Ist ein Intranet das Richtige für Ihr Unternehmen? Finden Sie es heraus

Geschäft und Technologie wachsen in ähnlichem Tempo.

Dies liegt hauptsächlich daran, wie gut sie sich gegenseitig ergänzen. Wenn neue Technologien entwickelt werden, integrieren Unternehmen sie in ihren Stack. Ebenso schaffen Unternehmen, wenn sie Fortschritte machen, ihre eigene Technologie, um ihre einzigartigen Bedürfnisse zu erfüllen.

Bei so vielen Optionen für Werkzeuge und Software könnte man denken, dass die Nutzung von Geschäftstechnologie einfach wäre. Leider ist das nicht der Fall.

Im Laufe der Zeit gerät das Inventar der Ressourcen von Unternehmen außer Kontrolle, was den Zugang zu Informationen zu einem Albtraum macht. Im Laufe des Arbeitstages stellen Sie sich wahrscheinlich Fragen zu den Informationen, die Sie benötigen. Wo finde ich diese Informationen? Wen frage ich danach? Wo teile ich, was ich gefunden habe?

Wäre es nicht schön, wenn es einen einzigen Ort gäbe, der die Kommunikation ermöglicht und die Ressourcen speichert, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen? Dieser magische Ort existiert, und er wird Intranet genannt.

Sie müssen kein großes Unternehmen sein, um von Mitarbeiter-Intranet-Software zu profitieren. Diese Plattformen können jedem Team, in jedem Unternehmen, in jeder Branche dienen.

Wie funktioniert ein Intranet?

Zuallererst benötigt ein Intranet einen sicheren und zuverlässigen Webserver, um Anfragen für auf dem Server gehostete Daten zu verwalten. Der Webserver arbeitet daran, angeforderte Dateien zu finden und sie dem Benutzer zu liefern, der sie benötigt. Es ist auch wichtig, ein Content-Management-System einzurichten, um zu steuern, wie Inhalte im Intranet verwaltet werden.

Wenn ein Mitarbeiter auf das Intranet seines Unternehmens zugreifen möchte, muss er mit dem lokalen Netzwerk (LAN) des Unternehmens verbunden sein und ein spezifisches Netzwerkpasswort haben. Wenn das Unternehmen Remote-Mitarbeiter hat, greifen diese über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) auf das Intranet zu. Ein VPN ermöglicht es denen, die nicht mit dem LAN verbunden sind, sich im Intranet anzumelden und auf die gleichen Informationen und Ressourcen zuzugreifen.

Eine Firewall wird ebenfalls verwendet, um das Intranet einer Organisation zu sichern. Sie funktioniert, indem sie zwischen dem externen Internet und dem privaten Intranet steht, um alle eingehenden und ausgehenden Daten zu verfolgen und zu bestätigen, dass sie keine unbefugten Anfragen enthalten. Firewalls schützen ein Intranet auch, indem sie sicherstellen, dass Malware oder andere bösartige Bedrohungen nicht in das Netzwerk eindringen.

Schließlich sieht ein Intranet im Grunde wie eine private Version des Internets aus, aufgrund des Elements des Tunneling, das es Unternehmen ermöglicht, private Nachrichten über das Netzwerk zu senden. Dazu nutzen Intranets Verschlüsselung und Entschlüsselung, um einen Teil des Intranets vor einem anderen zu schützen.

Was ist der Zweck eines Intranets?

Sie fragen sich wahrscheinlich, was ein Intranet für Ihr Unternehmen tun kann. Aber die bessere Frage ist: Was kann ein Intranet nicht für Ihr Unternehmen tun?

Ein Intranet fungiert als Rückgrat der internen Kommunikation. Die Geschäftswelt bewegt sich schnell, und die Einrichtung eines Intranets als einzige Informations-, Kommunikations- und Kollaborationsquelle Ihres Unternehmens steigert die Produktivität. Sobald Ihr Team die Produktivität meistert, wird der Erfolg folgen.

Unterschied zwischen Internet, Intranet und Extranet

Es ist üblich, ein Intranet einfach mit dem Internet oder einem Extranet zu verwechseln. Intranets wurden in den 1990er Jahren populär, zur gleichen Zeit wie das Internet, daher ist es verständlich, warum Menschen verwirrt sein könnten – besonders wenn man bedenkt, dass man das Internet benötigt, damit ein Intranet funktioniert.

Diese drei Werkzeuge sind ähnlich, daher ist es wichtig, zu unterscheiden, wie sie sich voneinander unterscheiden.

Das Internet steht jedem offen, der ein Gerät besitzt, das darauf zugreifen kann, wie ein Computer oder ein mobiles Gerät mit einer Wi-Fi-Verbindung. Das Internet ist ein freier Zugang, da es ein öffentliches und global verbundenes Netzwerk ist.

Ein Intranet ist eine Online-Informationsquelle, die von Unternehmen genutzt wird. Intranets sind gesperrt und nur für Personen innerhalb einer bestimmten Organisation zugänglich. Es ist ein privat betriebenes, lokales oder eingeschränktes Netzwerk und nicht für jeden verfügbar, der online gehen möchte.

Ein Extranet ist ähnlich wie ein Intranet, aber bestimmte Personen außerhalb der Organisation können ebenfalls darauf zugreifen. Es ist im Wesentlichen ein Zweig des Intranets eines Unternehmens, der an Dritte wie Anbieter, Partner, Lieferanten oder Kunden vergeben wird.

Intranet-Funktionen und Vorteile

Wenn Sie darüber nachdenken, ein Intranet in den internen Kommunikationsplan Ihres Unternehmens zu integrieren, sind Sie auf dem Weg zur Produktivität. Bevor Sie es implementieren, gibt es einige Funktionen, die Sie sicherstellen sollten, dass sie enthalten sind, damit Sie und Ihr Unternehmen alle möglichen Intranet-Vorteile nutzen können.

Dokumentenmanagement

Das Verwalten und Teilen von Dokumenten ist eine der wichtigsten Funktionen eines Intranets. Sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Wissensbasis haben, die sie benötigen, um dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten, sollte eine Priorität sein.

Da das Geschäft alles andere als stagnierend ist, ändern sich Wissensbasen ständig. Richtlinien, Verfahren, Ziele und Unternehmenspersonal erfordern regelmäßige Updates, und die Kommunikation dieser an das gesamte Unternehmen kann über ein Intranet erfolgen.

Eine ordnungsgemäße Intranet-Software organisiert Unternehmensdokumente und macht sie für die Mitglieder des Unternehmens leicht zugänglich. Von E-Mail-Threads bis hin zu Dokumenten in Google Drive ermöglicht ein Unternehmensintranet den Mitarbeitern, alle ihre Dateien einfach zu speichern und darauf zuzugreifen.

Internes Wissen ist wertvolle, sensible Information. Intranets können nicht nur als zentrales Repository für Unternehmensdaten fungieren, sondern sie auch vor externen Zielgruppen schützen.

Kollaborations- und Kommunikationstools

Teamarbeit ist im Arbeitsumfeld entscheidend. Selbst wenn Sie ein Projekt alleine angehen, wird es Zeiten geben, in denen Sie Informationen, Ratschläge oder Genehmigungen von anderen benötigen, bevor Sie weitermachen können.

Die Nutzung verschiedener interner Kommunikationskanäle innerhalb eines Unternehmens kann Unordnung schaffen, was dazu führt, dass Mitarbeiter wichtige Informationen verpassen. Ein Unternehmensintranet beseitigt diese Probleme.

Intranets enthalten Funktionen, mit denen Teammitglieder während der gesamten Dauer eines Projekts einfach zusammenarbeiten können. Diese Kollaborationsfunktionen erleichtern das Teilen von Informationen im Intranet und sind jederzeit für diejenigen verfügbar, die sie benötigen.

Darüber hinaus bieten viele Intranets Benutzerprofile ähnlich wie LinkedIn, sodass Mitarbeiter ihr eigenes Profil hochladen und ihre Berufsbezeichnung, Beschreibung und mehr angeben können. Dies ermöglicht es auch, neue Kollegen zu entdecken und ihnen über das Intranet eine Nachricht zu senden, was die Zusammenarbeit erhöht und hilft, ein Netzwerk am Arbeitsplatz aufzubauen.

Fähigkeit, Gruppen zu erstellen

Viele Abteilungen existieren innerhalb eines Unternehmens: Personalwesen, Buchhaltung, Marketing und mehr. Sie alle sind wichtig für den Erfolg einer Organisation, aber sie benötigen unterschiedliche Informationen, um dazu beizutragen.

Ein Intranet ermöglicht es, Gruppen zu erstellen, um Informationen weiter nach der Funktion und den Verantwortlichkeiten des Teams zu organisieren. Das Zusammenstellen aller Informationen von jedem Team an einem Ort kann Menschen davon abhalten, das Intranet Ihres Unternehmens zu nutzen, aber die Organisation ist eine hervorragende Möglichkeit, dies zu vermeiden. Natürlich wird es auch Bereiche mit Informationen geben, die für alle Unternehmensmitglieder relevant sind, unabhängig von ihrer Abteilung.

Das Erstellen von Gruppen auf Ihrem Unternehmensintranet ist ein Muss für das Projektmanagement. Ein gemeinsamer Raum, in dem diejenigen, die am selben Projekt arbeiten, kommunizieren, an Aufgaben zusammenarbeiten und über Fortschritte informiert bleiben können, vereinfacht den Prozess.

Suchmaschine und einfache Benutzeroberfläche

Intranets speichern alle Informationen eines Unternehmens an einem Ort. Während dies äußerst praktisch ist, sind es auch viele Informationen.

Glücklicherweise bieten Intranets Suchwerkzeuge. Mitarbeiter können ein allgemeines Schlüsselwort eingeben und die Ergebnisse für die benötigten Informationen durchsuchen oder sogar den genauen Namen der gesuchten Datei suchen.

Eine optimierte Benutzeroberfläche (UI) macht Ihr Intranet viel einfacher zu bedienen. Eine klare und organisierte Oberfläche mit relevanten Dropdown-Menüelementen und Aktionsschaltflächen macht ein Intranet funktionaler und benutzerfreundlicher für Ihre Mitarbeiter.

Fähigkeit zur Anpassung

Jedes Unternehmen ist anders, was bedeutet, dass Ihr Intranet einzigartig für Ihr Unternehmen sein sollte. Die von Ihnen gewählte Intranet-Software sollte flexibel sein, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Dies könnte bedeuten, bestimmte Tools hervorzuheben, um die Seite benutzerfreundlicher zu machen, oder einfach Employer Branding hinzuzufügen, um es zu personalisieren.

Eines der interessanteren und aufregenderen Merkmale von Intranet-Software ist, dass sie, wenn sie ein benötigtes Feature nicht hat, andere häufig verwendete Software integrieren kann, um über Ihr Unternehmensintranet darauf zuzugreifen. Einige moderne Intranets können mit externen Tools wie Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Okta und Zendesk integriert werden.

Nachteile eines Intranets

Es gibt offensichtlich viele Vorteile für Organisationen, die auf die Nutzung eines Intranets setzen. Unternehmen sollten jedoch auch über die potenziellen Herausforderungen informiert sein.

• Herausfordernd für arbeitsplatzlose Mitarbeiter: Intranets können für Unternehmen mit einem traditionellen Büro äußerst nützlich sein. Arbeitsplatzlose Mitarbeiter haben jedoch möglicherweise nicht die Möglichkeit, auf ein Intranet zuzugreifen, wie Einzelhandelsmitarbeiter, Lagerpersonal, Lkw-Fahrer, Krankenschwestern und sogar Remote-Mitarbeiter.
• Mobil wird nicht immer unterstützt: Viele Intranets unterstützen mobile Geräte nicht von Anfang an. Manchmal ist es üblich, dass Intranets Mobilität als aktualisierte Version oder erweitertes Paket anbieten, das Unternehmen kaufen können. Wenn Sie nach dem besten Intranet für Ihre Organisation suchen, achten Sie darauf, eines mit einer mobilen Intranet-App zu wählen.
• Updates können zeitaufwändig sein: Kommunikationstechnologie verbessert, verändert und entwickelt sich ständig weiter. Aus diesem Grund sind wir es gewohnt, regelmäßig geplante Updates und neue Versionen zu erhalten. Es kann jedoch Jahre dauern, bis eine aktualisierte Version eines Intranets an Kunden ausgeliefert wird.

Das Gesamtpaket

Die Nutzung eines Unternehmensintranets hilft, die Stressfaktoren der internen Kommunikation zu lindern. Das richtige kann ein Zuhause für alle Informationen, Ressourcen und Kollaborationstools bieten, die Mitarbeiter benötigen, um produktiv zu sein und zu den Unternehmenszielen beizutragen. Selbst wenn Ihr Unternehmen bereits wie eine gut geölte Maschine läuft, kann ein solides Unternehmensintranet nur noch mehr Öl hinzufügen.

Wenn Unternehmen wachsen, integrieren sie immer mehr Software in ihren Technologie-Stack. Diese Tools können sich schnell anhäufen, und das Management von Software kann zu einem großen Problem werden. Sehen Sie, wie G2 Track effektiv Ihr SaaS-Ausgabenmanagement verwalten und optimieren kann.