Der ultimative Leitfaden zum Kauf von Personalsoftware
Warum benötigen Sie Personalsoftware?
Personalsoftware bietet Lösungen, die den Einstellungsprozess für Personalvermittlungsagenturen, Vertrags- und Zeitarbeitsdienste sowie Drittanbieter-Recruiter unterstützen. Personalsoftware ist eine kostengünstige Möglichkeit für Recruiter, den Einstellungsprozess sowohl für Kandidaten als auch für Kunden zu verbessern, indem Funktionen wie Stellenanzeigen, Kandidatenbeschaffung und -screening, Vorstellungsgespräche und Prozessmanagement für Stellenangebote, Einstellungen und Einarbeitung bereitgestellt werden.
Personalsoftware bietet eine Kombination aus Bewerber-Tracking-System (ATS)-Funktionen zur Rationalisierung des Rekrutierungs- und Bewerber-Tracking-Prozesses, Kandidatenbeziehungsmanagement-Lösunge
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Wie adressiert Personalsoftware Ihre Schmerzpunkte?
- Lebensläufe — Das Parsen von Lebensläufen hilft Recruitern, eine unglaubliche Menge an Zeit zu sparen, die sonst für das Importieren von Lebensläufen, das Extrahieren notwendiger Informationen, das Identifizieren von Schlüsselwörtern und mehr aufgewendet worden wäre. Personalsoftware verwaltet diesen Prozess, um das Parsen und Identifizieren qualifizierter Kandidaten für bestimmte Rollen zu einem reibungslosen Prozess zu machen. Das Parsen von Lebensläufen ermöglicht es Recruitern, ihre Kandidatendatenbank nach Booleschen, Schlüsselwort- oder Feldsuchen, einschließlich Erfahrung, Fähigkeiten oder Bildungsniveaus, zu durchsuchen.
- Kandidatenbeziehungsmanagement — Eine starke Kandidatenerfahrung ist entscheidend, um den Personalprozess zu verbessern. Wenn ein benutzerfreundliches Kandidatenportal ein Muss ist, stellen Sie sicher, dass die Demo eine Ansicht des Kandidatenportals und deren Erfahrung beim Durchsuchen, Bewerben, Einreichen von Lebensläufen usw. enthält. Verstehen Sie die Kommunikationsfunktionen der Personalsoftware, einschließlich der automatischen Kommunikation mit Kandidaten während des Rekrutierungsprozesses.
- Kommunikation — Die Kommunikation über verschiedene Kanäle, einschließlich E-Mail, SMS, VOIP, kann über die Personalsoftware verwaltet werden. E-Mail-Marketing hilft beispielsweise Recruitern, regelmäßige, konsistente und klare Kommunikation aufrechtzuerhalten. Dies kann Recruitern helfen, sowohl mit Kunden als auch mit Kandidaten in Kontakt zu treten, um offene Stellen, bevorstehende Termine und alle notwendigen Kommunikationen zu besprechen.
- Stellenanzeigen — Personalsoftware bietet Funktionen für Stellenanzeigen, die es Benutzern ermöglichen, den Prozess der Veröffentlichung offener Positionen auf verschiedenen Plattformen zu optimieren und zu automatisieren. Diese Lösungen bieten Integrationen mit einer Vielzahl von Jobbörsen sowie automatische Veröffentlichungen auf den Karriereseiten des Unternehmens, um den Prozess der Stellenanzeigen zu verbessern.
- Diversitätsrekrutierung — Die Beschaffung von vielfältigem, qualifiziertem Talent wird für Unternehmen immer wichtiger. Diversitätsrekrutierungssoftware bietet Lösungen, die unvoreingenommene Stellenbeschreibungen erstellen und verteilen, Bewerber von diversen Jobbörsen verwalten und verfolgen und Bewerber entsprechend sortieren, um nur einige zu nennen. Personalsoftware könnte Integrationen mit Diversitätsrekrutierungssoftware bieten oder Funktionen enthalten, die sich auf die Einstellung für Vielfalt konzentrieren.
- Aufgabenmanagement — Dashboards für das Aufgabenmanagement helfen Recruitern, alle personalbezogenen Projekte zu verwalten und zu priorisieren. Einfach zu verfolgende Dashboards bieten einen klaren Überblick über alle Telefonate, E-Mails, Termine und Interviews, die mit allen Kunden, Kandidaten und Jobs verbunden sind.
- Backoffice-Lösungen — Personalsoftware reduziert die Zeit, die Recruiter für Backoffice-Prozesse aufwenden müssen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Buchhaltung, Rechnungsstellung und Provisionsmanagement. Diese Lösungen helfen Recruitern, personalisierte und professionelle Rechnungen zu erstellen, die an die spezifischen Abrechnungsanforderungen ihrer Kunden angepasst sind.
- Mobile Funktionalität — Personalsoftware mit mobiler Funktionalität ermöglicht es Recruitern, Kandidaten und Kunden, auf gebrandete und angepasste Personalportale mit Leichtigkeit zuzugreifen. Recruiter können Kunden- und Kandidateninformationen abrufen, neue Kundenkontaktinformationen eingeben, Notizen zu Meetings unterwegs aktualisieren und mehr. Kandidaten haben Zugriff auf Terminpräferenzen, bevorstehende Interviews und Termine, Kontaktinformationen und mehr. Kunden können auf Rechnungen, Stundenzettel und abgerechnete Stunden zugreifen, um nur einige zu nennen.
- Integrationen — Personalsoftware bietet eine Vielzahl von Integrationen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Jobbörsen, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Finanzen, Ausgabenmanagement, Social-Media-Konten, Backoffice-Tools, Pre-Employment-Tests, Hintergrundüberprüfung, Onboarding und mehr.
- Berichterstattung und Analytik — Rekrutierungsmetriken und anpassbare Dashboards helfen Recruitern, ihre Geschäftsprozesse besser zu verstehen und Verbesserungen dort vorzunehmen, wo es notwendig ist. Personalanalysen umfassen Kosten pro Einstellung, Zeit bis zur Einstellung, Leistung der Jobbörsen und mehr, um Verbesserungsbereiche hervorzuheben.
- Compliance — Personalsoftware kann Recruitern helfen, die Einhaltung sowohl konstanter als auch sich ständig ändernder Gesetze und Vorschriften aufrechtzuerhalten. Recruiter müssen die Einhaltung von Bundes- und Landesgesetzen, GDPR-Compliance und falscher Klassifizierung von Mitarbeitern, um nur einige zu nennen, aufrechterhalten.
Wie wähle ich die richtige Personalsoftware aus?
Die Auswahl der richtigen Personalsoftware, um die Bedürfnisse Ihrer Rekrutierungs- oder Personalagentur zu erfüllen, ist ein wichtiger Prozess. Personalsoftware hilft Personalagenturen und Recruitern, Kandidaten, Rekruten und Unternehmenskunden zu verwalten, Jobs zu veröffentlichen und insgesamt die Anforderungen einer Personalagentur zu bewältigen.
Vielleicht fängt Ihr Unternehmen gerade erst an und Sie möchten Ihre erste Personalsoftware kaufen, oder vielleicht muss Ihre Organisation ein Altsystem aktualisieren. Wo auch immer Sie sich im Kaufprozess befinden, G2.com kann Ihnen helfen, die beste Personalsoftware für Ihr Unternehmen auszuwählen.
Wie man Personalsoftware kauft
Sie haben also festgestellt, dass Sie Personalsoftware für Ihr Personal- oder Rekrutierungsgeschäft benötigen. Hier sind einige Schritte, die Sie abhaken sollten, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Anforderungen erfüllt haben, um Ihre Software auszuwählen.
- Bedürfnisse und/oder Schmerzpunkte identifizieren
- Ihr Software-Auswahlteam wählen
- Eine Checkliste mit Kriterien erstellen
- Recherche
- Eine kurze Liste von Anbietern entwickeln und bewerten
- >Software-Demo und Anbieterbewertung
- Preisverhandlung
- Akzeptanz
- >Vertrag
- Bedürfnisse und/oder Schmerzpunkte identifizieren Wenn Sie keine umfassende Personalsoftware haben, könnten Ihre Schmerzpunkte mit all der manuellen Arbeit zusammenhängen, die Sie erledigen müssen. Wenn Ihre Personalagentur kürzlich ein starkes Wachstum erlebt hat, benötigen Sie möglicherweise eine Lösung, die mit Ihrer Organisation wachsen kann. Denken Sie über die Schmerzpunkte nach und notieren Sie sie; diese sollten Ihnen helfen, eine Checkliste mit Kriterien zu erstellen. Bestimmen Sie außerdem die Anzahl der Mitarbeiter, die diese Software nutzen müssen, da dies die Anzahl der Lizenzen bestimmt, die Sie wahrscheinlich kaufen werden.
- Ihr Software-Auswahlteam wählen Bevor Sie beginnen können, ist es entscheidend, ein Gewinnerteam zu erstellen, das während des gesamten Prozesses zusammenarbeitet, von der Identifizierung der Schmerzpunkte bis zur Implementierung. Das Software-Auswahlteam sollte aus Mitgliedern der Organisation bestehen, die das richtige Interesse, die Fähigkeiten und die Zeit haben, an diesem Prozess teilzunehmen. Ein guter Ausgangspunkt ist es, 3–5 Personen zu haben, die Rollen wie den Hauptentscheidungsträger, Projektmanager, Prozessverantwortlichen, Systemverantwortlichen oder Personalexperten sowie einen technischen Leiter, IT-Administrator oder Sicherheitsadministrator ausfüllen. In kleineren Unternehmen kann das Anbieterauswahlteam kleiner sein, mit weniger Teilnehmern, die mehrere Aufgaben übernehmen und mehr Verantwortung tragen.
- Eine Checkliste mit Kriterien erstellen Durch einen ganzheitlichen Überblick über das Geschäft und die Identifizierung von Schmerzpunkten kann das Team dann in die Erstellung einer Checkliste mit Kriterien einsteigen. Die Checkliste dient als detaillierter Leitfaden, der sowohl notwendige Funktionen als auch Nice-to-Haves umfasst, einschließlich Budget, Funktionen, Anzahl der Benutzer, Integrationen, Sicherheitsanforderungen, Cloud- oder On-Premises-Lösungen und mehr.
- Recherche
- Eine kurze Liste von Anbietern entwickeln und bewerten
- Anbieterbewertung
- Preisverhandlung
- Akzeptanz
- >Vertrag
Beginnen Sie mit der Recherche von Personalsoftware, um eine lange Liste potenzieller Anbieter zu entwickeln. Führen Sie allgemeine Browsersuchen durch, überprüfen Sie Personalsoftware-Websites und soziale Medien, lesen Sie Online-Bewertungen, laden Sie Whitepapers herunter, sehen Sie sich Produktvideos an, lesen Sie Fallstudien, überprüfen Sie Produktmerkmalslisten und konsultieren Sie G2.
Identifizieren Sie 3–5 Anbieter, die die Anforderungen erfüllen, die Sie ansprechen möchten. Für die Anbieterbindung sollten Sie in Betracht ziehen, eine Anfrage nach Informationen (RFI), eine Anfrage nach einem Angebot (RFP) zu senden oder eine kostenlose Testversion anzufordern. Lassen Sie uns den Unterschied zwischen RFIs und RFPs aufschlüsseln.
Anfrage nach Informationen (RFI) — Eine einseitige Liste mit einigen Aufzählungspunkten, die beschreiben, was Sie von einer Personalsoftware benötigen.
Anfrage nach einem Angebot (RFP) — Ein Dokument, das Personalsoftware-Anbietern alle relevanten Details darüber liefert, welche Software Ihr Unternehmen benötigt. Es umfasst, ist aber nicht beschränkt auf: Hauptziele und Bedürfnisse, gewünschter Zeitrahmen, bestehende Software und Lizenzen, bestehende Hardware, Verfügbarkeit von IT-Personal und Betriebssystem. Kleinere Unternehmen möchten möglicherweise die formelle Anfrage überspringen und einige Anbieter mit ihrer kurzen Liste von Anforderungen kontaktieren.
RFIs und RFPs sind möglicherweise nicht erforderlich, wenn Sie Lösungen in Betracht ziehen, die kostenlose Demos oder Testzeiträume anbieten. Anstelle eines formellen Vorschlags- und Bewertungsprozesses können Live-Demos Ihnen helfen, festzustellen, ob eine Lösung Ihren Anforderungen entspricht. Darüber hinaus bieten viele Software-as-a-Service (SaaS)-Anbieter kostenlose Testversionen an.
Software-Demonstrationen bieten potenziellen Käufern eine Einführung in die Personalsoftware. Dies ermöglicht es den Anbieterauswahlteams, das Produkt zu erleben und alle relevanten Fragen zu stellen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf die Anbieterpräsentation mit einem Demo-Bewertungsplan vorbereiten, der auf Ihrer wesentlichen Kriterienliste basiert.
Demo-Bewertungsplan:
Von der Erfüllung Ihrer Funktionsanforderungen bis hin zu Schulung und Implementierung sind Anbieterevaluierungen ein wesentlicher Bestandteil des Softwarekaufprozesses. Um den Vergleich nach Abschluss aller Demos zu erleichtern, hilft es, eine konsistente Liste von Fragen vorzubereiten, die Sie jedem Anbieter stellen, um Ihre Bedürfnisse und Bedenken anzusprechen.
Erstellen Sie ein Arbeitsdokument oder eine Bewertungskarte für jeden Anbieter in Ihrer kurzen Liste, um die folgenden Informationen einzuschließen:
Finanzen und Rechtliches — Untersuchen Sie die finanzielle und rechtliche Stabilität jedes in Frage kommenden Anbieters. Einige Dinge, die zu berücksichtigen sind, sind, ob der Anbieter öffentlich oder privat ist, ob er in Rechtsstreitigkeiten verwickelt war und ob er mit ausstehenden finanziellen oder rechtlichen Problemen konfrontiert ist.
Produktübersicht — Betrachten Sie jede potenzielle Personalplattform mit dem gleichen Maß an Genauigkeit. Einige Überlegungen, die während der Demo angesprochen werden sollten, sind Anpassungsoptionen, die Häufigkeit von Software-Updates und wie sich der Anbieter von seinen Mitbewerbern unterscheidet. Darüber hinaus fragen Sie nach der allgemeinen Funktionalität: Elemente wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Geschwindigkeit und allgemeine Zuverlässigkeit.
Funktionen — Bestimmen Sie, ob das Produkt Ihrem Team die benötigten Funktionen bietet. Personalsoftware bietet typischerweise eine Kombination aus Funktionen zur Beschaffung potenzieller Kandidaten, ATS und Kandidatenbeziehungsmanagement. Stellen Sie jedem Anbieter funktionsbasierte Fragen, die auf die Kernfunktionalität eingehen, die Sie benötigen, um festzustellen, ob das Produkt den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. G2 bietet eine Liste gängiger Funktionen in Personalsoftware zur Orientierung.
Leistung — Von webbasierter bis mobiler Nutzung ist die Leistung der Personalsoftware entscheidend. Bestimmen Sie, ob die Personalsoftware Unterstützung für mobile Benutzer bietet und ob der Zugriff vor Ort oder über die Cloud erfolgt. Weitere Bereiche von Interesse sind die Einschränkungen der Benutzerberechtigungen, nationale und multinationale Unterstützung, Systemaktualisierungs- und Freigabeprozesse, Konfigurationen und Anpassungen sowie Systemskalierbarkeit.
Schulung und Unterstützung — Implementierung und Schulung erfolgen nicht ohne Anleitung. Finden Sie heraus, welche Art von Unterstützung Personalsoftware-Anbieter bieten – dies könnte Selbsthilfe, Online-Fallübermittlung oder Online-, aufgezeichnete oder persönliche Schulungssitzungen umfassen, um nur einige zu nennen.
Anbietersicherheit und Datenschutz — Es ist wichtig zu bestimmen, wie viel Aufwand Softwareanbieter in die Sicherheit investieren. Einige Bereiche zur Bewertung der Anbietersicherheit umfassen die vom Anbieter verwendeten Methoden für Sicherheitstests, ob ein Anbieter Dritte zur Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen verwendet und Schulungen zur Anwendungssicherheit für interne Entwicklungsteams. Die Bestimmung und Dokumentation der Datenschutzpraktiken eines Anbieters sind Anforderungen zur Einhaltung vieler Datenschutzbestimmungen, wie GDPR und CCPA.
Bereitstellung — Bestimmen Sie, ob jeder Anbieter die Bereitstellungsoptionen bietet, die Sie benötigen, einschließlich On-Premises oder Cloud-basiertem SaaS.
Implementierung — Fragen Sie, wie viel Unterstützung der Personalsoftware-Anbieter bietet und wie viele Benutzerimplementierungen unterstützt werden, neben anderen Fragen.
Referenzprüfungen — Bitten Sie den Personalsoftware-Anbieter um einige Referenzen. Wenn möglich, arrangieren Sie einen Vor-Ort-Besuch, um zu überprüfen, wie die Anwendung verwendet wird und von wem. Wenn ein Vor-Ort-Besuch nicht möglich ist, versuchen Sie, mit einigen Personen aus den Referenzunternehmen zu sprechen, die über direkte Kenntnisse der Software verfügen.
Preismodelle für die meisten Softwareprodukte basieren entweder auf einem Abonnement, einer unbefristeten Lizenz oder Open-Source-Modellen. Insgesamt hängt der Preis von der Anzahl der benötigten Benutzerlizenzen oder "Sitze" ab, und es gibt zusätzliche Kosten zu berücksichtigen.
| Mehr lesen: Ein vollständiger Leitfaden zu SaaS-Preismodellen → |
Abonnementmodelle bestehen aus einer wiederkehrenden Gebühr, die typischerweise monatlich bezahlt wird, während unbefristete Lizenzen Unternehmen erfordern, eine Gebühr zu zahlen, um die Software auf unbestimmte Zeit zu erwerben. Open-Source- und kostenlose Personalsoftware sind ebenfalls Optionen.
Je nach Preismodell kann es sich auf Kapitalausgaben (CapEx) oder Betriebsausgaben (OpEx) auswirken. CapEx wird mit großen, einmaligen Käufen von Software/Hardware belastet, während OpEx mit monatlich wiederkehrenden Abonnementmodellen für SaaS belastet wird. Dies kann für einige Unternehmen einen Unterschied machen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für eine OpEx-Strategie, da sie weniger riskant ist (Softwarelizenzen, die Sie bei Entlassungen nicht benötigen, loswerden oder Lizenzen hinzufügen, wenn Sie einstellen). CapEx und OpEx haben auch unterschiedliche steuerliche Vor- und Nachteile.
Zusätzliche Kostenarten, die zu berücksichtigen sind, umfassen einmalige, wiederkehrende und vermiedene Kosten:
— Einmalige Kosten umfassen unbefristete Lizenzgebühren, Einrichtungsgebühren, Installationsgebühren, Integrationen, Implementierung und Anpassung.
— Wiederkehrende Kosten umfassen Abonnementgebühren, Wartung, Schulung und Unterstützung.
— Vermiedene Kosten können durch die Geschäftsergebnisse berechnet werden, die durch die Implementierung der Personalsoftware erzielt werden, dies könnte eine optimierte Kandidatenbeschaffung, automatisiertes Lebenslaufparsing und verbesserte Geschäftseinblicke umfassen.
Es gibt viele Tipps, um den besten Deal für Anbieter-Verträge zu verhandeln. Die Recherche verschiedener Aspekte des Marktes – einschließlich der aktuellen Nachfrage nach Personalsoftware, wie der Anbieter finanziell abschneidet und wie gefragt der Anbieter ist – wird helfen, zu bestimmen, ob es Raum für Verhandlungen gibt. Offensichtliche Kosten, auf die man sich konzentrieren sollte, sind zusätzliche Kosten, da laufende Wartungsgebühren im Laufe der Zeit erheblich sein können.
Es ist wichtig, die Zustimmung der Stakeholder für Budget und Ressourcen zu erhalten. Relevante Stakeholder identifizieren: Diese werden Mitglieder des Managements, relevante Softwarebenutzer und IT- oder Softwareadministratoren umfassen. Es ist notwendig, ihre eigenen Schmerzpunkte und Motivationen zu verstehen und anzusprechen. Erklären Sie, warum die von Ihnen gewählte Personalsoftware die beste ist, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen, teilen Sie die Schmerzpunkte der Benutzer, um Ihr Geschäft zu stärken, und zeigen Sie alle während des Demo-Prozesses gesammelten Informationen, warum diese Lösung die beste Wahl ist.
Wenn möglich, suchen Sie Unterstützung von Anwälten, die in Computer-Software-Verträgen arbeiten, oder Ihrem internen Anwalt. Stellen Sie sicher, dass der Vertrag klar ist und alle verhandelten oder vereinbarten Funktionen enthält. Überprüfen Sie den Zahlungsplan und die Vertragslaufzeit der Personalsoftware, Preiseskalationsklauseln, vereinbarte Rabatte, Rechtskosten und Vertragsbedingungen im Falle einer Fusion und Übernahme.
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