Workflow-Management-Software hilft Unternehmen, Geschäftsaufgaben und -aktivitäten zu definieren, zu verwalten und zu automatisieren, wodurch die Produktivität der Mitarbeiter verbessert, die Ressourcennutzung optimiert und die Zusammenarbeit zwischen Teams erhöht wird. Sie wird hauptsächlich von Managern genutzt, um unternehmensinterne und -übergreifende Geschäftsabläufe zu strukturieren.
Kernfähigkeiten von Workflow-Management-Software
Um in die Kategorie Workflow-Management aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
- Die Erstellung logischer Regeln und das Regelmanagement ermöglichen
- Drag-and-Drop-Funktionen zur Erstellung von Workflows bereitstellen
- Die Automatisierung von Aufgaben außerhalb der Workflow-Management-Software ermöglichen
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Workflows verwalten
- Benutzer oder Manager basierend auf vordefinierten Regeln benachrichtigen und alarmieren
- Benutzern die Erstellung von Formularen ermöglichen
Häufige Anwendungsfälle für Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Software wird hauptsächlich von Managern genutzt, um Abläufe über Abteilungen hinweg zu optimieren. Häufige Anwendungsfälle sind:
- Automatisierung von Genehmigungsketten und Aufgabenweiterleitung
- Verwaltung von abteilungsübergreifenden Übergaben und Abhängigkeiten
- Standardisierung wiederholbarer Prozesse für KMUs mit moderater operativer Komplexität
Wie sich Workflow-Management-Software von anderen Tools unterscheidet
Workflow-Management-Software ist eine leichtere Alternative zu Business-Process-Management-Software und eignet sich daher besser für KMUs mit geringer bis mittlerer operativer Komplexität. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software verwaltet sie keine einzelnen Projekte oder Aufgaben, sondern ermöglicht die Prozessautomatisierung durch Integrationen mit Tools wie CRM-Software.
Einblicke von G2 zu Workflow-Management-Software
Basierend auf den Kategorietrends auf G2 stechen die Drag-and-Drop-Oberfläche und die regelbasierte Automatisierung als herausragende Merkmale hervor. Teams verzeichnen durchweg Effizienzsteigerungen in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit und eine Reduzierung manueller Arbeit als Kernvorteile.