Como Usar a Comunicação Assíncrona no Local de Trabalho

Encontrar maneiras eficazes de se comunicar pode ser um verdadeiro desafio.

Com o aumento das equipes remotas e organizações globais, os métodos tradicionais de comunicação estão evoluindo. Embora a necessidade de chamadas telefônicas e reuniões permaneça constante, há uma preferência crescente por métodos de comunicação assíncrona.

Esses estilos de comunicação, que não exigem respostas imediatas, estão se tornando silenciosamente a norma para muitos de nós, quer reconheçamos isso ou não.

O intervalo de tempo entre o envio da comunicação inicial e o recebimento de uma resposta pode variar de segundos a vários dias ou meses depois.

Mesmo que os indivíduos estejam no mesmo prédio, a comunicação assíncrona pode ajudar as equipes a se manterem mais focadas e eliminar distrações ao longo do dia. É comumente adotada por equipes híbridas ou remotas que operam em vários locais e fusos horários.

O e-mail, uma forma de comunicação assíncrona, é popular em quase todos os setores. No entanto, outros podem usar tecnologia mais sofisticada, como software de fila de mensagens (MQ) para priorizar e armazenar mensagens após o envio das respostas.

Comunicação síncrona vs. assíncrona

Onde a comunicação assíncrona não depende de uma resposta imediata em tempo real, a comunicação síncrona faz o oposto. É onde respostas instantâneas são necessárias e, em muitos casos, interações face a face são exigidas.

A comunicação síncrona geralmente ocorre por meio de chamadas telefônicas e reuniões presenciais ou virtuais, onde todos os participantes devem responder em tempo real. Alternativamente, exemplos de comunicação assíncrona incluem e-mail, mensagens de texto ou vídeo gravado.

Tipos de comunicação assíncrona

Hoje em dia, há muitas opções diferentes para empresas que desejam usar a comunicação assíncrona em sua organização. Alguns dos mais comumente usados são:

• E-mail
• Slack ou outras ferramentas de mensagens instantâneas
• Comentários em software de gerenciamento de projetos
• Vídeo gravado
• Documentos marcados em software baseado em nuvem
• Mensagens de texto
• Notas de voz

Embora alguns desses métodos também possam ser vistos como comunicação síncrona devido a respostas rápidas, eles ainda permitem atrasos no tempo de resposta.

Benefícios da comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona tornou-se cada vez mais comum em ambientes profissionais e pessoais. Os avanços tecnológicos permitiram uma mudança dos métodos tradicionais de comunicação, transformando a forma como interagimos e colaboramos.

Produtividade melhorada

Interrupções no trabalho podem ser incrivelmente distrativas. Seja o toque de uma chamada recebida, o zumbido de uma notificação ou um colega passando para uma conversa rápida, isso interrompe a concentração e desvia o fluxo de trabalho.

A comunicação assíncrona significa que os indivíduos podem estar mais focados em seu trabalho e responder às comunicações em um momento que funcione melhor para eles. Isso não apenas permite que eles se concentrem em suas tarefas de forma mais produtiva, mas também permite horários de trabalho flexíveis.

Melhor comunicação para equipes remotas

Em um ambiente remoto, mesmo quando os membros da equipe estão no mesmo fuso horário, coordenar reuniões pode ser desafiador devido a horários conflitantes e compromissos pessoais. Métodos assíncronos preenchem a lacuna, permitindo que equipes distribuídas colaborem efetivamente, independentemente da localização.

Comunicação documentada

Quando as equipes trabalham exclusivamente por meio de chamadas telefônicas ou reuniões presenciais, quaisquer resultados importantes dependem das habilidades de anotação dos envolvidos. Sem documentação completa, informações importantes podem ser perdidas ou esquecidas.

Com a comunicação assíncrona, todas as idas e vindas e detalhes essenciais são registrados no software utilizado. E-mails podem ser salvos, comentários podem ser mantidos no software de gerenciamento de projetos e, em muitos casos, as informações podem ser pesquisadas dentro dessas ferramentas, facilitando a revisão dos detalhes posteriormente.

Maior reflexão e clareza

Nem todos conseguem formular respostas na hora. A comunicação assíncrona permite tempo para pesquisa, de modo que insights valiosos possam impulsionar os projetos adiante.

Em vez de depender de reações instintivas ou impulsivas, as pessoas podem pesar prós e contras, avaliar diferentes opções e articular seus pensamentos com mais clareza. O resultado garante uma colaboração mais produtiva da equipe.

Melhores práticas para usar a comunicação assíncrona

Orientação adequada sobre como utilizar métodos assíncronos de forma eficaz pode cultivar uma melhor tomada de decisões e compromisso com os objetivos da equipe.

Crie um plano de comunicação claro

Qualquer método de comunicação que se espera ser usado deve ser documentado no plano de comunicação de uma empresa. Este plano deve delinear quando empregar métodos assíncronos em vez de síncronos, como a comunicação deve ser priorizada e qualquer informação sobre tempos de resposta esperados.

Incorpore comunicação síncrona

Mesmo com as melhores ferramentas assíncronas em vigor, às vezes, a melhor maneira de se comunicar é pegando o telefone e falando diretamente com alguém. Isso é particularmente verdadeiro em situações urgentes que exigem uma resposta imediata.

As políticas de comunicação devem indicar quando a comunicação síncrona é esperada e fornecer limites sugeridos que mantenham as equipes produtivas. Por exemplo, sugestões como manter chamadas ou reuniões com menos de 30 minutos podem ajudar a evitar reuniões desnecessariamente longas que tiram tempo valioso de trabalho.

Comunique claramente os horários de trabalho

Para equipes que trabalham em diferentes fusos horários, é essencial comunicar quando você estará online e disponível para verificar mensagens.

Muitas ferramentas assíncronas agora se conectam a plataformas de calendário, permitindo que seu status seja atualizado e sincronizado automaticamente. Assim, se você estiver em uma reunião ou fora do escritório, os membros da equipe podem antecipar respostas atrasadas de acordo.

Agende tempo focado

Reservar tempo para trabalho focado pode ajudar a gerenciar distrações e incentivar a criatividade. Adicionar blocos de tempo ao seu calendário sinalizará indisponibilidade durante esse período específico, especialmente se suas ferramentas estiverem sincronizadas.

Algumas ferramentas assíncronas, como caixas de entrada de e-mail ou plataformas de mensagens instantâneas, também possuem recursos de silenciamento, o que significa que você ainda pode estar conectado, mas não receber notificações por um período de tempo definido. Isso limita as distrações enquanto você realiza um trabalho profundo.

Construa espaços de trabalho compartilhados

A melhor maneira de ser transparente com a comunicação assíncrona é usar espaços de trabalho compartilhados. Eles tornam qualquer trabalho concluído mais visível para toda a equipe e mantêm toda a comunicação no mesmo lugar. É essencial para respostas assíncronas fáceis e documentação de todas as conversas em torno de projetos de trabalho.

Melhor software de fila de mensagens para comunicação assíncrona

Com o software de fila de mensagens, a comunicação entre diferentes sistemas de TI pode ser mais simplificada, permitindo que as equipes respondam a mensagens onde e quando escolherem. Esses sistemas são tipicamente usados por profissionais de TI, como administradores de sistemas e desenvolvedores de software, para automatizar suas tarefas de comunicação. Além disso, eles priorizam mensagens enviadas dentro de diferentes sistemas de TI.

Para ser incluído na categoria de software de fila de mensagens, as plataformas devem:

• Facilitar a troca de mensagens assíncronas
• Armazenar, entregar e excluir mensagens
• Documentar informações de comunicação
• Permitir controle administrativo sobre permissões de mensagens

* Abaixo estão as cinco principais soluções de software de fila de mensagens (MQ) do Relatório de Primavera de 2024 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. IBM MQ

IBM MQ conecta aplicativos em ambientes multi-nuvem e híbridos para permitir que empresas de todos os tamanhos se comuniquem de forma mais eficiente. As mensagens entre aplicativos são entregues uma vez, garantindo que as respostas sejam concluídas prontamente pelas pessoas que urgentemente necessitam dessa informação.

O que os usuários mais gostam:

“Com seu alto desempenho, escalabilidade e recursos de segurança, o IBM MQ simplifica o processo de integração, facilitando a troca eficiente de dados em vários ambientes. Sua interface intuitiva e ferramentas de gerenciamento abrangentes tornam fácil configurar, monitorar e solucionar problemas de fluxos de trabalho de mensagens.”

- Avaliação do IBM MQ, Sanket J.

O que os usuários não gostam:

“Precisa de mais opções de codificação e rastreamento de aplicativos & exemplos: Springboot, Python, etc. Preciso rastrear no nível da API por objeto MQ para depuração focada. No nível da rede, gostaria que o software da IBM incorporasse traceroute TCP.”

- Avaliação do IBM MQ, Frank B.

2. MuleSoft Anypoint

Semelhante a um sistema de gerenciamento de projetos, MuleSoft Anypoint conecta várias plataformas de mensagens assíncronas em um único aplicativo para permitir uma visão única em centenas de sistemas ou aplicativos. Com opções de código e sem código, as equipes podem construir automações que tornam a troca de mensagens mais eficiente.

O que os usuários mais gostam:

“A Plataforma MuleSoft Anypoint é uma plataforma de integração fácil de aprender, onde o gerenciamento de todo o ciclo de vida da API pode ser feito a partir de uma única plataforma. Você pode projetar suas APIs usando RAML, que é muito fácil de entender, e então pode desenvolver APIs usando o Anypoint Studio e realizar testes. Aplicar políticas a várias APIs também é muito fácil de aprender.”

- Avaliação do MuleSoft Anypoint, Yash G.

O que os usuários não gostam:

“A Plataforma MuleSoft Anypoint precisa melhorar sua estratégia de implantação. Atualmente, não oferece a reversão de implantação para a versão anterior. O gerenciamento de acesso deve ser simplificado.”

- Avaliação do MuleSoft Anypoint, Kavyasree S.

3. RabbitMQ

RabbitMQ é um aplicativo de corretor de mensagens de código aberto, com um sistema leve e fácil de implantar que funciona tanto na nuvem quanto em vários sistemas operacionais principais. O software suporta a maioria das plataformas de desenvolvedores, tornando o trabalho e a troca de mensagens assíncronos rápidos e simples.

O que os usuários mais gostam:

“Gosto de como foi fácil para mim implementar o RabbitMQ. Foi super fácil de configurar, ele roda no docker, tem um painel de administração e possui muitas bibliotecas de clientes.”

- Avaliação do RabbitMQ, Tomasz J.

O que os usuários não gostam:

“Alguns clientes podem achar o procedimento de configuração e configuração do RabbitMQ inicialmente complexo, especialmente para aqueles que são novos em estruturas de filas de mensagens. Além disso, solucionar problemas associados a redes ou clustering pode ser difícil para clientes que não são bem versados nessas áreas.”

- Avaliação do RabbitMQ, Akash M.

4. Apache Kafka

Apache Kafka é uma plataforma de processamento de stream de código aberto escrita em Scala e Java. O software é usado principalmente nas indústrias de manufatura, bancária, de seguros e de telecomunicações. Ele coleta e compartilha análises de stream de forma assíncrona e executa pipelines de dados de alto desempenho e integrações para aplicativos críticos.

O que os usuários mais gostam:

“É de código aberto, à prova de falhas e fácil de usar. Eles também oferecem treinamento para aprender Kafka. Você pode integrá-lo facilmente ao seu ambiente de produção.”

- Avaliação do Apache Kafka, Sanchit J.

O que os usuários não gostam:

“Integrar o Kafka aos aplicativos existentes é uma tarefa um pouco complexa, pois exige a necessidade de uma equipe de especialistas em tecnologia para realmente configurar a infraestrutura do Kafka, o que eventualmente adiciona custo e esforço.”

- Avaliação do Apache Kafka, Mahesh P.

5. Google Cloud Pub/Sub

Google Cloud Pub/Sub é um serviço de mensagens assíncronas, tipicamente usado para análises de streaming e integração de dados. Produtores e consumidores de eventos podem ser criados dentro do sistema para se comunicarem de forma assíncrona durante eventos de streaming, enquanto fornecem distribuição em tempo real e análises de dados.

O que os usuários mais gostam:

“É muito fácil integrar todas as ferramentas do Google Cloud e cada ferramenta pode ser facilmente conectada uma à outra e cada ferramenta pode ser gerida de forma simples por autenticação.”

- Avaliação do Google Cloud Pub/Sub, Pardeep D.

O que os usuários não gostam:

“O preço é um pouco alto por byte enviado, o que nos obriga a fazer sacrifícios em termos de quantos aplicativos diferentes podemos enviar os dados e quanto podemos enviar.”

- Avaliação do Google Cloud Pub/Sub, Matthew W.

Comunique-se no seu próprio tempo

Seja aderindo a métodos assíncronos tradicionais como e-mail ou incorporando novas tecnologias como mensagens instantâneas, a capacidade das equipes de responderem no seu próprio ritmo pode trazer benefícios significativos para sua organização. Embora nunca sejam soluções únicas para todos, as ferramentas assíncronas podem ser uma maneira útil de aumentar a produtividade e a colaboração em sua equipe.

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