Tracciamento del tempo

Che cos'è il monitoraggio del tempo?

Il monitoraggio del tempo è un processo in cui le ore di lavoro dei dipendenti vengono registrate su un periodo di tempo fisso o per la durata di un progetto. Sebbene questo riguardi tipicamente solo le ore di lavoro, anche le pause possono essere monitorate per garantire che i dipendenti prendano il tempo di riposo a cui hanno diritto.

I dipendenti di solito registrano le proprie ore all'interno di software di monitoraggio del tempo dedicati, simili ai tradizionali cartellini, ma ora utilizzando versioni digitalizzate. Questo potrebbe includere l'entrata e l'uscita all'inizio e alla fine del loro turno o giornata lavorativa o la registrazione di eventuali pause pranzo o pause prese, insieme a qualsiasi tempo di riposo programmato.

I manager o le risorse umane (HR) esaminano i registri di monitoraggio del tempo dei dipendenti durante l'anno per garantire che le ore siano accurate e che i dipendenti vengano compensati per le ore lavorate, inclusa qualsiasi compensazione aggiuntiva per le ore di straordinario. Controllano anche eventuali discrepanze nei registri.

Software Tracciamento del tempo

Software che menzionano tracciamento del tempo come caratteristica o termine.

Toggl Track

ClickUp

Harvest

Paymo

QuickBooks Time

BigTime

Tipi di monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo è solitamente molto semplice: i dipendenti timbrano l'entrata quando iniziano il loro turno, poi timbrano l'uscita una volta terminato. Ogni azienda richiede ai propri dipendenti di monitorare il tempo per scopi diversi, ma la maggior parte degli scenari può essere categorizzata come monitoraggio del tempo personale o monitoraggio del tempo di progetto.

Il monitoraggio del tempo personale è più comune tra i dipendenti a ore. I lavoratori avviano il loro orologio all'inizio della giornata lavorativa, poi registrano eventuali pause prima di timbrare l'uscita alla fine della giornata. In questo modo, i manager possono vedere quante ore ha lavorato ciascun dipendente, insieme a eventuali ore aggiuntive per cui potrebbero dover essere pagati. Molti strumenti di monitoraggio del tempo utilizzano funzionalità automatizzate per calcolare la retribuzione dei dipendenti in base alle ore registrate nel loro foglio presenze.

Alcune organizzazioni utilizzano il monitoraggio del tempo di progetto anche se hanno dipendenti con stipendio fisso perché potrebbero comunque dover monitorare il loro tempo quando lavorano su progetti specifici per i clienti. Questo è particolarmente vero se quelle ore di lavoro sono fatturabili al cliente.

Agenzie di marketing, team legali o studi contabili sono tutti esempi di aziende che potrebbero dover fatturare a un cliente le ore aggiuntive trascorse a lavorare sui loro progetti al di fuori dell'ambito delle ore contrattuali.

Elementi di base del monitoraggio del tempo

Il modo più semplice per iniziare con il monitoraggio del tempo è annotare un orario di inizio e di fine su carta. Ma senza contesto, queste informazioni possono rapidamente perdere senso. Ecco perché un monitoraggio del tempo efficace dovrebbe sempre includere:

• La quantità di tempo trascorso sui compiti o l'intera giornata lavorativa. Questa è l'informazione minima che dovrebbe essere registrata quando si monitora il tempo. Qualsiasi sistema può funzionare per questo, come un'annotazione manuale su un quaderno, un foglio di calcolo o uno strumento di monitoraggio del tempo. Per i lavoratori a turni, più dettagli rispetto agli orari di inizio e fine potrebbero non essere necessari, ma questo è determinato caso per caso.
• Lavoro completato. Soprattutto quando si monitora il tempo per la gestione dei progetti o quando si lavora con clienti fatturabili, è fondamentale registrare i dettagli del lavoro svolto durante ciascun blocco di tempo. Per i clienti fatturabili, queste informazioni sono solitamente annotate sulle fatture in modo che i clienti abbiano un'idea di dove stanno andando i loro soldi.
• Pausas. È una buona pratica documentare quando sono state prese le pause e per quanto tempo, anche se sono incluse nel tempo di lavoro retribuito. I manager spesso esaminano queste informazioni su base mensile o annuale per garantire che nessun dipendente prenda più tempo di quanto gli spetti.
• Il tempo totale trascorso lavorando. I totali sono utili sia per i dipendenti che per i manager, in particolare quando la retribuzione è automatizzata in base al numero di ore lavorate. Gli errori dovrebbero essere corretti il prima possibile, quindi è sempre una buona idea rivedere le ore totali alla fine di ogni periodo prima di inviarle per la revisione o l'approvazione.

Vantaggi del monitoraggio del tempo

Per molti dipendenti, monitorare il proprio tempo può sembrare un passaggio extra non necessario nella loro giornata lavorativa. Ma ci sono diversi vantaggi notevoli nel tenere traccia delle ore di lavoro, come:

• Rendere i membri del team più responsabili. Ogni membro del team dovrebbe sapere dove si inserisce nel quadro più ampio dell'azienda. La responsabilità con il monitoraggio del tempo non riguarda solo il fatto di assicurarsi che i dipendenti si presentino al lavoro in orario e lavorino per il numero di ore richiesto. Permette anche loro di vedere dove hanno contribuito a obiettivi e progetti più grandi. Queste informazioni giocano un ruolo importante nelle valutazioni delle prestazioni e incoraggiano i dipendenti verso promozioni.
• Migliorare la trasparenza sul posto di lavoro. Il monitoraggio del tempo identifica facilmente dove i membri del team potrebbero lavorare troppo o non abbastanza. Questo permette ai manager di intervenire e riequilibrare il carico di lavoro all'interno del team.
• Comprendere dove viene sprecato il budget. È facile che il tempo scivoli via senza fare molti progressi. Questo consuma rapidamente i budget di progetto e le risorse se non controllato. Il monitoraggio del tempo significa che i project manager vedono dove viene speso il budget e come questo contribuisce al risultato complessivo.
• Migliorare l'efficienza operativa. Per le aziende basate sui servizi, trascorrere troppo tempo su un progetto di un cliente senza ricevere una compensazione aggiuntiva porta a dipendenti infelici e sovraccarichi di lavoro, per non parlare dei clienti con aspettative irrealistiche. Il monitoraggio del tempo rende chiaro dove si trovano queste inefficienze in modo che il team possa affrontarle prima che sfuggano al controllo.

Migliori pratiche per il monitoraggio del tempo

Ogni dipendente vuole monitorare il proprio tempo in modo diverso. Mentre alcuni elementi possono essere flessibili, come il livello di dettaglio incluso nei registri, mantenere i sistemi di monitoraggio del tempo semplici rende il processo molto più facile da gestire. 

• Chiedi ai dipendenti di registrare il loro tempo una volta al giorno. Se i dipendenti si spostano tra diversi progetti, può rapidamente diventare un fastidio per loro registrare ogni volta che completano un compito. Invece, incoraggia i membri del team a registrare il loro tempo alla fine della giornata lavorativa in base al cliente, al progetto o al compito.
• Fornisci modelli per i membri del team da seguire. Se i dipendenti non hanno mai monitorato il loro tempo prima, può essere confuso sapere quali informazioni dovrebbero essere registrate. Quando si integra nuovi membri del team o si implementa un nuovo sistema di monitoraggio del tempo, fornisci loro un modello di ciò che dovrebbe essere incluso in ogni registrazione che possono seguire finché la pratica non diventa naturale.
• Rivedi frequentemente i fogli presenze. I manager dovrebbero rivedere i fogli presenze almeno ogni due settimane o prima che venga elaborato il libro paga. Questo dà loro il tempo di individuare e correggere eventuali errori prima che si verifichino problemi più grandi, come i dipendenti che non vengono pagati per gli straordinari.

Tieni traccia delle ore di lavoro dei dipendenti e assicurati che ogni membro del team venga pagato ciò che gli spetta con un software di gestione della compensazione dedicato.