O MVP da sua empresa acabou de entregar seu aviso prévio de duas semanas – você tem um candidato interno que pode assumir o papel dele?

Rotatividade de funcionários é algo com que toda empresa tem que lidar em algum momento. O que diferencia as melhores empresas das demais é o quão preparadas elas estão para lidar com a saída de um funcionário.

Se você está tendo dificuldade em pensar em um candidato interno que tenha as habilidades necessárias para ser promovido internamente, você pode ter um sério problema de gestão de talentos em suas mãos. É seu trabalho como profissional de RH estar preparado para situações como a mencionada acima.

Então, como você pode garantir que nunca será pego de surpresa pela demissão de um funcionário? Criando uma estratégia abrangente de planejamento de sucessão.

Talvez você não esteja preocupado em contratar um candidato interno para uma posição aberta e esteja confiante em sua capacidade de contratar novos talentos. Embora isso possa funcionar a curto prazo, há muitos problemas de longo prazo que o planejamento de sucessão pode resolver.

Por que o planejamento de sucessão é importante?

O primeiro passo para criar uma estratégia de planejamento de sucessão bem-sucedida é entender por que ela é importante. Aqui estão três razões de alto nível pelas quais você deve considerar integrar o planejamento de sucessão em sua estratégia de gestão de talentos:

Ele mantém sua empresa funcionando sem problemas

Há uma desconexão séria entre o tempo médio que um funcionário é esperado para dar ao sair (duas semanas) versus o tempo médio que leva para preencher um cargo vazio. De acordo com um artigo da Hirevue, leva em média 42 dias para preencher um cargo.

Isso significa que, mesmo nas melhores circunstâncias, você terá uma vaga por quase um mês inteiro antes que um novo contratado comece. Isso só acontece se você encontrar o candidato perfeito, entrevistá-lo, oferecer-lhe o emprego e ele aceitar tudo dentro das duas semanas em que o funcionário que está saindo ainda está lá.

Vamos encarar: leva mais tempo do que isso para encontrar bons talentos externos e contratá-los. Você pode até ter que anunciar o emprego várias vezes para finalmente encontrar a pessoa certa para o cargo, enquanto o tempo passa com uma vaga em um de seus cargos de nível sênior.

O planejamento de sucessão resolve esse problema. Se você planejar com antecedência e cultivar talentos internos antes que alguém saia, não será pego de surpresa quando um funcionário deixar a empresa em busca de uma nova oportunidade.

Oferece desenvolvimento de carreira claro para os funcionários

O planejamento de sucessão não é apenas sobre estar à frente da rotatividade de funcionários, é também sobre oferecer oportunidades de crescimento para seus funcionários atuais.

A falta de oportunidades de crescimento ou caminhos de carreira claramente delineados é a principal razão pela qual os funcionários estão deixando seus empregos em busca de novas oportunidades. Funcionários que sentem que seu talento está sendo cultivado têm menos probabilidade de sair ou procurar um novo emprego. O planejamento de sucessão é sua maneira de mostrar aos funcionários que há espaço para crescimento em sua empresa.

O planejamento de sucessão também é perfeito para funcionários jovens e ambiciosos que podem não estar prontos para uma promoção, mas cujo impulso você não quer desencorajar. O planejamento de sucessão pode dar aos funcionários mais jovens a oportunidade de aprender com funcionários de nível sênior e explorar o que eles querem fazer em sua carreira.

Quando você incorpora o planejamento de sucessão em sua estratégia de gestão de talentos, você sinaliza aos seus funcionários que há um caminho para crescimento e sucesso em sua empresa, se eles estiverem dispostos a se esforçar.

6 passos para um planejamento de sucessão bem-sucedido

Agora que você entende por que o planejamento de sucessão é importante, é hora de criar seu próprio plano de sucessão. Como na maioria dos processos internos, isso não será rápido, mas valerá o tempo e a energia necessários para implementar.

Vamos dar uma olhada rápida em como criar um plano de sucessão:

Se isso parecer confuso, não se preocupe. Nós preparamos um guia detalhado, passo a passo, para você seguir. Confira.

1. Identifique posições-chave

O primeiro passo para um planejamento de sucessão bem-sucedido é identificar posições-chave em sua organização. Identificar posições-chave significa entender quais posições causariam mais danos à sua empresa se ficassem desocupadas. Também pode significar identificar posições que você sabe que estarão vagas em breve, por exemplo, se você sabe que alguém será promovido nos próximos seis meses, você precisará de alguém para substituí-lo assim que ele fizer a transição.

O maior erro que as pessoas cometem com o planejamento de sucessão é não planejar com antecedência suficiente. Você não precisa esperar que alguém desocupe sua posição para começar a planejar seu sucessor. Se você tem apenas um designer sênior, deve estar treinando um designer júnior para esse papel, mesmo que não haja indicação de que seu designer sênior planeja sair ou ser promovido em breve.

Reúna-se com os gerentes de cada departamento e identifique as posições e funcionários mais valiosos em sua empresa. Decida quais posições você gostaria de ter um candidato interno caso essa posição se torne disponível. Isso servirá como a base do seu plano de sucessão.

2. Identifique as habilidades necessárias para cada posição

O próximo passo para o planejamento de sucessão é identificar as habilidades-chave necessárias para as posições que você identificou no primeiro passo. Existem certas certificações que essa pessoa precisará? Existem certos softwares que essa pessoa precisará saber usar? Existem clientes com os quais essa pessoa precisará estar familiarizada?

Depois de identificar as habilidades necessárias para ter sucesso nesse papel, você saberá no que focar para o desenvolvimento dos funcionários. Seja inteligente sobre como você treina seus funcionários. Entender as habilidades de que eles precisam para crescer em sua carreira beneficiará tanto você quanto o funcionário.

3. Avalie sua equipe

Agora que você identificou tanto as posições-chave quanto as habilidades que elas exigem, você precisa escolher os funcionários que vai envolver.

Não cometa o erro de limitar seu escopo sobre quais funcionários você escolherá para o planejamento de sucessão. Alguns funcionários podem estar perfeitamente contentes onde estão e não querem uma promoção. Outros podem estar interessados em um departamento completamente diferente e você não está ciente disso.

Você precisa ser transparente com seus funcionários sobre esse processo e oferecer-lhes a oportunidade de se manifestarem se estiverem interessados. Incentive os gerentes em sua empresa a conversar com cada funcionário sobre seu desenvolvimento de carreira e planos de carreira. Tenha uma noção de quem parece pronto para mais responsabilidade e quem pode precisar de mais tempo.

É vital que você se comunique com seus funcionários para que eles entendam o que está acontecendo. Você quer que os funcionários mais jovens entendam que este é um caminho para o crescimento na carreira. Você também quer que os funcionários seniores saibam que não estão sendo substituídos ou demitidos só porque você está treinando outros funcionários. É um equilíbrio delicado e ser honesto é a melhor maneira de evitar medo ou confusão.

4. Desenvolva um plano de sucessão e transferência de conhecimento

Depois de concluir os três primeiros passos, é hora de criar o próprio plano de sucessão. Sente-se com todos os seus funcionários (sim, cada um deles) e peça-lhes que escrevam uma descrição de suas responsabilidades de trabalho. Peça-lhes que detalhem em quais contas trabalham, os relatórios pelos quais são responsáveis e as senhas de qualquer uma de suas contas da empresa.

A resposta para a maioria das pessoas é não, e é por isso que criar um manual para cada posição é importante. Isso servirá como uma base de conhecimento para quem assumir uma nova posição. Isso garante que, mesmo que você seja surpreendido pela saída de um funcionário, você sempre estará preparado.

5. Use seu tempo livre de forma eficaz

A parte mais longa do planejamento de sucessão é esperar que uma oportunidade se abra. Não basta prometer aos funcionários mais jovens que eles podem ser promovidos algum dia. Você precisa gastar o tempo em que eles não estão sendo promovidos para investir em seu treinamento e desenvolvimento.

Embora um novo título chamativo possa ser bom, há outras coisas que você pode oferecer aos seus funcionários. Crie um plano de desenvolvimento de carreira e envolva seus funcionários em seu planejamento de carreira. Pergunte-lhes quais treinamentos gostariam de adquirir. Oriente-os no processo de crescimento como profissionais. Ofereça-lhes novas maneiras de se desafiarem no trabalho. Coloque-os em contato com um mentor no trabalho.

Se seus funcionários ainda sentirem que estão crescendo no tempo em que estão esperando para serem promovidos, eles têm menos probabilidade de sair por tédio ou frustração.

6. Implemente, avalie e ajuste

Agora, quando finalmente chegar a hora de transferir a responsabilidade de um funcionário para outro, você estará pronto.

Você já terá identificado e treinado outro funcionário para assumir o papel sem problemas. Você pode usar as duas semanas em que seu funcionário que está saindo ainda está empregado em sua empresa para ajudar na transição. Isso permite que eles acompanhem o trabalho e façam quaisquer perguntas que surgirem antes que seu funcionário que está saindo vá embora.

Depois que a transição estiver completa, você deve permitir que seu funcionário tenha alguns meses para se adaptar ao novo papel e deve responder a quaisquer perguntas que ele possa ter. Você pode descobrir que sua primeira tentativa de planejamento de sucessão deixa espaço para melhorias e tudo bem. Identifique o que funcionou e o que não funcionou e melhore para a próxima vez.

Como medir o sucesso da sua estratégia de planejamento de sucessão

Pode ser complicado implementar uma estratégia de planejamento de sucessão inteira por conta própria – é por isso que a tecnologia é sua melhor amiga. O software certo de planejamento e gestão de sucessão pode fazer tudo, desde ajudar você a criar os planos de sucessão físicos até identificar e reter os melhores talentos.

Os softwares de planejamento de sucessão têm uma variedade de ferramentas que podem permitir que os gerentes de RH acompanhem as aspirações de carreira dos funcionários, retenham talentos internos e promovam de dentro, reduzindo assim os custos associados à aquisição de talentos.

Se você ainda não está usando um software de planejamento e gestão de sucessão em sua estratégia atual de gestão de talentos, pode considerar explorar suas opções.

Não espere até que seja tarde demais

O planejamento de sucessão pode parecer um tópico desconfortável para abordar com seus funcionários a princípio, mas isso lhe poupará uma dor de cabeça mais tarde. Se você abordar o planejamento de sucessão com uma estratégia clara e for aberto com seus funcionários, verá resultados.

Gerentes de RH, aprendam mais sobre como vocês podem melhorar sua estratégia de gestão de talentos.