Guia do Comprador de Software HRMS & HCM 2024 | G2

O que são softwares HRMS e HCM? 

Sistemas de gestão de recursos humanos (HRMS) e gestão de capital humano (HCM) são plataformas de tecnologia de RH compostas por múltiplos módulos conectados que gerenciam uma variedade de funções de RH. Eles ajudam as empresas a gerenciar tarefas administrativas e estratégicas chave, incluindo armazenar e organizar dados de funcionários, recrutar novos talentos, avaliar o desempenho dos funcionários e gerenciar programas de treinamento. Essas grandes suítes de RH combinam funções administrativas mais táticas com gestão de talentos a longo prazo e planejamento da força de trabalho. Combinar todas essas funções em um único sistema facilita a transferência contínua de dados entre os módulos e oferece oportunidades de automação para ajudar os funcionários a fornecer serviços de RH de forma mais eficiente.

O que significa HRMS?

HRMS significa sistemas de gestão de recursos humanos. Além de HRMS, os compradores podem ver outras siglas sendo usadas para descrever suítes de software de RH. Esses termos são frequentemente usados de forma intercambiável para se referir a suítes de RH com múltiplos módulos, e diferentes empresas de software que oferecem produtos com funcionalidades semelhantes podem usar termos diferentes. Mas podem haver diferenças, como as abaixo: 

• HRIS significa sistema de informação de recursos humanos. Estes são tipicamente plataformas que gerenciam informações de pessoal, políticas e procedimentos para uma organização. Eles incluem um módulo de RH central para coletar e armazenar dados de funcionários e podem também incluir módulos para plataformas de folha de pagamento, plataformas de benefícios e portais de conformidade, entre outras funções.
• HCM significa gestão de capital humano. Estas são plataformas que geralmente incorporam funções de um HRIS, mas adicionam funcionalidades para gestão de talentos e planejamento da força de trabalho. Isso pode incluir gestão de desempenho, engajamento de funcionários, planejamento de carreira, rastreamento de tempo e presença, previsão de necessidades de mão de obra e planejamento de sucessão.
• HRMS ou sistemas de gestão de recursos humanos oferecem módulos que podem gerenciar todo o ciclo de vida do funcionário, desde o recrutamento até o planejamento de sucessão.

Para os propósitos deste guia, HRMS refere-se a sistemas de múltiplos módulos que gerenciam uma variedade de funções de RH.

Quais tipos de sistemas de gestão de recursos humanos e gestão de capital humano existem?

Suíte de RH agrupada

Alguns produtos HRMS são vendidos como um único pacote, o que significa que o sistema inclui múltiplos módulos para diferentes funções de RH e que os módulos devem ser adquiridos juntos em uma única plataforma.

Suíte de RH modular

Neste modelo, um produto HRMS inclui múltiplos módulos que podem ser adquiridos em certas combinações ou níveis de pacote, ou individualmente, de acordo com as funções que o comprador precisa.

HRMS e HCM para pequenas e médias empresas

Enquanto uma suíte de RH abrangente pode ter sido acessível apenas para grandes empresas, há um número crescente de produtos HRMS no mercado que atendem especificamente a pequenas ou médias empresas. Estes oferecem muitos dos mesmos benefícios de produtos projetados para empresas maiores, mas são projetados para atender empresas com dezenas ou centenas de funcionários, em vez de milhares.

HRMS e HCM para empresas de grande porte

Um HRMS projetado para empresas de grande porte (aquelas com mais de 1.000 funcionários) oferecerá módulos semelhantes aos projetados para empresas menores. No entanto, produtos empresariais devem ser capazes de escalar para atender milhares de funcionários, algo que nem todos os produtos HRMS são projetados para fazer. Eles podem oferecer mais personalização para necessidades de folha de pagamento e conformidade que mudam porque a empresa está em múltiplas jurisdições. Compradores empresariais também precisam de ferramentas para apoiar estruturas organizacionais complexas e análises avançadas para entender grandes volumes de dados.

HRMS e HCM para empresas multinacionais

Empresas que operam em vários países precisam de um HRMS que possa ajudar a empresa a permanecer em conformidade com diferentes leis e regulamentos. Essas plataformas podem gerenciar recrutamento, benefícios, folha de pagamento e outras áreas com fluxos de trabalho personalizados, dependendo das necessidades da empresa e dos países em que operam.

Quais são as características comuns dos softwares HRMS e HCM?

HCM & HRMS são frequentemente grandes suítes, às vezes consistindo em mais de uma dúzia de módulos. As características desses produtos variam dependendo dos tipos de módulos disponíveis. Cada módulo é como um produto individual por si só, com um conjunto de características distintas.

Cada HCM & HRMS incluirá alguma combinação desses módulos:

• RH central: Uma parte básica de qualquer software HRMS ou HCM é seu banco de dados central de informações de funcionários, também conhecido como RH central. Esses módulos armazenam registros de funcionários, incluindo informações pessoais, benefícios, classificação de trabalho, histórico de emprego e informações de compensação. As plataformas comumente incluem funcionalidade de autoatendimento para que os funcionários possam visualizar e atualizar suas informações conforme necessário.
• Administração de benefícios: Desde definir pacotes de benefícios até simplificar inscrições de benefícios, os módulos de gestão de benefícios em um HCM ou HRMS ajudam os profissionais de RH a simplificar os processos de benefícios para si mesmos e para os funcionários. Esses módulos permitem que os especialistas em RH personalizem as ofertas de benefícios de sua empresa, incluindo a criação de regras para diferentes grupos de funcionários ou usuários específicos. Os funcionários podem então acessar um portal de autoatendimento onde podem se inscrever em benefícios no momento apropriado, visualizar suas eleições existentes e fazer alterações conforme necessário.
• Folha de pagamento: Processar folha de pagamento com a ajuda do módulo de folha de pagamento em um HRMS ajuda os profissionais de RH a garantir que seus cálculos sejam precisos e que os pagamentos sejam eficientes. Os módulos de folha de pagamento permitem que os administradores configurem processos de folha de pagamento, automatizem cálculos e enviem pagamentos aos funcionários.
• Recrutamento: Dependendo do produto, um HCM ou HRMS pode ter funcionalidades básicas de recrutamento ou uma gama de ferramentas para ajudar os usuários a encontrar, atrair, entrevistar e, finalmente, contratar candidatos para vagas abertas. A maioria dos sistemas terá pelo menos um sistema de rastreamento de candidatos para organizar informações de candidatos e gerenciar fluxos de trabalho durante o processo de contratação. Alguns sistemas adicionam funções adicionais, como capacidades de marketing de recrutamento, páginas de carreira, sourcing automatizado e recursos de comunicação para entrar em contato com candidatos.
• Integração: O módulo de integração em um HRMS ajuda as equipes de RH a simplificar o processo de treinamento de funcionários para preparar novos contratados para serem produtivos em suas funções. Esses módulos rastreiam tarefas que os novos funcionários devem completar, organizam documentos e facilitam a comunicação entre a empresa e o novo funcionário antes do primeiro dia de trabalho.
• Gestão de desempenho: Uma parte chave das ferramentas de gestão de talentos em um HCM ou HRMS, os módulos de gestão de desempenho gerenciam processos em torno da avaliação e desenvolvimento de funcionários. As funções básicas incluem a realização de avaliações de desempenho, fornecimento de feedback aos funcionários e gestão de metas.
• Gestão de aprendizagem: Muitos produtos HCM e HRMS têm um sistema de gestão de aprendizagem corporativa (LMS) embutido, que pode simplificar a entrega de materiais de treinamento online e cursos. As funções principais em um LMS incluem disponibilizar material de curso online, oferecer uma ferramenta de criação de conteúdo ou integrar-se com uma, e rastrear o progresso do aluno. Um LMS também mantém registros de quais treinamentos os funcionários completaram para fins de conformidade. Módulos LMS mais robustos podem também incluir capacidades avançadas de autoria de cursos, uma biblioteca de conteúdo sob demanda, a capacidade de gerenciar treinamentos presenciais e compatibilidade com dispositivos móveis.
• Gestão da força de trabalho: Desde gerenciar horários de funcionários até prever necessidades de mão de obra, produtos HCM & HRMS vêm com uma gama de funções tanto para a gestão do dia a dia da gestão da força de trabalho quanto para o planejamento estratégico da força de trabalho. Funções de tempo e presença ajudam as empresas a calcular automaticamente as horas dos trabalhadores, gerenciar ausências de funcionários, agendar férias de funcionários e gerenciar horas extras. As empresas também usam essas ferramentas para criar horários de funcionários, permitir que os funcionários se inscrevam para turnos e gerenciar conflitos e mudanças de horários. Ferramentas de análise rastreiam várias métricas da força de trabalho para dar aos gerentes insights sobre o desempenho da força de trabalho ao longo do tempo. Algumas plataformas também têm capacidades preditivas para que as empresas possam prever demandas futuras de mão de obra e planejar de acordo.
• Gestão de compensação: Também dentro do guarda-chuva de gestão de talentos, módulos para gerenciar a compensação de funcionários são frequentemente incluídos em um HRMS. Ferramentas de compensação ajudam as organizações a definir orçamentos de compensação, visualizar níveis de compensação existentes, revisar aumentos por mérito e gerar relatórios que fornecem uma visão da compensação em toda a empresa. Como esses módulos são integrados ao restante do HRMS, eles facilitam a transferência contínua de dados de compensação atualizados para outras partes do sistema, incluindo folha de pagamento e RH central.
• Conformidade de RH: Uma responsabilidade chave dos departamentos de RH é manter a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Módulos de gestão de conformidade ajudam as empresas a se manterem atualizadas com as mudanças regulatórias em áreas como elegibilidade para trabalho, saúde e relatórios de dados e garantem que as políticas da empresa atendam à conformidade regulatória. Esses módulos gerenciam documentação como formulários de reconhecimento de manual do funcionário ou papelada da Lei de Licença Médica e Familiar. Ter todas as informações de conformidade alojadas em um único sistema que se integra com o restante dos dados de RH de uma organização ajuda as organizações a permanecerem em conformidade com os regulamentos de sua jurisdição.
• Análise de RH: Um grande benefício de um sistema HRMS ou HCM é ser capaz de coletar e armazenar grandes quantidades de dados organizacionais centralizados em um sistema conectado. Mas além de coletar os dados, os produtos HRMS ajudam as organizações a convertê-los em insights acionáveis através da geração de relatórios analíticos ou painéis. Esses relatórios podem analisar uma variedade de métricas, como rotatividade de funcionários, níveis de compensação, tendências de mão de obra, demografia de funcionários e uso de tecnologia de RH. Os líderes podem usar esses dados para tomar decisões que impactam a retenção de funcionários ou o crescimento dos negócios.

Quais são os benefícios dos softwares HRMS e HCM?

• Consolidar dados de RH: Usar uma plataforma HRMS ou HCM que inclui módulos para gerenciar todas as funções de RH de uma empresa também significa que os dados coletados por esses módulos são armazenados em um único banco de dados. Um dos benefícios dessa abordagem é a redução de erros de dados, já que o sistema central HRMS fornece uma única fonte de verdade, o que significa que múltiplos módulos podem confiar nos mesmos dados. Isso significa que os dados dos funcionários só precisam ser inseridos uma vez e podem então ser acessados por todos os módulos interconectados ou software que se integra com o HRMS. A redução na entrada de dados economiza tempo dos profissionais de RH e também reduz o potencial de erros humanos. O software HCM também permite que você obtenha os dados que deseja sob demanda.
• Melhorar a eficiência da equipe de RH: Ter um único sistema que contém todos ou a maioria dos processos de RH de uma empresa significa menos troca entre aplicativos para realizar uma tarefa e fácil monitoramento de funcionários. Por exemplo, ao integrar um novo funcionário, um profissional de RH poderia rapidamente alternar entre os módulos de recrutamento, integração, RH central e administração de benefícios no HRMS, em vez de ter que usar quatro aplicativos diferentes para essas tarefas. Centralizar dados também simplifica o trabalho que os funcionários de RH têm que fazer para garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, já que eles precisam confiar em um único sistema em vez de monitorar e reunir informações de múltiplos sistemas. Outra característica do software HCM é a automação dos processos de RH existentes.
• Otimizar operações de negócios com análises: Centralizar processos em um HRMS facilita relatórios e painéis de análises mais avançados, dando aos líderes empresariais insights que podem não estar disponíveis se os dados de múltiplas fontes não estivessem integrados em um único sistema. Os produtos HRMS frequentemente têm um número substancial de relatórios pré-construídos para que as empresas possam entender melhor diferentes aspectos de suas operações, como rotatividade de funcionários, adoção de iniciativas de treinamento ou necessidades de mão de obra. Os usuários também podem personalizar esses relatórios e painéis para analisar métricas específicas que lhes interessam. Muitos produtos HRMS & HCM também se integram com software de terceiros, então se uma empresa quiser adicionar uma nova ferramenta ao seu conjunto de software, eles poderão compartilhar dados entre sistemas.
• Simplificar o recrutamento: Recrutar novos talentos para uma organização pode ser um empreendimento complexo, com recrutadores tendo que gerenciar a busca de candidatos, agendar entrevistas e conduzir avaliações, tudo enquanto competem com outras organizações que buscam preencher funções semelhantes. HCM & HRMS centralizam múltiplas funções de recrutamento para que o processo funcione sem problemas, tanto para candidatos quanto para a equipe de recrutamento.
• Melhorar a experiência do funcionário: Módulos robustos de gestão de talentos se tornaram uma oferta mais comum em produtos modernos de HCM & HRMS, dando aos gerentes de RH um novo conjunto de ferramentas para proporcionar uma experiência superior ao funcionário. Isso inclui conduzir conversas de desempenho eficazes, oferecer experiências de aprendizado significativas, fornecer compensação justa e ajudar os funcionários a planejar suas trajetórias de carreira. Junto com esses recursos, muitas vezes vêm relatórios analíticos que ajudam os gerentes a identificar problemas que podem levar à rotatividade de funcionários e tomar medidas para evitar que os funcionários saiam.

Quem usa softwares HRMS e HCM?

Departamentos de RH, pessoal e membros da equipe de empresas de todos os tamanhos, desde pequenas empresas até empresas de grande porte, usam softwares HRMS & HCM para manter funções de RH centrais e estratégicas. Pequenas empresas e startups frequentemente têm uma pessoa ou uma pequena equipe de RH dedicada a gerenciar processos de RH. Empresas maiores provavelmente têm departamentos de RH que utilizam um HRMS para gerenciar processos em toda a organização, talvez até em múltiplos países. Funcionários e gerentes dentro de uma empresa também podem usar certos aspectos de um HRMS, como seu sistema de gestão de desempenho ou sistema de gestão de aprendizagem, enquanto outros, como o módulo de folha de pagamento, seriam usados principalmente pela equipe de RH.

Quais são as alternativas aos sistemas de gestão de recursos humanos?

Em alguns casos, os compradores podem descobrir que um determinado módulo em um software HRMS ou HCM não oferece a mesma funcionalidade robusta que uma versão independente do mesmo software ofereceria. Nesse caso, a empresa pode querer adquirir o produto independente para obter as funções que sua organização precisa e integrá-lo com seu HRMS.

Empresas menores também podem não precisar de todos os módulos em um HRMS e podem optar por um software de RH central com um conjunto de recursos mais limitado.

Desafios com sistemas de gestão de recursos humanos

Embora HCM & HRMS possam beneficiar as equipes de RH, eles também apresentam seus próprios desafios:

• Falta de integrações: Parte do apelo de um HRMS é que os módulos que fazem parte do sistema se integram automaticamente entre si. Mas às vezes, uma empresa quer adicionar um produto de software feito por um fornecedor diferente porque o módulo no HRMS não atende às necessidades da empresa. Por exemplo, um HRMS pode incluir um sistema básico de rastreamento de candidatos em suas funções de recrutamento, mas o usuário pode querer comprar uma plataforma de automação de recrutamento separada para adicionar capacidades mais avançadas de sourcing de candidatos. No entanto, o HRMS pode não ter a capacidade de se integrar perfeitamente com esse novo produto. Os compradores devem considerar escolher um HRMS que se integre com uma variedade de sistemas de terceiros para que compartilhe dados efetivamente com o conjunto de tecnologia existente do comprador, bem como com produtos que possam ser adquiridos no futuro.
• Falta de personalização: Suítes de software de recursos humanos são frequentemente comercializadas como produtos "tudo-em-um" que cobrem qualquer função que o departamento de RH precise. Mas os compradores devem garantir que "tudo-em-um" não signifique "tamanho único para todos". A capacidade de personalizar um sistema HRMS ou HCM para se adequar aos processos existentes de uma empresa é um fator crucial para saber se a nova tecnologia de RH será amplamente adotada pela organização e usada com sucesso por seus funcionários. Por exemplo, o módulo de folha de pagamento em um HRMS deve poder ser personalizado de acordo com as práticas específicas de folha de pagamento daquela empresa. Sem a capacidade de personalizar os módulos em um HRMS, os usuários podem se ver procurando produtos adicionais para preencher essas lacunas de funcionalidade.
• Custo: Um HCM ou HRMS de nível empresarial on-premises provavelmente é muito caro para caber nos orçamentos de pequenas empresas. Para atender clientes menores, muitos fornecedores oferecem suas plataformas em edições escalonadas, muitas vezes em um modelo SaaS em que os compradores pagam mensalmente por software de RH baseado em nuvem. Isso pode reduzir o investimento inicial necessário para licenciar um sistema on-premises legado. Ainda assim, o preço pode ser uma barreira de entrada para algumas empresas.
• Implementação: Um HRMS é um investimento significativo para qualquer empresa, tanto em dinheiro quanto em tempo. A implementação de um sistema de RH totalmente novo leva meses, se não anos, dependendo do tamanho da organização. Os compradores devem considerar que tipo de suporte o vendedor do HRMS fornece para garantir que a implementação seja eficiente e eficaz e se faz sentido contratar uma empresa de consultoria terceirizada para ajudar na implementação.

Como comprar sistemas de gestão de recursos humanos

Coleta de requisitos (RFI/RFP) para sistemas de gestão de recursos humanos

Ao coletar requisitos para um HRMS, os compradores devem considerar toda a gama de processos de RH em toda a organização e como um novo HRMS idealmente os ajudaria a gerenciar melhor esses processos. Este processo deve envolver partes interessadas que supervisionam diferentes tarefas relacionadas ao RH, como folha de pagamento, aprendizado e desenvolvimento e avaliação de funcionários. Os compradores devem avaliar quais módulos HRMS (e recursos dentro desses módulos) são essenciais e quais são desejáveis. Por exemplo, uma empresa pode querer um HRMS com fortes capacidades de autoatendimento de RH, mas está planejando manter seu LMS existente, então encontrar um HRMS com gestão de aprendizagem robusta não é tão importante.

Comparar produtos de sistemas de gestão de recursos humanos

Criar uma lista longa

Existem centenas de produtos do tipo HRMS no mercado, então as etapas iniciais de comparação de produtos HRMS exigirão a elaboração de uma lista inicial de soluções que atendam aos requisitos básicos de recursos da empresa. Isso deve incluir módulos obrigatórios como folha de pagamento e RH central, mas também pode incluir módulos que são importantes para a empresa, como módulos de gestão de talentos. Nesta fase, também considere a reputação da empresa e a experiência de outros compradores que estão em empresas semelhantes, lendo avaliações de usuários reais no G2.com.

Criar uma lista curta

Depois que uma lista longa foi criada, é hora de olhar para cada produto em mais detalhes para determinar se ele atenderá às necessidades da empresa e merece ser colocado em sua lista curta. Isso deve incluir a avaliação de recursos adicionais de cada produto além dos identificados como essenciais para determinar se essa funcionalidade adicional beneficiaria a organização. Nesta fase, os compradores também devem considerar quão bem cada HRMS se integra com software de terceiros e considerar eliminar produtos que não se integrariam bem com outro software que o comprador pretende continuar usando. Os compradores podem usar o recurso de comparação no G2.com para avaliar as diferenças entre seus produtos selecionados.

Conduzir demonstrações

Quando a empresa estiver pronta para conduzir demonstrações, os compradores devem ter uma noção dos recursos que os produtos na lista curta oferecem e estar prontos para avaliar quão efetivamente esses recursos atendem às necessidades da organização. Os vendedores devem guiar os compradores sobre como cada módulo HRMS funciona e como os módulos trabalham juntos para criar uma ótima experiência do usuário. Considere quão fácil é usar a interface e quão rapidamente os funcionários seriam capazes de implementá-la em seu fluxo de trabalho diário. Os compradores também devem perguntar sobre a capacidade de personalizar certos módulos para atender às necessidades específicas de seus negócios.

Seleção de sistemas de gestão de recursos humanos

Escolher uma equipe de seleção

A equipe de seleção deve incluir várias partes interessadas da equipe de RH, que será o maior usuário do sistema. Também pode ser prudente convidar feedback de outras partes da organização, já que funcionários e gerentes em outras partes do negócio provavelmente usarão alguns dos módulos HRMS.

Negociação

Depois de se concentrar em um produto preferido, é hora de negociar um pacote de preços. Os compradores devem considerar o modelo de preços do software, como se o vendedor cobra uma taxa de licenciamento única pelo software ou uma taxa mensal com base em quantos funcionários usarão o produto. Os vendedores de HRMS frequentemente agrupam módulos em diferentes pacotes, então uma empresa precisa considerar qual pacote de funcionalidades melhor atenderá às suas necessidades. Pode haver espaço para negociar para adicionar certas funções de um pacote superior sem aumentar o preço do contrato. Compromissos de vários anos também criam espaço para negociar descontos.

Decisão final

Como um HRMS toca em muitos aspectos das operações de uma empresa, a decisão final deve ser revisada pela liderança da empresa, em consulta com a equipe de RH e outras partes interessadas relevantes.

Quanto custam os sistemas HRMS e HCM?

Como os sistemas HRMS e HCM são precificados varia dependendo do vendedor. Alguns vendedores oferecem seu software em um modelo de licença perpétua — pague uma taxa inicial e ganhe os direitos de instalar o software, seja nos servidores de uma empresa ou com um provedor de hospedagem. Recentemente, muitos fornecedores de HRMS mudaram para um modelo SaaS, no qual os compradores pagam uma taxa mensal que varia dependendo de quantos usuários ou funcionários a empresa tem e de quais módulos HRMS a empresa deseja como parte de seu pacote.

Retorno sobre o Investimento (ROI)

Ao calcular o ROI, os compradores devem considerar se seu software HRMS ou HCM contribuirá para o aumento da produtividade ou eficiência em sua equipe de RH, economizando tempo e dinheiro em comparação com seus métodos anteriores de realizar processos essenciais de RH. Essas melhorias de eficiência terão que ser pesadas contra os custos iniciais e contínuos do HRMS e se outras soluções no mercado poderiam alcançar os mesmos objetivos.