O que é um writeup?
Um writeup é um documento disciplinar formal que os empregadores entregam aos funcionários que violaram políticas, regras ou protocolos da empresa. Dependendo do cenário, um empregador pode fazer um writeup de um funcionário após um incidente ou comportamentos repetidos.
Incidentes que podem justificar um writeup incluem desempenho insatisfatório das funções de trabalho, atrasos repetidos ou uso pessoal inadequado de equipamentos da empresa.
Empregadores e profissionais de RH confiam em sistemas de gestão de desempenho para gerenciar o progresso e o desempenho dos funcionários. As empresas também usam esse software para facilitar discussões significativas e contínuas entre gerentes e subordinados diretos, especialmente quando os writeups são necessários.
Por que os writeups são importantes?
Os writeups são essenciais para empregadores e funcionários. Como empregador, fornecer documentação formalizada como um writeup antes de demitir um funcionário pode ajudar a reduzir ou prevenir processos por demissão injusta em estados sem emprego "at-will". Essas ações fornecem prova escrita de que um empregador e a equipe de RH tomaram todas as medidas possíveis para evitar a demissão.
Ao mesmo tempo, os writeups podem ajudar os funcionários a aprender como crescer como profissionais e a lidar com problemas no trabalho de forma adequada. Dependendo da gravidade da má conduta, um funcionário pode precisar de um writeup para voltar ao caminho certo.
Embora alguns comportamentos não sejam tolerados em um ambiente de trabalho, o desempenho insatisfatório e os atrasos podem ser áreas de melhoria para os funcionários corrigirem e reconsiderarem através de um plano de melhoria de desempenho (PIP).
Elementos básicos dos writeups
As organizações devem criar modelos de writeup que atendam às necessidades de seus membros de equipe e políticas. A maioria dos documentos de writeup de funcionários contém o seguinte:
- Informações de identificação sobre o funcionário, incluindo seu nome, cargo e equipe. O relatório deve identificar todos os membros da equipe se um incidente envolver mais de um funcionário. A pessoa que emite o writeup também deve incluir seu nome e a data de emissão.
- Uma descrição detalhada do comportamento ou desempenho que justificou o writeup deve compor a maior parte do documento. A descrição deve incluir o máximo de detalhes possível, incluindo data e horários, como as ações ocorreram e quem estava envolvido. Cópias desses registros também devem ser incluídas se houver documentos de apoio para sustentar os detalhes fornecidos.
- Expectativas e políticas da empresa que o funcionário violou devem ser incluídas e explicadas. Por exemplo, se um empregador emite um writeup por atrasos, ele deve incluir quaisquer políticas que descrevam as expectativas de pontualidade e as repercussões para atrasos recorrentes. Os empregadores podem usar software de rastreamento de tempo para mostrar aos funcionários quando eles violaram as diretrizes da empresa.
- Um plano de melhoria deve ser delineado e acordado pela pessoa que emite o writeup e pelo funcionário que o recebe. O writeup deve declarar claramente o que se espera do funcionário daqui para frente e quais ações serão tomadas caso seu comportamento não melhore.
- Assinaturas de reconhecimento são necessárias para indicar que todas as partes entendem o writeup e concordam com os próximos passos.
Melhores práticas para writeups
Além de incluir as informações descritas acima, as seguintes melhores práticas podem aumentar a eficácia e a probabilidade de mudança após a emissão de um writeup:
- Entenda que tipo de problema está em jogo. A maioria dos writeups de funcionários está relacionada a desempenho ou comportamento. Questões de desempenho podem precisar ser abordadas através de treinamento e desenvolvimento, coaching ou programas de mentoria se houver uma lacuna de conhecimento. Questões comportamentais que causam um ambiente de trabalho hostil podem exigir planos de ação mais personalizados e conversas mais profundas com os funcionários. Saber que tipo de problema está ocorrendo permite que os empregadores criem soluções individualizadas em vez de uma abordagem única para todos.
- Forneça exemplos concretos. Tanto quanto possível, dê aos funcionários exemplos concretos das ações que levaram a um writeup e explique comportamentos mais apropriados. Essas informações já devem estar disponíveis na parte de descrição dos eventos do writeup.
- Estabeleça expectativas claras com prazos razoáveis. Ao criar um plano para o que precisa mudar, seja claro com expectativas e um cronograma para os próximos passos. Evite implementar uma solução sem um cronograma ou acompanhamento. Seja razoável e justo com os prazos para evitar colocar um funcionário em uma situação de falha novamente.
Writeups vs. write-ups
No mundo dos negócios, existem vários tipos de writeups. Um writeup relacionado a questões de funcionários é um documento disciplinar formal emitido para funcionários por questões de desempenho ou comportamento. Um write-up em finanças é um aumento no valor contábil de um ativo e às vezes ocorre quando uma empresa está sendo adquirida.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
