O que é o acompanhamento de orçamento?
O acompanhamento de orçamento é o processo de monitoramento de despesas, recibos e faturas para que um projeto possa ser concluído dentro do orçamento alocado.
O acompanhamento de orçamento pode ser feito usando software de orçamento e previsão. Software de gerenciamento de projetos também pode ser usado, caso em que o orçamento detalha as despesas e lucros previstos para um projeto específico. Esse tipo de acompanhamento de orçamento ajuda as equipes a gerenciar quanto do orçamento estão usando, para onde o dinheiro está indo e quais ajustes precisam ser feitos para concluir o trabalho adequadamente.
O acompanhamento de orçamento também dá às equipes a oportunidade de compensar despesas extras antes que seja tarde demais. Com o acompanhamento de orçamento, as equipes podem identificar facilmente itens do orçamento que precisam de mais financiamento do que o previsto. Os fundos podem ser realocados para compensar isso, para que o projeto possa ser concluído sem ultrapassar o orçamento.
Tipos de acompanhamento de orçamento
Existem muitos tipos diferentes de acompanhamento de orçamento. Normalmente, os tipos são escolhidos com base no objetivo específico de uma equipe.
- Orçamento incremental é o tipo de acompanhamento de orçamento mais semelhante a um orçamento tradicional. Funciona adicionando incrementos a um orçamento de acordo com o crescimento ou declínio da empresa. É uma maneira simples de calcular ajustes de orçamento, mas pode ignorar complexidades como tendências e inflação.
- Orçamento baseado em atividades trabalha de trás para frente a partir dos objetivos que a empresa deseja alcançar. Este método começa com um resultado final desejado, depois descreve o que precisa acontecer para alcançar esse objetivo e cria um orçamento que acomoda essas ações. Este método é melhor para acompanhamento de orçamento de curto prazo e orientado por objetivos.
- Orçamento baseado em proposta de valor examina a razão pela qual cada valor é incluído em um orçamento, juntamente com o valor que cada item gera para clientes, funcionários ou partes interessadas. Em última análise, o orçamento baseado em proposta de valor ajuda as equipes a decidir se o valor do item é suficiente para justificar seu custo. Este método elimina despesas desnecessárias, garantindo que cada parte do orçamento traga valor ao projeto.
- Orçamento base zero é quando todos os orçamentos departamentais começam do zero. As equipes então adicionam a essas categorias de orçamento, justificando cada despesa ao longo do caminho. Este método é ideal para empresas com orçamentos apertados. É frequentemente usado em situações que exigem uma redução drástica no orçamento e é extremamente demorado.
Benefícios do acompanhamento de orçamento
O acompanhamento de orçamento ajuda as organizações a otimizar seu gerenciamento de projetos de várias maneiras. Os principais benefícios incluem:
- Monitorar custos: O acompanhamento de orçamento ajuda as equipes a monitorar todos os custos e compromissos associados a um projeto. Se certos itens do orçamento precisarem de mais financiamento, as equipes podem realocar recursos em tempo real para evitar ultrapassar o orçamento quando o projeto estiver concluído.
- Registros abrangentes: O acompanhamento adequado do orçamento fornece às equipes registros do que foi gasto. Esses registros são úteis ao criar novas metas de crescimento e também podem ajudar as equipes a criar orçamentos de projetos mais precisos no futuro.
- Monitorar a eficiência da equipe: O gerente terá uma visão mais próxima de quanto tempo é gasto em cada aspecto de um projeto.
Melhores práticas de acompanhamento de orçamento
Para um acompanhamento de orçamento bem-sucedido, os indivíduos devem ter em mente essas práticas essenciais.
- Envolver a equipe: Envolver todos os stakeholders na definição do orçamento melhora a precisão, garantindo que até mesmo a menor despesa seja incluída. Quando os gerentes são transparentes com suas equipes sobre o status atual do orçamento, as equipes têm mais probabilidade de atingir suas metas orçamentárias.
- Criar uma lista de tarefas do projeto: Criar uma lista de tarefas detalhada no início do projeto usando software de gerenciamento de projetos pode garantir que todos os custos sejam contabilizados quando o orçamento for criado.
- Obter as ferramentas certas: O acompanhamento manual do orçamento é demorado e pode resultar em erro humano. Para um acompanhamento preciso e eficiente, as equipes devem optar por usar software de orçamento.
- Contabilizar despesas ocultas: Alocar uma parte do orçamento para possíveis despesas ocultas pode ajudar as equipes a se manterem no caminho certo, apesar de circunstâncias imprevistas.
- Aprender com orçamentos passados: Examinar o que deu errado em orçamentos passados é uma ótima maneira de evitar cometer os mesmos erros novamente.
Acompanhamento de orçamento vs. acompanhamento de despesas
Para entender completamente o acompanhamento de orçamento, é importante também saber como ele difere do acompanhamento de despesas.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
