Funktionen der Finanzabschluss-Software
Es gibt viele Funktionen, die wichtig sind, um den Finanzabschlussprozess erfolgreich zu verwalten.
Konsolidierung — Konsolidierung von Finanzinformationen aus mehreren Unternehmen oder Geschäftseinheiten. Diese Art von Funktionalität ist entscheidend für Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften oder Unternehmensgruppen. Da jede Einheit normalerweise ihren eigenen Kontenplan, ihr eigenes Hauptbuch und mehrere Währungen verwendet, müssen die Buchhaltungsdaten aller Einheiten in eine Datenquelle konsolidiert werden.
Abstimmung — Abstimmung stellt sicher, dass Kontensalden am Ende jeder Periode übereinstimmen. Buchhalter verwenden diese Art von Funktionalität, um interne Finanzunterlagen mit externen Dokumenten wie Kontoauszügen zu vergleichen. Abstimmung hilft Buchhaltern, Überziehungen zu vermeiden und Betrug oder Diebstahl zu identifizieren. Neben der Erkennung von unsachgemäßen Ausgaben bietet die Abstimmung Begründungen für die Unterschiede zwischen Kontensalden und hilft den Benutzern, am Ende der Periode genaue Finanzberichte zu erstellen.
Workflows — Aufgaben und Workflows definieren, wer für Abschlussaktivitäten verantwortlich ist. Da Finanzabschluss-Software von mittelgroßen bis großen Unternehmen verwendet wird, sind normalerweise mehrere Personen oder Teams am Prozess beteiligt. Die Definition, wer was und wann tut, schafft Verantwortlichkeit und ermöglicht es CFOs, den Fortschritt des Abschlussprozesses zu überwachen. Prüfpfade ermöglichen es Unternehmen, festzustellen, wann Fehler gemacht wurden, was es einfacher macht, sie zu korrigieren.
Dokumentenmanagement — Dokumente und Checklisten bieten Informationen und Best Practices, wie Konten konsolidiert, abgestimmt und ausgeglichen werden, um sich auf den Abschluss vorzubereiten. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften definieren große Unternehmen interne Regeln, um Betrug und finanzielle Fehler zu vermeiden. Alle diese Regeln und Vorschriften sollten gründlich dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass Buchhalter wissen, was sie tun müssen und wie. Checklisten können verwendet werden, wenn der Abschluss weniger komplex ist und die Zuweisung von Aufgaben den Prozess unnötig verkomplizieren könnte.
Überprüfung — Überprüfung und Genehmigung ist der wichtigste Teil des Finanzabschlussprozesses, da jede neue Geschäftsperiode auf den Finanzinformationen der vorherigen Periode basiert. Mit anderen Worten, alle Fehler während des Finanzabschlussprozesses können in die nächste Periode übertragen werden, anstatt korrigiert zu werden. Es ist daher unerlässlich, dass Salden gründlich überprüft und genehmigt werden, wenn alle Fehler korrigiert sind. Diese Verantwortung liegt bei hochqualifizierten Buchhaltungsfachleuten wie Controllern und CFOs.
Finanzielle Einblicke — Finanzanalyse sammelt, bereinigt und untersucht große Datenmengen aus mehreren Quellen wie Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen. Finanzielle Einblicke können Buchhaltern helfen, Fehler zu identifizieren, aber auch Trends zu verstehen und die finanzielle Leistung des Unternehmens zu überwachen.
Integration — Integration mit anderer Buchhaltungs- und Finanzsoftware und ERP-Systemen ist erforderlich, um einen zuverlässigen Informationsfluss in der Finanzabteilung zu schaffen, indem monetäre Vermögenswerte nach Bedarf verfolgt und übertragen werden, während viele kritische Prozesse in der Abteilung optimiert werden.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Finanzabschluss-Software
Die folgenden Lösungen ergänzen ein Finanzabschlusssystem und helfen Buchhaltungsteams, ihre täglichen Aufgaben zu erfüllen.
Budgetierungs- und Prognosesoftware — Budgetierungs- und Prognosesoftware bietet Buchhaltungsteams eine Vielzahl von Werkzeugen zur Erstellung realistischer Budgets basierend auf Projektionen zu Einnahmequellen im Verhältnis zu den Kosten für den Geschäftsbetrieb. Spezialisierte Berichts- und Datenvisualisierungsfunktionen, die in diesen Plattformen enthalten sind, helfen, das genaueste Bild basierend auf Budgethistorien, Wachstumsmetriken und Prognosen über neue und bestehende Cashflows zu zeichnen.
Corporate Performance Management (CPM) Software — Finanzteams arbeiten eng mit Unternehmensleitern zusammen, um die besten Betriebspläne zur Erfüllung der Unternehmensziele zu bestimmen, einschließlich Umsatzzielen, Kostensenkung und anderer Finanzstrategien. Jede Abteilung in einem Unternehmen muss ihre Strategie-Roadmaps in Bezug auf die finanzielle Gesundheit der Organisation planen, und CPM-Software unterstützt Führungskräfte bei der Festlegung von KPIs in der gesamten Organisation und der Verfolgung von Organisationsmetriken zu diesen Standards.
Business-Finance-Anbieter — Diese Anbieter haben verschiedene Arten von Dienstleistungen, die Unternehmen bei ihren Finanzabschlussprozessen unterstützen. Einige davon umfassen Buchhaltungsdienste, Prüfungsdienste, Finanzberatung und Finanz- und Buchhaltungs-Business-Process-Outsourcing-Dienstleistungen. Jede dieser Dienstleistungen hat unterschiedliche Zwecke.
- Buchhaltung verwaltet tägliche Finanztransaktionen im Auftrag der Kunden, die in der Regel kleine und mittelständische Unternehmen sind, und hilft, die Bücher für den Finanzabschluss vorzubereiten. Externe Buchhalter können auch die Abschlussaktivitäten im Auftrag ihrer Kunden durchführen.
- Outsourcing von Buchhaltungsprozessen ist vorteilhaft für große Unternehmen mit komplexen Finanzaktivitäten, die nicht effizient von Buchhaltungsdienstleistern verwaltet werden können. Zum Beispiel kann die Konsolidierung von Finanzdaten aus mehreren Quellen herausfordernd sein und erfordert fortgeschrittene Expertise.
- Finanzberater sind nicht in laufende Buchhaltungsoperationen involviert, können aber Buchhaltern Ratschläge geben, wie effektive Finanzstrategien und -prozesse definiert und implementiert werden können. Bessere Prozesse können Finanzabschlussaktivitäten rationalisieren und Buchhaltern ermöglichen, effizienter und genauer zu arbeiten.
- Prüfungsdienstleister überprüfen die von Buchhaltern durchgeführte Arbeit und geben Feedback, wie sie verbessert werden kann. Prüfer haben in der Regel Expertise in Best Practices für den Finanzabschluss, wie z.B. die Zuordnung von Gewinn und Verlust zu mehreren Kostenstellen oder Geschäftseinheiten.
