Che cos'è la collaborazione visiva?
La collaborazione visiva o collaborazione nel design connette i membri del team attraverso elementi visivi per comunicare efficacemente e scomporre concetti complessi in informazioni digeribili. La collaborazione visiva è particolarmente utile per i team remoti che vogliono migliorare la comunicazione asincrona e lavorare insieme in tempo reale.
Un processo che consiste in attività connesse, la collaborazione visiva permette ai membri del team di creare un sistema di idee e design. Il processo assicura che le aziende rimangano innovative e mantengano i loro piani scalabili mentre sviluppano soluzioni che forniscono valore ai clienti e migliorano il loro percorso.
I leader di progetto utilizzano piattaforme di collaborazione visiva per offrire ai team una tela digitale infinita attraverso funzionalità come lavagne, diagrammi, editing simultaneo e videoconferenze.
Queste piattaforme coinvolgono team remoti e ibridi con applicazioni di collaborazione e produttività per casi d'uso vari come la pianificazione dei progetti, lo storyboarding e la prototipazione.
Processo di collaborazione visiva
La collaborazione visiva deve essere trattata come qualsiasi altra attività collaborativa aziendale, nel senso che deve avvenire in ogni fase di un progetto, dall'ideazione agli approfondimenti fino ai risultati.
Utilizzare elementi visivi durante il processo di pianificazione crea un quadro completo degli obiettivi, delle tappe fondamentali e dei risultati da raggiungere. La collaborazione visiva è al cuore del ciclo di vita del progetto e offre opportunità di miglioramento in ogni parte del flusso di lavoro.
- Identificare le lacune nei sistemi attuali: La collaborazione visiva inizia con la visualizzazione dello stato attuale della tecnologia, dei flussi di lavoro, dell'infrastruttura e dei percorsi dei clienti per capire quali idee e risultati dovrebbero essere evidenziati durante la collaborazione.
- Brainstorming: La parte successiva del processo è il brainstorming collettivo della soluzione ideale a un problema e la ricerca di modi per ottenere quel risultato. Tecniche di ideazione come mind mapping sono potenti strumenti di assistenza visiva per organizzare le informazioni.
- Ideare: I team utilizzano anche software di diagrammazione per creare elementi visivi a partire da dati e immagini. I programmi di diagrammazione permettono agli utenti di visualizzare e modificare i file simultaneamente, il che è utile quando si creano modelli a livello di progetto.
- Condurre sintesi delle idee: Una volta che le idee si uniscono, i responsabili della gestione del progetto possono prendere decisioni basate su approfondimenti derivati dai dati. Le mappe di affinità sono uno strumento prezioso per categorizzare i temi generali e arrivare alla radice del problema.
- Pianificare i progetti: Il processo di collaborazione visiva implica la costruzione di wireframe e prototipi che si allineano con le decisioni prese in modo trasversale. I processi, le tempistiche e le dipendenze del progetto sono visualizzati per apportare cambiamenti significativi.
-
Continuare a migliorare: La collaborazione visiva non è progettata per conformarsi a un unico metodo; può cambiare più e più volte all'interno dello stesso progetto man mano che persone diverse portano idee e pensieri diversi al tavolo.
Per ottimizzare l'efficienza lavorativa, è essenziale rivedere continuamente ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato durante il processo di collaborazione attraverso cicli di feedback regolari.
Benefici della collaborazione visiva
La collaborazione visiva è più di un semplice spazio per linee, forme e dumping di idee. I benefici del processo vanno oltre il semplice brainstorming e si estendono a ogni fase di un progetto.
- Migliora la comunicazione del team. La collaborazione visiva funziona in tempo reale e aiuta i team a comprendere i punti di riferimento in modo chiaro e conciso. Questo aiuta a scomporre grandi idee tra team dispersi.
- Potenzia la ritenzione delle informazioni. Strumenti come lavagne interattive e diagrammi di flusso mantengono i dipendenti più coinvolti rispetto ai documenti statici e ai processi manuali. Un maggiore coinvolgimento porta a una migliore concentrazione e a un miglior richiamo delle informazioni.
- Aumenta l'innovazione. Il pensiero visivo organizza e comunica problemi complessi utilizzando parole e immagini per trasmettere significato e illustrare relazioni. Rivedere i cambiamenti contemporaneamente aiuta tutti a comprendere rapidamente i loro impatti.
Applicazioni della collaborazione visiva
Le applicazioni della collaborazione visiva sono infinite, poiché i dipendenti possono applicare i metodi a diversi settori per supportare la concettualizzazione, l'ideazione dei progetti e il design thinking.
Alcuni esempi comuni di collaborazione visiva includono la sintesi delle idee, il supporto alle metodologie agili, lo sviluppo di organigrammi e la visualizzazione del percorso del cliente.
Business
Lo scopo principale della collaborazione visiva nel business e nella consulenza è facilitare la comunicazione. Modelli e canvas di ottimizzazione migliorano l'efficienza operativa e riuniscono grandi team per visualizzare obiettivi e ostacoli del progetto.
Il brainstorming e le soluzioni di diagrammazione sono metodi efficaci di comunicazione interpersonale e condivisione delle informazioni all'interno e tra le organizzazioni. Gli strumenti di collaborazione visiva si integrano bene anche con il software di collaborazione del team per facilitare la comunicazione e l'accesso a conoscenze e file condivisi.
Educazione
Nel recente passato, l'apprendimento virtuale attraverso la collaborazione è diventato un modo primario di insegnamento e apprendimento per gli educatori di tutto il mondo. Condividere contenuti in tempo reale, abbracciare l'apprendimento di gruppo e utilizzare aule virtuali come ambienti di apprendimento online fornisce spazio per interazioni creative.
La collaborazione visiva aumenta la flessibilità nelle modalità di apprendimento (revisioni tra pari, test di tipo gioco) e nella comunicazione tra studenti e insegnanti che vivono in regioni diverse. Gli stakeholder possono utilizzare la condivisione dello schermo e le lavagne per disegnare, presentare e discutere argomenti simultaneamente.
Best practice per la collaborazione visiva
Quando eseguita efficacemente, la collaborazione visiva incoraggia i membri del team a essere più creativi all'interno dell'infrastruttura esistente. Poiché il processo di collaborazione visiva appare diverso per ogni team, è essenziale tenere a mente alcune best practice per garantire il massimo coinvolgimento.
- Accettare diverse forme di partecipazione. La collaborazione visiva può sembrare opprimente per alcune persone poiché richiede loro di essere al centro dell'attenzione, il che non è adatto alla personalità di tutti. Le lavagne collaborative sono un ottimo modo per far interagire membri introversi e team isolati con gli altri o contribuire ai mockup tramite chat.
- Raccogliere feedback regolarmente. La collaborazione visiva esiste per facilitare le connessioni tra i partecipanti. Raccogliere feedback su quali metodologie funzionano meglio per le esigenze di tutti è essenziale per far funzionare l'attività in modo coeso per tutti.
- Incoraggiare la comunicazione discendente. In un ambiente di lavoro remoto, introdurre nuovi modi di lavorare può essere semplificato se i leader senior esprimono il loro entusiasmo per il nuovo processo. Fornire guida e assistenza sulla collaborazione visiva è fondamentale per un'adozione più rapida.
- Concentrarsi sulle integrazioni. Collaborazione e produttività vanno di pari passo. Scegliere applicazioni di collaborazione visiva che si integrano con gli strumenti di gestione documentale esistenti è essenziale per far funzionare gli strumenti in modo coeso per tutti. Valutare le opzioni disponibili sul mercato e valutare quali processi e funzionalità funzionano meglio per i requisiti del team.
I casi d'uso della collaborazione visiva sono infiniti, poiché può essere trasformata a seconda del contesto aziendale. Scopri come il processo di design del prodotto utilizza i principi visivi per costruire un prodotto che i clienti ameranno.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
