la pandemia de COVID-19 golpeó en 2020, las empresas se enfrentaron a innumerables desafíos: las dificultades técnicas del trabajo remoto, preocupaciones sobre ciberseguridad, disrupciones en la cadena de suministro e incertidumbre económica, por nombrar algunos. A través de las industrias, fue un año de cambio y adaptación mientras las empresas buscaban continuar sirviendo a sus clientes y apoyando a sus empleados.

Aunque la pandemia sigue afectando cada aspecto de nuestras vidas, la incertidumbre ha dado lugar a innovaciones tecnológicas que están ayudando a las empresas a satisfacer las demandas de nuestro nuevo mundo remoto. La industria de eventos no es una excepción. Como una de las industrias más afectadas por la pandemia, las empresas de software de eventos se vieron obligadas a acelerar sus hojas de ruta de productos para apoyar eventos virtuales. Este año, se espera ver inversiones continuas en tecnología de eventos virtuales e híbridos que ayudarán a las empresas a cerrar la brecha entre las experiencias digitales y los eventos presenciales.

Las soluciones de eventos híbridos son el nuevo estándar para la gestión de eventos

En mayo de 2020, G2 creó una nueva categoría para Plataformas de Eventos Virtuales en respuesta al repentino cambio hacia los eventos virtuales y las tecnologías relacionadas. Durante el año siguiente, la categoría creció exponencialmente cada mes a medida que surgían nuevos competidores y los usuarios revisaban la solución de eventos virtuales de su empresa. A diciembre de 2021, la categoría incluye más de 4,000 reseñas en 176 plataformas de eventos virtuales.

A medida que las plataformas de eventos virtuales ganaban terreno y se convertían en una necesidad para que las empresas mantuvieran sus programas de eventos, las plataformas de gestión de eventos presenciales cayeron en desuso. Sin embargo, en 2021, la categoría de Plataformas de Gestión de Eventos en G2 comenzó a experimentar un renovado crecimiento en las reseñas, indicando un cambio de regreso a eventos con elementos presenciales o híbridos.

En 2021, el número de revisores de G2 que dijeron que estaban usando software de gestión de eventos para eventos híbridos aumentó más del 1,100% en comparación con años anteriores.

El año pasado, muchas empresas se dieron cuenta de los beneficios de los eventos en línea, incluyendo un mayor alcance, mayor asistencia y costos reducidos. Pero con la fatiga virtual estableciéndose y algunos asistentes deseando reunirse en persona, se espera que los planificadores de eventos cambien su enfoque este año a soluciones de software que ayudarán a cerrar la brecha entre los eventos presenciales y en línea, como aplicaciones móviles para eventos y software de redes y emparejamiento de eventos.

Las herramientas de redes de eventos serán fundamentales para la experiencia de eventos híbridos

Uno de los aspectos más importantes y desafiantes de llevar a cabo un evento en línea es replicar la experiencia de redes de los asistentes. Es bastante sencillo ajustar el contenido de un evento en vivo para una audiencia virtual con una planificación adecuada, pero ¿cómo se reproducen las cientos de oportunidades que un asistente podría tener para conocer a un nuevo socio comercial o cliente en un evento presencial?

Afortunadamente, las innovaciones en tecnología de eventos e inteligencia artificial han mejorado enormemente la calidad y cantidad de software de redes de eventos en el mercado. Las empresas ya han comenzado a aprovechar estas herramientas para mejorar el compromiso de los asistentes: los datos de reseñas de G2 revelan un aumento del 372% en las reseñas para software de redes y emparejamiento de eventos en comparación con el año pasado.

En G2, 9 de cada 10 revisores que mencionan "networking" como una de las características más apreciadas en una plataforma de eventos virtuales le dan al producto una calificación de 4 o 5 estrellas.

A medida que las empresas cambian de eventos en línea a híbridos en 2022, el software de redes de eventos que apoya la experiencia híbrida será más importante que nunca. Las aplicaciones móviles para eventos facilitarán a los planificadores de eventos conectar a los asistentes presenciales con los virtuales, mientras que nuevas características como reuniones por video y emparejamiento impulsado por IA crearán una experiencia de redes fluida para patrocinadores y asistentes por igual.

Comunidades en línea: involucrando a los clientes antes, durante y después de un evento

Después de más de un año de trabajo remoto, reuniones por video y eventos en línea, muchos de nosotros estamos sintiendo los efectos de la fatiga virtual. Sin embargo, esto no significa que los organizadores de eventos necesiten planificar un regreso al 100% de eventos presenciales; simplemente significa remodelar la experiencia del evento para combatir la fatiga virtual. Una de las mejores estrategias que una empresa puede adoptar es crear una comunidad en línea para su audiencia. Según los datos de tráfico y reseñas de G2, el interés en software de gestión de comunidades en línea está en aumento.

Las pequeñas empresas, en particular, están aprovechando las comunidades en línea con más frecuencia ahora en comparación con años anteriores. Las comunidades en línea habrían ofrecido a las marcas y organizaciones más pequeñas la capacidad de mantenerse conectadas con sus audiencias durante la pandemia, y permitir que sus clientes interactúen entre sí.

El software de gestión de comunidades en línea permite a las empresas crear un espacio digital de marca para que sus clientes participen en discusiones, hagan redes y construyan relaciones, incluso cuando no están asistiendo a un evento. Mantener una comunidad en línea también proporciona a las empresas una línea directa para interactuar con los clientes, incluso antes de que tenga lugar un evento y mucho después de que el evento termine. Varios Líderes en el Informe de Cuadrícula de Invierno 2022 de G2 para Gestión de Comunidades en Línea, como Mighty Networks, Influitive y Higher Logic Online Community, proporcionan características para crear y gestionar eventos dentro de una comunidad digital.

Reflexiones finales

2020 fue solo el comienzo de un nuevo estándar radical en planificación y gestión de eventos. Los últimos dos años han impulsado una rápida innovación en la industria de eventos para apoyar nuestra nueva forma de vivir, trabajar y comunicarnos. Hemos pasado el punto de llamar a los eventos virtuales una tendencia: los eventos virtuales e híbridos han llegado para quedarse. Afortunadamente, no hay escasez de software y servicios para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos de eventos en esta nueva era de eventos en línea.