Allocazione delle risorse

Che cos'è l'allocazione delle risorse?

L'allocazione delle risorse è il processo di prendere le risorse disponibili di un'azienda e assegnarle strategicamente per soddisfare diversi usi e obiettivi. Questo include la distribuzione dei compiti del progetto, l'osservazione dei carichi di lavoro, il monitoraggio e l'adattamento ai cambiamenti imprevisti, l'aggiornamento delle priorità, il rispetto del budget, l'assicurazione dell'accuratezza nei tempi del progetto e altro ancora. 

L'allocazione delle risorse consente alle aziende di evitare il sottoutilizzo o il sovrautilizzo di dipendenti e materiali. Quando le risorse vengono assegnate efficacemente, ci sono meno opportunità di surplus o carenze. Questo aumenta il ritorno sull'investimento (ROI) e crea una solida base per i progetti futuri. 

L'allocazione delle risorse è solo un pezzo del puzzle del progetto. Monitorare più progetti dalla fase di pianificazione all'esecuzione e oltre può essere estremamente dispendioso in termini di tempo e noioso. Ecco perché alcune aziende utilizzano software di gestione dei progetti per automatizzare questo processo. Il software di gestione dei progetti consente a un'azienda di monitorare persone e materiali relativi a più progetti contemporaneamente, tutto in un'unica interfaccia.

Software Allocazione delle risorse

Software che menzionano allocazione delle risorse come caratteristica o termine.

Smartsheet

Microsoft Project & Portfolio Management

Kantata Professional Services Automation (formerly Mavenlink+ Kimble)

Float.com

Wrike

Asana

Tipi di risorse da allocare

Ci sono sette tipi di risorse che un'azienda può utilizzare per l'allocazione delle risorse per organizzarsi prima di iniziare un progetto. Ognuna è determinata nel processo di pianificazione ed è unica per le priorità e le capacità di un'azienda. Queste risorse includono:

• Le persone che parteciperanno al progetto e svolgeranno ruoli importanti nel completamento dei compiti pianificati. 
• Le location dove si svolgerà il progetto. Queste possono includere sedi fisiche o strutture online. 
• I dati raccolti durante la pianificazione del progetto e durante tutto il progetto. 
• Gli strumenti e materiali necessari per completare il progetto in ogni fase. 
• Un piano su come l'energia sarà distribuita e dove si concentreranno le principali priorità. 
• Le finanze coinvolte nell'esecuzione del progetto. 
• Il tempo del progetto. È essenziale definire quanto tempo è disponibile per completare il progetto e quanto di esso sarà utilizzato in ogni fase.

Vantaggi dell'allocazione delle risorse

Con un piano di allocazione delle risorse efficace, le aziende possono affrontare un progetto con facilità, sapendo che tutte le risorse sono state assegnate con successo. I vantaggi delineano esattamente cosa può fare l'allocazione delle risorse per aiutare un'azienda a funzionare in modo più efficiente, sia dentro che fuori dal processo del progetto.

L'allocazione delle risorse consentirà a un'azienda di:

• Risparmiare denaro assicurando che le risorse siano allocate in modo efficiente e riducendo la necessità potenziale di acquistare o esternalizzare persone e materiali. 
• Assicurare che meno risorse vadano sprecate trovando dove i materiali esistenti si inseriscono nei progetti futuri. 
• Migliorare la gestione del tempo creando una solida timeline. 
• Condividere i piani proposti e creare trasparenza tra il personale dell'azienda. 
• Sfruttare le competenze dei dipendenti attuali per garantire che tutti siano assegnati ai compiti giusti e si sentano sicuri delle loro responsabilità. 
• Aumentare la produttività aggiornando costantemente l'allocazione delle risorse in base alle esigenze in corso.  
• Identificare punti di forza e debolezze nelle risorse aziendali e nell'intero progetto. 
• Ottenere informazioni sui bisogni previsti dei progetti futuri. 

Come implementare l'allocazione delle risorse

Quando si tratta di gestione dei progetti, la chiave è pianificare in anticipo e pianificare efficacemente. Lo stesso vale per ogni fase della gestione del progetto, inclusa l'allocazione delle risorse. 

Per iniziare a implementare l'allocazione delle risorse in un piano di progetto, segui i passaggi seguenti:

• Determinare la dimensione e la timeline del progetto. Parla con coloro che partecipano al progetto e definisci come appare il progetto e quanto tempo ci vorrà per completarlo. 
• Identificare le risorse necessarie. Identifica persone, luoghi, dati, materiali, energia, budget e tempo necessari. 
• Raccogliere informazioni. Assorbi quante più conoscenze possibili sulla struttura aziendale, i deliverable e le persone coinvolte nel progetto. Classifica le competenze e le capacità del team.
• Assegnare i compiti. Usa le informazioni importanti dell'ultimo passaggio per distribuire i compiti in modo appropriato. 
• Monitorare il tempo e il carico di lavoro. Per garantire che le cose funzionino con facilità, tieni traccia del tempo del progetto. Questo assicurerà che tutto segua la timeline suggerita e, se non lo fa, possa essere affrontato di conseguenza. 
• Creare un piano di riserva. Per i cambiamenti importanti durante il progetto, considera l'implementazione di un piano b. Questo piano di riserva dovrebbe includere istruzioni su come il progetto può procedere senza intoppi, tenendo conto del cambiamento, e senza ritardi significativi. Può anche includere risorse che possono essere allocate in caso di emergenza. 
• Raccogliere dati. Gestire un progetto non avviene solo quando il progetto è in corso. È essenziale accumulare quanti più dati possibile in ogni fase del processo. Questi dati potrebbero aiutare a identificare punti di forza e debolezze nel metodo di allocazione dell'azienda e apportare le necessarie modifiche durante la riallocazione in futuro. 
• Considerare l'uso di software di gestione dei progetti. Il software di gestione dei progetti organizza le informazioni sull'allocazione delle risorse così come tutte le informazioni riguardanti il progetto virtualmente in un unico posto. 

Migliori pratiche per l'allocazione delle risorse

L'allocazione delle risorse non è sempre facile da ottenere correttamente. Ecco alcune migliori pratiche da tenere a mente mentre il processo di allocazione delle risorse si svolge:

• Preparati ad adattarti. Grandi cambiamenti nell'azienda o nel progetto possono creare ritardi e confusione. Questo può includere cambiamenti nei fornitori, nei membri del team, nei budget e nelle priorità del progetto. I cambiamenti nelle risorse significano un grande adattamento perché quando l'inventario delle risorse viene alterato, l'intero piano del progetto cambia. 
• Attenzione al sottoutilizzo e al sovrautilizzo. Il sottoutilizzo si verifica quando vengono utilizzate risorse insufficienti per un progetto, e il sovrautilizzo si verifica quando vengono utilizzate troppe risorse. Il sottoutilizzo può causare un surplus di materiali quando non vengono sfruttati al loro pieno potenziale. Il sovrautilizzo può causare una carenza di materiali, un aumento del budget del progetto e ritardi nei tempi. Questi casi possono anche riguardare i dipendenti che vengono sottoutilizzati o sovrautilizzati in base alla gestione del tempo e alle competenze personali. 
• Strutturare il tempo per evitare ritardi nei compiti. Una volta stabilita la timeline per un progetto, fai tutto il possibile per rispettarla. Se le cose non vanno come previsto, considera il livellamento delle risorse per rimediare a eventuali problemi prevedibili.
• Sii realistico nel fissare le scadenze. Prima di attenersi a quella timeline del progetto, assicurati che l'azienda possa rispettare le scadenze stabilite. Nessuno è perfetto, quindi aspettarsi la perfezione è controproducente. Rimani pratico riguardo alle risorse e alle competenze disponibili. 
• Fai spazio per una comunicazione aperta. Un piano di progetto ben oliato è quello in cui tutte le parti coinvolte sono sulla stessa lunghezza d'onda. Le incomprensioni causano ritardi, quindi assicurarsi che tutti comprendano i compiti da svolgere è cruciale. 

Allocazione delle risorse vs. livellamento delle risorse

L'allocazione delle risorse e il livellamento delle risorse sono spesso confusi perché hanno applicazioni simili nel processo di gestione dei progetti. Tuttavia, la differenza più grande tra i due risiede nella fase in cui sono rilevanti. 

L'allocazione delle risorse avviene nella fase di pianificazione di un progetto. È un processo che aiuta a stabilire esattamente ciò che è necessario per un progetto futuro e come un'azienda può allocare quelle risorse. Queste persone, luoghi e cose sono tutti pianificati prima che qualsiasi parte del progetto effettivo inizi. 

Il livellamento delle risorse avviene quando il progetto è già in corso. È più un risolutore di problemi utilizzato per gestire eventuali problemi che si presentano mentre il progetto viene eseguito. Alcuni dei problemi affrontati utilizzando il livellamento delle risorse includono il sottoutilizzo, il sovrautilizzo, i problemi di budget, i ritardi e i conflitti generali del progetto. Il livellamento lavora per garantire che il progetto non superi le risorse allocate e operi senza intoppi secondo il piano proposto creato nella fase di allocazione delle risorse. 

Mentre l'allocazione delle risorse aiuta a definire le risorse, il livellamento delle risorse consente a un'azienda di adattarsi ai cambiamenti del progetto man mano che si verificano in tempo reale. L'allocazione è il "prima", e il livellamento è il "durante". Detto ciò, entrambi sono necessari per garantire un progetto di successo con pochi o nessun problema o sfida gestendo le forniture in ogni fase.