Como Usar a Gestão de Instalações para Fazer Seus Funcionários Felizes

A segurança do edifício, a subsistência, a funcionalidade e o mercado imobiliário são aspectos cruciais de qualquer empresa.

Toda empresa precisa ter diretrizes para lidar com esses fatores – todos os quais se enquadram em um conceito conhecido como gestão de instalações. As empresas usam software de gestão de instalações para simplificar todas essas tarefas.

Então, o que exatamente é a gestão de instalações?

Para que um estabelecimento funcione de forma eficiente e permaneça em conformidade, são necessários diferentes serviços. Todo estabelecimento requer serviços de gestão de instalações hard e soft. As empresas podem precisar utilizar vários serviços de FM dependendo do seu tamanho e localização. Manter os ocupantes e funcionários felizes deve ser a prioridade dos gestores de instalações.

Qual é a importância da gestão de instalações?

Os funcionários precisam se sentir seguros e confortáveis para fazer o seu melhor trabalho. Isso significa que ter excelentes práticas de gestão de instalações é crucial.

A gestão de instalações impacta o valor da sua propriedade, edifícios, recursos e até mesmo equipamentos. Também é crucial para:

• Otimizar espaços
• Gestão de projetos
• Gestão e manutenção de energia
• Experiência geral no local de trabalho

Tipos de serviços de gestão de instalações

Existem dois tipos de serviços de FM: hard e soft. Os serviços hard e soft são vitais para a gestão adequada de edifícios. Esses serviços ajudam na produtividade de uma empresa e melhoram a satisfação dos funcionários.

Serviços de FM hard

Os serviços de FM hard cuidam dos aspectos físicos de um edifício. Isso garante a segurança e o bem-estar dos funcionários e ocupantes do edifício, sendo obrigatório por lei.

Exemplos de FM hard são:

• Gás, água e encanamento
• Aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC)
• Iluminação e eletricidade
• Segurança contra incêndio
• Manutenção do edifício

Serviços de FM soft

Por outro lado, os serviços de FM soft não são obrigatórios, e as empresas podem adicioná-los ou removê-los conforme acharem necessário. Os serviços de FM soft tornam a ocupação de um edifício mais agradável e confortável. Além disso, podem tornar uma instalação mais segura.

Exemplos de serviços de FM soft são:

• Manutenção de terrenos
• Serviços de paisagismo
• Serviços de decoração
• Serviços de alimentação
• Limpeza
• Estacionamento de veículos
• Gestão de espaços de trabalho

Fornecer ambos os serviços de FM hard e soft é difícil. Felizmente, o software de gestão de instalações pode facilitar essa tarefa para os gestores. O software de gestão de instalações permite que as empresas gerenciem e lidem com todos os serviços de FM em um único sistema.

Como o software de gestão de instalações ajuda?

O software pode ajudar na gestão de serviços para empresas em diferentes indústrias:

Manutenção de instalações

O software de gestão de instalações pode ajudar a planejar e conceber medidas de manutenção preventiva. Isso proporciona muitos benefícios a longo prazo. Você pode usar esse software para agendar inspeções de segurança contra incêndio e manutenção de HVAC.

Fazer isso para sua empresa ajuda a reduzir o risco de paralisações. Também ajuda a melhorar a satisfação dos funcionários e ocupantes do edifício.

Gestão imobiliária

Aqui, o papel de um gestor de instalações coincide com o de um gestor de propriedades. Um gestor de instalações deve ajudar a manter o edifício seguro para habitação, realizar reparos de ativos e recursos em tempo hábil, coordenar com o departamento de instalações e supervisionar as equipes que os ajudam a realizar isso. É aqui que um software de gestão de instalações entra para ajudá-los.

Gestão de desempenho

Você pode gerenciar seu inventário e orçamentos e lidar com a gestão de desempenho de ativos usando o software de FM.

Sistemas de edifícios

Cada edifício é único. Alguns edifícios têm elevadores, e a maioria deles vem equipada com um sistema de incêndio, sistema de segurança e HVAC. Um software de gestão de instalações ajuda os gestores a supervisionar isso a partir de um único aplicativo.

Gestão de inventário e ordens de trabalho

Um gestor de instalações deve acompanhar as tarefas de um técnico e fazer o acompanhamento com eles. Se eles fizerem isso manualmente, é devido à falta de ferramentas de gestão. No entanto, um software de gestão de instalações pode ajudá-los a lidar perfeitamente com reparos e trabalhos de manutenção sempre que houver uma solicitação.

O processo adequado de gestão de inventário para lidar com ordens de trabalho garante que nenhum problema passe despercebido.

Gestão de ativos

Através do software de gestão de instalações, você pode decidir o que fazer com os ativos, se precisam ser reparados, mantidos ou alocados.

O módulo de gestão de ativos também permite que você realize o rastreamento de ativos. Isso ajuda você a acessar recursos sempre que você ou seus funcionários precisarem deles.

Gestão de espaço

Com o software de gestão de instalações, você pode facilmente realizar serviços de FM soft, como design de escritório, gestão de serviços de campo e alocação de recursos. A maioria dos softwares de gestão de instalações fornece insights e dados, que podem ajudá-lo a lidar com custos e utilizar melhor os recursos.

As diferentes partes da gestão de instalações

Como a gestão de instalações é versátil, pode ser desafiador entender seu escopo adequado. A gestão de instalações tem cinco funções principais.

1. Otimizar e manter instalações

Uma das funções principais da gestão de instalações é garantir que os edifícios estejam operando em condições ideais. Isso inclui tudo, desde a limpeza e decoração do local de trabalho até garantir o melhor ambiente de trabalho possível para os funcionários.

Para manter isso, você precisa classificar todos os seus ativos com precisão e garantir que estejam atualizados. Isso significa que você precisa ter um sistema de gestão de instalações adequado para essas informações.

Além disso, os gestores de instalações são responsáveis por entender o layout completo da propriedade e saber como usar todo o espaço disponível.

2. Simplificar processos

Ter uma rotina ajuda a garantir que todos os dias sejam mais eficientes e navegáveis para todos em sua empresa. Este componente da gestão de instalações adiciona ordem a um ambiente de trabalho desorganizado.

Alguns processos que os gestores de instalações podem regularizar são:

• Ordens de trabalho
• Check-in e check-out de funcionários
• Check-in e check-out de visitantes
• Tarefas
• Reservas de salas de reunião

3. Oferecer suporte

Um gestor de instalações deve criar um ambiente de trabalho confortável para todos os funcionários. Isso os ajuda a serem mais felizes, o que lhes permite ter um melhor desempenho e uma melhor perspectiva sobre seu trabalho.

Por outro lado, um ambiente de trabalho ruim significa funcionários insatisfeitos, baixo desempenho e uma perspectiva negativa em relação à sua empresa.

Os gestores de instalações precisam buscar maneiras inovadoras de garantir que sua empresa se destaque das demais. Suas contribuições muitas vezes se tornam uma parte reconhecível da empresa.

4. Gestão de projetos

Lidar com entregas e orçamentos é outra tarefa que os gestores de instalações precisam acompanhar. Seja qual for o projeto, os gestores de instalações precisam garantir que esses permaneçam dentro do orçamento alocado e que todas as tarefas sejam concluídas.

Outro aspecto da gestão de projetos para gestores de instalações é supervisionar o trabalho dos empreiteiros e subempreiteiros para projetos. Os gestores de instalações precisam garantir que esses grupos tenham as permissões corretas e rastrear com precisão seu tempo de conclusão.

5. Integração de tecnologia

Os gestores de instalações também precisam garantir que a organização tenha a tecnologia certa integrada à infraestrutura do edifício.

Embora as equipes de tecnologia da informação (TI) sejam responsáveis por implementar a tecnologia, os gestores de instalações têm a palavra final sobre a seleção e o emprego.

Prós e contras do software de gestão de instalações

A gestão de instalações tem múltiplos benefícios, desde a gestão de espaço adequada até obter uma visão completa das despesas.

1. Otimização de espaço

A gestão de instalações ajuda você a entender quanto espaço você tem e como utilizá-lo adequadamente. Permite que os gestores obtenham uma imagem completa do espaço disponível e entendam duas coisas importantes:

• Qual espaço não está atualmente em uso
• Como eles podem usá-lo

Os dados de gestão de instalações permitem que os gestores determinem a melhor maneira de recuperar o dinheiro gasto na alocação de espaço e melhorar a receita.

2. Manutenção de registros

À medida que suas necessidades de instalações mudam ao longo do tempo, você deve manter registros de todos os custos, tendências e mudanças. Um software de gestão de instalações permite que você faça isso a partir de um único local.

Aqui estão alguns registros que os gestores de instalações podem rastrear:

• Ocupação de espaço
• Estações de trabalho dos funcionários
• Custos de recursos e seu ciclo de vida
• Custos de utilidades
• Custos de reparo

3. Rastrear custos

Você precisa entender todos os seus custos no local de trabalho. O software de gestão de instalações fornece insights sobre as despesas reais que ajudam a manter seu local de trabalho funcionando.

Por exemplo, o espaço que você usa versus o custo do aluguel do seu edifício mostra o custo real por metro quadrado.

4. Integração

Ambientes de trabalho mais inovadores estão surgindo, e a gestão integrada de instalações apoia a Internet das Coisas (IoT). Você deve investir e gerenciar dispositivos conectados que podem ajudá-lo a gerenciar suas instalações e tomar melhores decisões.

O IoT de escritório está crescendo rapidamente. Facilita a gestão de instalações. Por exemplo, considere um sensor de ocupação. Instalar um em salas de conferência permite que as pessoas entendam sua ocupação. Sensores como este fornecem insights sem trabalho manual.

Desvantagens da gestão de instalações

Por outro lado, a gestão de instalações tem desvantagens e pode não funcionar melhor para todos os espaços e configurações de negócios. Antes de considerar um serviço de gestão de instalações para seu edifício, você precisa entender suas desvantagens:

1. Caro para organizações menores

O software de gestão de instalações pode ser caro para organizações menores. Pode fazer mais sentido financeiro terceirizar essa responsabilidade para alguns profissionais, em vez de contratar mais pessoas e investir em uma solução de software.

Como o último pode oferecer mais do que a organização pode precisar, faz mais sentido para uma organização menor optar pelo primeiro.

2. Perda de controle

Contratar serviços de gestão de instalações significa que você precisa transferir responsabilidades significativas para outra pessoa. Em algumas situações, gestores de propriedades e negócios não se sentem confortáveis em transferir essas responsabilidades.

É uma grande mudança, e se um gestor não se sentir confortável com essa perda de controle, um serviço de FM pode não ser a escolha certa para o seu negócio.

3. Riscos de segurança

Para que um gestor de instalações faça seu trabalho, ele precisa ter acesso a informações confidenciais sobre um edifício e seus sistemas. Essas informações são esclarecidas em um contrato, juntamente com detalhes sobre possíveis violações do contrato.

No entanto, sempre há a possibilidade de uma violação de informações. Embora seja uma desvantagem rara, é crucial mantê-la em mente.

O papel de um gestor de instalações

Os gestores de instalações operam em diferentes funções empresariais. A principal prioridade de um gestor de instalações é manter os ocupantes de um edifício seguros. Os gestores de instalações em todas as empresas precisam trabalhar em dois níveis:

• Estrategicamente: Ao operar estrategicamente, os gestores de instalações ajudam usuários, clientes e consumidores a entender o impacto das decisões que tomam.
• Funcionalmente: Isso ajuda os gestores de instalações a garantir um ambiente adequado para os ocupantes funcionarem.

Aqui estão alguns aspectos de um edifício que um gestor de instalações cuida:

Ambiente, saúde e segurança

Um gestor de instalações identifica, avalia, controla e gerencia questões de ambiente, saúde e segurança (EHS). Se isso não for feito, pode significar que os funcionários fiquem doentes, se machuquem ou pior. Isso também pode resultar em menor confiança dos clientes e investidores em uma empresa.

Segurança contra incêndio

O fogo é uma ameaça para todos os edifícios, e é necessário ter uma gestão sólida de segurança contra incêndio em vigor. A gestão de instalações deve garantir mecanismos adequados para combater ameaças de incêndio, realizar inspeções, testar equipamentos de segurança contra incêndio e atender aos níveis de conformidade exigidos.

Segurança

O gestor de instalações em uma empresa é responsável por lidar com a segurança dos funcionários. Isso significa que eles devem garantir que câmeras de segurança adequadas sejam instaladas, que o acesso não autorizado não seja concedido, que as medidas de segurança contra incêndio sejam seguidas, que as saídas de emergência sejam acessíveis e muito mais.

Manutenção de recursos

A manutenção, teste e inspeção de recursos são necessários para garantir que um edifício opere com segurança para cumprir as obrigações legais. A manutenção do edifício inclui todos os trabalhos necessários para a sustentação e melhoria dos edifícios e seus elementos.

Saneamento

A limpeza geralmente é realizada fora do horário comercial, mas você pode fornecer manutenção constante. Exemplos incluem limpeza de banheiros, reposição de papéis, toalhas e sabão. Um gestor de instalações deve garantir que esse trabalho seja realizado regularmente.

Operacional

Cuidar das operações do dia a dia é uma das tarefas principais realizadas pela equipe de gestão de instalações. Eles podem terceirizar isso ou autorizar funcionários diretos para realizar isso.

Alguns exemplos de tarefas operacionais incluem consertar uma máquina de cópias, garantir que as luzes funcionem e reparar cadeiras quebradas. Os gestores de instalações podem implantar software de help desk para permitir que os funcionários realizem atividades de autoatendimento, como reservar salas de reunião e gerenciar vagas de estacionamento.

Continuidade de negócios

A continuidade de negócios ou planejamento de continuidade de negócios garante que as empresas tenham um plano sólido para gestão de desastres. Por exemplo, desastres naturais como a COVID-19 interromperam negócios em todo o mundo no final de 2019 e início de 2020. Gestores de instalações em várias indústrias tiveram que criar um plano de continuidade de negócios para garantir que seus funcionários estivessem seguros e não fossem impactados por essa interrupção.

O que é software de gestão de instalações?

O software de gestão de instalações ajuda as empresas a gerenciar todo o seu planejamento de reparos e manutenção a partir de uma interface baseada na web.

Isso ajuda as empresas a economizar tempo e dinheiro, pois gerencia edifícios, ativos e ocupantes de forma mais eficiente.

Com o software de gestão de instalações, os gestores de instalações podem realizar múltiplas funções, como gestão de recursos, sourcing de contratados, trabalho de conformidade e cumprimento de ordens de trabalho. O software certo permite que as equipes de gestão de instalações rastreiem espaço, analisem padrões de gastos, aumentem a eficiência energética e economizem dinheiro.

Melhor software de gestão de instalações

O software de gestão de instalações que você escolher deve permitir que você gerencie múltiplos edifícios e agende reparos, além de estar em conformidade com as melhores práticas de saúde e segurança.

Para ser incluído na categoria de software de gestão de instalações, um produto precisa ter as seguintes funcionalidades:

• Permitir que os usuários gerenciem diferentes tipos de edifícios e instalações
• Lidar com inspeções, reparos de equipamentos e manutenção
• Estar em conformidade com normas de saúde, segurança e ambientais
• Fornecer requisitos para manutenção
• Fornecer recursos de gestão de inventário
• Oferecer funcionalidade de gestão de espaço, incluindo tamanhos de salas e outras medidas
• Controlar o acesso a instalações e locais através de sistemas de rastreamento de chaves e fechaduras

*Abaixo estão os cinco principais softwares de gestão de instalações do Relatório Grid® da G2 da Primavera de 2022. Algumas avaliações podem ser para clareza.

1. Oracle's Primavera Unifier

Oracle's Primavera Unifier ajuda as empresas a aumentar a visibilidade e a eficiência. Aproveite a ampla personalização e processos pré-construídos para um início rápido para automatizar qualquer processo de negócios com formulários e fluxos de trabalho personalizados.

O que os usuários gostam:

"Gosto de como é fácil manipular esta ferramenta de gestão de projetos da Oracle. As capacidades fornecidas são excelentes e úteis para a entrega bem-sucedida de projetos. As funcionalidades em nuvem e no local do sistema são perfeitas. Também possui fácil gestão de tarefas e é flexível na preparação de análises de dados."

- Avaliação do Oracle's Primavera Unifier, Veronicah R.

O que os usuários não gostam:

"A utilização móvel pode ser melhorada e eu expandiria como ele pode se integrar com outras plataformas úteis de gestão de projetos. Gostaria que tivesse a capacidade de gerenciar arquivos maiores e melhorias no armazenamento em nuvem."

- Avaliação do Oracle's Primavera Unifier, Juan R.

2. ServiceChannel

ServiceChannel fornece aos gestores de instalações uma plataforma única para obter, adquirir, gerenciar e pagar por serviços de reparo e manutenção de empreiteiros comerciais em toda a sua empresa. Ao fornecer transparência sem precedentes e análises baseadas em dados da qualidade do serviço em todos os ofícios, locais e empreiteiros, os gestores de instalações impulsionam um significativo valor de marca e ROI para suas organizações sem terceirizar ou investir em nova infraestrutura.

O que os usuários gostam:

“Tudo sobre o meu trabalho é muito mais fácil com esta plataforma, incluindo acesso móvel, acesso a dados e transparência.”

- Avaliação do ServiceChannel, Tatiana T

O que os usuários não gostam:

“Acho que o suporte a relatórios personalizados precisa ser mais robusto em sugerir novos relatórios.”

- Avaliação do ServiceChannel, Chuck C.

3. AkitaBox

AkitaBox é uma solução de gestão de instalações baseada em nuvem, fácil de usar, projetada para melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade e fornecer maior insight nas funções críticas de gestão de edifícios - desde a sala de caldeiras até a sala de reuniões.

O que os usuários gostam:

"Minha experiência anterior foi frustrante. O software exigia o uso de uma versão mais antiga do Windows e era muito mais desafiador de gerenciar do que eu achava necessário. Isso resultou em uma aceitação ruim por parte do corpo docente que precisava usá-lo mais. O AkitaBox torna as solicitações muito simples e a ferramenta principal, um iPad, facilita o uso do programa para documentar o trabalho."

- Avaliação do AkitaBox, Robert S.

O que os usuários não gostam:

"Seria bom referenciar ordens de trabalho (WO) que foram recentemente marcadas como fechadas, criadas ou prioritárias! Quando você recebe várias WOs por dia, manter as críticas/prioritárias no topo da lista seria bom. Ao fechar ou abrir uma WO, seria bom voltar se algo foi esquecido rapidamente. Além disso, gostaria de ter todas as WOs carregadas em uma página, em vez de ter que rolar e clicar em expandir para ver todas as ordens de trabalho."

- Avaliação do AkitaBox, Robert C.

4. ARC Facilities

ARC Facilities é uma plataforma móvel que coloca sua sala de planos no seu bolso através de um aplicativo móvel fácil de usar. As equipes de instalações em movimento podem clicar em mapas digitais, recuperar informações de fechamento, identificar locais de desligamento e ver detalhes de equipamentos.

O que os usuários gostam:

"O módulo "emergência" da ARC é um salva-vidas. Somos um distrito de três campi com mais de 700 mil pés quadrados de instalações e suporte mínimo de pessoal. Poder acessar informações de desligamento de utilidades e recursos de emergência em poucos minutos na palma da minha mão é incrível."

- Avaliação do ARC Facilities, Byron W.

O que os usuários não gostam:

"O aplicativo ARC Facilities é limitado ao Apple IOS. No entanto, os usuários do Windows ainda têm acesso completo ao banco de dados através do site. No geral, estou muito satisfeito com o produto. Ele tem um potencial infinito."

- Avaliação do ARC Facilities, Byron W.

5. ML Work Orders

ML Work Orders é um sistema de gestão de ordens de trabalho fácil de usar que oferece tudo o que você precisa para gerenciar rapidamente e eficientemente suas ordens de trabalho de manutenção, inventário de ativos e cronogramas de manutenção preventiva.

O que os usuários gostam:

"O ML é visualmente agradável e, portanto, fácil de usar. A página principal de ordens de trabalho é muito simples, mas personalizável, então todas as informações de que preciso estão naquela tela."

- Avaliação do ML Work Orders, Heather B.

O que os usuários não gostam:

"Não gosto que as colunas de pesquisa não sejam alfabéticas. Para pesquisar ou classificar, você pode digitar a palavra que deseja, mas eu acharia a lista de caixas de seleção mais rápida se fossem alfabéticas. Isso é verdade para a maioria das seções: ordens de trabalho, ativos e PMs são todos assim. Se você quiser filtrar todas as ordens de trabalho por um funcionário, todos os funcionários estão em ordem aleatória."

- Avaliação do ML Work Orders, Michele W.

Seguindo em frente

A gestão de instalações é crucial para todas as organizações. Quer você contrate um recurso externo ou tenha uma equipe interna, você precisa garantir que eles tenham o conjunto certo de ferramentas para trabalhar. Um bom gestor de instalações fará tudo, desde manter a segurança de um edifício inteiro até garantir que todos os funcionários no local estejam felizes.

Interessado em aprender mais sobre como gerenciar seus ativos? Aprenda como você pode fazer isso com rastreamento de ativos.