Sudipto Paul
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O que é gestão de exposições?
Gestão de exposições refere-se ao processo de desenvolvimento, planejamento e operação de exposições, oferecendo uma experiência perfeita para patrocinadores, expositores, participantes e clientes. O planejamento de gestão de exposições envolve planejamento do espaço da exposição, promoção de expositores, colaboração com artistas, planejamento de patrocínios e desenvolvimento de estratégias de exposição. Outras áreas que requerem atenção incluem logística, gestão de operações e instalação de exposições no local.
Software de gestão de eventos vem com capacidades de gestão de exposições e ajuda os expositores a:
- Desenhar e compartilhar o plano do espaço da exposição
- Racionalizar operações e logística do local
- Gerenciar aplicações de expositores e patrocinadores
- Carregar, recuperar e gerenciar documentos e formulários
- Gerenciar equipe e agendar itinerários para toda a equipe
- Aumentar o volume de pedidos com um módulo de e-commerce dedicado
- Gerenciar vendas e parcerias com um módulo de gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
Tipos de exposições
Tanto exposições comerciais quanto não comerciais requerem fortes habilidades de gestão de exposições para alcançar o público certo, criar consciência de marca, melhorar a imagem da marca e vender produtos. Dependendo do tipo de público, os organizadores categorizam as exposições nos seguintes tipos:
- Exposição comercial: Uma plataforma para fabricantes específicos de uma indústria exibirem e demonstrarem produtos e serviços para membros da indústria e investidores. Essas exposições também são conhecidas como exposições comerciais.
- Exposição de consumo: Permite que diferentes indústrias exibam seus produtos, protótipos e invenções para potenciais compradores e o público em geral. Exposições de consumo também são conhecidas como Expos.
- Exposição de arte: Apresenta objetos de arte, arte de novos meios, arte interativa, performance ou esculturas para o público e artistas. Geralmente ocorre em galerias ou museus.
- Exposição interpretativa: Exibe itens científicos e históricos que requerem interação e envolvimento do visitante para interpretação.
- Exposição digital: Visualização digital de exposições físicas, galerias de arte, museus e outros locais culturais para experiências online, interativas e multimídia.
Considerações sobre gestão de exposições
Os planejadores de exposições têm muito a considerar dependendo da natureza, capacidade, segurança, estilo de configuração e modo de uma exposição. Algumas considerações importantes ao planejar e gerenciar exposições são:
- Logística: Considere requisitos de espaço, tecnologia interativa, sinalização e procedimentos de saúde e segurança antes de planejar uma exposição
- Tempo: Determine o momento certo, como dias da semana ou meses do ano
- Requisitos audiovisuais (AV): Avalie necessidades de microfone, laptop, cavalete, teleconferência, tela de apresentação e monitor
- Gestão de palestrantes: Conecte-se com palestrantes e painelistas da exposição
- Marketing: Supervisionar a produção de materiais promocionais e de comunicação
Melhores práticas de gestão de exposições
Realizar exposições bem planejadas requer que os gestores de exposições se preparem com antecedência, estabeleçam um diálogo com todas as partes e sigam as melhores práticas essenciais para melhorar a experiência do visitante.
- Definição de metas e rastreamento de orçamento: Alinhar metas de exposição com objetivos de negócios estabelece a base para o planejamento de exposições e benchmarks de medição de desempenho. Planejar um orçamento e metas de evento ajuda os gestores de exposições a rastrear despesas e calcular o retorno sobre o investimento (ROI).
- Aproveitar ferramentas de automação: Organizar grandes exposições requer que os gestores de exposições lidem com múltiplas tarefas. Escolher as ferramentas certas de gestão de eventos ajuda a automatizar tarefas manuais e aumentar a produtividade. Essas ferramentas podem lidar com diferentes aspectos do planejamento de exposições, como bilhetagem, webinars, transmissão ao vivo, marketing, gestão de participantes, check-in, networking, análises e feedback de exposições.
- Encantar os participantes: Encontrar maneiras de aumentar o engajamento e a satisfação do público é a chave para um show de sucesso. As exposições usam enquetes, perguntas e respostas, bate-papo ao vivo e gamificação para engajar os visitantes.
- Criar experiências personalizadas e memoráveis: Personalizar jornadas de ponta a ponta encanta os participantes e os motiva a participar de exposições futuras. Agendas curadas, encontros e sessões de networking temáticas são ótimas maneiras de personalizar exposições e criar memórias.
Gestão de exposições vs. gestão de eventos
É comum confundir gestão de exposições com gestão de eventos, mas os dois termos são diferentes.
Gestão de exposições envolve o planejamento e execução de um tipo específico de evento, ou seja, uma exposição. Gerenciar exposições requer lidar com os elementos criativos, logísticos e técnicos de uma exposição.
Gestão de eventos refere-se ao planejamento de um evento independentemente do seu tipo. Muitas vezes conhecida como planejamento de eventos, a gestão de eventos envolve gerenciar logística, lidar com projetos e coordenar com diferentes partes interessadas. Um gestor ou planejador de eventos projeta, configura e executa um evento.