Cosa sono i rinnovi contrattuali?
I rinnovi contrattuali avvengono quando le parti scelgono di continuare con un contratto commerciale. In questa fase finale del ciclo di vita del contratto, il termine originale giunge a conclusione in una data precedentemente stabilita. In base alle linee guida stabilite nell'accordo originale, il contratto può rinnovarsi automaticamente o potrebbe essere necessario rivalutarlo e ripresentarlo manualmente.
La fase di rinnovo del contratto è un'opportunità per un cliente di rivalutare se un servizio o un abbonamento stia funzionando per loro. È anche un momento in cui un'azienda può cercare di rinegoziare i termini per migliorare i costi, l'efficienza e la soddisfazione complessiva per entrambe le parti.
Il software di gestione dei contratti può aiutare le organizzazioni ad automatizzare i processi e migliorare il flusso di lavoro in tutte le fasi del ciclo di vita del contratto. Per i contratti basati su abbonamento, molte aziende di software come servizio (SaaS) si rivolgono a software di fatturazione degli abbonamenti per automatizzare i processi coinvolti nella gestione dei rinnovi contrattuali.
Tipi di rinnovi contrattuali
Ci sono due principali categorie di rinnovi contrattuali. Ogni tipo ha i propri vantaggi e svantaggi.
Rinnovi automatici
Iniziano immediatamente alla fine del contratto precedente, come indicato nei termini di quell'accordo. Questo tipo di rinnovo è più efficiente sia per l'azienda che per il cliente, ma c'è meno flessibilità nella negoziazione dei termini.
Rinnovi manuali
Richiedono l'iniziativa di entrambe le parti. Sebbene permetta a entrambe le parti di avere il tempo di rivedere e rinegoziare, può anche comportare ritardi e interruzioni del servizio.Perché i rinnovi contrattuali sono importanti?
Gestire con successo il periodo di rinnovo del contratto porta molti benefici per un'azienda. Alcuni di questi vantaggi includono i seguenti.
Migliori relazioni commerciali
I rinnovi offrono un'opportunità per chiudere un altro affare con un cliente esistente, promuovendo un senso di affidabilità e fiducia. Se il contratto è stato rinegoziato per adattarsi meglio alle esigenze del cliente, il cliente è ancora più propenso a sviluppare un senso di lealtà.
Risparmio di tempo
Rinnovare i contratti con i clienti esistenti risparmia tempo rispetto alla ricerca di nuovi contatti e all'inserimento di nuovi clienti. Un'azienda con un sistema di gestione dei rinnovi migliore è anche più efficiente nel localizzare i contratti, garantire firme digitali e automatizzare la fatturazione.
Riduzione dei costi
Il tempo speso per cercare contatti è spesso costoso, risultando in un aumento delle spese pubblicitarie. Più successo ha un'azienda nella fase di rinnovo, minore è il suo costo per contatto (CPL).
Aumento delle entrate
Un'azienda di servizi basata su abbonamento con un approccio organizzato ai rinnovi ha meno contratti scaduti e un reddito più continuo.Migliori pratiche per il rinnovo dei contratti
Quando si gestiscono rinnovi contrattuali, tenere a mente il quadro generale e i piccoli dettagli. Considera di seguire queste migliori pratiche all'interno di un'organizzazione o di un team.
Revisione del contratto
Poiché la fase di rinnovo avviene alla fine del ciclo di vita, questo è il momento perfetto per riflettere su cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato. Chiediti come i termini dell'accordo potrebbero essere cambiati per adattarsi meglio alle esigenze di entrambe le parti.
Organizzazione del contratto
Molte organizzazioni archiviano i contratti in vari luoghi, dai schedari fisici all'archiviazione su cloud e alle email. Mantenere tutti i documenti in un unico posto li rende facili da localizzare quando arriva il momento dei rinnovi.
Gestione delle scadenze contrattuali
Tieni traccia delle prossime scadenze per le date di scadenza dei contratti. Se il contratto non si rinnova automaticamente, contatta i clienti almeno 30 giorni prima di quella data per avviare il processo di rinnovo manuale. Questo consente ampio tempo per entrambe le parti di rinegoziare e completare il contratto senza stress aggiuntivo.
Trova il giusto software di gestione dei contratti
Come menzionato in precedenza, le aziende SaaS o altre con molti contratti da gestire dovrebbero cercare un software di gestione dei contratti con la giusta combinazione di funzionalità. Lo strumento perfetto risparmia tempo e tiene traccia dei rinnovi e di tutti gli altri passaggi del ciclo di vita del contratto.Rinnovi contrattuali vs. estensioni contrattuali
Questi termini sono a volte usati in modo intercambiabile, ma differiscono nell'uso. I rinnovi contrattuali risultano in un nuovo contratto tra due parti esistenti, sebbene sia probabile che sia molto simile all'accordo precedente.
Le estensioni contrattuali prolungano il periodo indicato nel contratto originale. La confusione nasce perché entrambi risultano in una relazione di lavoro continuativa tra due parti, spesso in una capacità simile.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
