Che cos'è il scope creep?
Il scope creep è l'espansione graduale dei confini di un progetto oltre il piano iniziale. Tipicamente accade quando le parti interessate si rendono conto che i termini originali del progetto non porteranno al risultato desiderato, quindi cambiano i requisiti o i deliverable.
Il scope creep ha conseguenze negative per le aziende, come ritardi o fallimenti del progetto, portando a una riduzione dei ricavi.
Le aziende utilizzano software di gestione dei progetti per prevenire e gestire il scope creep, mantenendo i loro progetti nei tempi e nel budget. Queste piattaforme permettono alle aziende di pianificare grandi progetti basati sull'ambito concordato, suddividerli in compiti più piccoli e assegnarli a diversi dipendenti. I project manager possono quindi monitorare i progressi di un progetto e prendere misure correttive se devia dal corso.
Cause del scope creep
Il scope creep può influenzare una varietà di progetti aziendali, dal più piccolo design di un logo alla costruzione del più grande complesso commerciale. Nonostante i migliori sforzi di un project manager, il scope creep può derivare dai seguenti fattori:
- Dichiarazione di lavoro poco chiara. Tipicamente, due parti approvano una dichiarazione di lavoro (SOW), un documento che delinea gli obiettivi e i deliverable che un'azienda fornirà a un cliente. Il scope creep può verificarsi quando un'azienda salta questo passaggio o quando questi parametri sono imprecisi.
- Aspettative ambigue o mutevoli. Il scope creep si verifica anche quando il cliente cambia i requisiti del progetto e richiede nuove funzionalità del prodotto o servizi aggiuntivi. A volte ciò è dovuto al semplice cambiamento delle esigenze del cliente, ma altre volte è dovuto a un mercato in evoluzione.
- Mancanza di comunicazione. Spesso un progetto richiede la collaborazione con diversi dipartimenti o team dal lato del cliente. Se il cliente non ottiene l'approvazione dell'ambito originale da parte di tutti gli stakeholder prima dell'inizio del lavoro, potrebbero essere necessarie modifiche man mano che il progetto avanza e più membri del team esprimono la loro opinione sui progressi.
Conseguenze del scope creep
Tutte le parti sperano in un progetto fluido dall'inizio alla fine, ma il scope creep interferisce con questa esperienza. Alcuni degli svantaggi del scope creep includono:
- Scadenze mancate. Man mano che un cliente continua a spingere i confini di ciò che è incluso in un progetto, il fornitore di servizi o il team di progetto faticherà a tenere il passo. Di conseguenza, il team di progetto deve ritardare le tappe fondamentali ed estendere la data di consegna finale.
- Conflitti tra i membri del team. Una mancanza di gestione dell'ambito ha conseguenze emotive, causando confusione, drenando l'energia delle persone e aumentando lo stress per rispettare le tempistiche originali. I membri del team possono anche puntare il dito l'uno contro l'altro riguardo alle cause principali del scope creep, creando la necessità di più moderazione e mediazione per il project manager.
- Tensione sul budget. Man mano che l'ambito si espande, il progetto richiede più tempo e denaro per essere completato. Questo potrebbe essere al di là del budget del cliente e causare ritardi mentre cercano di ottenere più finanziamenti.
- Qualità ridotta nei deliverable. Un team di progetto potrebbe non essere adeguatamente attrezzato con le risorse o il personale per gestire le richieste di un progetto ampliato. Ciò significa che il team potrebbe compromettere la loro qualità tipica per lavorare entro il budget o la tempistica del cliente, il che può creare delusione da parte del cliente e danneggiare la reputazione dell'azienda se continua nel tempo.
Best practice per gestire il scope creep
Per evitare il scope creep e garantire un risultato di successo, un project manager deve sforzarsi di ottenere chiarezza nella comunicazione sia prima che durante un progetto. Alcune best practice includono:
- Stabilire un ambito di lavoro dettagliato. Un'azienda dovrebbe sempre creare un ambito di progetto definito con obiettivi e deliverable chiari. A volte, vale anche la pena specificare cosa non è coperto nei parametri del progetto. Tutti gli stakeholder dovrebbero approvare l'ambito prima dell'inizio del lavoro.
- Sviluppare un piano di gestione dei cambiamenti. Il fornitore dovrebbe creare un processo formale per gestire i cambiamenti all'ambito originale. Quindi, il cliente presenta una richiesta per elementi aggiuntivi, insieme a una giustificazione, e il fornitore raccoglie input dagli stakeholder rilevanti prima di approvare o negare il cambiamento.
- Documentare tutte le comunicazioni. Oltre all'ambito di lavoro originale, un'azienda dovrebbe creare una "traccia cartacea" di tutte le comunicazioni, comprese le email e le richieste formali di cambiamento. In questo modo, se sorgono confusioni riguardo alle caratteristiche dei deliverable concordati, l'azienda può produrre documentazione per risolvere la questione.
Scope creep vs. gold plating
Il scope creep e il gold plating riguardano entrambi lo spostamento dei paletti su un progetto, quindi questi termini sono a volte confusi.
Il scope creep è un'espansione graduale degli obiettivi di un progetto. Iniziato dal lato del cliente, spesso senza un'adeguata approvazione, il scope creep è visto come sfavorevole perché può interrompere un progetto o ridurre le sue possibilità di successo.
Il gold plating aggiunge anche funzionalità o obiettivi a un progetto, ma il termine ha una connotazione positiva. Il project manager o il team avvia intenzionalmente miglioramenti che aggiungono valore al progetto. Sebbene ciò possa creare costi extra per il team, possono decidere che ne vale la pena per impressionare un certo cliente o distogliere l'attenzione da caratteristiche del progetto meno desiderabili.
Scopri come padroneggiare la gestione tradizionale dei progetti, che può aiutare i team a evitare il scope creep.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
