Was sind Projektaktualisierungen?
Projektaktualisierungen sind Updates, die mit dem gesamten Projektteam und manchmal dem gesamten Unternehmen geteilt werden, damit jeder den Fortschritt des Projekts oder mögliche Hindernisse oder Prioritätsverschiebungen versteht. Projektmanager geben oft Projektaktualisierungen an das Team weiter, obwohl jeder eine bereitstellen kann. Projektaktualisierungen bieten auch eine dokumentierte Historie des Projektfortschritts.
Projektmanagement-Software ermöglicht die Fortschrittsverfolgung und hilft, Hindernisse zu identifizieren, die in regelmäßige Projektaktualisierungen aufgenommen werden können. Unabhängig von der Branche oder dem Team wird wahrscheinlich irgendwann jemand Projektaktualisierungen teilen müssen.
Grundelemente von Projektaktualisierungen
Es gibt neun grundlegende Elemente, die in jeder Projektaktualisierung enthalten und erklärt werden sollten.
- Projektname und relevantes Ziel oder Zweck, typischerweise im Leistungsbeschreibung zu finden
- Projektverantwortlicher und Projektmitglieder
- Das Datum
- Eine Liste der seit dem letzten Update abgeschlossenen Punkte
- Eine Liste der seit dem letzten Update in Bearbeitung befindlichen Punkte
- Eine Liste der Aufgaben, die bis zum nächsten Update abgeschlossen sein sollen
- Etwaige Hindernisse und wie sie das Projekt beeinflussen
- Fragen, die das Team zum Projekt, zum Zeitplan oder zu den Aufgabenprioritäten hat
- Etwaige Probleme oder Risiken
Weitere Faktoren, die enthalten sein können, sind Budgetfortschritt und Ausgabenaktualisierung, insgesamt erfasste Stunden oder wichtige Projekt-Highlights wie Meilensteine oder Umfangsänderungen.
Vorteile von Projektaktualisierungen
Regelmäßige Projektaktualisierungen fördern Transparenz und Ehrlichkeit zwischen Mitarbeitern und Teams. Es gibt viele Vorteile, regelmäßig Projektaktualisierungen an das Team und das Unternehmen zu liefern. Diese Vorteile umfassen:
- Projektaktualisierungen halten jeden Stakeholder und jedes Teammitglied mit einem Update auf dem Laufenden und beseitigen die Silos, die oft bei Projekten entstehen. Diese Updates beantworten oft die Fragen von Kollegen oder Stakeholdern, bevor sie sie überhaupt stellen.
- Mit konsistenten und effektiven Projektaktualisierungen ist es möglich, die Projektgesundheit im Auge zu behalten. Mit anderen Worten, niemand ist jemals von einem aus der Spur geratenen oder gefährdeten Projekt überrascht.
- Projektaktualisierungen öffnen eine Kommunikationslinie zwischen Teammitgliedern, um proaktiv Bedenken zu identifizieren und zu diskutieren.
- Projektaktualisierungen können Statusmeetings oder wöchentliche Standups ersetzen.
Best Practices für Projektaktualisierungen
Wenn Sie Projektaktualisierungen mit dem Team oder Unternehmen teilen, befolgen Sie diese Tipps und Best Practices, um den Erfolg sicherzustellen.
- Senden Sie keine Projektaktualisierungen nur um des Sendens willen. Wie oft Projektaktualisierungen erfolgen, hängt vom Unternehmen, dem Team, der aktuellen Saison oder dem Quartal und dem betreffenden Projekt ab.
- Wenn möglich, fügen Sie eine Visualisierung des Fortschritts in Form von Grafiken oder Diagrammen hinzu.
- Machen Sie das Update an einem Ort zugänglich, der für alle Teammitglieder erforderlich ist. Wenn Projektaktualisierungen beispielsweise innerhalb des Projektmanagement-Tools bereitgestellt werden, stellen Sie sicher, dass das gesamte Team darauf zugreifen kann, oder posten Sie das Update an mehreren Stellen.
- Seien Sie prägnant. Updates müssen nicht jedes mögliche Element enthalten, sondern nur die für das Team relevanten.
- Wenn das Unternehmen ein Projektmanagement-Tool hat, erstellen Sie die Projektaktualisierung dort, wo die Arbeit stattfindet, damit sie bei Bedarf leicht referenziert werden kann.
- Verwenden Sie das Update, um auf wichtige Ressourcen zu verlinken, wie z. B. zu überprüfende Kopien oder zu teilende abgeschlossene Designs.
- Wenn Sie Zweifel haben, halten Sie das Update einfach, um zu vermeiden, dass das Team mit Informationen überfordert wird.
Projektaktualisierung vs. Projektstatus
Eine Projektaktualisierung ist ein häufiges Update zu einem bestimmten Abschnitt oder einigen spezifischen Abschnitten eines Projekts. Updates bieten Teammitgliedern und Stakeholdern den Fortschritt von Elementen innerhalb eines Projekts.
Ein Projektstatus erfolgt oft über einen Bericht oder ein anderes Dokument, das ein vollständiges Bild eines Projekts, den Stand jeder zugehörigen Aufgabe und den Gesamtfortschritt bietet. Es hebt hervor, ob das gesamte Projekt im Plan, aus der Spur oder gefährdet ist. Ein Projektstatusbericht enthält oft mehrere Projektaktualisierungen.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
