Was ist Dokumentenspeicherung?
Dokumentenspeicherung ist der Akt, digitale Dokumente in eine Art von Verwaltungssystem zu platzieren, um Informationen effektiv und sicher zu speichern, zu verwalten und/oder zu organisieren. Beispiele für digitale Dokumente sind Word-Dokumente, PDFs, Präsentationen, Rechnungen, gescannte Bilder von Papierdokumenten und andere Geschäftsdokumente.
Dokumentenspeicherungsfunktionen werden am häufigsten von Dokumentenmanagementlösungen angeboten, die große Mengen an Unternehmensdokumenten in einem zentralen Repository speichern. Dokumentenmanagementsysteme helfen, die Abrufgeschwindigkeit zu verbessern, verlorene Dokumente zu reduzieren, die Kosten für physische Speicherung zu senken und Arbeitsabläufe zu verbessern. Allerdings ist die Speicherung von Informationen wahrscheinlich eine Fähigkeit jeder Software, die mit der Verwaltung oder Analyse von strukturierten Inhalten befasst ist.
Arten der Dokumentenspeicherung
Dokumentenspeicherung kann vor Ort oder cloudbasiert sein:
- Vor-Ort-Speicherung: Die Vor-Ort-Dokumentenspeicherung beinhaltet die Nutzung der eigenen Datenserver einer Organisation zur Speicherung von Inhalten. Das bedeutet, dass die Organisation für die Wartung der Server und die Sicherheit der Inhalte verantwortlich ist. Es gibt Vorteile bei der Vor-Ort-Speicherung, wie z.B. nicht auf einen Drittanbieter angewiesen zu sein, um den Server am Laufen zu halten, was den Organisationen mehr Kontrolle über ihre Daten gibt. Diese Option kann jedoch teuer sein, da die Organisation sicherstellen muss, dass sie ein geeignetes Backup-System hat, da Dateien nicht automatisch in der Cloud gespeichert werden. Eine Vor-Ort-Option ist besser für größere Organisationen geeignet, die ein dediziertes IT-Team haben, um die technischen Anforderungen der Wartung eines internen Datenservers zu verwalten.
- Cloud-basierte Speicherung: Cloud-basierte Dokumentenspeicherung funktioniert online und wird von einem externen Anbieter gehostet, der für die Wartung verantwortlich ist. Da dies extern erledigt wird, ist kein IT-Team erforderlich, um das System zu installieren oder zu warten. Es gibt auch keine großen Vorabkosten für die Einrichtung. Nachteile sind die Abhängigkeit von der Internetverbindung, um auf Dateien zuzugreifen, und Speicherlimits. Da die Daten von den externen Anbietern gespeichert und gesichert werden, müssen Unternehmen oft ein gewisses Risiko in Kauf nehmen, da ihre Daten nicht bei ihnen sind.
Vorteile der Nutzung von Dokumentenspeicherung
Dokumentenspeicherung wird normalerweise mit anderen Funktionen kombiniert, die den Akt der digitalen Speicherung von Inhalten in einem zentralen Repository vorteilhaft machen. Hier ist wie:
- Abruf: Mit der großen Menge an Daten, die Organisationen speichern müssen, wird das Finden der richtigen Dokumente zur richtigen Zeit zu einer Herausforderung. Die meisten Dokumentenspeicherlösungen haben Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, nach Dokumenten mit Schlüsselwörtern zu suchen, die in den Metadaten oder Titeln enthalten sind. Fortgeschrittenere Suchfunktionen verwenden Volltextsuche, um nach Schlüsselwörtern oder Phrasen im Text der Dokumente zu suchen. Dies reduziert die Abrufzeit erheblich.
- Sicherheit: Ein Aspekt der Sicherheit sind Benutzerberechtigungen, die Dokumentenspeicherlösungen ermöglichen. Nur autorisierte Benutzer können auf Dokumente zugreifen, sie anzeigen, bearbeiten und/oder teilen. Ein weiterer Aspekt ist die Möglichkeit, Dokumente in einer zentralen Bibliothek zu speichern, sodass die Dokumente sicher sind und nicht verlegt oder verloren gehen, solange der Datenserver ordnungsgemäß gewartet wird.
- Kosten: Die Speicherung physischer Dokumente erfordert kostspielige Einrichtungen sowie zusätzliche Zeit und Ressourcen, um die benötigten Informationen manuell zu suchen und abzurufen. Dies kann mit digitaler Dokumentenspeicherung vermieden werden.
- Arbeitsablauf: Wenn richtig eingerichtet, können einige Geschäftsabläufe Daten direkt aus in digitalen Dokumentenspeicherlösungen gespeicherten Aufzeichnungen extrahieren, was hilft, bestimmte Geschäftsprozesse zu optimieren.
Grundelemente der Dokumentenspeicherung
Das Format der Dokumentenspeicherung kann je nach eigenständigen Lösungen oder als Teil eines größeren Produkts unterschiedlich sein.
Die meisten Lösungen beinhalten die folgenden Elemente:
- Dokumentenerfassung und -import: Dies ist der Prozess, Dokumente in das Speichersystem zu platzieren. Digitale Dokumente können direkt importiert werden, aber Papierdokumente müssen zuerst in ein digitales Format gescannt werden. Einige Lösungen verwenden OCR-Technologie, um Bilder mit geschriebenem Text in maschinenlesbare Textdaten umzuwandeln.
- Speicherplatz: Die Menge an Inhalten, die mit einem Dokumentenspeichersystem gespeichert werden kann, hängt von der Kapazität der Datenserver ab. Oftmals ist der Cloud-Speicherplatz begrenzt, daher entscheiden sich größere Organisationen für Vor-Ort-Speicherung.
- Dokumentenorganisation: Speicherlösungen ermöglichen es Administratoren, die Systeme so zu strukturieren, dass sie den Bedürfnissen der Organisation am besten entsprechen. Sie können wählen, Dokumente nach Team, Hierarchie, Wissensbereich oder Kunde zu sortieren.
Best Practices für die Dokumentenspeicherung
Um die Dokumentenspeicherung effizient zu gestalten, befolgen Sie diese Best Practices:
- Klarer Benennungsstandard: Dokumente müssen einem klaren Benennungsstandard folgen, um Aufzeichnungen leicht zu identifizieren und Verwirrung zu vermeiden. Übliche Benennungsstandards beinhalten normalerweise Schlüsselwörter zur Beschreibung des Dokuments, das Erstellungsdatum und die Versionsnummer.
- Benutzerberechtigungen: Um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können, müssen Benutzerberechtigungen festgelegt werden. Dies wird oft durch die Organisation von Benutzern in Gruppen erreicht, wobei verschiedene Gruppen unterschiedliche Zugriffsebenen haben.
Dokumentenspeicherung vs. Dokumentenmanagement
Einige könnten Dokumentenmanagement mit Dokumentenspeicherung verwechseln, aber die beiden sind unterschiedlich.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
